1. S?ke frem aktuell journalpost?
- Klikk katalog merket?Saksbehandler?i venstremenyen.
- Klikk s? s?ket Godkjent - klar til ekspedering.
- Klikk deretter aktuell journalpost i treffliste til h?yre for venstremenyen.?
2. Sjekk av mottakers kontaktinformasjon?
-
Her er egen veiledning for redigering av kontaktinformasjon for mottaker p? utg?ende brev med oppslag i Folkeregisteret eller Enhetsregisteret.?
3. Krav til kontaktinformasjon ved ekspedering til borger?
- Uten korrekt kontaktinformasjon feiler forsendelsen:?
- Fullt navn
- F?dselsnummer
- Av hensyn til alternativ utskriftstjeneste: postadresse i Norge med gateadresse, postnummer og poststed.
- L?sningen fungerer ikke med postadresse i utlandet.
4. Krav til informasjon ved ekspedering til virksomhet
- Uten korrekt organisasjonsnummer feiler forsendelsen.?
- Er du usikker p? hvilket organisasjonsnummer du skal benytte, kontakt virksomheten om dette f?r du ekspederer brevet.
5. Velg Ekspeder i detaljert visning
-
G? til detaljert visning av journalpost lengst til h?yre i bildet
-
Klikk Ekspeder og Ekspeder digitalt?i liggende toppmeny
6. Forsendelsesm?te Generell digital forsendelse?
-
Her gjelder samme fremgangsm?te for borgere som for virksomheter:
-
I begge tilfeller velger du Generell digital forsendelse?som forsendelsesm?te.
-
-
Klikk?Send.
- Klikk Lukk i p?f?lgende vindu.
7. Gr?nn konvolutt betyr vellykket forsendelse
- Gr?nn konvolutt i felt merket Til,?betyr at brevet?er sendt fra Elements.
- R?d konvolutt betyr feilet forsendelse med krav til retting og ny ekspedering.
- Gr?nn konvolutt med lys gr?nn bakgrunn, betyr at brevet er levert til mottaker.?
8. S?ket Sendt - KS SvarUT i venstremenyen
- Klikk katalog merket Saksbehandler i venstremenyen.
- Vellykkede forsendelser legger seg i s?ket? Sendt - KS SvarUT.
9. Utskriftstjeneste ved reservasjon mot digital forsendelse
- UiO har avtale med KS forvaltning om utskriftstjeneste i slike tilfeller:
- Mottaker har reservert seg for digital post.
- Mottaker har ikke oppdatert n?dvendig varslingsinformasjon i kontakt- og reservasjonsregisteret.
- Tjenesten skriver ut dokumenter, pakker i konvolutt, frankerer og sender via posten til mottaker.
10. Ekspedere til mottakers epost
- L?sningen gjelder kun for journalposter uten tilgangskode i status Ferdig.?
-
Start med ? g? til detaljert visning av journalpost lengst til h?yre i bildet som beskrevet under punkt 5.
-
Klikk Ekspeder og Ekspeder digitalt?i liggende toppmeny
-
Skriv inn e-post-adresse i felt merket E-post.
- Velg forsendelsesm?te Epost i samme boks.
-
Klikk?Send.
- Klikk Lukk i p?f?lgende vindu.
11. Feil ved digital ekspedering
- Journalposter som feiler, finner du i s?ket Overf?ring feilet – KS svar ut?i venstremenyen.
- Du kan selv sette varsling p? mail om forsendelser som feiler for deg i Elements.?
- Her kan du lese mer om ?rsaker til og oppf?lging av?feil ved digital ekspedering.
12. Alternative forsendelsesm?ter
- Skriv ut brev og send p? papir med vanlig postgang.
- Dersom du ekspederer utskriften av dokumentet med vanlig postgang, m? du huske manuell statusendring p? journalpost i etterkant til Ekspedert.
- Vurder ut fra brevets innhold om en eventuell forsendelse via Outlook vil samsvare med sikerhetskravene i UIOs lagringsguide.? ?
13. Send oss dine tilbakemeldinger p? veiledningen v?r
- Har du synspunkter p? veiledningen du akkurat har lest?
- Send oss dine tilbakemeldinger.
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?