1. Opprette ny journalpost p? saken
-
Klikk p? aktuell sak slik at den ?pner seg rett til h?yre for venstremenyen.
-
Klkk deretter p? knappen +Journalpost og velg Utg?ende brev i menyen.
2. Legg inn opplysninger om utbrevet i detaljert visning
-
G? til detaljert visning lengst til h?yre i bildet for innlegging av svarbrevets p?krevde opplysninger.
Tittel
- Legg inn en meningsb?rende tittel med sladding av navn ved behov. Bruk h?yre museknapp for sladding av navn i tittel!
Eksterne mottakere med fargekoder i felt merket Til
-
I felt merket Til legger du inn brevets eksterne mottakere:
-
Eksterne virksomheter er merket med et bl?tt hus.
-
Eksterne privatpersoner er merket med en bl? figur.
-
Interne eller eksterne kopimottakere med fargekoder
-
I felt merket Kopi legger du inn brevets kopimottakere:
-
Eksterne virksomheter er merket med bl?tt hus.
-
Eksterne privatpersoner er merket med bl? figur.
-
Interne brukere av Elements ved UiO er merket med r?d figur.
-
Interne enheter ved UiO er merket med r?dt hus.
-
Tilgangskode
-
Legg inn en saksspesifikk tilgangskode ved behov. Denne stenger lesetilgang til dokumentet og muliggj?re skjerming av navn i brevets tittel.
Tilgangsgruppe
- Legg inn en Tilgangsgruppe ved behov. Personalkonsulenter benytter tilgangsagruppe L?NN for L?nningsseksjonens lesetilgang til journalposten.
Dokumentdato
-
Feltet Dokumentdato blir automatisk fylt ut med oppdatering etter brevets ferdigstillelse og tilh?rende fletting inn i brevmalen.
Oppslag i adresseregistrene i Elements
- Klikk knapp merket Til i detaljert visning for ny journalpost.
- Neste boks merket S?k i adresseregister gir deg f?lgende valg:
- Folkeregisteret for borgere.
- Enhetsregisteret for virksomheter.
S?k i Folkeregisteret
- Etter ? ha hentet frem personen fra Folkeregisteret, klikker du knapp merket Til nederst til venstre i tilh?rende boks, for hoveddmottaker. Du klikker knapp merket Kopi for kopimottaker.
- N?r du tilslutt klikker gr?nn knapp merket OK i samme boks, vil mottaker og kopimottaker legge seg i inn p? journalposten din.
Redigering av opplysninger for mottaker i eget kontaktkort
- G? til detaljert visning av journalpost.
- Klikk direkte p? navn p? ekstern mottaker i felt merket Til.
- Legg inn kontaktinformasjon i p?f?lgende tosidige kontaktkort merket Mottaker.
- Huk av for alternativet Skjermet for faktisk skjerming av personnavn ved behov.
- Autoriserte brukere vil kunne lese sladdet navn i r?d skrift.
- Uautoriserte brukere ser kun stjerner.
- Merk at alternativet Person ikke medf?rer skjerming. Dette gjelder en portal for eInnsyn som UiO ikke benytter.
- Klikk Flere felt for ytterligere opplsyninger.
S?k i Enhetsregisteret
-
Aktuelle s?keord i Enhetsregisteret er orgnisasjonsnummer eller navn p? virksomhet.
-
Klikk p? riktig virksomhet i listen og p? knappene lengst til h?yre merket Til eller Kopi for hovedmottaker eller kopimottaker.
3. Knytte til dokumentmal for ? opprette et hoveddokument
-
G? til detaljert visning lengst til h?yre i bildet.
-
Klikk arkfane Tilknytt for ? f? tilgang til UiOs offisielle brevmaler.
-
Velg s? alternativet Dokumentmal i nedtrekksmenyen.
-
Samme meny har ogs? et valg merket Filvedlegg for innhenting av et ferdigskrevet brev fra Filutforsker p? PC lokalt.
-
I neste boks markerer brevmalen du ?nsker ? benytte for brevet ditt
4. Lagre og redigere dokument
-
For ? kunne ?pne malen og redigere i denne i Word, klikker du gr?nn knapp i ?vre h?yre hj?rne merket Lagre og rediger dokument.
5. F?r du ikke redigert i dokumentet i Word?
- Opplever du problemer med redigering i malen via Word?
- Da mangler du gjerne Elements Desktop Client p? din maskin.
- IT hjelper deg med innlegging av Elements Desktop Client b?de i Windows og p? Mac.
- For Elements Desktop Client f?r du raskest hjelp om du kontakter IT direkte.
6. Skrive brev i mal, lukke Word og sjekke inn dokument
Redigere i brevets innhold og lukke Word
-
Skriv brevet i mal i Word.
-
Angi nederst p? dokumentet hvilke ledere som skal godkjenne brevet.
-
Lukk Word p? vanlig m?te ved ? klikke p? krysset i ?vre h?yre hj?rne.
-
Klikk Lagre i ny boks for kort mellomlagring i temp-mappe etter gjennomf?rt redigering i dokumentet ditt.
-
Dokumentet forsvinner fra temp-mappen etter din innsjekking i Elements Cloud med videre lagring i tilh?rende filserver i sky.
Innsjekking av dokument fra Word og inn i Elements
-
Innsjekkingsboksen ?pner seg i nedre h?yre hj?rne og gir deg tre ulike valgmuligheter:
-
Direkte ferdigstillelse (uten godkjenning eller ekspedering).
-
Direkte ferdigstillelse (uten godkjenning) etterfulgt av ekspedering.
-
Innhenting av godkjenning fra en eller flere ledere f?r eventuell ekspedering.
-
-
Bekreft valget ditt ved ? klikke OK.
Hva gj?r jeg dersom innsjekkingsboksen blir borte?
-
Klikk p? et tilfeldig sted i innsjekkingsboksen med en gang den dukker opp. Da blir den liggende der tilgjengelig for utfylling.
-
Forsvinner innsjekkingsboksen, klikker du igjen p? den gr?nne knappen Lagre og rediger dokument og f?lger samme lagringsrunden som beskrevet tidligere.
Lagre et utkast under arbeid
-
Dersom du ?nsker ? jobbe videre med dokumentet senere, lar du samtlige alternativer i innsjekkingsboksen bli st?ende uten avhuking.
-
Journalposten legger seg da i s?ket Under arbeid i venstremenyen.
7. Knytte til vedlegg
-
For ? kunne knytte til flere vedlegg p? en journalpost, m? denne st? i status Reservert.
-
Se veiledninger for innlegging av vedlegg fra PC lokalt eller fra en eksisterende sak i Elements.
8. Godkjenning og ekspedering
- For ? innhente godkjenning fra leder, kan du velge mellom to ulike innganger:
- Godkjenning fra innsjekkingsboksen direkte etter din redigering i dokumentmalen i Word.
- Godkjenning fra liggende toppmeny p? journalpost som du har opprettet tidligere og kanskje ogs? forsynt med noen vedlegg.
-
Etter godkjenning og ferdigstillelse gjenst?r ekspedering til mottaker eksternt.
9. Send oss dine tilbakemeldinger p? veiledningen v?r
- Har du synspunkter p? veiledningen du akkurat har lest?
- Send oss dine tilbakemeldinger.