Innholdsfortegnelse
1. Huk av for godkjenning i innsjekkingsboksen
- Etter at dokumentet er utarbeidet i Elements via innebygd mal, lukker du Word ved ? klikke krysset i ?vre h?yre hj?rne.
- I p?f?lgende boks i nedre h?yre hj?rne huker du av for alternativet Send til godkjenning.
- Her legger du ogs? inn navn p? ledere som skal godkjenne dokumentet.
- Merk at godkjenning fra innsjekkingsboksen skjer sekvensielt.
- Klikk tilslutt OK.
- Tips: Klikk p? et vilk?rlig sted i innsjekkingsboksen for ? hindre at denne lukker seg for raskt.
2. Kontroll at status p? journalpost er endret til Til godkjenning
- G? til detaljert visning av journalpost lengst til h?yre i skjermbildet.
- Kontroller at status p? journalpost er endret til G Til godkjenning, som indikerer at godkjenningsrunden er iverksatt.
3. Hvordan sjekker du status p? godkjenningsflyten din?
- For ? sjekke status p? godkjenningsrunden, klikker du ikon for arbeidsflyt p? aktuell journalpost i trefflisten til h?yre for venstremenyen.
- Dermed ?pner flyten seg med sine tilh?rende godkjenningsoppgaver.
4. Oppdatering og fletting av opplysninger i dokumentet etter godkjenning
- Dokumentdato blir oppdatert i dokumentet etter godkjenning.
- Navn p? siste godkjenner blir automatisk lagt til nederst i malen til venstre.
- Oppretter leder egen versjon, er det denne som blir satt som gjeldende etter endt godkjenning. Ta ev. kontakt med leder for sp?rsm?l om dette.
5. Oppdatering av status p? godkjenningsflyt etter godkjenning
- Gr?nt symbol betyr fullf?rt oppgave av aktuell godkjenner.
- N?r samtlige ledere har godkjent, blir status p? hele flyten automatisk satt til Utf?rt.
6. Oppdatering av status p? journalpost etter godkjenning
- Etter godkjenning blir status p? journalpost automatisk endret fra Reservert til Ferdig.
- Oppdager du mindre skrivefeil etter godkjenning og trenger ? endre status tilbake fra Ferdig til Reservert, kontakter du eSak for bistand.
- For ? f? teknisk adgang til ? endre status tilbake til Reservert trenger eSak f?rst ? slette godkjenningsflyten med sin arkivansvarligrolle.
- S? snart eSak har slettet flyt og endret status tilbake til Reservert, vil du kunne redigere p? journalposten.
- Etter dine utf?rte endringer er det krav til at du innhenter ny godkjenning p? journalposten fra leder.
7. Hvor finner du igjen godkjent journalpost?
- Etter leders godkjenning blir status p? journalpost automatisk endret til Ferdig.
- Godkjente brev og notater finner du igjen samlet i s?ket Godkjent.
- Ellers vil du kunne finne igjen dine godkjente brev i s?ket Brev til ekspedering.
- For gjenfinning av godkjente notater kan du ogs? benytte s?ket Mine ferdigstilte notater.
8. Hvor finner du igjen journalpost med avvist godkjenning
- Klikk s?ket Returnert fra leder i venstremenyen.
- Dersom leder ikke har godkjent journalposten, vil den legge seg her i status Reservert.
- Du vil ogs? kunne finne igjen journalposten i s?ket Under arbeid.
9. Veien videre etter avvist godkjenning
- Klikk p? ikon for arbeidsflyt p? journalposten slik at flyten ?pner seg
- Inne i selve flyten klikker du deg videre inn p? aktuell oppgave.
- R?d knapp merket Negativ indikerer leders avvisning gjerne ledsaget av forklarende merknad.
- Veien videre blir ? rette opp mangler etter leders instruksjoner.
- Deretter sender du journalposten p? nytt p? godkjenning til samme leder p? vanlig m?te.
- Ny flyt legger seg under den forrige som leder avviste.
10. Send oss dine tilbakemeldinger p? veiledningen v?r
- Har du synspunkter p? veiledningen du akkurat har lest?
- Send oss dine tilbakemeldinger.