Bakgrunnsdata i Etterutdanningsmodulen
For videreutdanningsemner brukes EVUWeb som s?knadsportal. For at videreutdanningsemner skal bli s?kbare i EVUWeb m? instituttet melde inn emnet som et videreutdanningstilbud til seksjon for opptak. Se mer om saksgangen for oppretting av videreutdanningsemner.
Seksjon for opptak gir beskjed til saksbehandler n?r emnet har blitt opprettet som et videreutdanningstilbud og er s?kbart i EVUWeb. De har da registrert bakgrunnsdata i Etterutdanningsmodulen i FS, blant annet har videreutdanningstilbudet f?tt en kode (som i Etterutdanningsmodulen kalles kurskode) og det blir det registrert hvor lenge tilbudet skal v?re s?kbart i EVUWeb.?
Saksbehandlingen av s?knader til videreutdanningsemner gj?res ogs? i Etterutdanningsmodulen.?
Kurskode
V?r oppmerksom p? at kurskoden som opprettes for et videreutdanningsemnet i Etterutdanningsmodulen er annerledes enn emnekoden. Som regel vil dette v?re en kode som starter med 14 (HFs stedkode), og etterf?lges av bindestrek og emnekoden, f.eks. har videreutdanningsemnet i norsk som andrespr?k med emnekode NOAS1100V kurskoden 14-NOAS1100V i Etterutdanningsmodulen. Du vil f? oppgitt kurskoden for seksjon for opptak n?r videreutdanningstilbudet er s?kbart i EVUWeb.?
Finn fram til s?kerne?
S?knadene fra EVUWeb registreres automatisk i FS-bildet Kursdeltakelse samlebilde (Modul Etterutdanning> Bilder> Kursdeltakelse samlebilde).
Etter at s?kingen har startet i EVUWeb kan du fortl?pende sjekke i FS hvor mange og hvilke s?knader som har kommet. Du kan enten s?ke dem opp i Kursdeltakelse samlebilde eller kj?re en rapport for ? se s?kerne samlet. Hvis du bruker rapporten for ? finne fram til s?kerne, har du ogs? mulighet til ? hente fram s?kerne ut fra n?r de registrerte s?knaden i EVUWeb.?
Kursdeltakelse samlebilde
For ? s?ke opp s?kerne til et videreutdanningsemne i Kursdeltakelse samlebilde velger du kurskoden til videreutdanningstilbudet i nedtrekksmenyen i det f?rste feltet for kurskode. Deretter skriver du inn det aktuelle semesteret tilbudet g?r i det neste feltet. I eksemplet under er koden for et videreutdanningsemne i historie valgt i nedtrekksmenyen og v?rsemesteret 2026V er skrevet inn i det andre feltet. Du kan deretter p? vanlig m?te trykke Enter for ? starte s?ket.?
I eksempelet over er v?rsemesteret 2026 registrert som 2026V, og ofte vil semesteret v?re registrert p? denne m?ten, med ?rstall+V for v?rsemestre og ?rstall+H for h?stsemestre. F.eks. vil det for v?r og h?st 2026 v?re registrert 2026V og 2026H.
N?r du har s?kt fram s?kerne til et videreutdanningskurs for et bestemt semester i Kursdeltakelse samlebilde, kan du bla deg gjennom s?kerne ved ? klikke p? piltastene i verkt?ylinjen i FS. Standardinnstillingen i FS-bildet er ? vise kun fullf?rte s?knader. Men det er ogs? mulig ? vise s?knader som er p?begynt i EVUWeb, men som ikke har ferdigstilt og sendt inn. For ? ogs? kunne se s?knader som ikke er fullf?rt i EVUWeb, kan du ta bort haken "Vis kun fullf?rte s?knader".?
I eksemplet under vises én av s?kerne som har s?kt til et videreutdanningsemne i historie v?ren 2026. I eksemplet er ogs? feltet for ? hake av for kun fullf?rte s?knader rammet inn. ?
I eksempelet over kan du ogs? se knappen "Hele", som er markert med en r?d ramme. Hvis du trykker p? Hele-knappen, f?r du opp mer informasjon om s?keren, blant annet med adresse, tidspunktet s?knaden ble sendt inn og om s?keren har generell studiekompetanse (GSK). Se mer om dette lenger ned i veiledningen.
Rapport FS431.001 Kursdeltakere
For ? kunne se s?kerne i en samlet oversikt, kan du bruke rapporten FS431.001 Kursdeltakere (Modul Etterutdanning> Rapporter> FS431.001). Velg f?lgende utplukk:?
- "Kurs" under utplukk (dette er standardinnstilling)
- I nedtrekksmenyen for "Kurskode" velge kurskoden for videreutdanningsemnet
- I nedtrekksmenyen "Tidskode" velger du semester
- Under "Vis" kan du hake av for en rekke ulike ting. Mange av disse vil antakelig ikke v?re relevante for videreutdanningsemner, men deltakernummer (som er et nummer s?kerne f?r n?r de s?ker via EVUWeb) og studentnummer kan v?re nyttig ? ha med. Etter hvert som man behandler s?knader kan det ogs? v?re nyttig ? hake av for "Tilbudsstatus" og "Svar p? tilbud".?
Se bildet under med eksempel fra et videreutdanningsemne i historie v?ren 2026 f?r saksbehandlingen har startet. Rapporten viser dermed bare deltakernummer, eventuelt studentnummer (hvis s?kerne har blitt opprettet som studenter ved UiO tidligere) og navnene til s?kerne.?
?
Finn fram til s?kere ut fra tidspunkt for s?knad
Hvis du har behov for ? sortere s?kerne ut fra tidspunktet for n?r de registrerte s?knaden i EVUWeb, kan du gj?re dette via rapporten FS431.001 Kursdeltakelse. Dette kan f.eks. v?re nyttig dersom du skal saksbehandle s?knadene fortl?pende og vil finne fram til s?knader som har kommet inn etter en bestemt dato (f.eks. etter forrige gang du saksbehandlet s?knader).
I rapport FS431.001 kan du hake av for p?meldingsperiode og skrive inn et datointervall for ? kun hente fram s?knadene som er registrert i EVUWeb innenfor disse datoene. I eksemplet under hentes kun s?knadene som ble registrert fra og med 1. november til og med 14. november 2025. Hvis du haker av for "P?meldt" under "Vis", vil rapporten vise en kolonne for tidspunktet for n?r s?ker registrerte s?knaden sin i EVUWeb.
Dersom du ?nsker, kan du sortere s?kerne i rapporten ut fra kolonnen for datoen de s?kte i EVUWeb. Dette gj?r du p? f?lgende m?te:
- H?yreklikk i nedre del av rapporten
- Velg 'Sorter...'
- Det kommer opp boks med tittel 'Specify Sort Columns'
- Under 'Source Data' finner du fram til 'dato_pameldt' (denne ligger langt ned p? lista)
- Klikk p? 'dato_pameldt' under Source Data. Hold musetasten inne og flytt 'dato_pameldt' over helt ?verst under Columns. Slipp musetasten. 'dato_pameldt' skal n? ha lagt seg ?verst under Columns. Trykk p? OK-knappen.
S?kerne har n? blitt sortert etter datoen de s?kte, der de som s?kte tidligst vises ?verst i rapporten.
Behandle s?knader
Saksbehandling av opptak til videreutdanningsemner foreg?r manuelt og gj?res i FS-bildet Kursdeltakelse samlebilde. Det er ikke mulig ? bruke rutiner for ? beregne om s?kere er kvalifiserte, rangere dem eller gi opptak/avslag.?
N?r du behandler s?knader til videreutdanningsemner, kan du enten behandle dem fortl?pende etter hvert som de kommer inn, eller du kan vente og behandle alle samlet etter at s?knadsfristen har g?tt ut. Dersom du behandler s?knader fortl?pende, b?r det v?re informasjon om dette i emnebeskrivelsen under "Opptak til emnet", f.eks. dersom det er "f?rstemann til m?lla"-prinsippet for s?kere (som er kvalifiserte). Se mer om dette under avsnittet om ? lage tekster til emnebeskrivelser p? nettsiden om opprettelse og administrasjon av videreutdanningsemner ved HF.
Sjekk om s?kerne m? GSK-vurderes
Alle som skal ta videreutdanningsemner m? ha GSK (generell studiekompetanse) og dette vil v?re et opptakskrav for alle videreutdanningsemner. N?r du skal saksbehandle s?knader m? du derfor sjekke om det er noen av s?kerne som ikke er registrert med GSK og som m? GSK-vurderes.?
For ? finne ut om s?kerne er registrert med GSK, kan du se i Kursdeltakelse samlebilde. Du kan trykke p? knappen "Hele" slik at du f?r se alle feltene i bildet. Feltene for GSK/Studentgrunnlag finner du nederst i bildet. I eksemplet under ser du en s?ker som er registrert med GSK, og dette vises ogs? som en melding ?verst til h?yre i bildet. Du kan klikke p? knappen "Saml" dersom du vil skjule nedre del av bildet.
Hvis du ikke har s? mange s?kere du skal g? gjennom, kan det v?re greit ? bla gjennom dem i Kursdeltakelse samlebilde og sjekke hver enkelt s?ker. Se mer om framgangsm?ten for det lenger opp i veiledningen.
Hvis du har mange s?kere, kan det v?re greiere ? filtrere slik at du bare f?r opp de s?kerne som mangler GSK. Dette gj?r du ved h?yreklikke i bildet og velge "Filtrer..". Da kommer det opp en boks ("Specify Filter)". Det vil allerede v?re en tekst i Specify Filter-boksen fordi du har hake i "Vis kun fullf?rte s?knader".?
N?r du skal filtrere slik at du kun f?r opp s?kere som ikke er registrert med GSK kan du kopiere filter-teksten under og lime den inn i Specify Filter-boksen:
status_soknad_fullfort = "J" and isnull( person_institusjonsnr_godkj_stkomp) and isnull ( studentgrunnlagkode )
I eksemplet under ser du hvordan filterteksten skal se ut.
N?r du trykker OK, vil bare de s?kerne som mangler GSK vises i Kursdeltakelse samlebilde, slik at du kan bla gjennom dem. (Husk ? fjerne filterteksten senere n?r du vil hente fram alle s?kerne uavhengig av om de er registrert med GSK eller ikke.)
Det er seksjon for opptak som m? vurdere s?kerne for GSK, og hvis du har s?kere som m? GSK-behandles m? du sende e-post til lokalopptak og be om dette. Se den sentrale nettsiden om ? behandle EVU-s?knader for ? se hvor du skal sende e-posten og hva slags informasjon som m? v?re med.
Vurdere om s?kerne er kvalifiserte?
Dersom det er flere opptakskrav p? videreutdanningsemnet i tillegg til GSK slik at s?kerne skal laste opp dokumentasjon for ? bekrefte at de tilfredsstiller disse forkunnskaspkravene, m? du g? gjennom og vurdere den opplastede dokumentasjonen (eventuelt sammen med fagpersoner dersom det er behov for faglige vurderinger).?
Du finner dokumentasjonen i Kursdeltakelse samlebilde under fanen "Dok". V?r oppmerksom p? at det kan v?re dokumentasjon under denne fanen som ikke er relevant for s?knaden men som har blitt lastet opp tidligere i forbindelse med andre s?knader til studier ved UiO. Du kan se datoen dokumentene er lastet opp i kolonnen "Mottatt", og dermed se om dokumentene er lastet opp i forbindelse med s?knaden til videreutdanningsemnet.
Etterlyse dokumentasjon
Dersom emnet har opptakskrav som medf?rer at s?kerne m? laste opp dokumentasjon i forbindelse med s?knaden, m? du etterlyse dokumentasjon fra de s?kerne som ikke har lastet opp dette. Men v?r oppmerksom p? at det er seksjon for opptak som vurderer om s?kerne har GSK og etterlyser dokumentasjon p? dette dersom det er n?dvendig. Se mer om dette lenger opp p? nettsiden.
Dersom du m? etterlyse dokumentasjon fra s?kere, kan du gj?re dette ved ? sende e-post via FS. Se oppskrift for ? sende e-post til enkeltpersoner. Som det st?r beskrevet i oppskriften, m? du sjekke at du sender e-post til riktig person og bare til den ene personen. Dersom du skal sende e-poster til enkelts?kere, m? du passe p? ? bare s?ke opp den enkelte s?keren i Kursdeltakelse samlebilde.?
Registrere tilbud eller ikke-tilbud
Alle som har s?kt opptak til videreutdanningsemnet i EVUWeb m? f? svar p? s?knaden. Det gjelder ogs? de s?kerne som ikke er kvalifiserte og/eller ikke skal f? tilbud.
Dersom det er begrenset antall plasser p? videreutdanningsemnet og har flere kvalifiserte s?kere enn antall plasser, b?r du likevel s?rge for ? overbooke en del slik at emnet fylles opp. Det vil antakelig v?re noe frafall, b?de f?r emnet starter og i l?pet av semesteret.
S?kere som er kvalifiserte og skal f? opptak til emnet
For s?kere som er kvalifiserte og skal f? opptak til videreutdanningsemnet, registrerer du f?lgende i bildet Kursdeltakelse samlebilde:
- J i feltet "Kvalifisert"
- I (S?knad innvilget) i feltet "Tilbud" ?
Se eksempel under.
?
S?kere som er kvalifiserte men som ikke skal f? opptak til emnet
Dersom du har flere kvalifiserte s?kere til emnet enn du har plasser, m? s?kerne rangeres. Rangering skjer ut fra de kriteriene som er oppgitt i emnebeskrivelsen. Les mer om informasjon om rangering i emnebeskrivelsene p? p? nettsiden om opprettelse og administrasjon av videreutdanningsemner ved HF (under avsnittet om "Opptak til emnet"). Husk imidlertid ? overbooke noe, slik at emnet fylles opp dersom det blir frafall fra emnet.?
For s?kere som er kvalifiserte men som ikke skal f? opptak til emnet, registrerer du f?lgende i bildet Kursdeltakelse samlebilde:
- J i feltet "Kvalifisert"
- IT (Ikke tilbud) i feltet "Tilbud" ?
Se eksempel under.
?
S?kere som ikke er kvalifiserte og ikke skal f? opptak til emnet
S?kere som er ikke oppfyller de forkunnskapskravene som er satt for emnet, kan ikke f? opptak til emnet, f.eks. s?kere som ikke har generell studiekompetanse (GSK) eller s?kere som ikke har den utdanningsbakgrunnen eller arbeidserfaringen som kreves.?
V?r oppmerksom p? at s?kere uten registrert GSK f?rst m? GSK-vurderes (se mer om dette lenger opp p? nettsiden). Det er f?rst etter at seksjon for opptak har bekreftet at s?ker ikke har GSK eller at s?ker ikke har ettersendt n?dvendig dokumentasjon at s?kere uten GSK kan registreres som ikke kvalifiserte i Kursdeltakelse samlebilde.?
For s?kere som ikke er kvalifiserte og som derfor ikke skal f? opptak p? emnet, registrerer du f?lgende i bildet Kursdeltakelse samlebilde:
- N i feltet "Kvalifisert"
- AV (Ikke kvalifisert) i feltet "Tilbud" ?
Se eksempel under.
?
Oversikt over s?kerne etter at opptaket er gjort
N?r du har saksbehandlet alle s?knadene, kan du bruke rapport FS431.001 Kursdeltakere til ? se hvilke s?kere som har f?tt opptak og ikke. I eksempelet under ser du hvordan tilbudsstatusfor hver s?ker vises i kolonnen "Tilb." hvis du haker av for "tilbudsstatus" under "Vis" ?verst i rapporten.
Gi beskjed til studentene n?r saksbehandlingen er ferdig?
N?r du er ferdig med saksbehandlingen av s?knadene, m? s?kerne f? beskjed om at s?knaden er ferdigbehandlet og at de kan se resultatet i EVUWeb. De som f?r opptak til emnet, m? ogs? f? beskjed om at de skal takke ja (eller nei) i EVUWeb.?
Hvis du saksbehandler s?knader fortl?pende etter hvert som de kommer inn, kan du sende e-post til én og én s?ker etter hvert som s?knadene blir ferdigbehandlet. Se mer lenger opp p? nettsiden om ? sende e-post til enkeltpersoner.?
Hvis du saksbehandler alle s?knadene samlet etter at s?knadsfristen er g?tt ut, kan du gi beskjed til alle s?kerne samlet ved ? sende e-post via rapport FS431.001 Kursdeltakere. Dette gj?r du ved ? velge riktig kurs- og tidskode og ? hente rapporten med det utplukket du ?nsker og deretter h?yreklikke i rapporten og velge "Send e-post".
Dersom du vil sende ut en separat e-post til de som har f?tt opptak, f.eks. for ? ?nske velkommen og gi mer informasjon om hva de m? foreta seg, kan du bruke rapport FS431.001 Kursdeltakere og hake av for "Vis kun tilbud", slik det er vist i eksempelet under, og deretter sende e-post fra rapporten. ?
Se ellers mer om informasjon til s?kere til videreutdanningsemnet p? nettsiden for opprettelse, opptak og administrasjon av videreutdanningsemner ved HF. [LENKE].
Opprette studieretter og melde til undervisning og eksamen
S?kerne som f?r plass p? videreutdanningsemnet m? takke ja i EVUWeb for ? bekrefte at de vil ta emnet. Det er kun s?kere der det er registrert tilbud og ja-svar i Kursdeltakelse samlebilde som kan f? tildelt studierett og meldes til undervisning og eksamen.?
N?r s?kerne har takket ja, kan du tildele studierett og melde studentene til undervisning og eksamen. Se oppskrift for dette p? den sentrale nettsiden om ? opprette s?kere som studenter.?
Se n?ye i oppskriften hva som skal fylles ut og hvilke haker som skal v?re p? for at det skal opprettes studieretter og at studentene samtidig blir meldt til undervisning og eksamen.