1. Utlysning
Hovedregelen i staten er at alle ledige stillinger skal lyses ut.
F?r stillingen lyses ut er det viktig ? vurdere hvilke behov den ledige stillingen skal dekke. En analyse av behovet b?r minimum omfatte hva de sentrale arbeidsoppgavene i stillingen skal v?re, hvilket ansvarsniv? stillingen skal ligge p? og hvilke kvalifikasjonskrav som skal danne vurderingsgrunnlaget ved ansettelsen. Det er ogs? naturlig ? vurdere om dagens arbeidsfordeling er hensiktsmessig, eller om arbeidsoppgaver skal omfordeles mellom ansatte f?r oppgavene i den ledige stillingen defineres.
Hvis en er kjent med at noen kan ha rettskrav p? stillingen gjennom intern fortrinnsrett eller rett til utvidet stilling for deltidsansatte, skal dette avklares f?r stillingen lyses ut.
1.1 Innhold og utforming av utlysningstekst
Utforming av utlysningstekst for teknisk-administrative stillinger er arbeidsgivers ansvar, og ansettelsesr?det deltar ikke i dette arbeidet. Universitetsstyret foretar utlysning i stillinger hvor det selv er ansettelsesmyndighet, jf. universitets- og h?gskolelovens § 7-4 (lovdata.no). Se UiOs personalreglement § 1.1 for hvilke lederstillinger universitetsstyret har ansettelsesmyndighet for.
UiOs stillingsstruktur for teknisk-administrative stillinger gir f?ringer for bruk av stillingskoder sett opp mot stillingsinnhold og kvalifikasjonskrav. Stillingskode og l?nnsspenn i kunngj?ringen skal v?re i samsvar med stillingens arbeidsoppgaver og ansvarsniv?. Hvis stillingen lyses ut med mulighet for ansettelse i alternative stillingskoder, skal det framg? hva som kreves for ansettelse i de ulike kodene.
Utlysningen skal inneholde beskrivelse av stillingen, det aktuelle arbeidsomr?det og kvalifikasjonskrav, herunder personlige egenskaper. Det er viktig at utlysningen angir tydelig hva som er n?dvendige krav og hva som vil telle positivt i vurderingen. Utlysningen skal ogs? inneholde opplysninger om stillingskode, l?nn, s?knadsfrist, om stillingen er fast eller midlertidig, arbeidssted og eventuelle s?rlige vilk?r for stillingen.
I henhold til hovedavtalen i staten § 30 (regjeringen.no) skal utlysningen utformes med sikte p? ? sikre mangfold blant de ansatte, og det skal vurderes om s?rskilte grupper skal oppfordres til ? s?ke, jf. ogs? UiOs tilpasningsavtale til hovedavtalen.
V?r bevisst p? ? utforme utlysningsteksten slik at tilfanget av kandidater blir st?rst mulig. Ved ? s?ke etter kvalifiserte medarbeidere blant all den kompetanse som er tilgjengelig i samfunnet, uavhengige av s?kerens bakgrunn, f?r man tak i de beste medarbeiderne. Kvalifikasjonskravene m? ikke utformes p? en slik m?te at bestemte grupper ekskluderes fra ? s?ke.
1.2 Fast eller midlertidig ansettelse
Hovedregelen i staten er faste ansettelser, jf. statsansatteloven § 9 f?rste ledd (lovdata.no). UiO har et personalpolitisk m?l om ? redusere bruken av midlertidige ansettelser, og en tiltaksplan for ? f? en st?rre andel fast ansatte. Midlertidig ansettelse krever at man har hjemmel for unntak fra hovedregelen om fast ansettelse. De mest aktuelle hjemlene for midlertidig ansettelse i teknisk-administrative stillinger finnes i statsansatteloven § 9 f?rste ledd (lovdata.no):
- a) n?r arbeidet er av midlertidig karakter
- b) for arbeid i stedet for en annen eller andre (vikariat)
- e) for en periode p? inntil seks m?neder n?r det har oppst?tt et uforutsett behov
At en stilling er eksternfinansiert, gir i seg selv ikke rettslig grunnlag for midlertidig ansettelse. UiO har kontrollsp?rsm?l for valg mellom fast og midlertidig ansettelse ved ekstern finansiering.
Arbeidstakere som ansettes med l?nnstilskudd kan ansettes midlertidig med hjemmel i arbeidsmilj?loven § 14-9 andre ledd bokstav d (lovdata.no), om midlertidig ansettelse av deltaker i arbeidsmarkedstiltak i regi av eller i 澳门葡京手机版app下载 med arbeids- og velferdsetaten. Denne bestemmelsen gjelder ogs? i staten, jf. forskrift om unntak fra arbeidsmilj?loven for visse typer arbeid og arbeidstakergrupper § 1 f?rste ledd siste punktum (lovdata.no).
1.3 S?knadsfrist
S?knadsfristen skal normalt v?re minst to uker.
1.4 Offentlig utlysning
Ledige stillinger i staten skal som hovedregel lyses ut offentlig. Unntak fra utlysningsplikten krever hjemmel i lov, forskrift eller tariffavtale, jf. statsansatteloven § 4 f?rste ledd (lovdata.no). Offentlig utlysning er en forutsetning for ? sikre ?pen og reell konkurranse om stillingene, et bredt rekrutteringsgrunnlag og ivaretagelse av kvalifikasjonsprinsippet. Kvalifikasjonsprinsippet inneb?rer at den best kvalifiserte for stillingen skal ansettes, jf. pkt. 2.11.
Administrasjonen lyser ut stillingene. Stillingen lyses ut via UiOs rekrutteringssystem, og skal som minimum publiseres p? Nav og UiO sine nettsider. Dette ivaretar henholdsvis statsansattelovens krav om offentlig kunngj?ring, jf. arbeidsmarkedsloven § 7 (lovdata.no) og arbeidsmilj?lovens krav om informasjon til ansatte om ledige stillinger, jf. arbeidsmilj?loven § 14-1 (lovdata.no).
Andre publiseringskanaler vurderes etter behov. Les mer om rekrutteringssystem og annonsering her.
1.5 Unntak fra krav om offentlig kunngj?ring
Unntak fra krav om offentlig utlysning forutsetter en unntakshjemmel i lov, forskrift eller tariffavtale.
Merk at ved midlertidige ansettelser uten utlysning m? det foreligge b?de hjemmel for unntak fra utlysningsplikt og hjemmel for ? ansette midlertidig, jf. pkt 1.2.
Noen grupper er gjennom forskrift helt unntatt fra statsansatteloven, eksempelvis l?rlinger og ansatte p? pensjonistvilk?r, jf. forskrift til statsansatteloven § 2 (lovdata.no). Dette inneb?rer unntak fra ordin?re utlysnings- og ansettelsesprosesser.
1.5.1 Ansettelser inntil seks m?neder
Plikten til ? lyse ut stillinger gjelder ikke ved ansettelser for inntil seks m?neder, jf. statsansatteloven § 7 f?rste ledd (lovdata.no).
1.5.2 Ansettelser inntil ett ?r
For ansettelser inntil ett ?r kan offentlig utlysning unnlates bare hvis gjennomf?ring av ordin?r ansettelsesprosess vil medf?re vesentlig ulempe for virksomheten, jf. UiOs personalreglement pkt. 2.2. Vilk?ret om vesentlig ulempe inneb?rer at det skal v?re h?y terskel for ? ta i bruk denne unntaksbestemmelsen. For mange frav?r inntil ett ?r, som foreldrepermisjon, vil det v?re mulig ? planlegge for en ordin?r ansettelsesprosess. Merarbeidet en ordin?r ansettelsesprosess medf?rer er ikke tilstrekkelig til ? begrunne unntak. Et eksempel p? vesentlig ulempe kan v?re om det etter utlysning av et vikariat ikke har kommet kvalifiserte s?kere, og det ikke er tid til ny kunngj?ring.
Ansettelsesforhold uten offentlig utlysning kan ikke forlenges ut over grensen p? ett ?r. Forlengelser ut over seks m?neder forutsetter at vilk?ret om vesentlig ulempe er oppfylt. Hvis behovet for stillingen vedvarer ut over ett ?r, m? stillingen lyses ut.
1.5.3 Eksternt finansierte stillinger
Det kan gj?res unntak fra utlysning ved ansettelse av arbeidstakere i staten som skal utf?re oppdrag som er eksternt finansierte, jf. forskrift til statsansatteloven § 3 (3) (lovdata.no). Av hensyn til kvalifikasjonsprinsippet b?r ogs? eksternfinansierte stillinger som hovedregel lyses ut offentlig.
UiO har etablert kontrollsp?rsm?l for valg mellom fast og midlertidig ansettelse i eksternfinansierte stillinger.
1.5.4 L?nnstilskudd
N?r en person med funksjonsnedsettelse og/eller hull i CV-en ansettes midlertidig for inntil to ?r med l?nnstilskudd, kan stillingen unntas fra offentlig utlysning, jf. forskrift til statsansatteloven § 3 a andre ledd bokstav b (lovdata.no).
1.5.5 Intern utlysning?
En intern utlysning ved UiO fyller ikke kravene til offentlig utlysning.
Bare hvis vilk?rene for ? ikke lyse ut stillingen er oppfylt, jf. pkt. 1.5.1 til 1.5.3, kan man som alternativ til ? ansette noen direkte lyse ut stillingen internt i aktuelle milj?er/nettverk ved UiO. De samme begrensningene som gjelder ved direkte ansettelse uten utlysning, vil ogs? gjelde ved intern utlysning.
I forbindelse med nedbemanning, ?pner s?ravtale om adgangen til ? gj?re unntak fra statsansatteloven § 4 (regjeringen.no) p? visse vilk?r for unntak fra kravet om offentlig utlysning. Dette forutsetter enighet mellom partene i virksomheten.
1.6 Tillitsvalgtes medbestemmelse
Utlysningstekster og skjema for oversendelse skal sendes til organisasjonenes tillitsvalgte, som har tre virkedagers frist til ? kreve dr?fting eller komme med andre merknader. Ved oversendelse skal alltid hovedtillitsvalgte@uio.no settes i kopi.
I skjema for oversendelse oppgis l?nnsvilk?r, samt informasjon om grunnlaget for den ledige stillingen, herunder om stillingen er nyopprettet eller omgjort, hjemmel for eventuell midlertidighet og en kort begrunnelse ved utlysning av midlertidig stilling.
Organisasjonene kan kreve dr?fting av l?nnsspenn, jf. hovedtariffavtalene i staten pkt. 2.5.5 nr. 1 (regjeringen.no) og dr?fting av omgj?ring av en ikke besatt stilling, jf. hovedavtalen i staten § 18 (regjeringen.no). Dersom én eller flere organisasjoner krever dr?fting, m? enheten kalle inn alle organisasjonene til dr?ftingsm?te hvis behandlingen p? e-post ikke f?rer fram.
Tillitsvalgte har anledning til ? uttale seg om andre momenter i utlysningsteksten, jf. hovedavtalen i staten § 30 nr. 4 (regjeringen.no). Det er likevel opp til arbeidsgiver ? vurdere om disse innspillene skal hensyntas ved endelig utforming.
1.7 Stans av ansettelsesprosess og fornyet kunngj?ring
Ansettelsesprosessen kan stanses fram til bindende tilbud er sendt s?keren. Beslutning om ? stanse en ansettelse m? ha et saklig grunnlag.
Saklig grunnlag for fornyet utlysning kan for eksempel v?re:
- ?nske om ? endre kvalifikasjonskravene i utlysningsteksten
- faktiske feil i utlysningen
- det har g?tt uforholdsmessig lang tid siden stillingen ble lyst ut
- forholdene knyttet til stillingen har endret seg vesentlig
- det har ikke meldt seg et tilstrekkelig antall kvalifiserte s?kere
- saksbehandlingsfeil
Hvis arbeidsgiver underveis i prosessen ?nsker ? stille andre kvalifikasjonskrav enn det som er oppgitt i utlysningen, skal stillingen lyses ut p? nytt. Det er ikke adgang til ? ansette noen som ikke oppfyller krav til kvalifikasjoner som er fastsatt i utlysningen. Dette vil utgj?re brudd p? kvalifikasjonsprinsippet.
Hvis det er oppgitt feil informasjon i utlysningen, m? det vurderes i hvilken grad feilen har betydning for s?kergrunnlaget og kvalifikasjonsvurderingen, og om det vil v?re et brudd p? kvalifikasjonsprinsippet ? ansette uten ny utlysning.
Hvis ansettelsesr?det avdekker feil i utlysningsteksten som har betydning for kvalifikasjonsvurderingen, at andre kvalifikasjonskrav enn de oppgitte er lagt til grunn eller andre saksbehandlingsfeil kan ansettelsesr?det ogs? stanse prosessen. Eksempelvis vil det utgj?re en saksbehandlingsfeil dersom en s?ker som basert p? fastsatte kvalifikasjonskrav, eventuell fortrinnsrett eller med tilh?righet til en gruppe med s?rlige rettigheter burde v?rt innkalt til intervju, men ikke har blitt det.
Alle s?kere skal informeres hvis stillingen trekkes og/eller lyses ut p? nytt.
2 Innstilling og behandling av s?knader
2.1 Innstillingsmyndighet
N?rmeste leder med personalansvar avgir innstilling f?r ansettelse. En innstilling er en formell anbefaling om hvilken s?ker som b?r ansettes i den ledige stillingen.
Ved ansettelse der universitetsstyret er ansettelsesmyndighet, jf. UiOs personalreglement pkt. 1-1, foretas innstilling av universitetsdirekt?ren.
Leder med innstillingsmyndighet skal finne frem til de s?kerne som ut fra en saklig helhetsvurdering er best kvalifisert for stillingen, rangere disse og fremme forslag til vedtak overfor ansettelsesr?det. Innstillende leder har derfor ansvar for utvelgelse av kandidater til intervju, gjennomf?ring av intervju og referanseintervju, og at det utarbeides en skriftlig innstilling som gir tilstrekkelig og forsvarlig grunnlag for videre behandling av saken.
Innstillende leder skal normalt oppnevne én eller flere ressurspersoner som har god innsikt i den aktuelle stillingens ansvarsomr?de til ? bist? i vurderingen av kandidater. ? ha flere personer som bidrar i utvelgelse og/eller intervju er viktig for ? oppn? bedre kvalitet i vurderingene, samt sikre likebehandling og legitimitet i prosessen. Det er s?rlig viktig ? ha med én eller flere ressurspersoner ved gjennomf?ring av intervju. Ressurspersonene har en r?dgivende rolle i prosessen og ingen formell myndighet.
2.2 N?r innstillende leder er medlem av ansettelsesr?det
Ansettelsesordningen bygger p? to-trinnsbehandling, som blant annet skal bidra til objektivitet, kvalitetssikring av saksbehandlingen og rettssikkerhet for s?kerne. Hvis innstillende leder er medlem av ansettelsesr?det avgir ikke leder innstilling, men forslag til ansettelse. N?r leder avgir forslag og ikke innstilling, har dette konsekvenser for saksgangen ved uenighet mellom innstillende leder og medlem av ansettelsesr?det, jf. pkt. 3.5.3. Dette gj?r at leder b?de kan avgi forslag til ansettelsesr?det og delta i ansettelsesr?det uten ? f? for stor innflytelse p? den endelige beslutningen. UiO skiller ikke mellom formkrav for innstilling og forslag, og praktiserer partsinnsyn i forslag p? samme m?te for innstilling.
2.3 Unntak fra krav om ordin?r innstilling/forslag
Ved ansettelser inntil seks m?neder og for ansettelser med kortere arbeidstid enn 15 timer pr. uke er det gjort unntak for kravet til innstilling, jf. statsansatteloven § 7 f?rste ledd (lovdata.no) og UiOs personalreglement pkt. 2.5.
Ved ansettelser inntil ett ?r, der ordin?r ansettelsesprosess ikke kan gjennomf?res uten vesentlig ulempe for virksomheten, skal n?rmeste leder utforme en forenklet innstilling der det framg?r hvilke krav som er stilt til stillingen, hvorfor den besettes uten utlysning og en kort begrunnelse for at den aktuelle kandidaten vurderes som kvalifisert.
Ogs? i saker som er unntatt fra ordin?r innstilling skal hovedpunktene i saken og grunnlaget for beslutningen nedtegnes skriftlig. Hensikten er ? dokumentere at saksbehandlingen har v?rt forsvarlig, at avgj?relsen er saklig begrunnet og at det ikke er tatt utenforliggende hensyn.
2.4 Habilitet
Habilitetsreglene i forvaltningsloven § 6 (lovdata.no) gjelder for alle ledd i ansettelsessaker. Alle som deltar i behandling av ansettelsessaken har ansvar for ? vurdere forhold knyttet til egen habilitet.
Saksbehandlere og ledere som er i tvil om sin habilitet legger sp?rsm?let fram for sin overordnede, jf. forvaltningsloven § 8 f?rste ledd (lovdata.no). Habilitetsvurderinger b?r dokumenteres skriftlig.
For medlemmer av ansettelsesr?det, som er et kollegialt organ, er det ansettelsesr?det som skal vurdere det enkelt medlemmets habilitet. Medlemmet selv m? gj?re oppmerksom p? forholdene som skal vurderes. Deretter vurderes habiliteten av ansettelsesr?det, uten deltagelse fra vedkommende medlem, jf. forvaltningsloven § 8 andre ledd (lovdata.no). Resultatet av habilitetsvurderingen skal framg? av protokollen.
2.5 Offentlig og utvidet s?kerliste
Administrasjonen utarbeider en offentlig s?kerliste i henhold til offentleglova § 25 andre ledd (lovdata.no), samt utvidet s?kerliste, jf. forvaltningslovforskriften § 15 (lovdata.no).
S?kere kan be om ? bli unntatt fra offentlig s?kerliste. S?knader om unntak behandles s? snart som mulig. S?kerlisten skal normalt v?re klar innen 2-3 virkedager etter s?knadsfristen. Vurdering av unntak skal v?re konkret og basert p? grunnene s?keren oppgir for ? bli unntatt. Sentrale vurderingsmomenter er blant annet om det knytter seg s?rlig offentlig interesse til stillingen, hensynet til god rekruttering og s?kerens personvern, samt om innsyn vil medf?re konkret skade eller ulempe for s?keren. Hvis s?knad om unntak avsl?s skal s?keren f? beskjed, slik at vedkommende har mulighet til ? trekke s?knaden f?r s?kerlisten offentliggj?res.
2.6 Utvelgelse til intervju
Kvalifikasjonsprinsippet gj?r seg gjeldende ogs? ved utvelgelse til intervju, gjennom at s?kerne som etter vurdering av s?knad med vedlegg synes ? v?re best kvalifisert kalles inn. S?knadene skal vurderes opp mot kvalifikasjonskravene som er beskrevet i utlysningsteksten. Utvelgelse av s?kere til intervju m? ikke v?re vilk?rlig eller diskriminerende, og det m? ikke tas usaklige eller utenforliggende hensyn. Noen grupper av s?kere har s?rlige rettigheter til intervju, jf. pkt. 2.7. Vurdering av om s?keren har s?rlige rettigheter m? basere seg p? hva vedkommende selv oppgir i forbindelse med s?knaden, eller som blir gjort kjent i l?pet av ansettelsesprosessen.
2.7 S?kere med s?rlige rettigheter
Noen s?kere har s?rlige rettigheter som m? ivaretas i rekrutteringsprosessen.
Pkt. 2.7.1 til 2.7.3 omtaler s?kere som kan ha fortrinnsrett til stillingen. Hvis vilk?rene er oppfylt, vil vedkommende ha rettskrav p? stillingen.
Pkt. 2.7.4 til 2.7.6 omtaler grupper av s?kere med s?rlige rettigheter til ? bli innkalt til intervju.
2.7.1 Fortrinnsrett som alternativ til oppsigelse (intern fortrinnsrett)
Intern fortrinnsrett handler om plikten UiO har til ? unders?ke om det finnes andre passende stillinger ved hele UiO som et alternativ til oppsigelse etter statsansatteloven §§ 19 eller 20. Rekrutterende enhet kan bli kontaktet av leder/HR som kartlegger om det finnes andre passende stillinger. Det er ikke noe krav at vedkommende har s?kt p? stillingen.
Hvis du blir kontaktet om en person med intern fortrinnsrett, m? du vurdere om stillingen er "passende", og om s?keren er kvalifisert i henhold til de faglige og personlige kvalifikasjonene i utlysningsteksten.
En stilling regnes ikke som passende hvis den er h?yere rangert, eller adskiller seg vesentlig fra stillingen som vedkommende fratrer. Se ogs? forskrift til statsansatteloven § 7 (lovdata.no), samt intern personalh?ndbok pkt. 6.3.3 som omtaler vurderinger for stillinger p? et lavere niv?.
Hvis s?keren vurderes som kvalifisert skal vedkommende ansettes, selv om andre s?kere kan v?re bedre kvalifisert. ?vrige s?kere skal da ikke vurderes, fordi vedkommende har rettslig krav p? stillingen.
2.7.2 Fortrinnsrett for overtallige (ekstern fortrinnsrett)
S?kere som er oppsagt fra annen statsstilling p? grunn av overtallighet har p? visse vilk?r fortrinnsrett til annen passende stilling i staten, jf. statsansattelovens § 24 (lovdata.no). S?keren m? presisere i s?knaden at fortrinnsrett gj?res gjeldende og legge ved overtallighetsattest.
Det m? f?rst vurderes om stillingen er ?passende?, jf. forskrift til statsansatteloven § 8 (lovdata.no), deretter om s?keren er kvalifisert. Hvis s?keren vurderes som kvalifisert til en passende stiling skal vedkommende ansettes, selv om andre s?kere kan v?re bedre kvalifisert. ?vrige s?kere skal da ikke vurderes, fordi den overtallige har rettslig krav p? stillingen. Blir s?keren ikke vurdert som kvalifisert, b?r enheten ta kontakt med Avdeling for organisasjon og personal for kvalitetssikring.
2.7.3 Fortrinnsrett for deltidsansatte
I henhold til statsansatteloven § 13 (lovdata.no) har deltidsansatte fortrinnsrett til utvidet stiling framfor at arbeidsgiver foretar ny ansettelse i virksomheten. Fortrinnsretten kan ogs? gjelde en del av stillingen.
Begrepet ?utvidet stilling? m? forst?s som avgrensning til stillinger tilsvarende den arbeidstakeren allerede har. Fortrinnsrett kan dermed ikke gj?res gjeldende til enhver ledig stilling som den deltidsansatte er kvalifisert for. Loven tar forbehold om at ut?velse av fortrinnsretten ikke skal inneb?re vesentlige ulemper for virksomheten.
Midlertidig ansatte kan ikke kreve fortrinnsrett til utvidet stilling, jf. forskrift til statsansatteloven § 8 f?rste ledd (lovdata.no).
Tvist om fortrinnsrett for deltidsansatte avgj?res av Tvistel?sningsnemnda.
2.7.4 S?kere med funksjonsnedsettelse
Arbeidsgiver skal innkalle minst én kvalifisert s?ker som oppgir ? ha funksjonsnedsettelse til intervju, jf. forskrift til statsansatteloven § 4 (lovdata.no). Det er en forutsetning at funksjonsnedsettelsen fordrer et tilretteleggingsbehov p? arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. S?kere med nedsatt funksjonsevne kan ansattes hvis de er tiln?rmet like godt kvalifisert som den best kvalifiserte s?keren.
2.7.5 S?kere med frav?r fra arbeid, utdanning eller oppl?ring ("hull i CV")
Arbeidsgiver skal innkalle minst én kvalifisert s?ker som oppgir ? ha frav?r fra arbeid, utdanning eller oppl?ring til intervju, jf. forskrift til statsansatteloven § 4 a (lovdata.no). S?kere med hull i CV-en kan ansettes dersom de er tiln?rmet like godt kvalifisert som den best kvalifiserte s?keren.
Med "frav?r fra arbeid, utdanning eller oppl?ring" menes en s?ker som p? s?knadstidspunktet til sammen har v?rt utenfor arbeid, utdanning eller oppl?ring i minst to ?r de siste fem ?rene. Frav?ret m? skyldes rus, soning eller sykdom, herunder psykisk sykdom, eller s?keren m? i frav?rsperioden ha v?rt aktivt arbeidss?kende.
Bestemmelsen omfatter ikke s?kere som p? s?knadstidspunktet har fast ansettelse eller midlertidig ansettelse med varighet p? mer enn ett ?r.
2.7.6 S?kere med innvandrerbakgrunn
Arbeidsgiver skal innkalle minst én kvalifisert s?ker som oppgir ? ha innvandrerbakgrunn til intervju, jf. forskrift til statsansatteloven § 4 b (lovdata.no).