Rydding av personopplysninger i Nettskjema

I henhold til Lov om behandling av personopplysninger kan UiO kun behandle personopplysninger dersom det foreligger et behandlingsgrunnlag. Det er ikke anledning til ? behandle personopplysninger n?r et slikt grunnlag ikke lenger foreligger. Med personopplysninger menes alle de opplysninger som kan knyttes til en enkeltperson, eksempelvis navn og e-postadresse. For ? kunne behandle slike personopplysninger, herunder lage og bruke nettskjemaer som lagrer slik informasjon, m? det foreligge et tilstrekkelig form?l for behandlingen.

Dersom du samler inn personopplysninger med et skjema i Nettskjema og ikke har mottatt svar i dette skjemaet p? 12 m?neder, antar vi at det ikke lenger er et tilstrekkelig form?l for ? bevare disse dataene. Dersom du ikke selv sletter personopplysningene, rydder vi bort personopplysningene fra de innsamlede dataene i disse skjemaene. 

Automatisk rydding av personopplysninger i Nettskjema

Med jevne mellomrom kj?res det rydding av personopplysninger i Nettskjema. Det blir varslet til skjemaeiere p? e-post i forkant om hvilke skjemaer dette gjelder.

Kriterier for rydding i skjemaer

Skjema som ikke har mottatt svar p? 12 m?neder og som inneholder personopplysninger blir ryddet. Det antas at et skjema har personopplysninger dersom minst ett av f?lgende kriterier er oppfylt:

• Skjema bruker invitasjoner p? epost eller SMS.
• Skjemaet inneholder minst ett av feltene: PersonID, Fullt navn, Brukernavn, E-postadresse, Telefonnummer, eller Vedlegg (diktafonopptak er ogs? vedlegg).
• Skjemaet har sp?rsm?l der vi antar at det bes om personopplysninger.
  • Dette gjelder sp?rsm?l som inneholder minst ett av f?lgende ord:

"personnu", "personnr", "f?dselsn", "fnr",  "norwegian national id", "social security number", 
"personal nu", "personal id", "studentn", "student nu", "studienu", "student id", "study id", 
"passnr", "passnu", "passport n", "f?dseld", "f?dselsd", "birth da", "birthda", "fornavn", 
"etternavn", "fullt navn", "fornamn", "etternamn", "fullt namn", "first name", "given name", 
"forename", "surname", "last name", "family name", "full name", "legal name", "brukernavn", 
"user name", "username", "privatadr", "privat adr", "private add", "home add"

Skjemaer som leverer data til TSD

Hvis et skjema ikke har mottatt svar de siste 12 m?nedene blir listen over inviterte, alts? E-post og Telefonnummer ryddet fra brukergrensesnittet i Nettskjema dersom skjemaet er satt opp til ? bruke invitasjoner p? E-post eller SMS.

Personopplysninger som blir sendt og lagret i TSD blir ikke ryddet, de blir liggende i TSD. 

Dette blir ryddet bort

N?r Nettskjema kj?rer automatisk rydding av personopplysninger, blir f?lgende gjort:

• Kobling mellom besvarelse og den som har svart blir fjernet
• Listen over inviterte blir t?mt
• Innhold i Spesialfelt, utenom tall og dato, blir fjernet
• Innholdet i svar p? sp?rsm?l der vi antar at det bes om personopplysninger blir fjernet?
• Eventuelle opplastede filer slettes
• Diktafonopptak blir slettet

Oversikt over typer spesialfelt

Oversikt over skjemaer hvor personopplysninger har blitt ryddet

Fra nettskjema.no kan du g? inn p? Mine skjemaer for ? f? en oversikt over denne type skjemaer under overskriften Gamle skjemaer hvor personopplysninger har blitt ryddet.

Du kan ogs? sjekke hvilke svar hvor personopplysninger er ryddet ved ? klikke deg inn p? skjemaet, g? til fanen Se resultater og klikke p? lenken Oversikt over leverte svar.  

Slik rydder du selv i Nettskjema

Alle data i Nettskjema sikkerhetskopieres, men vi har ingen enkel m?te ? hente enkelte datasett tilbake fra backup p?. Dette betyr at tilbakef?ring av datasett er manuelt og tidkrevende arbeid.

Dersom du ?nsker ? beholde dataene du har samlet inn, kan du hente disse ut som tabseparerte filer eller som en Excel-fil. Dersom disse inneholder personopplysninger du ikke har tilstrekkelig behandlingsgrunnlag for ? fortsatt oppbevare, m? disse fjernes fra filene f?r de lagres.

Slett svardata for ? gjenbruke skjema