Feil ved digital ekspedering

1. Noen eksempler p? feilkilder

Her er noen eksempler p? feilkilder ved digital forsendelse i Elements:

• Feilaktig forsendelsesm?te ved digital forsendelse til borgere eller virksomheter. 
• Feilaktig organisasjons- eller f?dselsnummer. 
• Borgers postadresse er feilaktig registrert.
• Borger er angitt med postadresse i utlandet. L?sningen krever postadresse i Norge.
• Mottaker er registrert med feilaktig e-post-adresse.
• Hoveddokument eller vedlegg mangler innhold.
• Tilknyttede filer i ukurant filformat. 
• Tilknyttet dokument er tomt.

2. S?ket Overf?ring feilet ¨C KS svar ut

• Klikk s?ket Overf?ring feilet ¨C KS svar ut i venstremenyen.
• Klikk aktuell journalpost i treffliste til h?yre for venstremenyen.

3. R?d konvolutt ved mottakers navn betyr feilet forsendelse

• Forsendelser som feiler blir merket med r?d konvolutt foran mottakers navn i felt merket Til.

4. Sjekk feilmelding i logg

• G? f?rst til detaljert visning av journalpost lengst til h?yre i bildet.
• Velg Vis logg i tilh?rende meny. 
• Les feilmelding under Logghendelser. 

5. Endringer i kontaktinformasjon for mottaker kan du gj?re i status Ferdig

• Endringer i opplysninger om brevets mottaker kan gj?res i status Ferdig uten foranliggende statusendring til Reservert.
• Dersom leder allerede har godkjent brevet, endres status automatisk til Ferdig. Da gj?r du ogs? dine endringer for mottaker i journalpoststatus Ferdig. 
• Fors?ker du ? endre status fra Ferdig til Reservert etter leders godkjenning, f?r du feilmelding og ingen nye redigeringsmuligheter for mottaker. 

6. Rettelser i kontaktinformasjon for ekstern mottaker

• G? til detlajert visning av journalpost i status Ferdig.
• Klikk Rediger i liggende toppmeny uten ? fors?ke noen statusendring til Reservert.

• Klikk p? mottakers navn i felt merket Til. 
• I kontaktkortet som da kommer til syne, kan du rette flere aktuelle feil:
  • Borgers f?dselsnummer.
  • Mottakers postadresse som m? v?re i Norge.
  • Virksomheters organisasjonsnummer. 
  • Mottakers e-post-adresse.

7. Fjerne feilmelding i kontaktkort for mottaker

• Det er to grunner til at melding om feilet ekspedering m? fjernes fra journalposten:
  • Feilmelding hindrer ny ekspedering.
  • Feilmelding gj?r at s?k fortsetter ? dukke opp i feils?ket i Elements. 
• For ? muliggj?re ny ekspedering m? begge disse feltene i kontaktkortet v?re t?mt:
  • Forsendelsesm?te
  • Forsendelstsstatus
• Det er ogs? krav til at saksmappen st?r i status Reservert eller Under behandling.
• Klikk Rediger i toppmeny i detaljert visning p? journalpost som beskrevet under punkt 5. 
• Klikke direkte p? mottakers navn i felt merket Til slik at kontaktkortet ?pner seg. 
• Klikk Flere felt nede til venstre.

• T?m disse feltene i neste vindu ved ? klikke lite kryss lengst til h?yre i hvert felt:
  • Forsendelsesm?te
  • Forsendelstsstatus
• Klikk OK.

8. Legge inn feilregistrert mottaker helt p? nytt

• I stedet for ? rette i kontaktinformasjon for en mottaker du allerede har registrert p? journalposten din med feil, kan du ogs? fors?ke ? fjerne den feilregistrerte mottakeren helt fra feltet merket Til. Bruk samme inngang som beskrevet under punkt 6:
  • G? til detlajert visning av journalpost i status Ferdig.
  • Klikk Rediger i liggende toppmeny uten ? fors?ke noen statusendring til Reservert.
• Deretter henter du frem samme mottaker p? nytt via adresseregistrene i Elements etter ? ha klikket p? knappen merket Til.
• Unng? at samme mottaker er f?rt opp to ganger i feltet merket Til. 

9. Lagre dine endringer med gr?nn knapp i ?vre h?yre hj?rne

• Klikk gr?nn knapp merket Lagre og lukk i ?vre h?yre hj?rne i detaljert visning p? journalpost.
• Dette er for lagre endringer du nettopp gjorde i kontaktinformasjon for mottaker i felt merket Til.

10. Utskiftning av filer i ukurant format eller uten innhold

• Filer i ukurant format kan ogs? for?rsake feil ved digital ekspedering. 
• For utskiftning av filer i ukurant format er det krav til endring av journalpoststatus fra Ferdig tilbake til Reservert. Kontakt oss ved behov for hjelp til dette.
• Filer i ukurant format kan lastes ned, konverteres til godkjent format og hentes inn igjen som vedlegg. 
• Ved behov settes vedlegg som hoveddokument.
• Ved behov slettes vedlegg i ukurant format dersom de er erstattet av vedlegg i gyldig format.

11. Tomme filer kan ogs? for?rsake feil ved digital ekspedering 

• Filer uten innhold kan ogs? for?rsake feil ved digital ekspedering. 
• Vedlegg uten innhold slettes.
• Ved behov settes vedlegg med innhold som hoveddokument.
• Du kan ogs? vurdere om hele journalposten skal settes til utg?tt. Kontakt oss ev. for bistand.

12. Ny ekspedering etter rettelser i kontaktinformasjon for mottaker 

• G? til detaljert visning p? journalpost og klikk Ekspeder i liggende toppmeny.

• Klikk deretter Ekspeder digitalt.

• Du velger forsendelsesm?te for hver mottaker i nytt vindu merket Velg mottakere som skal ekspederes:

  • Generell digital forsendelse for forsendelser til digital postkasse eller Altinn.

  • E-post for forsendelser med e-post.

• Ta en siste sjekk for korrekt f?dselsnummer, organisasjonsnummer, postadresse og e-post.

• G? tilbake til punkt 6 for ev. justeringer i kontaktinformasjon for mottaker. 

13. Klikk Send etter siste sjekk av opplysninger om mottaker

• G? til vindu merket Velg mottakere som skal ekspederes.
• Klikk p? knapp merket Send i nedre h?yre hj?rne.

• Klikk Lukk i p?f?lgende vindu. 

14. Utskriftstjeneste ved reservasjon mot digital forsendelse

• UiO har avtale med KS forvaltning om utskriftstjeneste i slike tilfeller:
  • Mottaker har reservert seg for digital post.
  • Mottaker har ikke oppdatert n?dvendig varslingsinformasjon i kontakt- og reservasjonsregisteret.
• Tjenesten skriver ut dokumenter, pakker i konvolutt, frankerer og sender via posten til mottaker.