Generelt om vitenskapelige assistenter
Hva er egentlig en vitenskapelig assistent?
Stillingen som vitenskapelig assistent er en stilling som skal forberede den ansatte til en videre akademisk karriere. Den skal fungere som et springbrett til en mulig stilling som doktorgradsstipendiat, og vitenskapelige assistenter kan derfor ikke v?re n?v?rende eller tidligere doktorgradsstipendiater.
Arbeidsoppgavene skal ligge p? et akademisk niv? og best? av vitenskapelig assistanse. Eksempler p? dette kan v?re:
- transkribering
- indeksering
- arbeid med databaser
- tekstsredigering
- gj?re intervjuer og kildes?k
- assistanse til akademiske arrangement
- feltassistanse
- lab assistanse mm.
Stillingen er en tidsbegrenset kontrakt. Det betyr at samlet ansettelsestid for vitenskapelige assistenter ikke kan v?re mer enn to ?r, uavhengig av stillingsprosent og arbeidsgiver.
Stillingen skal som hovedregel kunngj?res offentlig f?r ansettelse.
For mer informasjon se lovdata.no's forskrift om ansettelsesvilk?r for stilling som vitenskapelig assistent eller Personalreglement ved Universitetet i Oslo - Universitetet i Oslo (uio.no)
Skal du ikke heller ansette en student assistent?
Vitenskapelige assistenter skal som hovedregel ikke utf?re administrative oppgaver. Studentassistent kan ha administrative oppgaver, v?re kollokvieveiledere eller ha seminarundervisning, teknisk bistand etc.
Er du tvil om den som skal ansettes skal ansettes som vitenskapelig assistent eller studentassistent kan du se denne forklaringen p? forskjellen mellom vitenskapelig assistent og studentassistent eller snakke med administrativ leder.
Prosessen for ? ansette en studentassistent vil f?lge samme prosess og regelverk, som presentert nedenfor, med unntak av bestemmelser om ?rem?l og forlengelser som er unik for stillingskodene for vit.ass.
Hvordan g?r jeg frem for ? ansette en vitenskapelig assistent?
Ved ansettelse av en vit.ass m? du f?rst finne en egnet kandidat.
Stillingen skal som hovedregel kunngj?res offentlig. Det betyr at stillingen annonseres offentlig p? en jobbs?kerplattform.
Hvordan kunngj?r man?
- Stillinger kunngj?res(annonseres) p? Jobbnorge via personalavdelingen til HF.
- For ? kunne gj?re trenger personalavdelingen p? HF en kunngj?ringstekst fra deg.
- Ta kontakt med personalavdelingen p? HF for hjelp.
Eksempel p? offentlig kunngj?ringstekst
N?r slipper man ? kunngj?re?
Det finnes unntak fra krav om offentlig kunngj?ring dersom det dreier seg om:
- Ansettelser for inntil seks m?neder(uansett stillingsprosent), jf. statsansatteloven § 7 f?rste ledd (lovdata.no)
- Ansettelser med kortere arbeidstid enn 15 timer per uke, jf. statsansatteloven § 7 tredje ledd (lovdata.no).
- Ansettelser under 1 ?r, (med arbeidstid over 15 timer pr uke) gitt at det er en vesentlig ulempe ? kunngj?re. (Vesentlige ulemper kan for eksempel v?re at dere er avhengige av ? f? p? plass en person s? raskt som mulig), jfr personalreglement ved Universitetet i Oslo - Universitetet i Oslo (uio.no)
NB: Ansettelsesforhold uten forutg?ende offentlig utlysning kan ikke forlenges ut over grensen p? ett ?r.
Eksempel p? intern utlysningstekst
Jeg trenger hjelp til ? finne en vit.ass-kandidat
Dersom du mangler en egnet kandidat kan du enten lete internt p? UiO eller utenfor UiO, ved ? kunngj?re stillingen offentlig.
Jeg vil lete internt p? UiO:
- Snakk med kollegaene dine: Har de noen egnede studenter, eller tidligere vitenskapelige assistenter de vil anbefale?
- Sp?r studieadministrasjonen: De ansatte i studieadministrasjonen har tett kontakt med studentene og har ofte god oversikt over egnete kandidater. Studieadministrasjonen kan ogs? hjelpe med ? videreformidle din utlysning p? epostlisten til v?re masterstudenter eller hjelpe med ? dele budskapet til andre institutter p? fakultetet.
- Spre ordet gjennom Humanistisk fakultets plattformer: Fakultetet kan formidle interne utlysninger p? sin plattform Studentjobber - Det humanistiske fakultet (uio.no). Utlysningen vil ogs? bli feedet inn i Jobbklar /programrommene i Canvas.
Utlysningstekst og bilde sendes p? epost til fakultetet. Utlysningsteksten m? v?re p? norsk, men engelsk tekst kan lenkes opp i en pdf.
Eksempel p? utlysning via studentjobber
Eksempel p? intern utlysningstekst
Jeg vil lete utenfor UiO:
Det kan v?re aktuelt ? kunngj?re en stilling offentlig ved to tilfeller:
- Du ?nsker ? lyse ut bredt for ? f? en god kandidat, uavhengig av varighet og stillingsprosent.
- Du m? kunngj?re offentlig dersom du skal ansette noen som skal jobbe mer enn 15 timer i uken i mer enn 6 m?neder.
Eksempel p? offentlig kunngj?ringstekst
Jeg har allerede funnet en vit.ass kandidat. Hva m? jeg gj?re n??
Dersom du allerede har en kandidat er neste trinn ? sette opp en kontrakt, gitt at kandidaten oppfyller formelle krav. Du kan g? videre til kontraktsoppretting hvis kandidaten:
- Skal ansettes inntil 6 m?neder, 100 % stilling eller mindre.
- Inntil ett ?r, men jobbe i maks 37,5 % stilling eller mindre(15 timer pr uke)
- Ikke har en samlet vit.ass ansettelse, inkludert denne stillingen, som overstiger 2 ?r(uavhengig av stillingsprosent og arbeidsgiver)
- Ikke er, eller har v?rt, doktorgradsstipendiat, eller har tilsvarende kompetanse.
Kontrakt, l?nn og arbeidsplass mm.
Denne delen av prosessen har administrasjonen ansvar for, men det er verdifullt at vitenskapelige ansatte er kjent med informasjonen. Instituttet, ved administrativ leder er arbeidsgiver, mens den vitenskapelige ansette er oppdragsgiver.
Hvordan oppretter man en vit.ass-kontrakt?
N?r en egnet kandidat er p? plass m? det opprettes en kontrakt. Den vitenskapelige ansatte har ansvar for at administrasjonen har blitt gitt alle opplysninger n?dvendig for ? opprette kontrakt.
- Start og sluttdato
- Info om hvor arbeidet skal utf?res?
- Info om arbeidet skal kveld, natt, helg eller helligdag?
- Info om arbeidsplan: Skal vedkommende jobbe en spesifikk dag? Skal vedkommende styre arbeidstiden fritt?
- Realistisk info om antall timer eller stillingsprosent.
- Beskrivelse av faglige arbeidsoppgaver
- Hvilke midler som skal dekke l?nn
- Ved kunngj?ring, skriv kunngj?ringstekst og ta kontakt med personalavdelingen.
Dette gj?res ved ? fylle ut nettskjemaet for behovsregistrering av forskningsaktivitet.
- CV fra kandidat med navn, epost, telefonnummer og nasjonalitet.
Dette gj?res ved at kandidaten fyller ut nettskjemaet for generell info til vit.ass kontrakt . Den vitenskapelige ansatte har ansvar for at kandidaten fyller ut skjemaet.
Hva slags type kontrakt som skal gis avhenger av arbeidets varighet og regelmessighet.
Timekontrakt:
Timekontrakt skal gis til dem som har oppdrag under 1 m?ned, og/eller oppdrag hvor planlagt timebruk er uviss. F.eks arbeid opptil 200 timer i to m?neder. Kontrakt opprettes i DF?(selvbetjeningsportal eller app) gjennom toa-prosessen(tilsetting og arbeidskontrakt).
- Kontrakten bestilles av en administrativt ansatt p? IAKH ved ? f?lge retningslinjene for ? bestille ny kontrakt.
- Kontrakten opprettes av en administrativt ansatt p? HF med rollen koordinator kontrakt som f?lger retningslinjene for ? opprette kontrakt.
- Ved sp?rsm?l om kontering ta kontakt med forskningsstotte@iakh.uio.no
L?nn utbetales etterskuddsvis(12. p?f?lgende m?ned) basert p? innsendte timelister
M?nedskontrakt:
M?nedskontraker skal gis til dem som har oppdrag over 1 m?ned og/eller hvor planlagt timebruk er fastsatt i en stillingsprosent. F.eks. arbeid i 20 % stilling over tre m?neder.
- For ? bestille en m?nedskontrakt m? du fylle ut skjema for Anmodning om ansettelse eller forlengelse uten utlysning.
- Skjemaet sendes deretter sammen med kandidatens CV p? epost til IAKHs personalkonsulent med instituttleder og oppdragsgiver i kopi.
- Ved sp?rsm?l om kontering ta kontakt med forskningsstotte@iakh.uio.no
L?nn utbetales forskuddsvis, 12. hver m?ned.
Hvordan velger man riktig l?nnstrinn og stillingskode og beregner total l?nnskostnad?
|
Kvalifikasjon |
Stillingskode |
L?nnstrinn |
|
Uten bachelorgrad |
SKO1018 |
38 |
|
Med bachelorgrad |
SKO1019 |
45 |
|
Med mastergrad |
SKO1020 |
51 |
L?nnsberegning
N?r man skal budsjettere kostnadene for en vitenskapelig assistent m? man ta h?yde for flere p?slag p? brutto timel?nn.
- Sosiale kostnader (feriepenger, pensjonsforsikring og arbeidsgiveravgift) utgj?r 44 % som m? legges til bruttosum for l?nn. Pensjon utl?ses dersom man jobber mer enn 60 timer totalt per m?ned. Siden det ofte er vanskelig ? forutse totalt timeantall per m?ned (flere arbeidsforhold ved UiO, flere oppgaver kommer til underveis), tar vi utgangspunkt i 44 % p?slag for alle.
- Overhead: Dersom vit.assen skal ansettes p? et eksternt finansiert prosjekt vil det sl? inn ekstra kostnader for overhead, en avgift prosjekt m? betale instituttet for indirekte kostander som administrajon, kontorhold, husleie mm. Overheadsats varierer med prosjekttype. Er det behov for ekstakt sats kontakt IAKHs prosjektkontroller
Verkt?y for timel?nnsberegning
Arbeidsplass, systemtilgang og annen praktisk info
Arbeidsplass og utstyr
P? grunn av kontormangel f?r som hovedregel ikke vit.ass.-er p? IAKH egen kontorplass eller adgangskort og n?kkel. Instituttet tilbyr heller ikke utstyr og det forventes at vit.ass.-er tar i bruk sitt eget til arbeidet.
Det kan gj?res unntak for vitenskapelige assistenter med langvarig m?nedskontrakt.
Ta kontakt med Ragnar Holst Larsen om du har sp?rsm?l.
Systemtilgang
Bestilling av m?nedsl?nn og timel?nn er grunnlaget for brukertilgang i alle administrative systemer som er relevante for den ansatte, og gir grunntilganger i en rekke administrative systemer.
Behov for tilleggstilganger rettes til lokal IT eller Alf Storrud p? IAKH.
Annen praktisk info for vitenskapelige ansatte
Sykefrav?r, timef?ring, og annen nyttig info for vitenskapelige assistenter
Hvem har ansvar for hva? Vitenskapelige ansatte og administrasjon
Vitenskapelige ansatte
-
Finne en egnet kandidat
- S?rge for at administrasjonen har alle n?dvendige opplysninger for ? opprette kontrakt.
- Ved kunngj?ring, skrive kunngj?ringstekst og ta kontakt med personalavdelingen
- F?lge opp vit.ass i utf?relsen av arbeidsoppgavene
Administrasjon
- Bist? med generell r?dgivning og avklare uklarheter.
- S?rge for opprettelse av kontrakt og at regelverket er overholdt.
- Bist? med systemtilganger og andre praktiske form?l