Hvordan sende e-post fra FS

FS214.001 Send e-post

I alle bilder, rapporter og rutiner i FS som inneholder personer i FS kan man enkelt sende e-post. Klikk med h?yre musetast s? f?r du opp en meny hvor du kan velge "Send e-post". Rutinen har som default at alle utsendelser arkiveres i 60 m?neder.

• 'FS214.001 Send e-post'  ?pner seg med personene fra bildet/rapporten/rutinen som er hentet frem. 
• Velg adressetype. All e-post til studenter skal sendes til intern e-postadresse. Man kan sende til ekstern e-postadresse i tillegg, men det skal ikke sendes informasjon kun til ekstern e-postadresse.
• Fyll inn avsender p? f?lgende form; returadresse@sted.uio.no Returadressen m? v?re en gyldig uio-adresse for at e-posten skal bli sendt. Vurder om e-posten er fra deg som saksbehandler eller fra enheten/institusjonen. Dersom du ofte sender fra en avsenderadresse forskjellig fra din personlige, kan det v?re lurt at du bruker 'Sett som default"-knappen. 
• Tidsforsinkelse f?r utsendelse av e-post (minutter). Funksjonaliteten gir deg mulighet til ? se og sjekke e-postene f?r de blir sendt ut. Sett passende antall minutter for ? aktivere. Default er 0 minutter.
• Subject, b?r inneholde en fornuftig tekst som forteller hva e-posten handler om. Utplukket av personene vil avgj?re om teksten trengs p? bokm?l, nynorsk og/eller engelsk. Hvit bakgrunn angir behov, gr? bakgrunn angir at det ikke er behov.
• Tekst, her skrives teksten i e-posten. Det er viktig at man tidlig nevner hvem som er mottagere av e-posten. Denne fremkommer nemlig personlig for hver enkelt mottaker. Det er ikke mulig ? sende med vedlegg, lenk i stedet til nettsider der ev. dokumenter ligger. Maksimal lengde p? e-post fra FS er 4000 tegn - en knapp A4-side. Lenken skriver du inn med https:// og s? adressen f.eks. , alts? ikke noe html-koding.
  Utplukket av personene vil avgj?re om teksten trengs p? bokm?l, nynorsk og/eller engelsk. Hvit bakgrunn angir behov, gr? bakgrunn angir at det ikke er behov. For ? se hele teksten, kan du st? i tekstfelt med hvit bakgrunn og trykke Ctrl+T. Da kan du redigere teksten, trykke p? knappen OK. Husk ? lagre.
• Fra FS8.3.6: Dersom tekst for emne og melding er oppgitt for minst et av spr?kene som defineres av studentutplukket, men ikke alle, s? vil en f? f?lgende varsel n?r e-post skal sendes ut:

  ?Du er n? i ferd med ? sende XXXX-tekst til X-antall mottakere som ?nsker ? tilskrives p? XXXXX og YYYYY. ?nsker du ? fortsette??

  I disse tilfellene vil teksten for emne og melding som sendes ut vises i gr? skrift for de spr?k en ikke har oppgitt tekst for. Merk at dersom kun emne eller melding gis tekst, s? vil ingen av disse bli benyttet ved utsending.

  Med dette slipper du ? kopiere tekster mellom spr?kfeltene i de tilfeller du ikke ?nsker ? lage tekst p? ulike spr?k/m?lform.

• Antall personer det skal sendes e-post til vises frem ved at det for inntil 9 mottakere vises gr?nn tekst, inntil 99 med orange tekst og flere enn dette med r?d tekst. Utplukket viser antall studenter som er registrert p? hver m?lform/spr?k.
• N?r teksten er ferdig skrevet kan du kj?re rapporten med control-R. Den blir da lagt i k? og sendt ut. 

Dialogbildet E-post k?

Dersom du har trykket p? knappen 'Vis e-post-k?', kommer du til dialogbildet E-post k?. Der har du muligheter til ? holde kontroll p? e-poster du selv har lagt til utsending, men som ikke er sendt ut enn?. Under alle mulighetene f?r du sp?rsm?l om du vil velge kun valgt e-post eller alle e-poster i samme forsendelse. Du kan:

• Slette e-post. Trykk p? R?dt kryss-symbolet.
• Forsinke utsendelse av e-post med ett d?gn. Trykk p? timeglass-symbolet.
• Sende e-post n?, dvs. fjerne forsinkelsen du satt med timeglassymbolet. Trykk p? gr?nn trekantpil-symbol.
• Redigere e-postadresser du ser at er feil. Trykk p? blyant-symbolet.

Sende e-post til enkeltperson

1. S?k opp personen i student samlebilde
2. Kontroll¨¦r at du har rett person og at du kun har ¨¦n person oppe
3. H?yreklikk i hoveddelen av bildet
4. Velg rutinen send e-post som over (FS214.001). Dobbelsjekk at du har riktige personer i utplukket og i riktig antall.
5. Legg i tekst, subject og rett avsender
6. Sjekk at det er haket av for arkivering etter utsendelse (se over)
7. Send ved ? kj?re rutinen (ctrl + R)

Se hvilke e-poster som er sendt fra UiO til student

Du kan se hvilke e-post en student har f?tt i dokumentarkivet.