Kunngj?ring av stillinger
Ledige stillinger ved UiO skal normalt kunngj?res offentlig, slik at vi sikrer ?pen og fri konkurranse om stillingene.
Utforming av kunngj?ringstekst for teknisk-administrative stillinger er arbeidsgivers ansvar, og innstillings- og ansettelsesr?d deltar ikke i det arbeidet.
Kunngj?ringstekstens innhold skal ta utgangspunkt i de stillingsbeskrivelser som er gitt i UiOs stillingsstruktur teknisk-administrative stillinger.
Stillingsstrukturen er utarbeidet av partene ved UiO i fellesskap og beskriver stillingsinnhold og kvalifikasjonskrav i de stillingene som inng?r i universitetets hovedstruktur.
Innstillingsr?d
Merk: Den nye statsansatteloven som ble iverksatt 1. juli 2017 legger til grunn at innstilling skal foretas av n?rmeste leder. Det inneb?rer at innstillingsr?d vil bli avviklet. Inntil UiO har reforhandlet sitt personalreglement vil imidlertid innstillingsr?dsordningen videref?res i en overgangsperiode.
Innstillingsr?det er et selvstendig organ og har sine fullmakter forankret i tjenestemannslovens § 4. Medlemmene kan dermed ikke instrueres verken fra overordnet arbeidsgiverledd eller fra tjenestemannsorganisasjonene om valg av kandidater. Hvert enkelt medlem av innstillingsr?det har likeverdig rett og plikt til ? foreta selvstendig vurdering av kandidatene.
Innstillingsr?det er sammensatt av tre medlemmer. Ved UiO praktiseres en ordning med fleksibelt sammensatte innstillingsr?d, dvs at sammensetning av organet varierer avhengig av hvilken stilling som skal besettes. N?rmeste foresatte tjenestemyndighet er leder, og oppnevner en arbeidsgiverrepresentant i tillegg. Det tredje medlemmet oppnevnes av organisasjonene NTL, Forskerforbundet, Parat og Akademikerne i fellesskap. Organisasjonene oppnevner faste representanter for ulike stillingsgrupper innen n?rmere definerte innstillingsomr?der ved de respektive fakulteter og enheter, og informerer skriftlig om oppnevningene. Arbeidsgiver forholder seg til disse skriftlige oversiktene med hensyn til hvem som utpekes som tjenestemannsrepresentant i innstillingsr?det i hver enkelt ansettelsesprosess.
Sammensetting av innstillingsr?d i hver ansettelsessak skal gj?res i forbindelse med kunngj?ring av den aktuelle stillingen. B?de n?rmeste foresatte tjenestemyndighet, den andre arbeidsgiverrepresentanten og tjenestemannsrepresentanten angis p? et standardskjema som sendes fra tjenestestedet til tjenestemannsorganisasjonene f?r stillingen annonseres. Organisasjonene kan i enkelte tilfeller ?nske ? sette inn en annen tjenestemannsrepresentant enn den arbeidsgiver har angitt p? skjemaet, og m? i s? fall gi beskjed om dette f?r s?knadsfrist for stillingen utl?per.
Ansettelsesr?d
Ansettelse i teknisk-administrative stillinger foretas av ansettelsesr?d. UiO har ansettelsesr?d ved hvert enkelt fakultet, Universitetsbiblioteket, LOS og et felles r?d for museene.
Ansettelsesr?d er sammensatt av 4 arbeidsgiverrepresentanter og 4 representanter for UiOs ansatte, oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene (henholdsvis Parat, NTL, Akademikerne og Forskerforbundet). I tillegg oppnevner administrasjonen leder av ansettelsesr?det.
Et s?rskilt ansettelsesr?d p? 3 medlemmer ansetter instrukt?rtannleger og spesialtannleger.
Ansettelsesr?d er i likhet med innstillingsr?d et selvstendig organ med myndighet forankret i statsansatteloven, og medlemmene dermed unntatt fra tjenestelig instruksjonsmyndighet. Personalreglementet bekrefter at hvert enkelt medlem av ansettelsesr?det har en fri og uavhengig stilling, og likeverdig rett og plikt til ? foreta selvstendig vurdering av kandidatene.
Ansettelsesr?dets vedtak skal normalt fattes i m?te. Ansettelsesr?det er beslutningsdyktig n?r mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme. Det skal f?res m?teprotokoll som inneholder vedtaket, hvordan den enkelte har stemt og om det var dissens.
Taushetsplikt
Forvaltningslovens § 13 p?legger enhver som utf?rer tjeneste for et forvaltningsorgan ? hindre at andre f?r adgang eller kjennskap til det vedkommende i forbindelse med tjenesten f?r vite om blant annet ?noens personlige forhold?.
Alle som deltar i ansettelsessaker er i henhold til dette underlagt taushetsplikt n?r det gjelder personlige opplysninger om s?kerne, og har bare anledning til ? bruke disse i selve saksbehandlingen.
Adgangen til ? gi taushetsbelagte opplysninger videre til andre er begrenset til det som er n?dvendig som direkte ledd i saksbehandlingen. Inn under saksforberedelse-og behandling defineres ogs? de som eventuelt deltar som r?dgivere.
Taushetsplikten gjelder enhver som utf?rer oppgaver i tilknytning til ansettelsessaken, uavhengig av om de er gitt direkte taushetsp?legg.
Premisser ved vurdering av s?kere
For ansettelse i det offentlige gjelder det et ulovfestet ?kvalifikasjonsprinsipp?, som er sl?tt fast i statsansattelovens § 3 (lovdata.no). Kvalifikasjonsprinsippet forutsetter at den kandidaten som objektivt sett er best kvalifisert skal ansettes i stillingen.
Innstillingsr?det skal finne frem til den av s?kerne som ut fra en saklig helhetsvurdering er best kvalifisert for stillingen, og fremme forslag til vedtak overfor ansettelsesr?det. Forslaget m? v?re begrunnet, og s? utfyllende at ansettelsesr?det f?r tilgang til samme opplysninger som innstillingsr?det.
Ved vurderingen av s?kernes kvalifikasjoner skal det tas utgangspunkt i de kvalifikasjonskrav som er angitt i kunngj?ringsteksten. Er det ?nske om ? fravike disse kriteriene skal stillingen normalt kunngj?res p? nytt. Form?let er ? gi eventuelle nye potensielle s?kere mulighet til ? s?ke etter de nye vilk?rene, og har sammenheng med prinsippet om ?pen konkurranse om stillingene.
Dersom det er flere kvalifiserte s?kere til en stilling, skal det vanligvis innstilles minst tre s?kere i prioritert rekkef?lge. ?nsker innstillingsr?det ? kun innstille en kandidat m? det begrunnes s?rskilt, og da normalt med at det ikke finnes andre kvalifiserte kandidater.
Innstilling skal baseres p? en bred vurdering av s?kernes totale kompetanse, dvs. relevant utdanning, praksis og personlig egnethet for stillingen, og inneholde:
- navn p? s?kere
- kortfattet beskrivelse av stillingens ansvarsfelt og kvalifikasjonskrav
- begrunnelse for utvalget av kandidater til intervju
- omtale av aktuelle kandidater, med redegj?relse for intervju og referanser
- sammenlignende vurdering av kvalifiserte kandidater
- begrunnelse for den innbyrdes rangeringen
- konklusjon
Intervju
De mest aktuelle s?kerne skal normalt intervjues, for ? f? et helhetlig inntrykk av kandidaten. Dette har blant annet sammenheng med forvaltningslovens krav om at en sak skal v?re s? godt opplyst som mulig f?r det treffes vedtak, og kvalifikasjoner som eksempelvis personlig egnethet kan vanskelig bed?mmes ut fra s?knaden alene.
Intervjusp?rsm?l b?r relateres direkte til arbeidsoppgavene og kartlegging av relevante kvalifikasjoner. Videre vil formulering av en del standardsp?rsm?l kunne gi grunnlag for sammenligning i senere innbyrdes rangering av kandidatene. I tillegg til emner med faglig relevans kan det v?re nyttig ? ta opp eksempelvis:
- motivasjon for ? s?ke (avdekke grad av reell interesse for stillingen)
- forventninger til stillingen (kartlegge bevissthet rundt ansvarsfeltet)
- hva mener s?keren selv er mest relevant i egen utdanning/praksis (overf?ringsverdi – ”hva kan du tilf?re oss?”)
Intervjuteknisk anbefales det for ?vrig ? unng? sp?rsm?l hvor kandidaten kan svare ”ja” eller ”nei”, fordi slike svar ofte gir begrenset informasjon. Benytt heller ?pne sp?rsm?l (eksempelvis ”fortell litt om ….”), som bidrar til et mer utfyllende bilde av s?keren. Oppf?lgingssp?rsm?l kan ogs? gi viktig informasjon, for eksempel: ”du karakteriserer deg selv som fleksibel, - kan du gi noen eksempler fra tidligere arbeidssituasjoner som illustrerer det?”
Det vises for ?vrig til arbeidsmilj?lovens § 13-4, som blant annet forutsetter at arbeidsgiver ikke kan be om
opplysninger om seksuell orientering, hvordan de stiller seg til politiske spørsmål eller om de er medlemmer av arbeidstakerorganisasjoner.
Arbeidsmilj?loven er ogs? restriktiv i forhold til innhenting av helseopplysninger, jf § 9-3. Gjennom diskrimmineringslovverk er arbeidsgiver ogs? avsk?ret fra ? innhente opplysninger om hvordan s?kere stiller seg til kulturelle og religi?se sp?rsm?l.
Normalt b?r innstillingsr?det selv intervjue s?kerne, men kan i tillegg fritt benytte seg av ressurspersoner under prosessen. Slike ressurspersoner vil i s? fall kun ha en r?dgivende funksjon.
Innhenting av referanser
Referanser b?r alltid innhentes f?r ansettelse.
Bruk av referanser skal v?re en kontroll p? det inntrykket s?keren har gitt under intervjuet, og benyttes som en siste sjekk i vurderingsprosessen. Gjennom sitt kjennskap til kandidatens arbeidsinnsats og prestasjoner skal referansen bidra til ? gi et bilde av hvordan vedkommende fungerer i en faktisk arbeidssituasjon.
Arbeidsgiver m? be om s?kerens tillatelse f?r referanser innhentes. Dette er viktig b?de for at s?ker f?r varslet referansene om at de vil bli kontaktet, og fordi innhenting av personopplysninger krever samtykke fra s?keren, jf personopplysningslovens § 8. I enkelte tilfeller motsetter s?kere seg at det innhentes referanse. Innstillingsr?det kan i s? fall v?re avsk?ret fra ? f? et helhetlig vurderingsgrunnlag, og s?keren m? da akseptere at det kan f? betydning i den endelige bed?mmelsen.
Som regel oppgis ledere i tidligere og/eller n?v?rende jobb som referanser. Avhengig av type stilling kan det ogs? v?re nyttig med uttalelser fra side- eller eventuelt underordnede medarbeidere, for ? f? et bredere perspektiv.
Innhenting av referanser er et intervju i seg selv, og utgangspunktet for sp?rsm?l b?r v?re det inntrykket som s?keren har gitt av seg selv under samtalen med intervjugruppen. Det er en fordel ? planlegge referanseintervjuet grundig, og dessuten utforme en del standardsp?rsm?l som gir grunnlag for senere sammenligning mellom aktuelle kandidater.
Uenighet mellom innstillende og ansettende myndighet
Dersom et medlem av ansettelsesr?d ?nsker ? ansette en s?ker som ikke er innstilt, skal det innhentes en skriftlig vurdering av s?keren fra den som avgir innstillingen, jf statsansatteloven § 6 tredje ledd (lovdata.no). I lovforarbeidene (Prop 94L (2016-2017) s 204) er det vist til at:
Etter å ha mottatt en slik skriftlig vurdering treffer ansettelsesrådet avgjørelse ved alminnelig flertallsbeslutning, og kan da ansette enten en søker som er innstilt eller en søker som det gis skriftlig vurdering av.
S?kere med spesielle rettigheter
Fortrinnsrett for overtallige
Det kan forekomme tilfeller hvor s?kere har fortrinnsrett til stilling fordi de er oppsagt fra annen statsstilling p? grunn av overtallighet, jf. statsansattelovens § 24 (lovdata.no). S?keren m? i s? fall presisere i s?knaden at fortrinnsrett gj?res gjeldende, og legge ved overtallighetsattest. Blir en slik s?ker bed?mt som kvalifisert, skal vedkommende ansettes, selv om andre s?kere er bedre kvalifisert. Det skal da ikke foretas bed?mmelse av de ?vrige s?kerne, fordi den overtallige har rettslig krav p? stillingen. Blir s?keren ikke bed?mt som kvalifisert, b?r enheten ta kontakt med Avdeling for personalst?tte for kvalitetssikring av prosessen, siden et avslag i prinsippet kan medf?re at s?keren tar saken opp med Sivilombudsmannen eller i rettsapparatet.
Fortrinnsrett for deltidsansatte
Statsansattelovens § 13 (lovdata.no) forutsetter at
Deltidsansatte har fortrinnsrett til utvidet stilling fremfor at arbeidsgiver foretar ny ansettelse i virksomheten.
Lovens forskrift § 8 (lovdata.no) unntar midlertidig ansatte fra fortrinnsrett for deltidsansatte.
Begrepet ?utvidet stilling? m? forst?s som avgrensning til stillinger tilsvarende den arbeidstakeren allerede har. Fortrinnsrett kan dermed ikke gj?res gjeldende til enhver ledig stilling som den deltidsansatte er kvalifisert for, fordi det kunne ?pne for at ordningen utnyttes som avansementsmulighet.
Loven tar forbehold om at ut?velse av fortrinnsretten ikke skal inneb?re vesentlige ulemper for virksomheten.
Funksjonshemmet s?ker
Statsansattelovens forskrift § 6 (lovdata.no) krever at hvis noen av s?kerne oppgir ? ?ha en funksjonsnedsettelse som vil kreve tilrettelegging p? arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet?, s? skal minst én av dem innkalles til intervju.
Bestemmelsen gir ikke funksjonshemmede s?kere krav p? ? bli ansatt, selv om de bed?mmes som kvalifisert. Arbeidsgiver kan imidlertid i slike tilfeller velge ? ansette en funksjonshemmet selv om det er andre s?kere som er bedre kvalifisert, dvs sette det ordin?re ?kvalifikasjonsprinsippet? til side.
S?kere med innvandrerbakgrunn
Alle statlige etater er p?lagt ? innkalle minst en person med innvandrerbakgrunn til intervju, s?fremt det har meldt seg slike s?kere og vedkommende er kvalifisert for stillingen. SSBs definisjon av ?innvandrerbakgrunn? er at:
Innvandrerbakgrunn har man dersom man selv er født i utlandet og har innvandret, eller dersom man har foreldre som begge er utenlandsfødte.
N?r det gjelder avgrensning i forhold til nasjonalitet, gjelder dette prim?rt personer fra ?landkategori 2?, som er Europa utenom EU/EFTA, Asia (inkl Tyrkia), Afrika, S?r- og Mellom-Amerika og Oseania uteom Australia og New Zealand.
Dersom det er s?kere med slik innvandrerbakgrunn som ikke innkalles, skal dette begrunnes s?rskilt i innstillingen.
Midlertidig ansettelse
Midlertidig ansettelse krever hjemmel i statsansatteloven § 9 (lovdata.no). De mest aktuelle tilfellene er:
§ 9 f?rste ledd bokstav a: ?n?r arbeidet er av midlertidig karakter?
I forhold til definisjon av begrepet ?midlertdig karakter? peker lovens forarbeider (Prop 94 L 2016-2017) p? at:
Arbeid som ut fra sin art skiller seg fra det som ordinært utføres i virksomheten er omfattet av bestemmelsen, det samme gjelder forskjeller i arbeidsmengde. Dersom det er behov for ansatte med spesielle kvalifikasjoner, og det ikke har meldt seg kvalifiserte søkere, kan man også ansette midlertidig. Bestemmelsen dekker også adgang til å ansette midlertidig for å utføre et oppdrag som har en noenlunde klar arbeidsmessig avgrensning og en naturlig avslutning. Tidsramme eller oppdragets innhold må være klart fastsatt. Dette er f.eks tilfelle hvor det bare er bevilget midler for å utføre oppgaver for begrenset tid (s 205).
§ 9 f?rste ledd bokstav b: ?for arbeid i stedet for en annen eller andre (vikariat)?
Begrepet ?vikar? skal kun benyttes ved reelle vikariater, og ikke hvis det i praksis dreier seg om ekstrahjelp eller midlertidig avgrensede oppdrag. Det er likevel ikke n?dvendig ? presisere hvilken person det vikarieres for. Eksempelvis kan det v?re aktuelt med endring i intern oppgavefordeling, slik at vikaren i praksis ikke gj?r samme arbeid som den som er i permisjon. Vikariatet kan ogs? skyldes midlertidig ledighet n?r en person fratrer, og at det er behov for vikar i p?vente av ny fast ansettelse.