Intern personalhandbok

Ansettelse

Intern personalh?ndbok ved UiO

Innledning

Ansettelsesordningen i staten er basert p? en to-trinnsbehandling. F?rst skal det avgis en innstilling, som er et forslag til vedtak, og deretter skal en overordnet instans fatte vedtak. Hensikten er ? sikre en bred og saklig vurdering av kandidatene.

Fullmaktsforhold og prosedyrer for ansettelse i teknisk-administrativ stilling ved UiO er konkretisert i UiOs personalreglement, som bygger p? overordnede bestemmelser i Lov om statens ansatte mv (statsansatteloven) (lovdata.no).

Innstilling og ansettelse i undervisnings- og forskningsstillinger regulert gjennom bl.a.:

UiO har detaljerte beskrivelser av praktiske rutiner for saksbehandling i ansettelsessaker.

1.0 Fullmaktkart

Se egen nettside.

1.1 Kunngj?ring

Ledige stillinger skal som hovedregel kunngj?res offentlig. Kunngj?ringsplikten har sammenheng med det s?kalte kvalifikasjonsprinsippet, som er nedfelt i statsansatteloven § 3 (lovdata.no). Kvalifikasjonsprinsippet krever at den som er best kvalifisert etter en helhetlig vurdering av utdanning, praksis og personlig egnethet skal ansettes. Det forutsetter normalt fri konkurranse om stillingene gjennom kunngj?ring, slik at alle potensielle kandidater gis anledning til ? melde sin interesse.

Innholdet av kunngj?ringen er del av arbeidsvilk?rene som b?de arbeidstaker og arbeidsgiver er bundet av. Gjennomtenkt kunngj?ringstekst er dermed viktig, b?de i forhold til hvilke arbeidsoppgaver den ansatte kan forvente ? f? og til rekkevidden av arbeidsgivers styringsrett med hensyn til endringer.

1.1.1 Beslutningsmyndighet ved kunngj?ring

Ansettelsesorganet vedtar selv kunngj?ring av undervisnings- og forskerstillinger. Kunngj?ringen omfatter b?de utlysningsteksten og stillingsbeskrivelse.

For stillinger som professor og f?rsteamanuensis er det utarbeidet en mal for stillingsbeskrivelse.

Kunngj?ring av teknisk-administrative stillinger avgj?res av administrasjonen, dvs. ?verste leder ved henholdsvis fakultetene, museene, Universitetsbiblioteket, sentraladministrative avdelinger, eller eventuelt den disse bemyndiger. Ansettelsesr?d er ikke involvert ved utforming av kunngj?ringstekster for teknisk-administrative stillinger.

1.1.2 Beskrivelse av stillingen

Kunngj?ringsteksten skal blant annet inneholde beskrivelse av stillingen, det aktuelle arbeidsomr?det og kvalifikasjonskrav.

N?rmere retningslinjer for krav til tekstens innhold ved kunngj?ring av vitenskapelige stillinger fremg?r av:

Utforming av kunngj?ringstekster for teknisk-administrative stillinger skal ta utgangspunkt i stillingsstrukturen for teknisk-administrative stillinger ved UiO. Strukturen er utarbeidet i 澳门葡京手机版app下载 mellom tjenestemannsorganisasjonene og UiO, og gir generelle beskrivelser av de mest brukte stillingskodene ved universitetet. Det er forutsatt at kvalifikasjonskravene i kunngj?ringstekster skal samsvare med de basiskrav som er angitt i beskrivelsen for de respektive stillingene.

1.1.3 Fastsetting av l?nnsalternativ i kunngj?ringen

Prinsippene for l?nnsfastsetting ved kunngj?ring er nedfelt i Lokal l?nnspolitikk ved Universitetet i Oslo.

Dekan er l?nnsfastsettende myndighet ved kunngj?ring av stillinger ved sitt fakultet, museumsdirekt?r for stillinger ved museene og bibliotekdirekt?r for stillinger under Universitetsbiblioteket, eller den disse bemyndiger. Ved andre enheter fastsettes l?nnsniv? av ?verste leder. Selv om den formelle myndigheten er lagt til lederen p? ansettelsesniv?et, vil det normalt v?re foresatte leder i lokalmilj?et som vurderer hva som er riktig l?nnsplassering. Dekan/leder p? tilsvarende niv? kommer vanligvis f?rst aktivt inn i saken hvis l?nnsplasseringen blir gjenstand for diskusjon.

I henhold til hovedtariffavtalen i staten, pkt. 2.5.5 nr 1, skal tillitsvalgte orienteres om den l?nn stillingen vil bli utlyst med, og kan kreve dr?fting av l?nnsplasseringen. Kunngj?rende enhet skal sende kopi av kunngj?ringsteksten med angivelse av l?nnsalternativer til tjenestemannsorganisasjonene f?r utlysing. Formidlingen skal skje sammen med kunngj?ringsskjema til tjenestemannsorganisasjonene.

1.1.4 S?knadsfrist

I regler for ansettelse i professorater og f?rsteamanuensisstillinger er det fastsatt at s?knadsfrist ved kunngj?ring normalt skal v?re fra fire til seks uker.

For teknisk-administrative stillinger b?r s?knadsfrist v?re minst 2 uker.

S?knadsfristen beregnes fra den datoen stillingsannonsen publiseres.

1.1.5 Annonsering

For n?rmere rutinebeskrivelse se retningslinjer for saksbehandler (pdf).

Alle arbeidsgivere har plikt til ? melde ledige stillinger til NAV. Ordin?r kunngj?ringspraksis ved UiO er for ?vrig annonsering p? Finn.no. I tillegg blir alle kunngj?ringer gjort kjent via internett p? UiOs hjemmesider.

Vitenskapelige stillinger kunngj?res som regel internasjonalt, med mindre faget i sitt innhold er orientert mot norske forhold. Det samme gjelder stillinger som stipendiat og postdoktor. Kunngj?ringer p? engelsk legges normalt ut p? den europeiske portalen for forskere EURAXESS Jobs (euraxess.ec.europa.eu), som skal bidra til ?kt forskermobilitet, se personalrutine.

1.1.6 Fornyet kunngj?ring

Stillingen kan lyses ut p? nytt dersom det ikke har meldt seg tilstrekkelig antall kvalifiserte s?kere.

Er det p? vesentlige punkt aktuelt ? fravike kvalifikasjonskravene i kunngj?ringen b?r stillingen normalt utlyses p? nytt, slik at evt andre interesserte gis anledning til ? melde seg etter de endrede kvalifikasjonskravene.

Fornyet utlysing kan ogs? v?re aktuelt hvis det har g?tt uforholdsmessig lang tid siden stillingen ble kunngjort, eller om forhold knyttet til stillingen har endret seg vesentlig.

1.1.7 Unntak fra kravet om kunngj?ring

Det er adgang til unntak fra krav om kunngj?ring i f?lgende tilfeller:

Universitets- og h?yskoleloven § 7-8 (lovdata.no) gir adgang til ansettelse uten kunngj?ring i undervisnings- og forskningsstillinger n?r " s?rlige grunner" taler for det, men tar forbehold om at "Dette gjelder ikke dersom mer enn ett medlem av styret motsetter seg det". Slike ansettelser (kallelser) m? vedtas av universitetsstyret selv. 

  • For professorater og f?rsteamanuensisstillinger b?r ansettelse uten kunngj?ring (b?de i egenfinansierte og eksternt finansierte stillinger) bare skje dersom det er grunn til ? tro at det ikke finnes noen med samme eller sterkere kompetanse som kunne v?re aktuelle s?kere dersom stillingen ble lyst ut ("kallelse"). 
  • For professorater og f?rsteamanuensisstillinger forutsetter forslag om ansettelse uten kunngj?ring av en mann til et mannsdominert fagmilj? sannsynliggj?ring av at bare menn er aktuelle s?kere til stillingen.
  • Se Regler for ansettelse i professorater og f?rsteamanuensisstillinger § 3.

1.2 Behandling av s?knader

UiO benytter rekrutteringssystemet Jobbnorge. Rekruttering baseres p? elektroniske s?keprosedyrer, distribusjon av dokumenter, rapportuttak og kommunikasjon underveis i prosessen.

Det lokale personaladministrative ledd der stillingen er kunngjort har ansvar for det praktiske arbeidet med registrering av s?knader og utarbeidelse av s?kerlister.

1.2.1 Forenklet s?kerliste

Se personalrutiner.

Etter s?knadsfristens utl?p skal det foreligge en alfabetisk navneliste over s?kerne. Listen skal foruten s?kernes navn inneholde deres alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune. Denne oversikten er underlagt alminnelig offentlighet, og enhver kan med hjemmel i offentleglova § 25 (lovdata.no) kreve innsyn i dette dokumentet.

Som det fremg?r av § 25 i offentleglova kan en s?ker be om ? bli unntatt fra offentlig s?kerliste. Arbeidsgiver bestemmer om en slik anmodning skal im?tekommes, og m? da legge vekt p? om det knytter seg s?rlig offentlig interesse til stillingen, eksempelvis h?yere lederstillinger. Dersom s?kerens anmodning ikke tas til f?lge, m? vedkommende f? beskjed om det. De ?vrige s?kerne vil uansett ha rett til partsinnsyn, dvs. informasjon om samtlige s?kere selv om noen evt. har bedt om konfidensialitet.

1.2.2 Utvidet s?kerliste

Se personalrutiner.

Forvaltningslovforskriften § 15 bekrefter at:

En part i en sak om ansettelse har rett til ? gj?re seg kjent med samtlige ?vrige s?keres navn og alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis i offentlig og privat virksomhet. Slike opplysninger kan forvaltningsorganet sammenfatte i en egen liste (utvidet s?kerliste).

S?kerlisten skal f?lge ansettelsessaken gjennom hele prosessen. S?kerliste skal foreligge ogs? i tilfeller der det brukes et privat konsulentfirma til ? bist? i ansettelsesprosessen.

S?kerlisten kan for ?vrig inng? som del av innstillingen, ved at man istedenfor ? detaljbeskrive alle s?kerne viser til utfyllende opplysninger om utdanning og praksis i utvidet s?kerliste.

1.2.3 Praktisk tilrettelegging for vurdering av s?kerne

Det lokale personaladministrative niv?et har ansvar for den praktiske forberedelsen av ansettelsessaken. Dette inneb?rer blant annet formidling av s?knader, kontakt med og tilrettelegging for de instanser som skal vurdere/avgj?re saken og kontakt med s?kerne.

Av og til mangler attester og vitnem?l i s?knader, og arbeidsgivers grunnlag for innledende vurdering er dermed ufullstendig. I utgangspunktet er det s?kerens ansvar ? gi relevante opplysninger og dokumentasjon. Forvaltningslovens § 17 (lovdata.no) stiller likevel grunnleggende krav om at ?saken skal v?re s? godt opplyst som mulig f?r vedtak treffes?. Arbeidsgiver har dermed utredningsplikt n?r det gjelder viktige forhold av betydning for valget mellom kandidatene. Manglende dokumentasjon b?r derfor etterlyses dersom s?knaden tilsier at kandidaten kan v?re aktuell.

Vurdering av s?kere til vitenskapelige stillinger

  • S?kere til vitenskapelige stillinger skal bed?mmes av sakkyndige.  En sakkyndig komité har formelt ingen selvstendig status i ansettelsesprosessen, men skal i kraft av sin faglige kompetanse gi en veiledende vurdering som grunnlag for videre behandling i UiOs innstillings- og ansettelsesorganer.
  • De sakkyndige skal finne fram til minst tre s?kere (hvis det er s? mange kvalifiserte) som er aktuelle for en mer inng?ende vurdering, og foreta en begrunnet rangering.
  • Den sakkyndige komiteen oppnevnes etter at s?knadsfristen er utl?pt, og s?kerne skal underrettes om hvem som er oppnevnt som komitemedlemmer.
  • UiO har ?pnet for en forenklet prosedyre ved behandling av s?knader, se bl.a. Regler for ansettelse i professorater og f?rsteamanuensisstillinger. S?knadene kan grovsorteres p? grunnlag av s?knad, CV og publikasjonsliste, f?r aktuelle s?kere blir bedt om ? sende inn vitenskapelige arbeider.
  • Prosedyrene for ansettelse i vitenskapelige stillinger er n?rmere beskrevet i UiOs Veileder for medlemmer av sakkyndig komite og veileder for s?kere. Samtidig er n?rmere bestemmelser om prosedyrer gitt i retningslinjer for de ulike stillingsgruppene.
  • Kunngj?ringstekst, stillingsbeskrivelse, utvidet s?kerliste, s?knader med vedlegg og aktuelle reglementer oversendes fra det lokale personaladministrative niv?et til de enkelte medlemmer av komiteen.
  • Den sakkyndige vurderingen b?r normalt foreligge innen tre m?neder etter oppnevning av sakkyndige.

Vurdering av s?kere til teknisk-administrative stillinger

Innstilling foretas av n?rmeste leder. Behovet for et bredt og grundig beslutningsgrunnlag tilsier at lederen b?r involvere ressurspersoner som r?dgivere i prosessen med vurdering av s?kere til en stilling. Slike ressurspersoner vil ha en rent r?dgivende funksjon, og ingen formell myndighet i ansettelsesprosessen.

1.2.4 Taushetsplikt

Forvaltningslovens § 13 (lovdata.no) p?legger enhver som utf?rer tjeneste for et forvaltningsorgan ? hindre at andre f?r kjennskap til det vedkommende i forbindelse med tjenesten f?r vite om blant annet ? noens personlige forhold?.

Medarbeidere i ansettelsessaker er i henhold til dette underlagt taushetsplikt n?r det gjelder personlige opplysninger om s?kerne, og har bare anledning til ? bruke disse i selve saksbehandlingen. Adgangen til ? gi taushetsbelagte opplysninger videre til andre er begrenset til det som er n?dvendig som direkte ledd i saksbehandlingen. Inn under saksforberedelse og -behandling defineres ogs? de som deltar som r?dgivere, eller eksempelvis ved vurderingen av hvem som b?r oppnevnes som medlemmer av sakkyndig utvalg.

Taushetsplikten gjelder enhver som utf?rer oppgaver i tilknytning til ansettelsessaken, uavhengig av om de er gitt direkte taushetsp?legg. Alle som involveres i ansettelsessaker m? gj?res oppmerksom p? forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt.

1.3 Innsyn 

I behandling av innsynskrav m? det skilles mellom s?kernes rett til innsyn og allmennhetens rett til innsyn. 

1.3.1 Innsyn for s?kere

Ansettelsessaker er unntatt fra forvaltningslovens ordin?re bestemmelser om begrunnelse, klage og omgj?ring, jf. forvaltningslovens § 3 (lovdata.no). S?kernes rett til partsinnsyn er hjemlet i forvaltningslovsforskriften (lovdata.no).

Arbeidsgiver er i denne sammenheng ikke p?lagt aktiv informasjonsplikt. Forskriftenes formulering er at ? en part har rett til ? gj?re seg kjent med?, - dvs. at s?kerne har krav p? informasjon i henhold til reglene dersom de ber om det.

Innsynsretten som part etter forskriften vil imidlertid, kunne begrenses av reglene om taushetsplikt. Opplysninger som en part i utgangspunktet har rett til innsyn i kan m?tte unntas p? grunn av at opplysningene er taushetsbelagt. S?rlig er forvaltningsloven § 13 (lovdata.no) som p?legger taushetsplikt for opplysninger om "noens personlige forhold" aktuell. Den som har partsinnsyn skal likevel f? tilstrekkelig informasjon til ? vurdere om saksbehandlingsreglene og kvalifikasjonsprinsippet er fulgt, selv om taushetsbelagte opplysninger skjermes. S?kere som f?r n?dvendig tilgang til taushetsbelagte opplysninger  kan bare bruke opplysningene i den grad det er n?dvendig for ? ivareta partens tarv i saken. Arbeidsgiver skal gj?re oppmerksom p? dette, og informere om at s?keren f?r taushetsplikt om de aktuelle opplysningene. 

S?kerens rett til innsyn i opplysninger om seg selv

Etter forskriftenes § 16 (lovdata.no) har en s?ker rett til ? gj?re seg kjent med de delene av dokumenter i saken som inneholder opplysninger om seg selv. Hensikten med dette er ? gi s?kerne mulighet for ? korrigere misforst?elser eller feilaktige data som m?tte foreligge.

Bestemmelsen gir imidlertid adgang til ? unnta vurderinger som blir innhentet eller gitt ved den interne behandlingen av saken. Unntaket gjelder vurderinger gitt av ansettelses- eller innstillingsmyndigheten, noen som forbereder saken for disse, s?kerens n?v?rende eller tidligere arbeidsgiver eller oppdragsgivere.

S?keren har likevel rett p? tilgang til faktiske opplysninger som er gitt om seg selv. Dette gjelder ogs? faktiske opplysninger nedtegnet i dokument etter for eksempel referanseinnhenting eller intervju.

Innsyn i opplysninger om andre s?kere

Alle s?kere kan kreve ? f? se utvidet s?kerliste, med opplysninger om s?kernes navn, alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis.

Forskriftens § 17 (lovdata.no) gir videre en utvidet innsynsrett n?r det gjelder opplysninger om s?kere som er innstilt til eller ansatt i stillingen. S?knader med vedlegg fra s?kere som er innstilt eller ansatt i stillingen er undergitt partsoffentlighet. De ?vrige s?kerne har dermed rett til innsyn i disse dokumentene hvis de ber om det. Bestemmelsen gir ogs? rett til innsyn i dokumenter som inneholder opplysninger om s?kere som er innstilt eller ansatt, men innsynsretten er ogs? her begrenset til faktiske opplysninger. Forskriften tar i denne sammenheng forbehold om at ?slike opplysninger kan likevel holdes tilbake dersom de er uten betydning for avgj?relsen?.

Det vises for ?vrig til forbeholdet i forvaltningslovens § 19 (lovdata.no) om at:

Med mindre det er av vesentlig betydning for en part, har han heller ikke krav p? ? f? gj?re seg kjent med de opplysninger i et dokument som gjelder

  1. en annen persons helseforhold, eller
  2. andre forhold som av s?rlige grunner ikke b?r meddeles videre

Hva som er ?av vesentlig betydning? (dvs. utslagsgivende for valget mellom s?kerne) og hva som av ?s?rlige grunner? ikke b?r meddeles videre vil v?re en skj?nnsmessig vurdering.

Innsyn i innstillingen

S?kerne har rett p? informasjon om hvem som er innstilt og i hvilken rekkef?lge. Videre kan man kreve innsyn i om det er dissens om vedtaket og eventuelt stemmetallene. S?kerne har derimot ikke krav p? begrunnelse for rangeringen, fordi ansettelsessaker er unntatt fra forvaltningslovens bestemmelser om begrunnelse for vedtak, jf. lovens § 3 (lovdata.no).

Retten til innsyn i innstillinger m? for ?vrig ses i sammenheng med f?ringene i forvaltningslovforskriftens §§ 16 og 17 (lovdata.no), og omfatter s?ledes bare de deler av dokumentet som inneholder faktiske opplysninger. Langt p? vei vil dette v?re ivaretatt gjennom utvidet s?kerliste.

Grensedragningen mellom ?vurderinger? og ?faktiske opplysninger? kan i mange tilfeller v?re vanskelig. ?Vurdering? m? imidlertid pr. definisjon v?re det skj?nn som ut?ves p? basis av de faktaopplysninger som foreligger. Bed?mmelse av om en s?kers personlige og formelle kompetanse vil v?re egnet til ? fylle en bestemt stilling, m? eksempelvis v?re ? betrakte som vurdering.

Det er i utgangspunktet opp til arbeidsgiver ? avgj?re i hvilken grad s?kere b?r f? tilgang til opplysninger ut over det de har krav p?. Hensynet til s?keren m? i denne sammenheng avveies mot behovet for en fri meningsutveksling i de organer som behandler saken. P? denne bakgrunn er det vanlig praksis ved UiO ? unnta de deler av innstillingen som omfatter skj?nnsmessige vurderinger fra partsoffentlighet.

S?kerne har i ansettelsessaker ingen klageadgang p? vedtak om ansettelse, fordi ansettelsesvedtak er unntatt fra forvaltningslovens § 3 om klage, begrunnelse og omgj?ring.

Innsyn i sakkyndig vurdering til professorater og f?rsteamanuensisstillinger

Ved bed?mmelse av s?kere til professorater og f?rsteamanuensisstillinger praktiserer UiO meroffentlighet, ved at kopi av vurderingen fra de sakkyndige sendes s?kerne f?r saken behandles i innstillingsorganet.

S?kerne har p? dette trinn i prosessen mulighet til ? sende inn merknader til den sakkyndige vurderingen, og eventuelle merknader skal f?lge saken til innstillings- og ansettelsesmyndigheten. Dette inneb?rer ingen rett til formell klage over vedtak i ansettelsessak. Hensikten er ? gi s?kerne mulighet til ? kunne vurdere om den sakkyndige vurderingen er gjort p? riktig grunnlag og gi mulighet for korrigering av eventuelle misforst?elser. Frist for innsendelse av kommentarer fra s?kere vil normalt v?re ca. 14 dager. Sakkyndig komite skal gi en tilleggssutalelse p? bakgrunn av merknadene. 

Etter at merknadsfristen er ute praktiserer UiO merinnsyn ogs? for allmennheten. 

Innstilling til vitenskapelige stillinger skal ogs? omtale personlig egnethet for stillingen. ? foreta denne vurderingen er innstillingsmyndighetens oppgave, og ikke bed?mmelseskomiteens. Den delen av innstillingen er underlagt de samme bestemmelser om partsoffentlighet som for teknisk-administrative stillinger.

Innsyn i rapport fra pr?veundervisning

UiO praktiserer merinnsyn i fakta og vurderinger av faglig og pedagogisk-faglig karakter i rapport fra pr?veundervisning. Dette gjelder b?de s?kere og allmennheten. 

1.3.2 Innsyn for allmennheten

Andre enn s?kere kan kreve innsyn i ansettelsessaker etter offentleglova (lovdata.no).

Hovedregelen i offentleglova er at saksdokumenter, journaler og lignende register for organet er ?pne for innsyn dersom ikke annet f?lger av lov eller forskrift. Det kan imidlertid gj?res unntak fra innsyn for dokument i sak som gjelder ansettelse i offentlig tjeneste, jf. offentleglova § 25 (lovdata.no)

Unntaket fra innsyn gjelder ikke for offentlig s?kerliste. Ansettelsesorganet skal snarest etter at s?knadsfristen er g?tt ut sette opp en s?kerliste som skal inneholde navn, alder, stilling eller yrkestittel og bo- eller arbeidskommune for hver s?ker. Det kan etter konkret vurdering gj?res unntak fra innsyn for opplysninger om en s?ker dersom vedkommende selv ber om det, jf. pkt. 1.2.1.

Merinnsyn

Selv om det er adgang til ? gj?re unntak fra innsyn, skal det likevel vurderes ? gi helt eller delvis innsyn – s?kalt ?merinnsyn?. Merinnsyn b?r gis dersom hensynet til offentlighetens behov for informasjon veier tyngre enn behovet for unntak.

UiO praktiserer merinnsyn ved foresp?rsel i:

  • Utvidet s?kerliste, for s?kere som ikke er innvilget unntak fra offentlig s?kerliste.
  • Fakta og vurderinger av faglig og pedagogisk-faglig karakter i rapport fra pr?veundervisning.
  • Vurderinger fra sakkyndig komité. Innsyn gis til andre enn s?kere etter at merknadsfristen er ute.

Innstillingsorganets innstilling til ansettelsesorganet er i utgangspunktet unntatt offentlighet. Dette er ikke til hinder for ? praktisere merinnsyn i deler av dokumentet etter n?rmere vurdering. Vurderinger av personlig egnethet unntas.

1.4 Innstillingsprosedyrer

Innstillingen er et anbefalt forslag til vedtak overfor ansettelsesmyndigheten. Prosedyrene for innstilling er basert p? bestemmelser nedfelt i statsansatteloven og universitet- og h?yskolesloven. Forslaget m? v?re begrunnet og s? utfyllende at ansettelsesorganet f?r tilgang til samme opplysninger som innstillingsmyndigheten.

Ansettelse av varighet under 6 m?neder er unntatt fra kravet om innstilling, jf. statsansatteloven § 7 (lovdata.no). Det samme gjelder ved ansettelse av forelesere, hjelpel?rere, ?vingsl?rere, timel?rere og praksisveiledere med mindre enn 37,5 % av full stilling, jf statsansattelovens forskrift § 2 (lovdata.no). Forskriftens § 3 (lovdata.no) ?pner dessuten for unntak ved ansettelse av arbeidstakere som skal utf?re oppdrag som er eksternt finansiert.

1.4.1 Innstillingsmyndighet ved vitenskapelige stillinger

Bestemmelser om innstilling til vitenskapelige stillinger er spesifisert i reglementene for de ulike stillingskategoriene, i Normalregler for fakulteter og Normalregler for institutter. Fullmaktsforhold ved innstilling er dessuten n?rmere konkretisert i det enkelte fakultets administrasjonsreglement og i reglementene for museer, sentre osv.

Instituttniv?et innstiller ved ansettelse i utdanningsstillinger og vitenskapelige mellomgruppestillinger. For utdanningsstillinger kan innstillingsmyndigheten delegeres videre, dersom ansettelsesmyndigheten er overf?rt fra fakultetsniv? til instituttniv?.

I henhold til universitet- og h?yskolelovens § 7-2 (lovdata.no), skal innstilling i undervisnings- og forskningsstillinger skje ut fra sakkyndig vurdering. Den sakkyndige vurderingen skal danne grunnlag for videre formell behandling av saken i innstillings- og ansettelsesorganer. Kravet om sakkyndig bed?mmelse kan fravikes for undervisnings- og forskningsstillinger som ikke er f?rstestillinger eller professorstillinger.

Universitets- og h?yskolelovens krav om en s?rskilt sakkyndig bed?mmelse er prim?rt begrunnet i behovet for en uavhengig faglig kvalitetssikring, samtidig som det er ment ? understreke faglig autonomi som et grunnleggende element ved forskning og undervisning. Den sakkyndige vurderingen er en viktig del av innstillingsgrunnlaget, men det er likevel den formelle innstillingsmyndigheten som har endelig ansvar for rangering av kandidatene. Innstillingsmyndigheten er ogs? ansvarlig for gjennomf?ring av intervjuer og pr?veundervisning samt vurdering av s?kernes personlige egnethet. 

S?rlig i mindre fagmilj? kan det v?re slik at s?ker og sakkyndig fra samme sted kjenner hverandre. Dersom en av de sakkyndige kommer fra fakultetet, b?r det derfor s? langt det er mulig klargj?res at vedkommende ikke har n?r tilknytning til noen av s?kerne. For eksempel b?r tidligere veileder til en s?ker ikke sitte i det sakkyndige utvalget.

Det sakkyndige utvalget skal ha minst tre medlemmer, og oppnevnes av innstillingsmyndigheten. Begge kj?nn skal v?re representert i den sakkyndige komiteen. 

1.4.2 Innstillingsmyndighet ved teknisk-administrative stillinger

Innstilling foretas av n?rmeste leder. Ledere b?r ikke gjennomf?re rekrutteringsprosesser alene. Behovet for et bredt og grundig beslutningsgrunnlag tilsier at lederen b?r involvere ressurspersoner som r?dgivere i prosessen med vurdering av s?kere til en stilling. N?rmeste leder avgj?r da hvor mange og hvem som skal delta i en slik r?dgivende gruppe, men det b?r v?re medarbeidere med god innsikt i den ledige stillingen og virksomheten i det aktuelle milj?et. Slike ressurspersoner vil ha en rent r?dgivende funksjon, og ingen formell myndighet i ansettelsesprosessen.

Innstilling til universitetsstyret i stilling som fakultetsdirekt?r, avdelingsdirekt?r i LOS (inkludert intern revisor) og bibliotekdirekt?r foretas av universitetsdirekt?ren, som oppnevner et utvalg til ? bist? seg i arbeidet med vurdering av kandidater. Tjenestemannsorganisasjonene skal v?re representert i dette utvalget med en felles representant. Ved ansettelse i fakultetsdirekt?rstilling skal dekanen v?re representert i utvalget.

1.4.3 N?rmeste foresatte tjenestemyndighet

N?rmeste foresatte tjenestemyndighet ved den enkelte ansettelse er i utgangspunktet:

  • instituttleder for stillinger ved grunnenhetene
  • dekan for stillinger ved fakultetsniv?et
  • museumsdirekt?r for stillinger ved museene
  • bibliotekdirekt?r for stillinger ved Universitetsbiblioteket
  • fagdirekt?r for stillinger i LOS

De respektive lederne st?r fritt til ? delegere denne fullmakten. I praksis vil posisjonen "n?rmeste foresatte" normalt inneb?re et direkte over/underordningsforhold, dvs at det ikke er noe organisatorisk ledd mellom. Prinsippet b?r v?re at den som holdes ansvarlig for virkningene av ansettelsesvedtaket ogs? skal ha st?rst mulig innflytelse over hva som besluttes. Det tilsier at rollen som n?rmeste foresatte tjenestemyndighet plasseres hos den som f?r ansvar for oppf?lging av den som ansettes.

1.4.4 Innstillingens innhold

For ansettelse i det offentlige gjelder det et  ?kvalifikasjonsprinsipp?, nedfelt i statsansatteloven § 3 (lovdata.no). Kvalifikasjonsprinsippet forutsetter at den kandidaten som objektivt sett er best kvalifisert skal ansettes i stillingen. Lovens § 3 forutsetter at ved vurdering av hvem som er best kvalifisert skal det legges vekt p? utdanning, erfaring og personlig egnethet, sammenholdt med kvalifikasjonskravene i utlysningen.

Saklighetskravet ved ansettelse er et grunnleggende premiss. Innstillingsmyndigheten skal finne frem til den av s?kerne som ut fra en objektiv helhetsvurdering er best kvalifisert for stillingen, og fremme forslag til vedtak overfor ansettelsesmyndigheten. Forslaget m? v?re begrunnet, og s? utfyllende at ansettelsesmyndigheten f?r tilgang til samme opplysninger som innstillingsmyndigheten.

Dersom det er flere kvalifiserte s?kere til en stilling, skal det vanligvis innstilles minst tre kandidater i prioritert rekkef?lge, jf statsansatteloven § 5 tredje ledd (lovdata.no). Dersom det kun innstilles en kandidat m? dette begrunnes s?rskilt, og da normalt med at det ikke finnes andre kvalifiserte kandidater.

Innstilling til teknisk-administrative stillinger skal baseres p? en bred vurdering av s?kernes totale kompetanse, dvs. relevant utdanning, praksis og personlig egnethet for stillingen. Innstillingen skal inneholde:

  • navn p? s?kere
  • kortfattet beskrivelse av stillingens ansvarsfelt og kvalifikasjonskrav
  • begrunnelse for utvalget av kandidater til intervju (og hvorfor de ?vrige ikke er innkalt til intervju)
  • omtale av aktuelle kandidater, med redegj?relse for intervju og referanser
  • sammenlignende vurdering av kvalifiserte kandidater
  • begrunnelse for den innbyrdes rangeringen (hva var utslagsgivende)
  • konklusjon

All begrunnelse m? v?re relatert til de kvalifikasjonskriteriene som er angitt i kunngj?ringsteksten. Samtlige s?kere skal i prinsippet omtales i innstillingen. Fremg?r det klart av s?knaden at kandidaten er ukvalifisert, kan fremstillingen likevel v?re ?skjematisk?, - dvs. at det bare henvises til omtale i utvidet s?kerliste.

Innstilling i forsknings- og undervisningsstillinger foretas ut fra en samlet vurdering av de vitenskapelige/faglige kvalifikasjonene, bed?mmelsen fra de sakkyndige, vurdering av personlig egnethet for stillingen, innhentede referanser, intervju og eventuell pr?veforelesning. N?rmere bestemmelser om grunnlaget for innstilling i vitenskapelig stilling er omtalt i reglement og veileder for sakkyndig komite. 

Det forutsettes at de mest aktuelle s?kerne (b?de til teknisk-administrative og vitenskapelige stillinger) skal intervjues, for ? f? et helhetlig og personlig inntrykk av kandidaten. Dette har blant annet sammenheng med forvaltningslovens krav om at en sak skal v?re s? godt opplyst som mulig f?r det treffes vedtak, og mange kvalifikasjoner (som personlig egnethet) kan vanskelig bed?mmes ut fra s?knaden alene. Intervju i forbindelse med teknisk-administrative stillinger foretas normalt av innstillingsmyndigheten selv. Til vitenskapelige stillinger skal innstillingsmyndigheten eller den som bemyndiges oppnevne en faglig representativ gruppe p? tre til fem personer til ? gjennomf?re intervjuet.

1.4.5 Positiv s?rbehandling

Positiv s?rbehandling ved ansettelse praktiseres i samsvar med hovedavtalens § 30 og UiOs tilpasningsavtale til denne.

Med "underrepresentert" definereres det kj?nn som har mindre enn 40 % av de ansatte i den aktuelle stillingskoden.

Som basis for vurderingen av om et kj?nn er underrepresenter regnes antall stillinger innenfor den enkelte stillingskode. For de vitenskapelige stillingsgruppene vil det enkelte institutt normalt v?re basis, men hvis s?rlige forhold tilsier det, kan driftsenhet eller fagomr?de v?re beregningsgrunnlag. For teknisk-administrative stillinger vil virksomheten normalt v?re basis, men p? de st?rste driftsenhetene kan driftsenheten v?re beregningsgrunnlag. 

Prinsipper for positiv s?rbehandling er likeledes nedfelt i regler for ansettelse i professorater og f?rsteamanuensisstillinger.

Universitets- og h?yskolelovens § 7-1 andre ledd (lovdata.no) forutsetter at "Dersom ett kj?nn er klart underrepresentert innenfor en stillingskategori av undervisnings- og forskningsstillinger, skal de som er av det kj?nnet, spesielt oppfordres til ? s?ke. Dersom s?kere er likt eller tiln?rmet likt kvalifisert, skal det legges vekt p? ? oppn? likestilling mellom kj?nn."

1.4.6 Fortrinnsrett og andre s?rlige hensyn

Det kan forekomme tilfeller hvor arbeidsgiver m? vektlegge spesielle hensyn knyttet til konkrete s?kere.

Overtallige

Det kan melde seg s?kere som har fortrinnsrett til stilling fordi de er oppsagt fra annen statsstilling p? grunn av overtallighet, jf statsansatteloven § 24 (lovdata.no). S?kere m? i s? fall presisere i s?knaden at de gj?r sin fortrinnsrett gjeldende. Blir en slik s?ker bed?mt som kvalifisert skal vedkommende ansettes. Det skal da ikke foretas bed?mmelse av de ?vrige s?kerne, fordi den overtallige har rettslig krav p? stillingen.

Blir s?keren ikke bed?mt som kvalifisert, b?r enheten ta kontakt med Avdeling for personalst?tte for kvalitetssikring av prosessen, siden et avslag i prinsippet kan medf?re at s?keren tar saken opp med Sivilombudsmannen eller i rettsapparatet.

Statsansattelovens forskrift § 8 (lovdata.no) tar forbehold om at fortrinnsrett etter lovens § 24 ikke kan gj?res gjeldende av midlertidig ansatt. Fortrinnsrett gjelder heller ikke ved ansettelse i blant annet:

  • stilling som er h?yere rangert, eller med arbeidsinnhold eller funksjoner som adskiller seg vesentlig fra tidligere stilling
  • utdanningsstillinger
  • stilling hvor stillingsbr?ken er mer enn 10 prosent st?rre enn tidligere stilling
  • stilling som professor, dosent, f?rsteamanuensis eller f?rstelektor, med mindre arbeidstakeren er sagt opp fra slik stilling

Deltidsansatte

Statsansatteloven § 13 (lovdata.no) forutsetter at "Deltidsansatte har fortrinnsrett til utvidet stilling fremfor at arbeidsgiver foretar ny ansettelse i virksomheten". Lovens forskrift § 8 (lovdata.no) unntar midlertidig ansatte fra fortrinnsrett for deltidsansatte.

Begrepet ?utvidet stilling?m? forst?s som avgrensning til stillinger tilsvarende den arbeidstakeren allerede har. Fortrinnsrett kan dermed ikke gj?res gjeldende til enhver ledig stilling som den deltidsansatte er kvalifisert for, fordi det kunne ?pne for at ordningen utnyttes som avansementsmulighet.

Begrepet ?kvalifisert? skal forst?s p? samme m?te som ved fortrinnsrett grunnet overtallighet. N?r det gjelder niv? p? kvalifikasjonskrav kan det kreves det som m? anses som normalt eller gjennomsnittlig for vedkommende stilling.

Loven tar forbehold om at ut?velse av fortrinnsretten ikke skal inneb?re vesentlige ulemper for virksomheten.

Fortrinnsretten kan ogs? gjelde en del av en stilling.

Fortrinnsrett for deltidsansatte gjelder ikke for ansatte i ekstraerverv (bistilling), jf lovens forskrift § 8 fjerde ledd (lovdata.no).

S?kere med innvandrerbakgrunn

Minst én kvalifisert s?ker som oppgir ? ha innvandrerbakgrunn skal kalles inn til intervju

Med s?ker med innvandrerbakgrunn menes s?ker som har innvandret fra Europa utenom EU/EFTA, Asia inkludert Tyrkia, Afrika, Latin-Amerika og Oseania utenom Australia og New Zealand, eller hvor begge foreldre har innvandret fra disse landene, jf. forskrift til statsansatteloven § 4 b (lovdata.no).

S?kere med funksjonsnedsettelse

Som IA-bedrift er UiO er forpliktet til aktiv oppf?lging av delm?l 2 i IA-avtalen om ? ?Redusere frafall fra arbeidslivet?.

Som ledd i arbeidet med ? sikre like muligheter og mangfold i arbeidsstyrken skal s?kere med funksjonsnedsettelse skal vurderes spesielt. Statsansattelovens forskrift § 6 (lovdata.no) krever at hvis noen av s?kerne oppgir ? ?ha en funksjonsnedsettelse som vil kreve tilrettelegging p? arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet?, s?  skal minst én av dem innkalles til intervju.

S?kere med frav?r fra arbeid, utdanning eller oppl?ring

Minst en kvalifisert s?ker som oppgir ? ha frav?r fra arbeid, utdanning eller oppl?ring ("hull i CV'en") skal kalles inn til intervju, jf. forskrift til statsansatteloven § 4 a (lovdata.no). Med s?ker med frav?r fra arbeid, utdanning eller oppl?ring menes en s?ker som p? s?knadstidspunktet til sammen har v?rt utenfor arbeid, utdanning eller oppl?ring i minst to ?r de siste fem ?rene. Bestemmelsen omfatter ikke s?kere som p? s?knadstidspunktet har fast ansettelse eller midlertidig ansettelse av varighet p? mer enn ett ?r.

1.5 Ansettelsesprosedyrer

Hvem som skal ansettes bestemmes normalt av ansettelsesorgan, hvor sammensetning varierer avhengig av hvilken stillingskategori det gjelder.

1.5.1 Ansettelsesorganer

Med hjemmel i universitets- og h?yskoleloven bestemmer universitetsstyret hvem som har ansettelsesmyndighet i vitenskapelige stillinger og enkelte lederstillinger, mens ansettelsesmyndighet for andre stillinger reguleres av bestemmelser i statsansatteloven.

Vitenskapelige stillinger

Ansettelse i undervisnings- og forskningsstillinger foretas av styret, med mindre beslutningen er delegert til underordnet organ eller ansettelsesutvalg, jf. universitets- og h?yskoleloven § 7-2. Studentenen skal v?re representert i ansettelsesutvalget med mindre styret enstemmig bestemmer noe annet. 

Myndighet i forhold til ansettelse er fordelt som f?lger:

Universitetststyret: 

Universitetsstyret selv behandler alle ansettelser i alle undervisnings- og forskningsstillinger uten kunngj?ring hjemlet i universitets- og h?yskoleloven § 7-8 (kallelser) (lovdata.no). 

Universitetsstyrets ansettelsesutvalg:

  • kunngj?ring av professor for faglig ledelse ( SKO 1404)
  • ansettelse av professor for faglig ledelse (SKO 1404)
  • andre saker som dekanen eller et innstillings- eller ansettelsesorgan p? fakultetet ?nsker ? forelegge for universitetsstyrets ansettelsesutvalg

I saker som er delegert til fakultet og hvor én eller flere av s?kerne kommer med en begrunnet innsigelse til saksbehandlingen, skal universitetsstyrets ansettelsesutvalg  f? tilsendt kopi av s?kerens merknader samt en orientering om fakultetets behandling av denne. Ansettelsesutvalget vil p? dette grunnlaget avgj?re om det vil ta saken opp til behandling.

Avdeling for personalst?tte er sekretariat for universitetsstyrets ansettelsesutvalg.

Fakultetsniv?: 

Kunngj?ring og ansettelse i andre saker enn de som er nevnt over, samt vedtak om kompetanseopprykk, er delegert til fakultetsniv? ved styre/ansettelsesutvalg.

Fakultetsstyret kan delegere ansettelsesmyndigheten for stipendiat- og postdoktorstillinger til instituttniv?. Delegering av stipendiatstillinger forutsetter at vurderingen fra sakkyndig komite er enstemmig. Delegering av postdoktorstillinger forutsetter at hensynet til fakultetets rekrutteringspolitikk som helhet ivaretas.

Det er et eget felles ansettelsesorgan for ansettelse ved enheter uten fakultetstilknytning.

Teknisk-administrative stillinger

Teknisk-administrative tjenestemenn ansettes av egne ansettelsesr?d ved henholdsvis de enkelte fakulteter, museene, Universitetsbiblioteket og i LOS. R?dene er sammensatt av 4 arbeidsgiverrepresentanter og 4 representanter oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene (henholdsvis Parat, NTL, Akademikerne og Forskerforbundet). I tillegg oppnevner administrasjonen leder av ansettelsesr?det, som normalt b?r v?re ?verste leder ved fakultetet/enheten eller den denne bemyndiger.

Et s?rskilt ansettelsesr?d p? 3 medlemmer ansetter instrukt?rtannleger og spesialtannleger.

Ved oppnevning av representanter til ansettelsesr?d gjelder likestillingslovens § 21, som krever at:

  • har utvalget 3 medlemmer (instrukt?rtannleger) skal begge kj?nn v?re representert
  • har utvalget 9 medlemmer (vanlige ansettelsesr?d) skal hvert kj?nn v?re representert med minst 4

Universitetsstyret ansetter i stilling som fakultetsdirekt?r, avdelingsdirekt?r i LOS (inkludert intern revisor) og bibliotekdirekt?r.

1.5.2 Saksbehandling i ansettelsesorganet

Saksbehandling i ansettelsesr?det er n?rmere beskrevet i personalreglementets pkt. 8.

Det lokale personaladministrative ledd m? s?rge for at ansettelsesorganet f?r seg forelagt innstillingen, sakkyndig bed?mmelse i vitenskapelige stillinger, utvidet s?kerliste, samtlige s?knader med vedlegg og kunngj?ringsteksten/stillingsbeskrivelsen.

Vedtak fattes med vanlig flertall, og organet er beslutningsdyktig hvis minst halvparten av medlemmene avgir stemme.

Ansettelsesvedtak skal protokollf?res, med oversikt over hvordan den enkelte har stemt.

Ved innstilling av flere kandidater, m? vedtaket v?re klart i forhold til rekkef?lgen p? rangeringen. Dette kan eksempelvis ivaretas ved ? protokollf?re at ?ansettelse skjer i henhold til rangeringen i innstillingen?.

Dersom et medlem av ansettelsesorgan ?nsker ? ansette en s?ker som ikke er innstilt, skal det innhentes en skriftlig vurdering av s?keren fra den som avgir innstillingen, jf statsansatteloven § 6 tredje ledd (lovdata.no). I lovforarbeidene (Prop 94L (2016-2017) s 204) er det vist til at

Etter ? ha mottatt en slik skriftlig vurdering treffer ansettelsesr?det avgj?relse ved alminnelig flertallsbeslutning, og kan da ansette enten en s?ker som er innstilt eller en s?ker som det gis skriftlig vurdering av.

Loven krever ikke at den skriftlige vurderingen fra innstillingsmyndigheten skal v?re positiv for at s?keren skal kunne ansettes. Dette inneb?rer i prinsippet at ansettelsesr?det kan ansette en som n?rmeste leder mener ikke er kvalifisert. Det kan utfordre premiss om at det b?r v?re samsvar mellom ansvar og innflytelse, dvs. at den som f?r ansvaret for medarbeideren ogs? b?r f? p?virke valg av kandidat. Dersom slike situasjoner oppst?r b?r n?rmeste leder gis anledning til ? redegj?re muntlig for sin vurdering overfor ansettelsesr?det f?r det treffes vedtak.

1.5.3 Ansettelsesmyndighet ved kortvarige ansettelsesforhold eller lav stillingsbr?k

Ansettelse av varighet under 6 m?neder er unntatt fra vanlige ansettelsesprosedyrer, jf. statsansatteloven § 7 (lovdata.no). Ansettelse kan da foretas av lederen p? ansettelsesniv?et eller den som bemyndiges, uten forutg?ende innstilling.

Tilsvarende gjelder for arbeidsforhold med kortere varighet enn 15 timer ukentlig. Ordningen gjelder ikke ekstraerverv. 

UiOs personalreglement pkt. 2.2 ?pner for at ansettelse av varighet under ett ?r kan foretas av administrasjonen etter innstilling fra n?rmeste leder, i tilfeller der ordin?r ansettelsesprosess ikke kan gjennomf?res uten vesentlig ulempe for virksomheten.  Se Regler for ansettelse i professorater og f?rsteamanuensisstillinger § 4.

 Ansettelsesforhold uten forutg?ende offentlig utlysning kan ikke forlenges ut over grensen p? ett ?r.

1.5.4 Rettslig grunnlag for midlertidig ansettelse

Hovedregelen er at arbeidstakere skal ansettes fast, jf. statsansatteloven § 9 (lovdata.no). Tidsavgrensede kontrakter skal ikke brukes i st?rre utstrekning enn strengt n?dvendig. Bakgrunnen for dette er ? styrke de midlertidiges rettsstilling, og forhindre bruk av midlertidige avtaler for ? l?se permanente bemanningsbehov.

UiO har etablert en egen handlingsplan for reduksjon i UiOs andel midlertidig ansatte, som blant annet angir kontrollsp?rsm?l i valg mellom henholdsvis fast og midlertidig ansettelse i eksternt finansierte stillinger.

En s?rregel for midlertidig ansettelse i undervisnings- og forskningsstillinger er gitt i universitets- og h?yskoleloven § 7-3 (lovdata.no), hvor det ?pnes for at:

 

Dersom ingen s?kere tilfredsstiller kvalifikasjonskravene for ansettelse i en utlyst undervisnings- og forskningsstilling og det p? grunn av undervisningssituasjonen er helt n?dvendig ? ansette noen, kan et universitet eller en h?yskole ansette en s?ker midlertidig i inntil ett ?r i en lavere stilling. S?keren m? oppfylle kvalifikasjonskravene til den lavere stillingen.

Midlertidighet kan ellers bare rettsgyldig avtales hvis det kan hjemles i statsansatteloven § 9 (lovdata.no). De mest aktuelle tilfellene er:

§ 9 f?rste ledd bokstav a: ?n?r arbeidet er av midlertidig karakter?

I forhold til definisjon av begrepet "midlertidig karakter" peker lovens forarbeider (Prop 94 L 2016-2017) p? at:

Arbeid som ut fra sin art skiller seg fra det som ordin?rt utf?res i virksomheten er omfattet av bestemmelsen, det samme gjelder forskjeller i arbeidsmengde. Dersom det er behov for ansatte med spesielle kvalifikasjoner, og det ikke har meldt seg kvalifiserte s?kere, kan man ogs? ansette midlertidig. Bestemmelsen dekker ogs? adgang til ? ansette midlertidig for ? utf?re et oppdrag som har en noenlunde klar arbeidsmessig avgrensning og en naturlig avslutning. Tidsramme eller oppdragets innhold m? v?re klart fastsatt. Dette er f.eks tilfelle hvor det bare er bevilget midler for ? utf?re oppgaver for begrenset tid (s 205).

§ 9 f?rste ledd bokstav b: ?for arbeid i stedet for en annen eller andre (vikariat)?

Begrepet ?vikar? skal kun benyttes ved reelle vikariater, og ikke hvis det i praksis dreier seg om ekstrahjelp eller midlertidig avgrensede oppdrag. Det er likevel ikke n?dvendig ? presisere hvilken person det vikarieres for. Eksempelvis kan det v?re aktuelt med endring i intern oppgavefordeling, slik at vikaren i praksis ikke gj?r samme arbeid som den som er i permisjon. Vikariatet kan ogs? skyldes midlertidig ledighet n?r en person fratrer, og at det er behov for vikar i p?vente av ny fast ansettelse.

§ 9 f?rste ledd bokstav c:?for en periode p? inntil seks m?neder n?r det har oppst?tt et uforutsett behov?

Lovens forarbeider (Prop 94 L 2016-2017) forutsetter at virksomheten m? ?vurdere konkret om slikt uforutsett behov finnes?. Videre er det presisert at:

Perioden kan ikke strekkes ut over seks m?neder, selv om behovet for den midlertidige fremdeles finnes. Det er naturligvis heller ikke adgang til ? ta en midlertidig ut av tjenesten for en kort periode, for deretter ? ansette vedkommende midlertidig igjen, med samme hjemmel. En forlengelse ut over seks m?neder av en midlertidig ansettelse hvor denne lovhjemmelen er benyttet, krever at et av lovens ordin?re vilk?r for midlertidig ansettelse er oppfylt (s 122).

 

?rsak til midlertidighet og varigheten av ansettelsesforholdet skal angis i ansettelseskontrakten.

Midlertidige arbeidsavtaler etter lovens § 9 (lovdata.no) opph?rer ved det avtalte tidsrommets utl?p, eller n?r det bestemte arbeidet er avsluttet, med mindre noe annet er skriftlig avtalt, jf statsansatteloven § 17 (lovdata.no).

Dersom det foretas midlertidig ansettelse uten rettslig grunnlag for midlertidighet, kan arbeidstakeren gj?re krav p? status som fast. Tvister om tidsbegrensede arbeidsavtaler f?lger de samme prosessregler som ved tvister om lovligheten av avskjed eller oppsigelse, og kan dermed bli relativt kompliserte saker.

1.5.5 Ansettelse i ekstraerverv

Ekstraerverv er ansettelsesforhold hvor stillingsinnehaveren i regelen har hovedstilling ved en annen institusjon og ekstraerverv (inntil 20 %) ved UiO. Form?let er at universitetet skal ha mulighet for 澳门葡京手机版app下载 med eksterne institusjoner og tilf?rsel av spisskompetanse som kan tilpasses skiftende faglige behov.

Adgangen til ? ansette ekstraerverv p? ?rem?l er hjemlet i universitets- og h?yskoleloven § 7-7 (lovdata.no). Ekstraerverv kan ogs? v?re fast. 

Ekstraerverv kan v?re enten eksternt finansiert eller finansiert over UiOs ordin?re budsjett.

Vanlige ansettelsesforhold innen ekstraerverv-kategorien er:

  • Ekstraerverv knyttet til funksjon

    som omfatter ansettelsesforhold hvor ekstraervervet er knyttet til arbeidstakerens funksjon i hovedstillingen. Dette er aktuelt i forbindelse med 澳门葡京手机版app下载stiltak mellom UiO og den virksomhet hvor vedkommende har sin hovedstilling.

  • Kombinerte stillinger

    som i hovedsak finnes p? Det medisinske fakultet. Disse er knyttet til en bestemt hovedstilling ved 澳门葡京手机版app下载ende institusjon, som p? sykehusene. Varigheten p? ansettelsesperioden for ekstraerverv f?lger ofte hovedstillingen. 

Det skal fremg? av kunngj?ringstekst/stillingsbeskrivelse, innstilling og arbeidsavtale hvilke vilk?r som gjelder for ekstraerverv (ansettelsesperiode, tilknytning til hovedstilling osv.)

1.5.6 Pr?vetid

Arbeidstakere som begynner i statstjenesten har vanligvis en pr?vetid p? seks m?neder, jf. statsansatteloven § 15 (lovdata.no).  Ansettelsesorganet kan vedta unntak fra dette.  

For midlertidig ansatte kan pr?vetiden ikke overstige halvparten av lengden p? ansettelsesforholdet. Ved overgang fra midlertidig til fast stilling kan ny pr?vetid gis, under forutsetningen av at tidligere ansettelsestid og pr?vetid i ny stilling samlet ikke overstiger seks m?neder.

Det er ansettelsesorganet som har myndighet til ? bestemme at det ikke gis pr?vetid, eller at pr?vetiden skal v?re kortere enn lovens hovedregel. Hva som kvalifiserer til unntak fra pr?vetid vil bero p? en skj?nnsmessig vurdering fra ansettelsesorganets side i hvert enkelt tilfelle, etter anbefaling fra innstillingsmyndigheten. Unntak fra hovedreglene om pr?vetid skal protokollf?res sammen med vedtak om ansettelse. Hvis ansettelsesorganet ikke sier noe om pr?vetid i vedtaket, gjelder lovens hovedregel.

Pr?vetid ved skifte av stilling internt ved UiO

Det skal ikke gis ny pr?vetid n?r ansatte skifter stilling internt ved UiO og stillingene i det vesentlige er likeartet. Ny pr?vetid vil kun v?re aktuelt hvis arbeidstakeren g?r over til oppgaver av en vesentlig annen karakter enn det vedkommende hadde tidligere. Det skal heller ikke gis ny pr?vetid ved forlengelse/ny ansettelse i midlertidig stilling.

Frav?r i pr?vetiden

Hvis den ansatte har v?rt frav?rende fra arbeidet i pr?vetiden er det p? visse vilk?r adgang til ? forlenge pr?vetiden tilsvarende lengden av frav?ret. Det forutsettes at frav?ret er av en viss varighet, slik at arbeidstaker ikke har f?tt en reell pr?vetid med oppf?lging fra arbeidsgiver.  Arbeidsgiver m? orientere skriftlig om forlengelsen innen utgangen av den opprinnelige pr?vetiden. Det er ikke adgang til ? forlenge pr?vetiden p? grunn av frav?r som er for?rsaket av arbeidsgiver.

1.6 Iverksetting av ansettelsesvedtak

Arbeidsavtalen utformes ved det aktuelle tjenestestedets lokale personaladministrative ledd, mens Avdeling for administrativ st?tte v/Seksjon for l?nn foretar teknisk registrering i l?nnssystemet.

1.6.1 Arbeidsavtalen (arbeidskontrakten)

Statsansatteloven § 6 (lovdata.no) forutsetter at den ansatte skal gis skriftlig underretning om ansettelsen. Arbeidsmilj?loven § 14-5 (lovdata.no) krever likeledes at det skal inng?s arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. Den skriftlige avtalen skal foreligge snarest mulig og senest sju dager etter at arbeidsforholdet begynte. Arbeidsmilj?loven legger i § 14-6 til grunn at:

(1) Arbeidsavtalen skal inneholde opplysninger om forhold av vesentlig betydning i arbeidsforholdet, herunder:

  1. partenes identitet,
  2. arbeidsplassen. Dersom det ikke eksisterer noen fast arbeidsplass eller hovedarbeidsplass skal arbeidsavtalen gi opplysning om at arbeidstakeren arbeider p? forskjellige steder eller fritt kan bestemme sitt arbeidssted, og oppgi forretningsadressen eller eventuelt hjemstedet til arbeidsgiver,
  3. en beskrivelse av arbeidet eller arbeidstakerens tittel, stilling eller arbeidskategori,
  4. tidspunktet for arbeidsforholdets begynnelse,
  5. forventet varighet dersom arbeidsforholdet er midlertidig, samt grunnlaget for ansettelsen, jf. § 14-9,
  6. eventuelle pr?vetidsbestemmelser, jf. § 15-3 sjuende ledd og § 15-6,
  7. arbeidstakerens rett til ferie og feriepenger, reglene for fastsettelse av ferietidspunktet og eventuell rett til annet frav?r betalt av arbeidsgiver,
  8. arbeidstakerens og arbeidsgiverens oppsigelsesfrister og fremgangsm?te ved opph?r av arbeidsforholdet,
  9. den gjeldende eller avtalte l?nnen ved arbeidsforholdets begynnelse, eventuelle tillegg og andre godtgj?ringer som ikke inng?r i l?nnen, for eksempel pensjonsinnbetalinger og kost- eller nattgodtgj?relse, utbetalingsm?te og tidspunkt for l?nnsutbetaling. De ulike elementene skal angis s?rskilt,
  10. lengde og plassering av den daglige og ukentlige arbeidstid. Dersom arbeidet skal utf?res periodevis eller den daglige og ukentlige arbeidstiden vil variere, skal arbeidsavtalen opplyse om dette og fastsette eller gi grunnlag for ? beregne n?r arbeidet skal utf?res,
  11. lengde av pauser,
  12. avtale om s?rlig arbeidstidsordning, jf. § 10-2 andre, tredje og fjerde ledd,
  13. ordninger for vaktendringer, jf. § 10-3, samt ordninger for arbeid utover avtalt arbeidstid, herunder betaling for slikt arbeid, 
  14. opplysninger om eventuelle tariffavtaler som regulerer arbeidsforholdet. Dersom avtale er inng?tt av parter utenfor virksomheten skal arbeidsavtalen inneholde opplysninger om hvem tariffpartene er, 
  15. innleiers identitet, dersom arbeidstaker leies ut fra bemanningsforetak. Opplysningen skal gis s? snart innleiers identitet er kjent, 
  16. rett til kompetanseutvikling som arbeidsgiver eventuelt tilbyr, 
  17. ytelser i regi av arbeidsgiver til sosial trygghet, samt navn p? institusjoner som mottar innbetalinger fra arbeidsagiver i denne forbindelse. 

N?r det gjelder bokstavene g til k, samt m, p og q, er det tilstrekkelig ? vise til lover forskrifter eller tariffavtale som regulerer disse forholdene. 

Dersom arbeidsgiver ikke har opplyst om at arbeidsforholdet er midlertidig, skal det legges til grunn at arbeidstakeren har fast ansettelse dersom ikke noe annet gj?res overveiende sannsynlig, jf. § 14-6 (3).

Dersom arbeidsgiver ikke har opplyst om stillingens omfang, skal arbeidstakers p?stand om stillingsomfang legges til grunn dersom ikke noe annet gj?res overveiende sannsynlig, jf. § 14-6 (4).

Etter at det er bestemt hvem som skal ansettes, sender det lokale personaladministrative niv?et skriftlig tilbud om stillingen til den aktuelle kandidaten. Arbeidsavtalen skal utformes i samsvar med UiOs fastlagte maler som lastes ned som standardtekster direkte inn i ePhorte, se veiledning. Ved ansettelse i vikariater eller andre midlertidige ansettelsesforhold skal ansettelsesperioden presiseres i kontrakten. Det skal videre angis begrunnelse for hvorfor ansettelsesforholdet er midlertidig, sammen med henvisning til relevant hjemmel i statsansatteloven eller universitets- og h?yskoleloven.

?n av opplysningene som i henhold til arbeidsmilj?lovens § 14-6 (lovdata.no) skal fremg? av arbeidsavtalen er ?tidspunktet for arbeidsforholdets begynnelse?. Tidspunktet for tiltredelse kan imidlertid fortsatt v?re uavklart n?r det fattes vedtak om ansettelse og gis formelt tilbud om stilling. I slike tilfeller anbefales det at kontrakten undertegnes fra arbeidsgiver selv om tiltredelsesdatoen ikke er avklart, men at det innarbeides en forutsetning om n?rmere avtale om tiltredelsesdato. Arbeidsgiver b?r likeledes ta forbehold om at ansettelsesforholdet m? aktiveres innen et bestemt tidspunkt, for ? unng? at arbeidstakeren velger urimelig lang utsettelse av tiltredelsen. F?lgende standardformulering kan tas inn i arbeidsavtalen i de tilfeller hvor tiltredelsedatoen er ukjent n?r tilbudet om ansettelse blir gitt:

Dato for tiltredelse er forel?pig ikke avklart, men vil bli fastsatt etter n?rmere avtale mellom partene. UiO har inng?tt arbeidsavtalen med forbehold om at stillingen m? tiltres innen ... (eksempelvis 3-4 m?neder).

Siste frist for tiltredelse m? vurderes individuelt i hvert enkelt tilfelle, men det m? uansett tas hensyn til eventuell oppsigelsesfrist som den nyansatte har i sitt eksisterende arbeidsforhold.

Dersom kandidaten ikke aksepterer tilbudet om stilling, rettes henvendelse til den neste som er rangert i henhold til vedtaket i ansettelsesorganet.

Det gj?res oppmerksom p? Regler for praktiseringen av kravet om universitetspedagogisk basiskompetanse ved UiO. Som det fremg?r av disse reglene m? s?kere som ansettes i undervisningsstilling som hovedregel enten dokumentere at de har universitetspedagogisk basiskompetanse, eller skaffe seg slik kompetanse innen to ?r. P? bakgrunn av innstillingsmyndighetens vurderinger bestemmer ansettelsesmyndigheten i sitt vedtak om den ansatte har pedagogisk kompetanse eller ikke.

For stipendiater skal en forskerutdanningsplan utgj?re en bindende del av arbeidsavtalen, jf. Forskrift om ansettelsesvilk?r for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat (lovdata.no). Forutsetningen for ansettelse i stipendiatstillinger er opptak til doktorgradsprogrammet. Plan for gjennomf?ring av forskerutdanningen utarbeides av grunnenheten og stipendiaten i fellesskap.

Staten har fastsatt retningslinjer om karantene og/eller saksforbud. Retningslinjene ?pner for at nye arbeidsavtaler kan inneholde en klausul om at det kan bli aktuelt ? p?legge tidsbegrenset karantene og/eller saksforbud n?r arbeidstakeren g?r over til stilling utenfor statsforvaltningen. Ved UiO vil det sjelden v?re aktuelt med inngrep som karantene og saksforbud, men det kan unntaksvis v?re situasjoner hvor kunnskap opparbeidet ved universitetet vil kunne gi ny arbeidsgiver urettmessige konkurransefortrinn og s?rfordeler. Terskelen for inngrep som karantene og saksforbud skal imidlertid v?re h?y, og at det m? foretas en konkret og streng vurdering i hvert enkelt tilfelle av behovet for s? inngripende restriksjoner.

Ved endringer i arbeidsforholdet, jf. arbeidsmilj?loven § 14-6 og 14-7, stilles det krav om at endringene skal tas inn i arbeidsavtalen senest den dagen endringen trer i kraft.

1.6.2 Teknisk iverksetting

Se personalrutiner.

Vedtak om ansettelse er et enkeltvedtak, jf. forvaltningslovens § 2, annet ledd (lovdata.no),og samtlige s?kere m? i henhold til forvaltningsovens § 27, f?rste ledd (lovdata.no) , dermed informeres om avgj?relsen. S? snart stillingen er besatt, skal de ?vrige s?kerne underrettes skriftlig om hvem som er ansatt i stillingen. Se personalrutiner.

Arbeidsavtalen og skjemaet Vedlegg til arbeidsavtale (lastes ned som standardtekst direkte inn i ePhorte, se veiledning) sendes Seksjon for l?nn via ePhorte n?r den ansatte har akseptert tilbudet om stilling.

N?r stillingen er tiltr?dt, skal skjemaet Bekreftelse p? tiltredelse (lastes ned som standardtekst direkte inn i ePhorte, se veiledning) oversendes Seksjon for l?nn. Dette b?r gj?res den f?rste arbeidsdagen.

1.6.3 Iverksetting av l?nn

Ansettelsesforhold gj?res ofte gjeldende fra den 1. i en m?ned. Dersom det faller p? en l?rdag eller s?ndag, skal l?nn likevel iverksettes fra den 1. i m?neden, og ikke fra f?rste aktive arbeidsdag. Dette har sammenheng med at l?nnstabellens beregninger er basert p? kalenderdager (dvs. medregnet l?rdag og s?ndag). Hvis arbeidstaker tiltrer den f?rste virkedag (arbeidsdag) i en m?ned, skal likevel full m?nedsl?nn utbetales selv om den f?rste i m?neden faller p? en fril?rdag, s?ndag, helgedag eller offisielle fridager og tiltredelse f?rst skjer den p?f?lgende virkedag.

 

Publisert 21. feb. 2014 15:26 - Sist endret 16. juli 2024 16:01
Del p? e-post

Regelverk

Se ogs?

Personalrutiner

For bed?mmelseskomitéer

For s?kere

For nyansatte