M?teinnkalling fra Zoom

Du kan planlegge og kalle inn til m?ter b?de fra Zoom og Outlook. Her forklarer vi hvordan du bruker Zoom til planleggingen og opprettelsen av m?tet. N?r du har opprettet m?tet distribuerer du invitasjonen p? ?nsket m?te. 

?pne Zoom og klikk p? Schedule-knappen p? startskjermen

 

Planleggingsvinduet ?pnes. Her har du en rekke valg og innstillingsmuligheter. En del innstillinger har en standardinnstilling som er angitt sentralt p? UiO av sikkerhetshensyn. Vi g?r gjennom valgene under, og ber om at du i st?rst mulig grad beholder standardinnstillingene der de begrunnes med sikkerhetshensyn.

Innstillingene i planleggingsvinduet

Topic: Gi m?tet et navn

Start og Duration: Oppgi dato, klokkeslett og varighet for m?tet.

Recurrent meeting: Skal du kalle inn til et fast m?te som gjentas for eksempel ¨¦n gang i uka, markerer du denne avkrysningsruten. Du blir da bedt om ? fylle ut gjentakelsesinformasjonen i kalenderinvitasjonen n?r den ?pnes p? slutten av planleggingen.

Meeting ID: Generate automatically er av sikkerhetshensyn angitt som standard. Med dette valget oppretter Zoom en ny m?te-ID som kun brukes til dette m?tet, noe som gir ?kt sikkerhet. Du b?r ikke dele m?te-ID p? sosiale medier eller andre ?pne fora, for da mister du raskt kontrollen p? hvem som kan dukke opp p? m?tet, og sjansen ?ker for zoombombing og andre u?nskede hendelser, ?ker. Personal Meeting ID er m?te-IDen til ditt personlige Zoom-rom som alltid er der. Om noen kjenner denne ID-en kan de ogs? komme til m?terommet ditt n?r du holder m?ter de ikke er invitert til. M?ter i slike personlige rom, har lavere sikkerhet enn m?ter med generert ID. 

Password: Av sikkerhetshensyn anbefaler vi at du passordbeskytter m?tene dine. Det ?ker sikkerheten og minker muligheten for at roboter og andre automatiserte aktiviteter kan f? tilgang til m?tet ditt. Passordet vises i m?teinnkallingen du sender ut, men du kan og velge ? sende ut m?teinnkalling og passord separat. 

Video: Her angir du om du som er vert (host) for m?tet og deltakerne skal ha video sl?tt p? n?r dere g?r inn i m?tet. Av sikkerhetshensyn anbefaler vi at video er sl?tt av n?r deltakerne kommer inn i m?tet. Deltakerne kan selv sl? p? video n?r de er inne i m?tet. Det gj?res ved ? flytte mark?ren til nederst p? skjermen (n?r m?tet er i gang), og klikke p? videokameraikonet der. Du som vert kan ogs? sl? av og p? video for deltakerne. 

Audio: Her angir du hva slags kilde deltakerne har for lyd. Standardinnstillingen er Telephone and Computer Audio. De fleste vil nok sitte ved en PC som har mikrofon, s? ofte er det nok ? velge Computer Audio, men det kan v?re lurt ? beholde standardinnstillingen og la deltakere ha mulighet til ? ringe til m?tet og delta med lyd via telefonen. Vi anbefaler ikke ? velge kun Telephone for lyd.

Calendar: Her angir du om du invitasjonen skal sendes fra Outlook eller en annen kalender. Valget ditt her er avhengig av hvilken kalender du bruker p? maskinen du kaller inn fra. 

Avanserte innstillinger

Klikk p? Advanced options nederst i planleggingsvinduet for ? vise flere viktige innstillinger.

Enable waiting room: Av sikkerhetshensyn er Enable waiting room forh?ndsvalgt. Med venterom m? du som vert slippe inn m?tedeltakerne til m?tet. N?r deltakerne klikker p? lenken kommer de alts? ikke direkte inn i m?tet, men m? vente p? ? bli sluppet inn. Slik har du som vert bedre kontroll p? hvem som faktisk kommer inn i m?tet og minsker muligheten for u?nskede deltakere og for eksempel Zoom-bombing.

• Les mer om venterom.

Enable join before host: Om dette alternativet er valgt, kan deltakerne komme inn i m?terommet f?r verten kommer til m?tet. Av sikkerhetshensyn anbefaler vi ikke dette, siden du som vert f?r mindre kontroll p? hvem som faktisk deltar p? m?tet.

Mute participants on entry: Her angir du om deltakerne skal ha mikrofonen sl?tt av n?r de g?r inn i m?tet. Det kan v?re praktisk at mikrofonen er sl?tt av (muted) n?r deltakerne kommer inn i m?tet for ? unng? st?y. Deltakerne kan selv sl? p? mikrofonen n?r de er inne i m?tet. Det gj?res ved ? flytte mark?ren til nederst p? skjermen n?r m?tet er i gang, og klikke p? mikrofonen der. Du som vert kan ogs? sl? av og p? mikrofonen for deltakerne. 

Only authenticated users can join: Vi anbefaler at dette valget er sl?tt p?. Da vil brukere som ikke er logget inn, bli videresendt til innloggingssiden f?r de kan komme inn i m?tet. 

Automatically record meeting on the local computer: Om du angir dette valget, starter opptak av m?tet automatisk n?r du som vert ankommer. Opptak kan ogs? startes manuelt n?r m?tet er i gang. Husk Regelverk for opptak av forelesninger og andre arrangementer p? UiO.

Alternative hosts: Her kan du legge inn en annen bruker som kan v?re vert for m?tet om du er forhindret fra ? delta. Brukeren m? ha UiO-brukernavn og passord. Oppgi brukeren p? formen brukernavn@uio.no.

Sende ut innkalling

N?r du har angitt valgene du ?nsker, klikker du p? Schedule. Om du bruker Outlook ?pnes m?teinvitasjonen i Outlook, og du kan sende den derfra.

Hvis du ikke bruker Outlook, vises informasjonen deltakerne trenger i et vindu, og du kan kopiere informasjonen inn i en e-post og sende den til de du vil invitere. Hvis du glemmer ? sende invitasjonen til en eller flere personer, trenger du bare ? videresende invitasjonen. Det deltakerne trenger for ? v?re med p? m?tet er m?te-ID, eller lenken for Join Zoom Meeting, eventuelt sammen med passordet til rommet.

I Outlook legger du inn de du vil invitere i To-feltet som en vanlig Outlook-innkalling, og fikser andre innstillinger, for eksempel om m?tet er gjentagende, skal vises som privat eller annet. I feltet for Location, der du vanligvis finner et m?terom, vises ofte URL-en til Zoom-m?tet. Det er ikke noe du ?nsker ? ha ?pent i kalenderen din, s? det b?r du slette og erstatte med "Zoom-m?te" eller lignende.

I selve innkallingen er det en del standardtekst. Den b?r du ikke slette, men heller legge inn informasjon om m?tet f?r (over) standardteksten som forklarer hvordan man deltar i m?tet fra forskjellige plattformer. P? UiO er det for de fleste nok ? bare klikke p? URLen etter Join meeting. Om m?tet ditt er passordbeskyttet vil passordet v?re en del av m?telenken. En lenke til et passordbeskyttet m?te kan se slik ut:
https://uio.zoom.us/j/66xx283x085?pwd=bC9FxxxxxxXVFTkxaVxxxxxx. 

Om du vil sende ut m?telenken og passordet separat, kopierer du ut lenken og sletter alt etter sp?rsm?lstegnet. Da kan du sende ut lenken, og etterp? sende ut passordet til de som er i m?lgruppen for m?tet. I de fleste tilfeller er det OK ? sende lenke og passord i samme e-post internt p? UiO. 

N?r du er forn?yd med e-posten som inneholder innkallingen, og riktige mottakere er lagt inn, klikker du Send, som vanlig, og m?tet er klart. Som vert (m?teleder) bruker du samme lenke som andre deltakere for ? komme inn i m?tet.