Administrere utdanningsplaner for programstudenter ved HF

Bakgrunn

For HFs programmer er det FS-koordinator p? fakultetet som s?rger for at de n?dvendige registreringene gj?res i Emnekombinasjon samlebilde. Dersom det ikke er samsvar mellom emnesammensetningen som er beskrevet p? nettsidene for oppbygging og gjennomf?ring p? studieprogrammet/studieretningen og de emnene studentene f?r tilgang til i Studentweb, ta kontakt med Anne L?ken.

Bildet Utdanningsplan

Utdanningsplanen til en student finner du i bildet Utdanningsplan i FS. Du finner dette bildet i modul Programstudent> bilder> Utdanningsplan, eller fra Student samlebilde via knappen 'Utdanningsplan' i ?vre del av bildet.

Utdanningsplanbildet bildet er tredelt:

• Venstre side: Under fanen 'Redig¨¦r utdanningsplan' finner du hele utdanningsplanen til studenten.
   
• Midtfeltet: Dette er arbeidsomr?det for utdanningsplanen. Alle registreringer som skal gj?res i utdanningsplanen til en student gj?res i arbeidsomr?det. N?r du f.eks. klikker p? et emne som ligger i studentens utdanningsplan (venstre side av bildet), dukker emnet opp i midtfeltet, slik at du kan gj?re registreringer for emnet dersom noe skal endres.
   
• H?yre side: Best?r av flere faner med ulike funksjoner. Her kan du bla. finne fram til interne eller eksterne emner studenten har avlagt og som ikke ligger i studentens utdanningsplan, eller s?ke fram emner for ? legge disse inn i studentens utdanningsplan.

I fanen 'Redig¨¦r utdanningsplan' vises de emnekombinasjonene og emnene som inng?r p? programmet/studieretningen som studenten g?r p?. Emnekombinasjoner og emner som er obligatoriske skal ligge i studentens utdanningsplan, mens valgfrie emnekombinasjoner/emnegrupper og emner blir lagt inn i utdanningsplanen n?r studenten velger disse selv i Studentweb eller n?r en saksbehandler legger inn en emnekombinasjon eller et emne manuelt.

Emnegruppe/emnekombinasjon

Utdanningsplanen i fanen 'Redig¨¦r utdanningsplan' f?lger den samme strukturen som emnekombinasjonene som er registrert for programmet/studieretningen studenten g?r p?. Dette medf?rer blant annet at en emnegruppe kan v?re delt opp i flere emnekombinasjoner. Dette er tilfelle i eksempelet under som viser utdanningsplanen til en student p? bachelorprogrammet i historie. Der best?r den obligatoriske 80-gruppa av en emnekombinasjon av 60 studiepoengs omfang og en emnekombinasjon av 20 studiepoengs omfang, noe som gjenspeiles i utdanningsplanen. I eksempelet har ikke studenten valgt 40-gruppe enn?, og det er derfor kun det overordnede niv?et for 40-gruppa som er synlig i utdanningsplanen (dvs. "Godkjente 40-grupper p? historieprogrammet").

Registrere emnegruppe/emnekombinasjon for en student

Som hovedregel skal du ikke legge inn emnegrupper/emnekombinasjoner manuelt for studentene, men studenten skal selv velge blant de valgfrie emnegruppene i utdanningsplanen sin i Studentweb. I noen tilfeller kan det likevel v?re behov for at du som saksbehandler legger inn en emnegruppe manuelt. Du m? da s?rge for ? gj?re riktige og tilstrekkelige registreringer, se f?lgende brukerveiledning.

Som du kan se av brukerveiledningen i lenken ovenfor skal det registreres J i feltet 'Opptatt' i emnekombinasjonen som skal velges for studenten. De andre feltene skal st? tomme. N?r du registrerer J i feltet 'Opptatt' er det bare selve emnekombinasjonen som kommer med i utdanningsplanen. Hvis emnegruppa inneholder obligatoriske emner, m? disse ogs? legges inn i utdanningsplanen. Se mer om dette lenger ned p? nettsiden.

Innpasse en individuelt godkjent 40-gruppe

I noen tilfeller kan enkeltstudenter p? bachelorprogrammer etter s?knad f? en individuelt godkjent 40-gruppe innpasset i graden sin. Dette kan v?re en ekstern 40-gruppe eller en intern emnegruppe som tilbys ved UiO, men som normalt ikke er tilgjengelig for studentene p? studieprogrammet/studieretningen. I begge tilfeller skal dette registreres manuelt av saksbehandlere i FS. En individuelt godkjent 40-gruppe er registrert med to niv?er i emnekombinasjon samlebilde i FS:

• HF-GODKJ-40 - Individuelt godkjente 40-grupper etter s?knad: Dette er det ?verste niv?et, og det er kun dette niv?et studenten ser i Studentweb og kan velge f?r det eventuelt gj?res ytterligere registreringer.
• Det nederste niv?et utgj?r selve 40-gruppa. Man kan velge mellom f?lgende to emnegrupper/emnekombinasjoner:
  • 40GODKJ-EKSTERN - Individuelt godkjent 40-gruppe - Emner tatt utenfor UiO.
  • 40GODKJ-INTERN - Individuelt godkjent 40-gruppe - Emner fra UiO.

For bachelorprogrammet i Asia- og Midt?sten-studier, HFB-AAS er det en egen emnekombinasjon for individuelt godkjente 40-grupper. Dersom du administrerer en studieretning p? dette programmet, se f?lgende brukerveiledning.

Studentene ser og kan velge det ?verste niv?et av emnekombinasjonen HF-GODKJ-40 i utdanningsplanen sin. Den ligger nederst i oversikten over 40-grupper som kan velges p? studieretningen/programmet. Men det er bare de studentene som har s?kt og f?tt godkjent innpasset en individuelt godkjent 40-gruppe som skal v?re registrert med denne emnegruppa i utdanningsplanbildet. Dersom en student har valgt denne emnegruppa, men ikke har s?kt om og f?tt innpasset en individuelt godkjent 40-gruppe, kan du slette den fra utdanningsplanen til studenten. Se mer om dette lenger ned p? nettsiden.

Innpasse en individuelt godkjent ekstern 40-gruppe

N?r en student har s?kt fakultetet og f?tt godkjent ekstern utdanningen som en individuelt godkjent 40-gruppe, vil godkjennerne i de fleste tilfeller registrere denne emnegruppa (med de eksterne emnene) i studentens utdanningsplan. Men dersom den eksterne 40-gruppa ikke er registrert i utdanningsplanen, men det er registrert ekstern utdanning i godkjenningssak samlebilde med informasjon om at studenten har f?tt godkjent dette som en 40-gruppe p? programmet/studieretningen, kan du registrere dette som en 40-gruppe i studentens utdanningsplan p? f?lgende m?te:

• Klikk deg inn i fanen 'Redig¨¦r utdanningsplan'
• ?verst, der det st?r Emnekombinasjon, hak av for 'Vis alle'. (Da m? det ikke v?re haket av for 'Termingruppert')
• Finn fram til "HF-GODKJ-40 - Individuelt godkjente 40-grupper etter s?knad" som ligger nederst i lista over 40-grupper som er tilknyttet programmet/studieretningen. Klikk p? den, slik at den dukker opp i arbeidsomr?det p? midten av utdanningsplanbildet.
• Registr¨¦r J i feltet 'Opptatt'.
• Lagre.
• I fanen 'Redig¨¦r utdanningsplan' dukker underniv?et for emnekombinasjonen opp (du m? antakelig g? et stykke nedover p? lista for ? finne disse), velg "40GODKJ-EKSTERN - Individuelt godkjent 40-gruppe". Klikk p? denne og registr¨¦r J i feltet 'Opptatt'.
• Lagre
• Legg inn de eksterne emnene. Se f?lgende brukerveiledning. I emnekombinasjonsfeltet skal du registrere koden 40GODKJ-EKSTERN.

Innpasse en individuelt godkjent intern 40-gruppe

I noen tilfeller kan enkeltstudenter etter s?knad f? innpasset en emnegruppe som tilbys ved UiO, men som normalt ikke er tilgjengelig for studentene p? studieprogrammet. Dette kan v?re i f?lgende tilfeller:

• Dersom en student har tatt emnene som utgj?r en emnegruppe, men der emnegruppa er nedlagt eller under utfasing slik at det ikke er ?nskelig ? knytte emnegruppa til programmet/studieretningen.
• Dersom en student skal f? lov til ? ha en bestemt emnegruppe i bachelorgraden sin, men der denne emnegruppa ikke kan/skal tilbys til alle studentene p? programmet/studieretningen. Studenten kan enten ha tatt alle emnene som utgj?r denne emnegruppa tidligere, eller i noen tilfeller kan det v?re avklart med instituttet som tilbyr emnegruppa/emnene at studenten kan f? ta emnene som skal inng? fram i tid.  
• Dersom programmet godkjenner at studentene kan f? deler av andre studier ved UiO som utgj?r enheter av 40 studiepoeng eller mer, f.eks. PPU.

Dersom en student f?r godkjent innpasset en intern emnegruppe etter s?knad, m? emnene utgj?re en definert faglig enhet.

Innpassing av individuelt godkjent intern 40-gruppe registreres manuelt av saksbehandlere i FS p? f?lgende m?te:

• Klikk deg inn i fanen 'Redig¨¦r utdanningsplan'
• ?verst, der det st?r Emnekombinasjon, hak av for 'Vis alle'. (Da m? det ikke v?re haket av for 'Termingruppert')
• Finn fram til "HF-GODKJ-40 - Individuelt godkjente 40-grupper etter s?knad" som ligger nederst i lista over 40-grupper som er tilknyttet programmet/studieretningen. Klikk p? den, slik at den dukker opp i arbeidsomr?det p? midten av utdanningsplanbildet.
• Registr¨¦r J i feltet 'Opptatt'.
• Lagre.
• I fanen 'Redig¨¦r utdanningsplan' dukker underniv?et for emnekombinasjonen opp (du m? antakelig g? et stykke nedover p? lista for ? finne disse), velg "40GODKJ-INTERN - Individuelt godkjent 40-gruppe - Emner fra UiO". Klikk p? denne og registr¨¦r J i feltet 'Opptatt'.
• Lagre
• Legg inn de interne emnene som inng?r i denne emnegruppa. Se brukerveiledning for dette lenger ned p? denne nettsiden. I emnekombinasjonsfeltet skal du registrere koden 40GODKJ-INTERN.

Slette HF-GODKJ-40 fra en students utdanningsplan

For ? finne ut om det er studenten selv som har valgt den individuelt godkjente 40-gruppa eller om den er lagt inn av en saksbehandler, kan du klikke i venstre del av utdanningsplanbildet i fanen 'Redig¨¦r utdanningsplan' p? emnekombinasjonskoden HF-GODKJ-40 slik at den dukker opp i arbeidsomr?det p? midten av bildet. Hvis det i arbeidsomr?det for emnekombinasjonen HF-GODKJ-40 utenfor 'Opprettet:' st?r en dato og initialene FSWEB betyr det at emnegruppa er valgt av studenten selv i Studentweb.

Dersom studenten ikke har ekstern utdanning som kan utgj?re en 40-gruppe og/eller ikke har f?tt godkjent ekstern utdanning eller en intern 40-gruppe som del av sin grad, kan du fjerne raden med HF-GODKJ-40 fra utdanningsplanen til studenten. Dette gj?r du ved ? markere emnekombinasjonen for denne 40-gruppa i arbeidsomr?det p? midten og slette raden.

Emner

Se f?lgende nettside om emner i utdanningsplanen i fanen 'Redig¨¦r utdanningsplan' og om visningsmulighetene i denne fanen. V?r oppmerksom p? f?lgende dersom du velger ? sortere utdanningsplanen p? semester (Grupp¨¦r etter termin):

• Det bare de semestrene som det ligger emner i som vises i fanen 'Redig¨¦r utdanningsplan'. Studenten ser imidlertid alle semestrene som utgj?r normert studietid (eller ev. lengre dersom studenten har f?tt innvilget redusert studieprogresjon eller permisjon og dette er registrert i FS).
• For emner som g?r over flere semestre ligger emnet kun p? det semesteret som utgj?r den f?rste terminen for emnet. I utdanningsplanen i Studentweb vises et emne som g?r over flere semestre i alle semestrene dette emnet strekker seg over.

Hente et emne inn i planen

Hente inn et emne som studenten allerede har tatt: Dersom studenten har tatt emner som ikke ligger i utdanningsplanen, men som skal inng? i studentens grad, kan emnene hentes inn manuelt. Dette gj?r du ved ? velge fanen 'Interne emner utenom plan' p? h?yre side av utdanningsplanbildet, og klikke p? den gr? knappen med pil foran emnet som skal hentes inn i studentens utdanningsplan, se bilde under.

Etter at du har trykket p? pil-knappen for emnet du skal hente inn i studentens utdanningsplan, dukker emnet opp i arbeidsomr?det i midten av utdanningsplanbildet. Du m? da registrere hvordan emnet skal inng? i studentens studiel?p, ved ? velge den emnekombinasjonen emnet skal inng? i. Dersom emnet er registrert i en emnekombinasjon som enten er obligatorisk eller som studenten allerede har valgt, vil denne komme opp automatisk. Hvis emnekombinasjonen ikke registreres automatisk m? du velge emnekombinasjon fra nedtrekksmenyen. Se eksempelet under, der emnet  skal inng? blant de frie studiepoengene.

N?r du lagrer registreringen, kommer emnet opp i fanen 'Redig¨¦r utdanningsplan' under den emnegruppa/emnekombinasjonen som ble registrert.

Legge inn emner som studenten ?nsker ? ta: Normalt skal en student selv legge inn emner i utdanningsplanen sin via emnes?ketreet. Dersom det er behov for ? legge inn emner manuelt for studenten, se f?lgende brukerveiledning.

V?r spesielt oppmerksom p? at en student automatisk f?r tilgang til (f?r studierett til) et emne som legges manuelt inn i utdanningsplanen uavhengig av om det aktuelle emnet ordin?rt tilbys til studentene p? programmet som studenten g?r p?. Du skal derfor ikke legge inn emner fra andre institutter/fakulteter manuelt i bildet Utdanningsplan med mindre dette er avtalt med det instituttet/fakultetet som tilbyr emnet.

Bytte ut et obligatorisk emne

Alle obligatoriske emner p? programmet/studieretningen skal ligge i studentens utdanningsplan. Studentene f?r ikke slettet disse emnene fra utdanningsplanen selv, og de skal heller ikke slettes manuelt av saksbehandler.

N?r en utdanningsplan skal kontrolleres i forbindelse med gradfangst, kontrolleres studentens studiel?p opp mot den ordin?re oppbyggingen av programmet/studieretningen (som er registrert i emnekombinasjon samlebilde). I tilfeller der studenten skal f? lov til ? ta et annet internt eller eksternt emne i stedet for et obligatorisk emne, m? det obligatoriske emnet erstattes. Se f?lgende brukerveiledning.

Slette et emne

Studentene kan selv slette emner fra utdanningsplanen dersom de ikke er obligatoriske p? programmet/studieretningen. Studenten kan ikke slette obligatoriske emner, og kan heller ikke slette emner som ligger i utdanningsplanen for tidligere semestre. Dersom man har passert oppmeldingsfristen (1.september eller 1. februar) kan ikke studenten slette emner for det innev?rende semesteret. Blant annet p? grunn av dette sletter avdeling for studieadministrasjon ikke-avlagte ikke-obligatoriske emner fra studentenes utdanningsplaner.

Dersom du skal slette et ikke-obligatorisk emne fra en students utdanningsplan, se f?lgende brukerveiledning.

Flytte et emne

I og med at studentene selv ikke kan flytte emner som ligger i utdanningsplanen tilbake i tid, vil det i en del tilfeller v?re behov for at saksbehandler flytter et emne fram i tid. Du kan flytte et emne for en student p? f?lgende m?te:

• G? til fanen 'Redig¨¦r utdanningsplan'.
• Klikk p? det emnet som skal flyttes, slik at emnet dukker opp i arbeidsomr?det p? midten av utdanningsplanbildet.
• Klikk inn i feltene 'Und.termin' og registrer det semesteret emnet skal flyttes til. Feltene 'Vurd.termin' endres automatisk.
• Lagre.

Ved flytting av masteremner av 60 studiepoengs omfang og andre emner som g?r over flere semestre, m? du v?re oppmerksom p? at undervisningsterminen og vurderingsterminen ikke skal v?re lik. For emner som g?r over to semestre skal und.termin v?re et semester tidligere enn vurd.termin, mens for emner som g?r over tre semestre skal undervisningsterminen v?re to semestre tidligere enn vurderingsterminen. Dersom du registrerer samme undervisnings- og vurderingstermin for emner som g?r over flere semestre, vil det bli feil i studentens utdanningsplan i Studentweb.

V?r oppmerksom p? at dersom du flytter emnet lenger fram enn det som er normert studietid for studenten, utvider du lengden p? studentens utdanningsplan. Dersom du utvider utdanningsplanen til en student p? denne m?ten, b?r du ogs? registrere i feltet 'Planlagt slutt'. F?r du forlenger en students utdanningsplan, m? du v?re spesielt oppmerksom p? f?lgende:

• Alle masterstudenter ved HF m? s?ke om ? f? utvidet utdanningsplanen sin og skal kun f? forlenget utdanningsplanen dersom de f?r innvilget redusert studieprogresjon eller dersom de f?r innvilget ekstra eller siste semester.
• Bachelorstudenter med utlendingsopptak (studierettsstatus UTLOPPTAK) har en begrenset studierett p? bachelorprogrammene, og studierettene til disse studentene b?r bare utvides dersom dette er ok i forhold til oppholdstillatelse o.l. Studentenes utdanningsplan/ studierett b?r derfor ikke utvides uten at studentene har v?rt i kontakt med UiO sentralt. Se mer informasjon p? f?lgende nettside.

Innpasse eksterne emner

Dersom studenten har s?kt om godkjenning av ekstern utdanning og dette er registrert i bildet eksternstudium, vil du se det i fanen 'Ekstern utdanning' i h?yre del av utdanningsplanbildet. Se f?lgende brukerveiledning for ? hente den eksterne utdanningen inn i studentens utdanningsplan. Som du ser i denne brukerveiledningen, kan du dele opp et eksternt resultat, dersom det skal inng? i flere emnegrupper.

Du kan se i godkjenningssak samlebilde om det er beskrevet hvordan den eksterne utdanningen skal/kan inng? i studentens bachelorgrad. Du finner de godkjenningssakene som er registrert p? studenten ved ? klikke p? knappen 'Godkjenningssak samlebilde' som du finner ?verst til h?yre i utdanningsplanbildet.

I en del tilfeller vil det v?re n?dvendig ? registrere hvilken emnevalgstatus den eksterne utdanningen som innpasses skal ha. I Emnekombinasjon samlebilde er hvert emne registrert med emnevalgstatus som viser hvordan emnet inng?r i emnegruppa/studiel?pet. Eksempler p? emnevalgstatuskoder kan v?re O som viser at et emne er obligatorisk, V som viser at et emne er valgfritt, 10SP1 som betyr at man skal velge 10 studiepoeng blant emnene som er merket med denne koden osv. Disse kodene skal stemme overens med oppbyggingen av emnegruppa som er beskrevet i emnegruppepresentasjonen p? nett. De eksterne emnene registreres med emnevalgstatusen som passer med hvordan emnet skal innpasses i emnegruppa. Dersom det er vanskelig ? finne ut hvilken emnevalgstatus et eksternt emne skal ha, kan du kontakte Anne L?ken om dette.

Dersom det eksterne emnet skal erstatte et obligatorisk emne, m? det registreres emneerstatning for det obligatoriske emnet.

Utdanningsplanelement

Dette er kun aktuelt for f?lgende programmer/studieretninger:

• 澳门葡京手机版app下载etningen polsk, tsjekkisk, bosnisk/kroatisk/serbisk p? bachelorprogrammet i europeiske spr?k
• 澳门葡京手机版app下载etningene p? masterprogrammet i Asia- og Midt?sten-studier
• Masterprogrammet i europeisk kultur

For disse programmene/studieprogrammene er utenlandsopphold en obligatorisk eller valgfri komponent i studiel?pet, og det er registrert med utdanningsplanelementet UTV30. Studenter p? disse programmene/studieretningene kan ha utdanningsplanelement registrert i utdanningsplanen. Dersom du ?nsker ? finne fram til hvilke studenter som har valgt UTV30, kan du bruke rapport FS728.003 Utdanningsplanelementer i utdanningsplan.

Studenter som har v?rt p? utveksling m? s?ke om godkjenning av de studiene de har tatt i utlandet. N?r de har f?tt godkjent disse studiene og de har blitt registrert i FS, m? utdanningsplanelementet i Student samlebilde erstattes. Dette gj?res p? f?lgende m?te:

• G? til fanen 'Redig¨¦r utdanningsplan'.
• Klikk p? utdanningsplanelementet slik at det dukker opp i arbeidsomr?det p? midten av utdanningsplanbildet.
• Registrer J i feltet 'Erstattet av emner/godkjenningssak' og hvilken godkjenningssak dette gjelder i feltet 'Godkj.sak(nr)'.
• Registrert J i feltet 'Godkjent'.
• Skriv eventuelt inn en merknad i merknadsfeltet.
• Lagre

Forlenge utdanningsplanen

Flytte kull

Feltet 'Kull' er i ?vre del p? midten av Utdanningsplanbildet og samsvarer med registreringer i tilsvarende felt i Student samlebilde.

N?r studieretter for studenter med ordin?rt opptak opprettes er kull-terminen den samme som start-terminen. Utdanningsplanen til en student er i utgangspunktet like lang som normert tid for studieprogrammet studenten tilh?rer, dvs. to semestre for ?rsenheter, seks semestre for bachelorprogrammer og fire semestre for masterprogrammer.

Dersom en student f?r innvilget permisjon flytter du normalt kullet fram tilsvarende antall semestre som permisjonen varer, se f?lgende brukerveiledning. N?r du flytter kullet fram utvides studierettsperioden og utdanningsplanen til studenten utvides automatisk. Emnene som ligger under fanen Emne i plan flytter seg ikke n?r man endrer kull for studenten, og i en del tilfeller vil det v?re n?dvendig ? flytte emnene fram for studentene. Se mer om dette lenger opp p? denne nettsiden.

Registrere 'Planlagt slutt'

Feltet 'Planlagt slutt' er i ?vre del p? midten av Utdanningsplanbildet og samsvarer med registreringer i tilsvarende felt i Student samlebilde. Se mer om feltet Planlagt slutt p? f?lgende nettside.

Studenter som f?r innvilget redusert studieprogresjon m? f? forlenget utdanningsplanen sin utover den tiden som er normert for programmet. Dette gj?res ved ? registrere i feltet 'Planlagt slutt' i ?vre del av Student samlebilde og er en del av rutinen for ? registrere redusert studieprogresjon for studenter.

P? tilsvarende m?te kan du ogs? forlenge utdanningsplanen dersom en student er forsinket i studiet og skal f? anledning til ? bruke lenger tid enn normert/ tidligere avtalt. I praksis inneb?rer det at du innvilger ?kt studietid for studenten. Dette b?r derfor kun gj?res i tilfeller der studenten if?lge forskriften har anledning til ? bruke lenger tid eller der instituttet har godkjent at studenten f?r utvidet studietid. F?r du forlenger en students utdanningsplan, m? du v?re spesielt oppmerksom p? f?lgende:

• Alle masterstudenter ved HF m? s?ke om ? f? utvidet utdanningsplanen sin og skal kun f? forlenget utdanningsplanen dersom de f?r innvilget redusert studieprogresjon eller dersom de f?r innvilget ekstra eller siste semester. 
• Bachelorstudenter med utlendingsopptak (studierettsstatus UTLOPPTAK) har en begrenset studierett p? bachelorprogrammene, og studierettene til disse studentene b?r bare utvides dersom dette er ok i forhold til oppholdstillatelse o.l.  Studentenes utdanningsplan/ studierett b?r derfor ikke utvides uten at studentene har v?rt i kontakt med UiO sentralt. Se mer informasjon p? f?lgende nettside.

Tips n?r du bruker bildet Utdanningsplan

Utdanningsplanbildet er stort og bredt og inneholder mye informasjon. For ? f? best mulig oversikt over bildet er det en fordel ? ha utdanningsplanbildet i full-skjerm-st?rrelse.

Hente fram alle studenter p? et startkull

Man kan hente fram alle studentene i et startkull/kull p? et program/studieretning ved ? s?ke dem fram i bildet Utdanningsplan. I eksempelet under er det vist hvilke felter som m? fylles ut for ? hente fram alle aktive studenter p? HFB-AAS p? en av studieretningene som startet p? programmet h?sten 2013.

Du kan ogs? s?ke fram studenter med bestemte kull, planlagt slutt og/eller studentstatus.

N?r du har s?kt fram alle studenter p? et startkull eller et annet utplukk, f?r du en liste over alle studentene som er s?kt fram i fliken 'Studenter s?kt frem' lengst til h?yre i det h?yre feltet av bildet Utdanningsplan, se eksempel under.

Du kan klikke deg inn p? hvilken som helst av studentene p? lista og se utdanningsplanen til vedkommende i fanen 'Redig¨¦r utdanningsplan'. Du kan ellers bla deg gjennom studentene du har hentet fram ved ? bruke piltastene i verkt?ylinjen ?verst i FS.

Overgangsknapper til andre bilder og rapporter

I bildet utdanningsplan er det en del knapper i ?vre del av bildet til h?yre, se bilde under. 

Hvis du har hentet fram en student i utdanningsplanbildet og klikker p? ¨¦n av disse knappene f?r du opp det aktuelle bildet/rapporten/rutinen for studenten eller programmet studenten g?r p?. Det er blant annet knapper som henter opp Student samlebilde, Godkjenningssak samlebilde, Emnekombinasjon samlebilde, Utdanningsplanlogg og studentopplysningsrapport. I tillegg kan du flytte kull for studenter via knappen 'Endringsfunksjoner'.

Knappen "Kontroll¨¦r utdanningsplan" kan brukes n?r du vil kontrollere om studentens utdanningsplan tilfredsstiller kravene p? programmet/studieretningen som studenten g?r p? med hensyn til oppbygging og antall studiepoeng. N?r man trykker p? denne knappen kommer det opp en boks/et bilde med overskrift "Kontroll av utdanningsplanen" som lister opp manglene i studentens utdanningsplan. Kontrollen av utdanningsplanen tar utgangspunkt i emnekombinasjonene for programmet/studieretningen og de kravene til antall studiepoeng og emnesammensetning som er registrert der. N?r manglene i studentens utdanningsplan listes opp, vises hva som mangler for hver emnegruppe/emnekombinasjon som studenten er tilknyttet. Dersom emnesammensetningen i studentens utdanningsplan er i overensstemmelse med det som er registrert i emnekombinasjonen for programmet/studieretningen vises beskjeden "Plan godkjent" n?r man trykker p? knappen "Kontroll¨¦r utdanningsplan".

Vi bruker knappen "Kontroll¨¦r utdanningsplan" n?r vi forbereder til gradfangst ved ? kontrollere og rydde i enkeltstudenters utdanningsplan, se mer om dette lenger ned p? nettsiden. Det kan i noen tilfeller v?re litt vanskelig ? tyde de meldingene som vises om hva som mangler i utdanningsplanen. Dersom du har sp?rsm?l om de meldingene som vises, kan du kontakte Anne L?ken.

Fanen 'Redig¨¦r utdanningsplan'

Fanen 'Redig¨¦r utdanningsplan' har fire kolonner som gir informasjon om studentens utdanningsplan:

• 'Krav' som viser hvor mange studiepoeng studenten minst m? ta innenfor hver emnekombinasjon.
• 'Plan' som viser hvor mange studiepoeng som ligger i utdanningsplanen, b?de for hvert emne og for hver emnekombinasjon.
• 'Best?tt' som viser hvor mange studiepoeng som ligger i utdanningsplanen som studenten har best?tt. Du kan se dette for hvert emne og hver emnekombinasjon.
• 'Resultat' der du kan se om studenten har avlagt eksamen i emnene i utdanningsplanen eller om vedkommende er oppmeldt til undervisning og vurdering innev?rende semester. (Dersom kolonnen for resultat ikke er synlig, m? du trykke p? knappen med symbolet > ved siden av ordet "Resultat" ?verst i venstre del av utdanningsplanbildet.)

Ved ? se p? informasjonen som ligger i disse kolonnene i en students utdanningsplan, kan du se hvordan studenten ligger an til ? oppn? grad med de emnene som er lagt inn i utdanningsplanen. Se bildet under og forklaring lenger ned.

Forklaring til punktene i eksempelet i bildet ovenfor:

• Punkt 1: De fire kolonnene for 'Krav', 'Plan', 'Best?tt' og 'Resultat' .
• Punkt 2: De studiepoengene som gjelder for emnekombinasjonen for studieretningen:
  • Kravet for studieretningen er at en grad (tatt innenfor denne studieretningen) skal best? av 180 studiepoeng.
  • Studenten har 170 studiepoeng i utdanningsplanen.
  • Studenten har best?tt 60 studiepoeng blant emnene som ligger i utdanningsplanen.
• Punkt 3: Studiepoengene som gjelder for 80-gruppa p? studieretningen:
  • Kravet er 80 studiepoeng.
  • Studenten har 80 studiepoeng i utdanningsplanen for denne emnegruppa. Det er en gr?nn hake bak denne kolonnen fordi kravet til 80-gruppa er oppfylt (b?de antall studiepoeng og emnesammensetningen).
  • Studenten har best?tt 20 studiepoeng blant emnene som ligger innenfor denne emnegruppa i utdanningsplanen. Det r?de krysset bak denne kolonnen viser at studenten ikke har best?tt alle emnene/antall studiepoeng som kreves i denne 80-gruppa.
• Punkt 4: Studiepoengene som gjelder for 40-gruppa som studenten har valgt:
  • Kravet er 40 studiepoeng.
  • Studenten har 40 studiepoeng i utdanningsplanen for denne emnegruppa. Det er en gr?nn hake bak denne kolonnen fordi kravet til 40-gruppa er oppfylt (b?de antall studiepoeng og emnesammensetningen).
  • Studenten har best?tt 30 studiepoeng blant emnene som ligger innenfor denne emnegruppa i utdanningsplanen. Det r?de krysset bak denne kolonnen viser at studenten ikke har fullf?rt/best?tt alle emnene/studiepoengene som er n?dvendig for at emnegruppa skal bli godkjent.
  • Det ligger tre emner i utdanningsplanen i denne emnegruppa. De to emnene som studenten har best?tt har en gr?nn hake bak kolonnen 'Best?tt', mens det er et r?dt kryss bak denne kolonnen for emnet som studenten ikke har tatt enn?.
• Punkt 5: Studiepoengene for emnekombinasjonen for de frie emnene som studenten har i utdanningsplanen sin. Det er ingen krav til studiepoeng for denne emnekombinasjonen, siden det ikke er krav om at man m? ha frie studiepoeng i en bachelorgrad. Studenten i eksempelet har 30 frie studiepoeng i planen (med gr?nn hake etter kolonnen, siden det ikke er noe krav som m? oppfylles), men vedkommende har ikke best?tt noen av emnene og har derfor 0 studiepoeng i 'Best?tt'-kolonnen og r?dt kryss etter.

N?r du rydder i bachelorstudenters utdanningsplaner for ? gradfange er m?let ? f? godkjente utdanningsplaner og gr?nne haker for alle emnekombinasjonene som inng?r i studentens utdanningsplan.

Merknader

I utdanningsplanbildet kan du se hvilke merknader som er lagt inn p? studenten i Student samlebilde og du kan ogs? legge inn merknader direkte i utdanningsplanbildet som blir overf?rt til fliken 'MrkR' i Student samlebilde.

For ? se om det er lagt inn noen merknader p? en student i Student samlebilde, gj?r f?lgende:

• Klikk p? fliken 'Vitnem?l og DS' i venstre del av utdanningsplanbildet.
• Nest nederst finner du 'Generell merknad'
• Dersom det er lagt inn merknader p? studenten vises disse under dette punktet.

For ? legge inn en merknad p? en student i utdanningsplanbildet:

• Klikk p? fliken 'Vitnem?l og DS' i venstre del av utdanningsplanbildet.
• Nest nederst finner du 'Generell merknad'
• Utenfor dette punktet finner du knappen 'Legg til', klikk p? denne slik at det kommer opp et merknadsfelt i arbeidsomr?det p? midten av utdanningsplanbildet.
• Skriv merknaden og husk ? ta med FS-initialene dine til slutt i merknaden.
• Denne merknaden overf?res ogs? til Student samlebilde til fanen 'MrkR'.

Gradfangstforberedelser - framgangsm?te for ? rydde i utdanningsplanen for bachelorstudenter

Hvert v?rsemester arrangerer fakultetet arbeidsstuer for program- og studiekonsulenter som administrerer bachelorprogrammer/-studieretninger. P? arbeidsstuene rydder vi i utdanningsplanene til de bachelorstudentene som ligger an til ? oppn? grad i l?pet av innev?rende semester. P? den m?ten f?r vi registrert flest mulige bachelorgrader. 

1. Kontroll¨¦r utdanningsplan

Hent fram den aktuelle studenten i bildet Utdanningsplan. Du kan enten s?ke fram alle studentene p? studieretningen/programmet for et bestemt startkull, eller s?ke fram en bestemt student dersom du tar utgangspunkt i en liste.

Klikk p? knappen ¡±Kontroll¨¦r utdanningsplan¡± ?verst til h?yre i bildet. Dersom du f?r meldingen ¡±Plan godkjent" betyr det at studentens utdanningsplan tilfredsstiller de kravene til emnesammensetning som er fastsatt for programmet/studieretningen og registrert i Emnekombinasjon samlebilde. I s? fall kan du g? til punkt 6 lenger ned p? nettsiden.

Dersom studentens utdanningsplan ikke tilfredsstiller kravene til emnesammensetning for programmet/studieretningen, vil du f? opp en boks med beskrivelse av hva som mangler i utdanningsplanen for at den skal bli godkjent. Hvis det kommer opp en beskjed om noe som mangler i en emnegruppe eller om at det mangler studiepoeng, m? du unders?ke om studenten har kommet langt nok i studiel?pet til ? oppn? grad og om planen kan bli godkjent ved ? gj?re n?dvendige registreringer i FS. Hvis studenten ikke kan oppn? grad, kan du g? videre til neste student.

Dersom studenten har avlagt nok interne og eventuelt eksterne studiepoeng til ? kunne opp? bachelorgrad, med det ikke framg?r klart av beskjeden hvordan utdanningsplanen skal bli godkjent, kan du pr?ve ? rydde i utdanningsplanen slik at den kan bli godkjent ved ? f?lge punktene videre i denne oppskriften.

Dersom du f?r opp feilmelding/merknader n?r du trykker p? knappen ¡±Kontroller utdanningsplan¡± men alt ser ok ut, kan det v?re feil i emnekombinasjonen. Ta kontakt med Frode Torp Christensen eller Anne L?ken.

2. Hent inn relevante emner i utdanningsplanen

• Har studenten noen relevante interne eller eksterne emner som kan hentes inn i utdanningsplanen slik at en eller flere av emnegruppene blir komplette? Eksterne emner skal kun legges inn i utdanningsplanen dersom studenten har s?kt og f?tt dette godkjent og det er registrert en godkjenningssak der det er informasjon om at emnet kan inng? i bachelorgraden.
• Dersom det kommer opp melding om at det mangler emner i planen og kravene til emnegruppene er oppfylt og de ikke kan utvides ytterligere, se om det kan hentes inn noen flere frie studiepoeng i utdanningsplanen.

3. Sjekk om emnene er registrert riktig i utdanningsplanen

• Hvis det kommer opp melding om at det mangler emner i ¨¦n av emnegruppene, sjekk om det er emner som ligger blant de frie emnene i utdanningsplanen som i stedet kan inng? i emnegruppa.
• Dersom det er ekstern utdanning som er lagt inn i utdanningsplanen, sjekk at det er registrert i riktig emnekombinasjon og eventuelt riktig emnevalgstatus.

4. Individuelle innpassinger

Godkjenning av UiO emne inn i emnegruppe: 
Dersom en student har f?tt godkjent et UiO-emne inn i en emnegruppe der dette emnet normalt ikke inng?r, kan det v?re vanskelig ? f? emnegruppa og utdanningsplanen til studenten automatisk godkjent i FS. I slike tilfeller kan v?re behov for manuelle registreringer. Du henter det aktuelle emnet inn utdanningsplanen og registrerer emnekombinasjonen dette emnet skal inng? i. Det har ingen effekt ? legge inn emnevalgstatuskoden s? lenge emnet ikke inng?r i Emnekombinasjon samlebilde for den aktuelle emnegruppa. I tillegg til ? hente emnet inn i planen m? du derfor ogs? legge inn et emne som inng?r i emnegruppa og registrere emneerstatning for dette emnet. Dersom emnet studenten skal kunne ta skal erstatte et valgfritt emne, legger du inn et av de valgfrie emnene som inng?r i emnegruppa inn i utdanningsplanen og registrerer emneerstatning for dette emnet. Dermed vil det ikke komme feilmelding for den aktuelle emnegruppa n?r du klikker p? knappen 'Kontroller plan'.
 

Tilfeller der man m? godkjenne emnegrupper manuelt (gj?res kun unntaksvis):
I noen tilfeller kan det v?re individuelle innpasninger som medf?rer at det kan v?re vanskelig ? f? godkjent utdanningsplanen automatisk (n?r man trykker p? knappen "Kontroll¨¦r plan"). Unntaksvis kan det derfor v?re aktuelt ? overstyre kontrolleringen av en emnegruppe eller emnekombinasjon ved ? registrere at den er godkjent med det innholdet studenten har tatt.

Dette kan v?re aktuelt i tilfeller der en emnegruppe/emnekombinasjon har for f? studiepoeng i forhold til kravene som er registrert for emnegruppa/emnekombinasjonen. Det vil s?rlig v?re aktuelt n?r studenter har f?tt innpasset  exphil eller exfac fra et annet l?rested med et annet og mindre studiepoengomfang enn ved UiO. Dette vil du i s? fall finne informasjon om i Godkjenningssak samlebilde. I slike tilfeller kan du dermed manuelt godkjenne kravet til emnekombinasjonen for exphil og exfac (EXPHIL03-EXFAC03) p? f?lgende m?te:

• Klikk p? emnekombinasjonen EXPHIL03-EXFAC03 i fanen "Redig¨¦r utdanningsplan", slik at denne emnekombinasjonen vises i arebidsomr?det i midten av bildet.
• Registrer J i feltet "Godkjent plan"
• Lagre

V?r oppmerksom p? at dette kun skal gj?res unntaksvis. Dersom du registrerer J i feltet "Godkjent plan" i tilfeller der det ikke er n?dvendig, kan det f?re til at kontrollen av utdanningsplanen ikke fungerer som den skal og feilaktig gir beskjed om at det mangler studiepoeng i planen.

Utdanningsplaner med individuelle innpassinger som ikke blir godkjent:
Dersom de individuelle innpassingene for studenten er av en slik art at emneerstatning ikke l?ser problemet og du ikke manuelt skal registrere en emnegruppe/emnekombinasjon som godkjent, m? du legge inn en merknad om at utdanningsplanen er godkjent til tross for at den ikke kan gradfanges automatisk:

• Velg fliken 'Vitnem?l og DS' i venstre del av utdanningsplanbildet.
• Nest nederst finner du 'Generell merknad'
• Til h?yre for dette punktet finner du knappen 'Legg til'. Klikk p? denne slik at det kommer opp et merknadsfelt i arbeidsomr?det p? midten av utdanningsplanbildet.
• Skriv en merknad om at emnegruppa er godkjent og hvilke emner (eksterne og eventuelt interne) som skal inng?.
• Dersom studenten har fullf?rt graden, men utdanningsplanen ikke blir godkjent p? grunn av de individuelle innpassingene av en eller flere emnegrupper, m? du legge inn en merknad om at utdanningsplanen er manuelt godkjent og at studenten kan gradfanges innev?rende semester. Husk ? gi beskjed om denne studieretten n?r du melder fra om at du er ferdig med ryddingen i utdanningsplanene.

5. Studenter som venter p? endelig godkjenning av ekstern utdanning

Dersom en student er p? utveksling innev?rende semester, men der det ser ut til at hen vil kunne oppn? grad med de emnene hen tar p? utveksling, kan ikke studenten bli gradfanget riktig enn?. Det samme gjelder for studenter som har v?rt p? utveksling tidligere semestre men som forel?pig ikke har f?tt godkjent de eksterne emnene, men som ligger an til ? bli gradfanget n?r/dersom de eksterne emnene blir godkjent innpasset. I disse tilfellene kan du legge inn en merknad om at studenten kan oppn? grad senere. Dette gj?r du p? f?lgende m?te: 

• Velg fanen 'Vitnem?l og DS' i venstre del av utdanningsplanbildet.

• Nest nederst finner du 'Generell merknad'

• Til h?yre for dette punktet finner du knappen 'Legg til'. Klikk p? denne slik at det kommer opp et merknadsfelt i arbeidsomr?det p? midten av utdanningsplanbildet.

• Skriv inn f?lgende merknad: "Kan oppn? grad [semester], avhengig av godkjenning UTLOPP".

6. N?r utdanningsplanen er ferdig ryddet og godkjent

• Sjekkliste n?r utdanningsplanen er godkjent:
  Dersom du har ryddet ferdig i utdanningsplanen til en student og f?r beskjeden ¡±Plan godkjent¡± n?r du trykker p? knappen ¡±Kontroll¨¦r utdanningsplan¡±, sjekk f?lgende:
  • At utdanningsplanen inneholder eksakt 180 studiepoeng, ikke mer, dersom det er mulig. En utdanningsplan kan i FS teknisk sett bli godkjent med mer enn 180 studiepoeng, men graden skal i utgangspunktet kun best? av 180. Dersom planen best?r av mer enn 180 studiepoeng, m? overfl?dige emner slettes fra utdanningsplanen. Overfl?dige emner kan v?re frie emner eller overfl?dige valgfrie emner (dersom det ikke er noen frie emner i graden). Unntak fra dette er grader der studenten har emner fra andre institusjoner med andre studiepoengsenheter enn ved UiO, f.eks. emner av 7,5 eller 15 studiepoengs omfang fra NTNU eller eksterne resultater fra utenlandske l?resteder. I slike tilfeller kan graden inneholde mer enn 180 studiepoeng. Dersom du har sp?rsm?l om dette, kan du kontakte Frode Torp Christensen.
  • At studenten har best?tt alle emnene eller er oppmeldt innev?rende semester til de resterende emnene i graden. I bildet Utdanningsplan skal alle emnene i oversikten i venstre del av bildet v?re markert med enten en gr?nn hake (for emner studenten har best?tt) eller en oransje M (for emner studenten er oppmeldt til). Da vil studenten kunne oppn? bachelorgrad innev?rende semester dersom hen best?r alle eksamenene.
    Hvis studenten m? ta et eller flere emner senere semestre for ? fullf?re graden, kan ikke studenten gradfanges innev?rende semester.

• "L?se" utdanningsplanen til studenten:
  For planer som er godkjent og der studenten enten har oppn?dd graden allerede eller vil oppn? grad innev?rende semester skal utdanningsplanen ¡±l?ses¡± slik at studenten ikke f?r endret valg av emnegrupper. Dette gj?res ved ? registrere J i feltet ¡±Sperr sletting¡± i emnekombinasjonene som er valgfrie i studentens utdanningsplan. For de fleste program/studieretninger vil dette si 40-gruppa, men dersom man har en programdefinerende 40-gruppe kan det v?re 80-gruppa/fordypningen. 
  
  Du "l?ser" utdanningsplanen p? f?lgende m?te:

  • Klikk p? emnegruppa som er valgfri (klikk da p? overskriften ovenfor de emnene som inng?r i emnegruppa) slik at emnekombinasjonskoden for emnegruppa dukker opp i arbeidsomr?det p? midten.

  • Registrer J i feltet ¡®Sperr sletting¡¯.

  • Lagre.

• Legg inn merknad om at studenten er gradfanget:
  Det m? ogs? legges inn en merknad om at studenten er gradfanget. Dette gj?res p? f?lgende m?te:

  • Velg fanen 'Vitnem?l og DS' i venstre del av utdanningsplanbildet.
  • Nest nederst finner du 'Generell merknad'
  • Til h?yre for dette punktet finner du knappen 'Legg til'. Klikk p? denne slik at det kommer opp et merknadsfelt i arbeidsomr?det p? midten av utdanningsplanbildet.
  • Skriv f?lgende merknad: ?Gradfanget [Semester], [FS-initialer]?, f.eks. "Gradfanget v?ren 2023, ANL".

Denne merknaden overf?res ogs? til Student samlebilde til fanen 'MrkR'.

Andre relevante nettsider

Brukerveiledning ved HF:
Nettside om gradfangst for bachelorstudenter ved HF

Brukerveiledninger ved UiO:
Hva er en utdanningsplan?

Studieprogram med utdanningsplan i FS

F?lge studenter med utdanningsplan