Tilgang til selvbetjeningsportalen/betalmeg og DF?-appen
N?r kontraktsmottaker har signert kontrakten vil hen f? tilgang til selvbetjeningsportalen/betalmeg og DF?-appen.
Personer p? time- eller m?nedskontrakt f?r tilgang til selvbetjeningsportalen og appen. Oppdragstakere f?r tilgang til betalmeg og appen. Der kan de se l?nnsslipper, kontrakter, personopplysninger og mer.
Personer p? timekontrakt m? f?re timer under "Mine kontrakter" i portalen eller appen.
Hvis kontraktsmottaker ikke f?r logget inn vil de ta kontakt med deg. Det kan v?re flere grunner til problemet.
Problemer som kan oppst?
Kontrakten er ikke signert
Du kan se i "Kontrakter" eller "Rapport" om kontrakten er signert. Send en ny lenke for signering (dfo.no).
Kontrakten er nettopp signert
Personen vil ikke kunne logge inn f?r dagen etter at kontrakten er signert, siden systemet trenger en natt for ? oppdatere tilganger.
Kontrakten har ikke startet enda
Det er ikke mulig ? logge inn f?r kontrakten har startet. Eksempel: Hvis kontrakten starter 1. januar, vil ikke personen kunne logge inn f?r denne datoen, selv om kontrakten er signerert f?r.
Kontrakten har n?dd sluttdato
Personer p? time- og/eller m?nedskontrakt mister tilgangen n?r kontrakten har n?dd sluttdato. Oppdragstakere har tilgang i to ?r etter kontraktslutt. Se i "Kontrakter" eller "Rapport" for ? se sluttdatoen p? kontrakten. Seksjon for l?nn kan forlenge tilgangen til timeansatte, men ikke hvis det er mer enn en m?ned siden kontraktsslutt. For mer informasjon om oppf?lging se under F?lge opp personer p? timekontrakt. Tilganger til m?nedansatte blir ikke forlenget.
Det er feil med brukeren
Hvis personen ikke kommer inn selv med aktiv kontrakt, kan du be om ? f? tilsendt bilde av feilmeldingen. Send feilmeldingen videre til toa-hjelp@admin.uio.no med navn p? ansatt og gjerne ansattnummer. Seksjon for l?nn vil se om det er noe feil med brukeren og ta kontakt med DF? ved behov.
Utenlandsk person uten norsk personnummer
Hvis personen ikke har norsk personnummer kan det bli feil med opprettelsen av FEIDE-brukeren p? UiO.
Send e-post til it-hjelp@uio.no og sett den ansatte i kopi. Hvis personen har bilder av feilmeldingen m? disse ogs? sendes videre.
F?lge opp personer p? timekontrakt
P?minnelse om timef?ring
UiO sender e-post en gang i m?neden til alle som har en aktiv timekontrakt med en p?minnelse om at de m? f?re timer.
Hvis en timeansatt tar kontakt med deg for ? sp?rre hvordan de kan f?re timer, kan du sende f?lgende veiledninger:
Kontrakten har n?dd sluttdato
Timeansatte mister tilgangene n?r de ikke har en aktiv kontrakt. Du skal ikke opprette ny kontrakt for ? forlenge tilgangen, da personen vil f? mulighet til ? f?re timer i ny og gammel kontrakt.
Send e-post til toa-hjelp@admin.uio.no med navn og ansattnummer og be om tilgangsforlengelse. Dagen etter at Seksjon for l?nn har forlenget tilgangen vil den timeansatte kunne logge inn. Siden det kun er tilgangen som forlenges m? timer f?res under "utg?tte kontrakter". Hvis personen f?r ny kontrakt vil hen automatisk f? tilgang til systemet igjen og kan f?re timer p? gamle kontrakter.
Hvis det er mer enn en m?ned siden kontrakten gikk ut, m? du sende inn timelister p? papir.
Du skal fylle ut utbetalingsbilag for timekontrakt som har feilet og timelister. Dette skal sendes i internposten.
F?r ikke til ? f?re timelister
Dersom personen ikke f?r til ? f?re timer, kan du fylle ut skjemaet utbetalingsbilag for timekontrakt som har feilet og timelister. Dette skal sendes i internposten.
Godtgj?relser, merarbeid eller tillegg
Hvis en person er fast ansatt p? UiO, er det ikke mulig ? opprette kontrakt til den selv om den er ansatt i under 100 % stilling.
Ansatte kan legge inn godtgj?relser, tillegg og mertid i selvbetjeningsportalen.
Utbetaling for oppdrag
Den ansatte kan legge inn en godtgj?relse i selvbetjeningsportalen eller DF?-appen for ? f? utbetalt for oppdraget. Du m? informere den ansatte om hvilket kostnadssted, delprosjekt, l?nnart og bel?p den skal legge inn i systemet. Du har ikke mulighet til ? legge inn godtgj?relse for en annen person.
N?r den ansatte har lagt inn godtgj?relsen vil godtgj?relsen g? til en ?konomikonsulent for attestering. Deretter g?r den til godkjenning hos leder. Bel?pet vil bli utbetalt ved neste hovedl?nnskj?ring.
Det er mulig ? opprette en oppdragskontrakt p? papir, som sendes til seksjon for l?nn per post. Bli enig med den ansatte hvordan dere l?ser dette, slik at det ikke blir utbetalt dobbelt.
Utbetaling av mertid
Det er ulike l?sninger for ? utbetale mertid for deltidsansatte og personer ansatt p? timekontrakt.
Deltidsansatt (m?nedskontrakt)
Dersom den ansatte skal jobbe noen ekstra timer, kan den legge dette inn i selvbetjeningsportalen/DF?-appen under tid. Det skal f?res som ?overtid til betaling?, og s? blir det utbetalt som vanlig timel?nn. Dette l?sningen forutsetter at det merarbeidet er gjort p? samme kostnadssted og delprosjekt.
Veiledning: Utbetaling av overtid/mertid - For ansatte - Universitetet i Oslo
Dersom personen skal jobbe ekstra timer p? et annet kostnadssted eller delprosjekt, m? det opprettes en kontrakt til i toa.
Hvis personen er ansatt via personal og har en fast deltidsstilling, m? det opprettes en timekontrakt p? papir for ? utbetale timene.
Timeansatt
Hvis en person p? timekontrakt skal jobbe flere timer enn planlagt, m? det opprettes en timekontrakt til i toa.
Utbetaling av overtid
Ansatte i deltidsstillinger eller timeansatte kan motta utbetaling etter overtidssats hvis de har oppfylt full normalarbeidsdag og overtidsarbeidet er p?lagt.
Deltidsansatt (m?nedskontrakt)
Personen m? legge inn overtid under tid. Deretter m? den velge fremm?tetype Overtid m/avspasering eller Overtid mot betaling fra nedtrekksmenyen. Veiledning: Registrere arbeidstid | DF?
Timeansatt
Timeansatt m? f?re overtid under godtgj?relser. Hvis de har krav p? 100 % overtid, m? de velge l?nnart 2020 og f?re antall timer. Veiledning: Helge-, vakt- og feltarbeidtillegg - For ansatte - Universitetet i Oslo
Tillegg
Personer p? ansatt p? m?nedskontrakter og timekontrakter m? f?re kveldstillegg og andre tillegg under godtgj?relse. Merk at de f?r opp ulike valg under godtgj?relse utifra hvilken kontraktstype de er ansatt i.
Veiledning: Helge-, vakt- og feltarbeidtillegg - For ansatte - Universitetet i Oslo
Rutiner for endringer i toa-kontrakter
- Endre l?nnstrinn/?rsl?nn, avslutte kontrakt m.m.: Rutine for endring av toa-kontrakt
- Endre adresse, D-nummer: Rutine for endring av personinformasjon
- Endre delprosjekt i kontrakt, f?rte timer eller utbetaling av oppdrag: Rutine for endring i kontering og ompostering
- Rutine for sletting av kontrakt
- Rutine for endring av bankkonto
- Personen skal slutte p? UiO og ?nsker ? f? utbetalt feriepengene sine: Rutine for fratredelse og sluttoppgj?r
Se hvordan du laster opp endringer i ePhorte (video)
Feriepenger
Personer p? time- og m?nedskontrakt tjener opp feriepenger n?r de jobber p? UiO.
Oppdragstakere f?r ikke feriepenger.
Feriepenger blir utbetalt i juni ?ret etter at den ansatte har jobbet. Les mer om utbetaling av feriepenger.
Dersom en person slutter p? UiO og ?nsker ? f? utbetalt feriepengene sine, m? det sendes inn skjema for sluttoppgj?r.
Merk at personen m? skatte av feriepengene sine hvis de utbetales samme ?r som de er opptjent.
Egenmeldt sykefrav?r for personer p? time- eller m?nedskontrakt
Personer p? time- eller m?nedskontrakt tildeles ikke automatisk kvote for egenmelding. Dersom en ansatt blir syk og ?nsker ? dokumentere frav?ret med egenmelding, m? n?rmeste leder med oppf?lgingsansvar vurdere om den ansatte har opptjent rett til ? benytte egenmelding.
Rett til egenmelding
Er retten til ? benytte egenmelding opptjent, m? leder sende en henvendelse til ova-sl-fravaer@admin.uio.no og be om at det opprettes kvote for egenmelding. Gruppe for frav?r og Nav-refusjoner (GRUF) oppretter kvote p? bakgrunn av henvendelsen.
Den ansatte vil ha mulighet for ? registrere egenmelding i selvbetjeningsportalen dagen etter at GRUF har behandlet saken og gitt tilbakemelding til leder. For at det skal utbetales l?nn for dager med egenmelding m? timelister sendes inn p? papir.
Sykemelding
Dersom retten til ? benytte egenmelding ikke er opptjent, m? leder be den ansatte dokumentere frav?ret med sykmelding.
L?nn ved sykdom for personer over 67 ?r
Les om l?nn ved sykdom for personer over 67 ?r (dfo.no)