Utviklings?nsker med begrunnelser 2021

?nske 1/2021 Overlappende grader

Formulert utenfor RT av SV 4.1.2021 i samr?d med HF og MN og etter erfaringsutveksling i FS-nettverket 7. desember 2020, sak 8. Sendt Unit i deres RT#412581, 11. januar 2021.

Status: L?st i databaseversjon FS8.3.1 og klient 8.3.2, i FSPROD mot slutten av mai 2021:

Bildene ¡°Oppn?dd kvalifikasjon samlebilde¡± og ¡°Oppn?dd kvalifikasjon protokoll samlebilde¡±: Fane Emne: Lagt til kolonne ¡°Annen kvalif.¡± som viser antall studiepoeng som inng?r i annen kvalifikasjon. Mouseover p? kolonne med verdi vil vise hvilken kvalifikasjonsoppn?else det gjelder (kode og dato). Det er lagt til en sum under kolonnen, og denne blir r?d n?r summen overstiger 60.

Rutinen ¡°FS651.002 Beregning av oppn?dd kvalifikasjon ¨C utdanningsplanbasert¡±: For emner som inng?r i annen kvalifikasjon vises det n? en merknad med r?d tekst. Denne beregningen gj?res kun for studenter som det opprettes kvalifikasjonsoppn?else for.

Status 18.10.2021 om eksterne resultater: I FS8.3.6 revisjon 2 (i fsprod i slutten av oktober 2021), i bildene Oppn?dd kvalifikasjon og Oppn?dd kvalifikasjon protokoll er det under fanen Ekstern resultat innf?rt ny kolonne "Annen kvalifik.". Denne har samme funksjonalitet som tilsvarende kolonne under fanen Emne.

Det som gjenst?r er en generell visning i bildet om overlappende studiepoeng mot annen kvalifikasjon, uten at en m? se innom disse to fanene.

I rutinen FS651.002 er det lagt til merknad ogs? for eksternresultater om disse inng?r i tidligere oppn?dd kvalifikasjon.

Status 18.11.2021 om eksterne resultater: Det er lagt p? varseltrekant og "mouseover"-tekst der det er overlapp for hhv. interne og eksterne resultater. Kommer en gang etter FS8.3.7, som kom 17.11.2021.

Beskrivelse

I henhold til UiO-forskriftens ¡ì 2.8 Krav til grad ved tildeling av samme grad p? ny eller av flere grader m? emner til sammen minst 60 studiepoengs omfang v?re avlagt i tillegg til tidligere grad ved tildeling av graden bachelor p? ny eller p? et grunnlag som helt eller delvis inkluderer en tidligere tildelt grad. I tillegg m? den nye graden ha et annet faglig tyngdepunkt enn den tidligere graden.

Eksempel p? faglig tyngdepunkt:
Ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet vil en student som har en bachelorgrad i utviklingsstudier med fordypning i statsvitenskap ikke oppfylle kravet til et annet faglig tyngdepunkt og kunne f? utstedt en bachelorgrad i statsvitenskap.
For ? sjekke at det registreres grader og skrives ut vitnem?l som er i tr?d med regelverket, m? dette sjekkes manuelt. Det er tidkrevende ? kontrollere om studenten har oppn?dd tidligere kvalifikasjoner og manuelt kontrollere (telle) antall overlappende studiepoeng p? de to kvalifikasjonene. En manuell kontroll ?pner ogs? opp for feil og er s?rbart.

Per n? f?r saksbehandler et kontrollsp?rsm?l om man virkelig vil legge inn et emne i utdanningsplan om dette inng?r i en tidligere grad. P? UiO er det oftest ulik saksbehandler som endrer utdanningsplanen og som registrerer grad og skriver ut vitnem?lutskrift. I tillegg kan det g? lang tid mellom tidspunktet for endring av utdanningsplan og registrering av grad og utskrift av vitnem?l, slik at denne funksjonen ikke vil v?re til hjelp i disse tilfellene.

L?sningsforslag

1. Vi ?nsker at det kommer en merknad i rutinen FS651.002 Beregning av oppn?dd kvalifikasjon ¨C utdanningsplanbasert for emner som allerede inng?r i en annen kvalifikasjon.
   Vi ?nsker merknadstekst i r?dt for emner som inng?r i en grad allerede, helst med GRADKODE. Eksempelvis slik: Emnet inng?r allerede i grad SVB-KS.
   
   Hvis emnet inng?r i flere grader, ?nsker vi at alle gradene skal listes opp. 
   Eksempelvis slik: Emnet inng?r allerede i grad SVB-KS, SVB-STV
   
   P? denne m?ten vi vi raskt oppdage om det er mange emner som inng?r i utdanningsplanen som allerede inng?r i en kvalifikasjon fra f?r og at disse m? sjekkes spesielt.
   
   FS651.002 benyttes i gradfangst og er dermed egnet for en slik merknad da det blir tydelig om det b?r vurderes n?rmere f?r saksbehandler overf?rer kvalifikasjonen til protokoll.
2. Vi ?nsker i tillegg at det kommer en ny kolonne i bildet Oppn?dd kvalifikasjon med overskriften Inng?r i tidl. grad eller tilsvarende. Vi ?nsker ogs? gjerne at det kan summeres nederst hvor mange studiepoeng som finnes i tidligere grad (i bl?tt). Hvis dette overskrider grensen p? 60 studiepoeng m? vi sjekke spesielt om det er i samme grad eller om det ev. er ulike grader. 

Forskrift

Kunnskapsdepartementets Forskrift om godskriving og fritak av h?yere utdanning ¡ì 4 om krav til 60 stp. og at den nye graden m? som hovedregel ha en annen faglig fordypning enn tidligere grad.

?nske 2/2021 L?sninger for ? h?ndtere ulike vurderingsordninger p? samme emne

?nsket av SV i RT#3588054 og RT#4182853, jf. FS-nettverket 5. oktober 2020, sak 6. Sendt Unit 14.01.2021 i RT#412976

Status 17.02.2022: Avvist av FS-planleggingsgruppe da det er ikke ?nskelig ? gj?re endringer i dette p? n?v?rende tidspunkt, med s? f? tilfeller dette gjelder. ?nsker ? prioritere ressursene p? fornying av FS.

Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder

1. Mulighet til ? styre studenter med plass p? gitte undervisningsparti mot gitt eksamensordning i Studentweb
2. Oppdatere rutine 511.001
3. Ny rutine 5xx.xxx overf?ring av studenter p? undervisningspartier fra ¨¦n vurderingsordning til en annen

Opprinnelig RT-nummer til Unit ved tidligere behandling

Usikker, mulig noe tilsvarende er innmeldt f?r 2011

Begrunnelse 

?nsker ? kunne fjerne behovet for SQL og gj?re sammenhenger mellom undervisningsvalg og eksamensmuligheter tydeligere.

Beskrivelse av problemstilling 

I FS er det mulig ? ha flere vurderingsordninger p? samme emne i samme termin. Ved UiO brukes dette for eksempel ved examen philosophicum og examen facultatum ved SV-fakultetet, hvor studenter p? ett gitt undervisningsparti ?selvstudium? (enten ved direkte oppmelding eller ved s?knad) egentlig skal ha en gitt eksamensordning (ofte skriftlig eksamen med tilsyn). 
Slik det virker i dag, s? kan studentene velge eksamensordning fritt. Til tross for at de har valgt selvstudium p? undervisningen f?r de meldt seg til eksamensordningen som krever at man er meldt p? og f?lger seminarundervisning. Dette medf?rer at administrasjonen m? flytte studenter som har valgt feil ved ? bruke SQL. For emner som har S?KNAD/ undervisningsopptak er det heller ikke mulig for administrasjonen ? opprette vurderingsmelding p? forskjellige eksamensordninger ut fra hvor studentene f?r plass. 
Administrasjon av emner med flere samtidige vurderingsordninger m? alts? gj?res med SQL. Det er tidkrevende, b?de for lokal administrasjon, som m? vente p? at oppgaver utf?res sentralt, og for sentral administrasjon, som m? utf?re oppgaver for fakultetene som de burde kunne utf?re selv.  
Vi mener at n?r det er teknisk mulig ? legge opp til flere vurderingsordninger p? samme emne i samme semester, s? b?r det kunne administreres, i hvert fall med rutiner.

L?sningsforslag 

L?sningsforslaget er tredelt: 

1. For emner med DIREKTE p?melding til undervisning i Studentweb (enten det gjelder p?meldings- eller etteranmeldingsperiode) ?nsker vi ? kunne angi at studenter som melder seg til ett eller flere angitte undervisningspartier kun f?r mulighet til ? velge vurderingsordning X.
2. For emner med S?KNAD/undervisningsopptak eller MANUELL p?melding ?nsker vi en endring i rutine 511.001 Oppmelding av undp?meldte til vurdering. Her b?r saksbehandler f? velge undervisningsenhet og undervisningsparti ogs?, og ikke bare emne.
3. Vi trenger i tillegg en ny rutine 5xx.xxx for ? administrere endringer etter oppmeldingsfrist som kan brukes istedenfor SQL. Vi ser for oss noe som ligner FS456.002 Kopiering av partiplasserte fra undenhet til undenhet, men hvor saksbehandler kan kopiere (og slette) eksisterende vurderingsmeldinger for studenter p? undervisningsparti x til vurderingsenhet y. 

Vi forst?r at Unit har begrenset med utviklingsressurser, og vil prioritere l?sningsforslag 3 h?yest siden saksbehandlere dermed kan korrigere registreringer selv fortl?pende ved ? kj?re denne rutinen. Dernest l?sningsforslag 2 som vil gj?re det enklere ? ha S?KNAD/administrere undervisningsopptak for slike emner.

L?sningsforslag 1 hadde v?rt mest brukervennlig for studentene p? slike emner med DIREKTE p?melding, men det kan omg?s ved ? bruke S?KNAD dersom rutinene over prioriteres.

Vurdering av konsekvenser

Tydeligere for studentene, bedre brukeropplevelse. Mindre administrativ tidsbruk.

?nske 3/2021 FS515.001: Nytt slettegrunnlag: Best?tt emne med emnesperre

L?st 08.11.2021: Rutinen FS515.001 er til FS8.3.7 utvidet med valg for sletting p? grunnlag av best?tt emne som gir emnesperre.
25.01.2022: Fra Studentweb 3.3.29.2 (januar 2022) kommer det varsel f?r man melder seg: "Du kan melde deg til undervisning, men meldingen vil bli slettet dersom du f?r resultat i emnet (#1)" + varsel om viktig p? startsiden: "Meldingen din til emnet (#1) vil bli slettet dersom du f?r resultat i emnet (#2)":

?nsket av SV i RT#4234806 22. januar 2021, etter samr?ding i RT#4218287. Sendt Unit 1. februar i RT#414840.

Problemstilling

P? UiO, og p? noen institutter i stor grad, som p? ?konomisk institutt er det restriksjoner p? ? ta eksamen p? lavere faglig niv?, n?r visse emner p? h?yere faglig niv? er best?tt. Grunnen kan v?re at emnene bygger p? hverandre, og man skal ikke kunne ta visse emner p? lavere faglig niv? n?r man har startet p? et h?yere faglig niv?. Emnenes studieniv?kode er ikke direkte relevant her.

P? emne samlebilde p? det h?yere faglige niv?et, fanen emnesperre, legger vi inn emne(r) som instituttet vurderer at er p? lavere faglig niv?. Det sperrer for at studenten i Studentweb f?r melde seg for de oppgitte emnene p? lavere faglig niv? hvis det foreligger et resultat i emnet p? h?yere faglig niv?.

Emnesperren tar utgangspunkt i protokollf?rt eksamensresultat i emnet p? det h?yere faglige niv?et. Dette medf?rer at studenter f?r melde seg til emner p? lavere faglig niv? for p?f?lgende semester i perioden f?r sensur p? emnet i det h?yere faglige niv?et er protokollf?rt.

Eksempel: Student f?r melde seg til ECON1410 for v?ren 2021 f?r resultat i ECON3220 er registrert i protokoll for h?sten 2020.

Det er per i dag ingen m?te ? kontrollere de som ev. har f?tt meldt seg til et emne som er registrert i emnesperre-fanen p? lavere faglig niv? f?r resultatet er registrert i protokoll p? emnet p? h?yere faglig niv?.

L?sningsforslag

1) Vi ?nsker at det legges inn et valgpunkt om emnesperrer i FS-rutinen 515.001 Sletting av vurderings- og undervisningsmeldinger under under "Slette p? grunnlag av", slik at vi kan slette oppmeldingen i et emne p? lavere faglig niv? hvis et emne p? h?yere faglig niv? har blitt best?tt.

Vi vil da eksemplevis legge inn ECON1410 i FS515.001 og velger det nye punktet om emnesperre. Da skal rutinen ta hensyn til alle emner der ECON1410 er registrert i fanen "emnesperre". Eksempelvis ECON3220.

Forslag til navn p? nytt punkt: *Best?tt emne med emnesperre

2) I Studentweb, i form av redigerbar tekstkode, varsel til studenter som melder seg til et emne (p? lavere faglig niv?) som er oppf?rt under emnesperre p? et annet emne (p? h?yere faglig niv?), og som studenten har vurderingsmelding i, dersom studenten melder seg til dette f?rste emnet (det p? lavere faglig niv?) f?r resultat p? det emnet med h?yere faglig niv? er protokollf?rt. Varselet p? meldingen til det lavere emnet kan eksempelvis v?re: "Melding til [ #EMNEKODE p? emnet p? lavere faglig niv?] vil bli slettet dersom du best?r [#EMNEKODE (p? emnet p? h?yere niv?)] og som du ikke har f?tt resultat p? enn?. Les mer p? emnebeskrivelsen."

Hvordan er endrings?nsket vurdert lokalt?

?konomisk institutt har veldig mange emner med emnesperrer. Se restriksjonene som gjelder. Det er i all hovedsak i ?konomisk institutt som har dette behovet ved SV-fakultetet og forslaget er diskutert med dem.

Konsekvenser og regelverk

Vi vil bli i stand til ? kontrollere, h?ndheve og informere om regler for emnesperre. Vi har vurdert det slik at det ikke er tilstrekkelig med et nytt valg for emnesperre i FS-rutine 515.001 og informasjonstekst p? emnebeskivelsen, for studenten m? f? vite hva som kan skje der studenten foretar handlingen. Regler om emnesperre for enkelteemner er ikke egnet til ? lov- og forskriftsfesting, og vi kan kan dermed ikke forutsette at emnesperre er allment kjent for studenten.

?nske 4/2021 FS460.002 Beregning av kvalifisert - und. p?meldte: Merknad og funksjon ved klagesak

?nsket av SV 2. februar 2021 i RT#4252394 og bearbeidet i dialog med studieavdelingen. Sendt Unit i RT#444373 10. mai 2021.

Problemstilling

Vi f?lger opp studenter som er meldt til et emne som har forkunnskapskrav (=videreg?ende emne) og venter p? sensur p? emnet som utgj?r forkunnskapet (=begynneremnet) ved ? kj?re FS460.002 "Beregning av kvalifisert - und. p?meldte" n?r sensur har falt i begynneremnet. Vi haker av for "Oppdater tilbudsstatus til AV og slett evt. partiplassering, for studenter som beregnes ikke-kvalifisert" - alts? for de som ikke har best?tt begynneremnet/forkunnskapskravet.

Studenter som stryker p? begynneremnet kan imidlertid klage p? karakter og kan potensielt f? best?tt i begynneremnet etter klagebehandlingen. Disse ?nsker vi ikke ? slette i det videreg?ende emnet f?r vi vet at studenten har f?r behandlet klagen p? resualtatet p? begynneremnet.

N? m? vi ev. sjekke hvem som har klaget p? karakter og s? melde dem opp igjen etterp?. Alternativt blir de slettet og s? m? de ev. meldes opp igjen og partiplasseers etter at studenten tar kontakt. Dette krever mye manuell h?ndtering, med fare for ? overse noen.

Vi har behov for ? vite, n?r vi kj?rer FS460.002, om det er noen av dem som ligger an til ? f? slettet oppmeldingen sin i det videreg?ende som har en aktiv (ikke-ferdigbehandlet) klagesak g?ende i FS, slik at vi kan holde dem utenfor rutineoppdateringen. Det ville hjulpet litt med en merknad om klagesak i FS460.002, men det er ikke tilstrekkelig for ? unng? manuelt etterarbeid. Med en merknad om aktiv klagesak, m? vi likevel h?ndtere en ev. gjenoppmelding manuelt dersom vi kj?rer FS460.002 med oppdatering av database. Vi m? ogs? notere oss bak ?ret hvem vi skal holde ?ye med og ev. oppdatere i etterkant. Vi har alts? behov for at de som har en aktiv klagesak ikke skal omfattes av rutineoppdateringen i FS460.002. Vi ser for oss en ny hake i FS460.002 som sier noe slikt som "Unnta studenter som venter p? klagebehandling".

Vi m? normalt kj?re FS460.002 flere ganger for at ogs? studenter venter p? sensur i utsatt eksamen p? begnneremnet ogs? blir tatt h?nd om i FS460.002-kj?ring. S? lenge de er vurderingsmeldt vil de ikke slettes med FS460.002, men rutinen m? dermed kj?res en gang til ev. etter at sensur har falt.

Det vil alltid v?re enkeltstudenter som av ulike grunner f?r opperette klagesak veldig sent eller som f?r den ferdigbehandlet etter veldig lang tid, og langt inn i neste semester, og etter at vi har kj?rt FS460.002 med oppdatering. Det kan ogs? v?re studenter som langt inn i neste semester f?r ugyldiggjort eksamensresultatet p? begynneremnet som f?lge av vedtak i klagenemda. Slike saker vil likevel v?re f? av, og de vil vi h?ndtere manuelt og skj?nnsmessig vurdere hva som skal skje med opptaket p? det videreg?ende emnet. Et mulig utfall kan v?re at de som ev. har klaget p? karakter f?r avlegge emnet p? h?yere niv? til tross for at de har str?ket i forkunnskapsemnet.

L?sningsforslag

1. Merknad om klagesak i forkunnskapsemnet i kolonnen for merknad i FS460.002 Beregning av kvalifisert - und. p?meldte. Eksempelvis: "Klagesak finnes i ECON1100".
   P? denne m?ten vil vi se hvilke studenter som ev. har klagesak som ikke er ferdigbehandlet i ett eller flere forkunnskapsemner
   og
2. Ny hake i FS460.002 "Unnta studenter som venter p? klagebehandling"

?nske 5/2021 Dato_tid_komplett_s?knad

?nsket av studieavdelingen. Sendt Unit 26.3.2021 og 6.4.2021 i RT#439710 / Unit arkiv ref. 21/00354-1. Jira-ref. FS-1041

L?st i FS8.3.6 (h?sten 2021):

FS101.001 og FS101.014: Lagt til kolonner for om s?knad er komplett, og dato for n?r siste dokument ble lastet opp i saken. FS tar i dag ikke vare p? tidspunktet n?r en s?knad er komplett - dette b?r Unit ev. se n?rmere p? dersom tidspunktet for siste dokument ikke er ok.

Begge rapportene har allerede s?kernr som kolonne. I FS101.001 kan denne velges bort til fordel for visning av jnr.

I rapporten FS101.014 er det lagt p? et nytt standard sorteringsvalg for s?kernr (n?r sortering velges fra meny).

Det er ikke lagt p? kolonne for dato-tid-tilbudsstatus-registrert da FS ikke tar vare p? denne informasjonen i dag.

Navn p? rapport ?nsket gjelder
101.014 Mottatt dokumentasjon, samt 101.001 S?kerliste

Begrunnelse 
For ? kunne h?ndtere l?pende opptak uten konkret s?knadsfrist, trenger saksbehandlere verkt?y for ? sjekke n?r s?knader er komplette og klare for videre saksbehandling all den tid systemet tillater innsending av s?knader som ikke er komplette. Dato og tidspunkt for n?r en s?knad er komplett er ogs? viktig for ? kunne se om man overholder saksbehandlingsfrister i et l?pende opptak. Der det ikke er angitt konkret saksfrist, utledes dette fra forvaltningsloven, samt eventuell konkret info til s?kere. I hht. forvaltningslovens ¡ì 11a skal s?kere varsles om s?knad ikke behandles innen fire uker.

Beskrivelse av problemstilling 
S?knadsweb er ikke rigget for ? h?ndtere l?pende opptak, og i p?vente av en s?knadsl?sning som h?ndterer dette, ?nsker vi ? f? tilrettelagt rapporter i FS, s? saksbehandlere lettere kan f?lge med p? komplette s?knader og overholde tidsfrister.
Ph.d.-opptak har ikke konkrete s?knadsfrister, men s?kere dukker opp l?pende gjennom ?ret. Komplette s?knader skal behandles uten ugrunnet opphold, med mindre annet er eksplisitt angitt. Dersom s?knaden ikke kan behandles innen fire uker, skal s?ker varsles.

L?sningsforslag 
Vis-valg for s?kernummer og dato_tid_komplett s?knad, f?rst og fremst i prim?rrapporter for ph.d.-opptaket, FS101.014 og FS101.001. Vi prioriterer endring i 101.014 foran 101.001 dersom endringer i sistnevnte rapport er vanskelig. Dersom det er vanskelig ? gjennomf?re endringer i eksisterende rapporter, s? ?nsker vi oss en ny rapport hvor f?lgende er mulig:

Det er mulig ? sortere p? s?kernummer ved ? velge sortering og dra REGNR til ?verst i sorteringsbildet i dag, men ideelt sett hadde det v?rt fint ? kunne velge det i rapportene som et ?vis? valg p? linje med f?dselsnummer. Ved ? velge sortering p? s?kernummer, vil rapportene kunne vise en kronologisk liste over s?kernummer framfor alfabetisk liste p? navn. Dersom man i tillegg velger vis-valg for dato_komplett_s?knad, s? ?nsker vi at s?kere blir sortert f?rst p? dato_tid_komplett s?knad og deretter p? s?kernummer. Dersom det gj?res endringer slik at det ikke blir mulig ? levere ufullstendig s?knader i S?knadsweb, vil det v?re tilstrekkelig ? kunne sortere p? s?kernummer, men det er fremdeles ?nskelig ? kunne f? inn dato_tid_for_komplett s?knad, for ? beregne om man overholder saksbehandlingsfristene i l?pene opptak.

Vi ?nsker oss ideelt ogs? dato for ferdig saksbehandling. Vi anser saksbehandlingen for ? v?re ferdig n?r tilbudet er registrert og s?ker kan takke ja, s? operasjonalisering kan v?re dato_tid_tilbudsstatus_registrert.

Vurdering av konsekvenser
Ingen negative konsekvenser ved institusjonen. Gj?r det lettere ogs? for flere l?pende opptak ? ta i bruk S?knadsweb og opptaksmodulen til saksbehandling.

Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler
Gj?re det mulig ? vite hvorvidt man overholder saksbehandlingstid ihht. forvaltningsloven.

?nske 6/2021 FS155.002 S?kere med studierett: Vise studentnr.

?nsket av SADM ved OPP. Sendt Unit dato 20.5.2021

Begrunnelse 
Vi ?nsker at studentnummer skal kunne vises i rapporten FS155.002, ikke bare s?kernummer og f?dselsnummer for ? lette arbeidet.

Problemstilling 
Rapporten FS155.002 brukes til ? finne s?kere som allerede har studierett p? et studieprogram de har s?kt om opptak til p? nytt.

De aktuelle s?kerne m? sl?s opp i Student samlebilde for ? sjekke om de trenger ? s?ke p? nytt eller ikke. I rapporten f?r vi ut liste med kun s?kernummer. S?kerne m? derfor f?rst sl?s opp i S?knad samlebilde NOM for deretter ? g? inn i Student samlebilde. Dette gj?r at operasjonen f?r un?dvendig mange ledd. Vi ?nsker derfor at listen ogs? inneholder studentnummer, slik at vi kan sl? opp s?kerne direkte i Student samlebilde.

Det er mulig ? f? opp s?kerne med f?dselsnummer i rapporten, men listene blir ofte sendt per e-post til aktuelle p? fakultetene som skal sjekke studierettene. Det er av personvernhensyn derfor ikke aktuelt ? ta ut lister med f?dselsnummer i denne sammenhengen.

L?sningsforslag 
Det legges inn et ekstra valg under Vis (under F?dselsnr og Journalnr) om ? vise studentnummer i rapporten FS155.002.

Vurdering av konsekvenser
Vi kan sl? opp studentene direkte i Student samlebilde, uten ? g? via S?knad samlebilde NOM. Dette vil gj?re sjekken av de aktuelle s?kerne mer smidig, og man sparer ressurser ved ? ikke m?tte sl? de aktuelle s?kerne opp i flere bilder.

?nske 7/2021 Arbeidslivsportalen (ALP): praksisaktiviteter

?nsket av studieavdelingen og UiOs prosjektgrupp for forprosjekt for Arbeidslivsportalen (ALP). Sendt Unit 27.5.2021 i deres RT#445967

Gjelder 
Arbeidslivsportalen (ALP) praksisaktiviteter i praksiskalender

Begrunnelse
Effektivisering og tidsbesparelser for saksbehandlere i ALP.

Problemstilling
Endringer av detaljinfo p? praksisaktiviteter m? gj?res pr enkeltklasse. Det leder til mange tastetrykk og merarbeid for saksbehandler. Vi ?nsker at ALP legger mer til rette for ? velge ? utf?re endringer for flere klasser av gangen.

L?sningsforslag
Med tanke p? emner med sv?rt mange praksisklasser, s? er vi usikre p? om dagens l?sning, hvor man m? klikke seg inn p? de enkelte klassene, er den mest hensiktsmessige. Men slik l?sningen foreligger i dag, s? ?nsker vi alts? i alle fall ? kunne velge ? la endringer gjelde for en eller flere klasser av gangen ved ? hake av for dette, eller lignende.
Vi er alts? usikre p? hva som er akkurat det beste l?sningsforslaget med tanke p? utvikling av ALP som helhet, men ser for eksempel behov for ? kunne:

• Under fanen steder, velge ? gjennomf?re endring av niv? (opp eller ned) for avtale for en eller flere klasser samtidig.
• Under fanen roller, velge ? knytte underviser til en eller flere klasser.

Vi ?nsker ogs? at man skal kunne velge ? importere FS-klasser som praksisklasser i ALP, s? man slipper ? opprette og tildele studentene til flere klasser der det allerede er gjort en fordeling av studentene p? forh?nd i FS. Dette ?nsket er dog underordnet det ? finne en l?sning p? at man slipper unna med f?rre tastetrykk i de klassene som finnes i ALP. Mulig det kunne v?rt l?st med at man kan velge ? kopiere klasse A framfor ? bare opprette nye klasser ved ? trykke p? plusstegnet i praksiskalenderen.

?nske 8/2021 Kopiere kommisjoner fra en vurderingsenhet til en annen

?nsket av MN i RT#4387057 21. mai 2021.
Sendt Unit 10. juni 2021 i deres RT#447621 og presiseringer i sikt.no RT#303550 april 2022.

Status 07.02.2022: L?st i 8.4. 

F?lgende er p? plass til FS8.4:

• Ny rutine FS551.003 Kopiere kommisjoner fra en vurderingsenhet til en annen. Parametere for rutinen er Fra vurderingsenhet og Til vurderingsenhet. Rutinen kopierer alle kommisjoner fra vurderingsenhet til vurderingsenhet.
  Merk at dersom det allerede eksisterer minst en kommisjon for til-enheten, s? vil ikke rutinen kopiere noen nye kommisjoner til denne. 
  02.05.2022 Rutinen endret til: Det er mulig ? kopiere kommisjoner til en vurderingsenhet som allerede har en eller flere kommisjoner. Hvis kommisjonsnummeret allerede eksisterer, kopieres kun de ?vrige kommisjonene.
• Ny rutine FS551.004 Opprette enkeltkommisjoner for vurderingsmeldte
  Parametere for rutinen er Vurderingsenhet og om navn for kommisjon skal v?re kandidatens nr eller kandidatens navn (siste tilfelles gir ikke anonymitet).
  Rutinen gjennomg?r alle vuderingsmeldte og opprettet kommisjon for dem som ikke allerede er knyttet til en kommisjon. Rutinen vil for disse knytte meldingen til den nyopprettede kommisjonen.

Problemstilling fra MN
P? MN gjennomf?rer vi masteroppgaveinnlevering i Inspera. Eksempelvis p? IFI er det typisk 150 kandidater som leverer masteroppgaven p? v?rsemesteret. P? en masteroppgave m? hver kandidat ha en egen kommisjon i FS. Med andre ord oppretter studiekonsulenter 150 kommisjoner p? vurderingsenheten for den skriftlige oppgaven. Hvis vi skal kunne gjennomf?re muntlig sensuren i Inspera m? det opprettes sensurpr?ve for denne biten. Dette betyr at man m? lage alle kommisjoner i FS p? nytt. Sp?rsm?let mitt er da: Er det noe funksjon i FS som tillater kopiering av kommisjoner slik at vi kan "kopiere" kommisjoner, uten ? manuelt m?tte opprette alle p? nytt?

Vurdering i studieavdelingen 
Kopieringsmuligheten finnes ikke i dag. Vi antar at behovet ogs? gjelder andre fakulteter. Stemmer det? Behovet vil v?re tilsted enten man benytter Inspera eller Fagpersonweb til sensur av muntlige eksamen, s? vi tror derfor ?nsket vil v?re av interesse ogs? for andre FS-institusjoner.

Behov og begrunnelse
Effektivisering: Ny rutine i vurderingsmodulen for ? kopiere sensurkommisjoner fra ¨¦n vurderingsenhet til en annen: FS5xxx.xxx

Beskrivelse
Med innf?ringen av digital sensur er det n?dvendig ? registrere sensurkommisjon p? alle vurderingsdeler for at systemene skal virke. Dette er s?rlig aktualisert p? masteroppgaveemner der sensur p? masteroppgaven ofte har en muntlig eksamen som bruker et system for sensurregistrering, eksempelvis Inspera eller Fagpersonweb. P? masteroppgaveemner er sensurkommisjonene i h?y grad helt individuelle og p? emner med sv?rt mange kandidater, i f.eks. st?rrelsesorden 100-200, er registrering av sensurkommisjoner n? blitt tidkrevende

L?sningsforslag
Ny rutine hvor vi kan velge ? kopiere kommisjoner fra ¨¦n vurderingsenhet til en annen vurderingsenhet for ? unng? dobbeltregistreringer, FS5xx.xxx Kopiere sensurkommisjon.

?nske 9/2021 Filter-funksjon i S?knad samlebilde

?nsket av MN i RT#4439115 29. juni 2021.
Vurdert og bearbeidet i studieavdelingen (SADM).
Sendt Unit 5.10.2021 i deres RT#463284.

Problemstilling fra MN
Kunne filtrere i s?knad samle bilde, for eksempel med f?lgende filter:
( dokstatkode = 'DUE') or ( dokstatkode = 'BEH') and ( kvalgrunnlag not in ('EU'))

Dette ser ut til ? kun fungere i s?kerlisten (FS101.001), men det hadde v?rt flott dersom denne funksjonen ogs? kan bli tilgjengelig i s?knad samlebilde.

Tilbakemelding fra SADM

I s?knad samlebilde heter dokstatkode i stedet dokumentasjonstatuskode, s? det kan man filterere p?. Kvalgrunnlagkode er det dessverre ikke mulig ? filtere eller sortere p? i bildet idag.
Vi antar det er mulig ? f? inn dette feltet blant filter-mulighetene, men det ligger i en annen tabell enn s?knadstabellen (som er utgangstabellen for samlebildet), s? det vil kreve utviklingsressurser hos UNIT.
Er det mye arbeid ? spare for opptaksfolket, hvis vi f?r denne filteringsmuligheten?

Begrunnelse

I rapporten FS101.001 S?kerliste kan saksbehandlerne filtrere p? datafelt fra flere tabeller slik at de kan se p? s?kere som bare er relevante .

Eksempel: dokstatkode = 'BEH' and not kvalgrunnlag= 'EU'

Noe liknende kan man gj?re i S?knad samlebilde, men der finner vi ikke igjen kvalgrunnlag, alts? data fra tabellen fs.persongrunnlag.

L?sningsforslag

1) Inkludere tabellen fs.persongrunnlag i filtrerings- og sorteringsdataene i S?knad samlebilde

2) I rapport FS101.001 S?kerliste brukes ordet dokstatkode, mens i S?knad samlebilde brukes ordet dokumentasjonstatuskode om det samme. Bruk samme begrep b?de i bilde og i rapport.

Vurdering av konsekvenser
Saksbehandlerne kan raskere komme gjennom sine saker i s?knads-"bunken" i S?knad samlebilde hvis de slipper ? bla forbi "uinteressante" s?kere.

?nske 10/2021 Opptaksgrunnlag s?knad samlebilde

?nsket av SADM i forbindelse med Utvikling av opptaksmodulen fra ph.d.-opptakspiloten. Sendt Unit 5.10.2021 i deres RT#463290.

Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
S?knad samlebilde (SOKNAD_OPPTAKSGRLAG)

Begrunnelse 
I ph.d.-opptak er det n?dvendig ? registrere ett opptaksgrunnlag (typisk ¨¦n grad) i fanen grunnutdanning. Dette er data som rapporteres for ph.d.-niv? og det er derfor n?dvendig at vi f?r dette registrert og med over i student samlebilde.

Det er i tillegg ?nskelig ? registrere graden som er grunnlaget for opptaket til master. Dette gj?res i dag i varierende grad, siden fanen krever manuell registrering og er tidkrevende for saksbehandler.

Beskrivelse av problemstilling 
Opptaksgrunnlaget registreres manuelt under fanen grunnutdanning, hvilket leder til d?rlig datakvalitet. Dette til tross for at de fleste s?kerne i de fleste opptak har registrert kvalifikasjoner i intern kvalifikasjonsprotokoll eller i person eksternstudium. Vi forventer i tillegg en ?kning av kvalifikasjoner i person eksternstudium etter hvert som utenlandsk utdanning ogs? blir delt digitalt fra s?kere, via for eksempel Emrex og/ellerErasmus without paper (EWP).

L?sningsforslag 
Vi ?nsker en l?sning som gj?r det enkelt for saksbehandler ? knytte ¨¦n (1) grad til s?knaden som opptaksgrunnlag. Hvis kun ¨¦n grad finnes i resultatgrunnlaget, s? ?nsker vi at denne kommer inn automatisk i opptaksgrunnlaget. Dersom en s?ker har flere tilgjengelige grader/opptaksgrunnlag ?nsker vi for eksempel en knapp for hent kvalifikasjon/grad hvor saksbehandler f?r et valg om ? legge til ¨¦n enten fra protokoll eller fra person eksternstudium, litt som i legg til intern eller ekstern utdanning i utdanningsplan. Valget m? kunne gj?res om, og saksbehandler m? ogs? kunne registrere opptaksgrunnlag manuelt for s?kere som kun har papirdokumentasjon. 

Vurdering av konsekvenser
Lettere for saksbehandler ? registrere gode data om opptaksgrunnlag, leder til mer effektiv saksbehandling og bedre datakvalitet, st?rre sikkerhet for s?ker og bedre statistisk grunnlag for master- og ph.d.-opptak.

?nske 11/2021 Dokumentkrav til s?knadsalternativ

?nsket av SADM i forbindelse med Utvikling av opptaksmodulen fra ph.d.-opptakspiloten.

Sendt Unit 05.10.2021 i deres RT#463301

Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
S?knadsweb og opptaksmodulen

Begrunnelse 
UiO fikk opprettet obligatoriske dokumentkrav til ett opptak i forbindelse med pilotering av ph.d.-opptak i S?knadsweb. Vi ser imidlertid behov for ? kunne knytte obligatoriske dokumenter til de enkelte s?knadsalternativene ogs?. For ph.d.-niv? kan det v?re nyttig ? ha forskjellige dokumentkrav dersom man for eksempel har ett s?knadsalternativ pr. institutt/saksbehandlerenhet under fakultet, men f?rst og fremst er dette et behov for masteropptak, hvor opptakskrav og dokumentkrav kan v?re sv?rt forskjellig fra s?knadsalternativ til s?knadsalternativ.

Beskrivelse av problemstilling 
I ett opptak kan forskjellige s?knadsalternativer ha forskjellige opptakskrav, herunder dokumentkrav. Typisk kan noen s?knadsalternativer ha krav om prosjektskisser eller motivasjonsbrev, mens andre ikke har det. Dokumentkrav kan ogs? endres ut fra hvilken s?kergruppe s?ker tilh?rer, for eksempel spr?kkrav. 

L?sningsforslag 
Vi ?nsker at det blir utviklet mulighet til ? knytte dokumentkrav ogs? til s?knadsalternativ. 
Ideelt sett, ville vi sett at forskjellige s?kerkategorier ogs? blir m?tt med forskjellige dokumentkrav: typisk vil norsk/nordisk s?ker, EU/E?S-s?ker og s?ker utenfor EU/E?S v?re tre hovedkategorier. Men vi ser ikke helt at det er mulig f?r ny, felles, l?sning for masteropptak.

Vurdering av konsekvenser
Tydeligere og mer spisset informasjon til s?kere. ?kt sannsynlighet for ? f? fullstendige/komplette s?knader. Lettere ? f?lge opp s?kere med mangler for saksbehandler.

?nske 12/2021 Dato levert s?knad og forventet svartid

?nsket av SADM i forbindelse med Utvikling av opptaksmodulen fra ph.d.-opptakspiloten.

Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
S?knadsweb, opptak og s?knad samlebilde, samt aktuelle s?kerlister, f?rst og fremst 101.014 mottatt dokumentasjon

Opprinnelig RT-id
Kan sees i sammenheng med Unit RT#439710 fra mars 2021

Begrunnelse 
I l?pende opptak uten felles s?knads- og saksbehandlingsfrist, er det n?dvendig b?de for s?ker og saksbehandler ? vite n?r en s?knad er levert for ? kunne overholde saksbehandlingsfristen.

Det er i tillegg ?nskelig ? kunne vise tentativ svardato.

Beskrivelse av problemstilling 
S?kere i l?pende opptak, som ph.d.-opptak, lurer ofte p? n?r de kan forvente svar. Dersom ikke noe annet er angitt gjelder forvaltningslovens regler (i praksis 3-4 uker). S? langt har vi l?st problemstillingen med ? informere s?kere p? nett og i teksten p? S?knadsweb, men vi ser at dette ikke er tydelig nok. I tillegg kan det v?re vanskelig for saksbehandlere ? vite hvilke s?kere som st?r for tur da hverken dato for innkommet (fullstendig) s?knad eller saksbehandlingsfrist er datofelter i FS.

L?sningsforslag 
Vi ?nsker et datofelt som viser tidspunkt for innlevert og fullstendig s?knad for s?ker i S?knadsweb og for saksbehandler i FS. Dvs. at dersom opptaket har obligatorisk dokumentkrav, ?nsker vi at dato for innlevert s?knad = dato for alle obligatoriske dokumenter levert.

Vi ?nsker i tillegg at man kan sette generell saksbehandlingstid i antall dager p? opptak samlebilde, og at individuell saksbehandlingsfrist regnes ut p? bakgrunn av dato fullstendig s?knad+generell saksbehandlingstid. 

Datofelt for individuell saksbehandlingstid m? vises og kunne gjenfinnes p? den individuelle s?knaden og helst kunne vises for s?ker i S?knadsweb.

I rapporten 101.014 hadde det v?rt hensiktsmessig ? kunne vise og sortere p? dato for fullstendig s?knad og saksbehandlingsfrist. Det er da mulig at l?pende opptak ikke n?dvendigvis m? ha regnr for ? kunne behandle s?knader i riktig rekkef?lge.

Dersom det er mulig ? f? utviklet l?sning i FS for saksbehandler, men det ikke er kapasitet i S?knadswebutviklingen, vil vi prioritere ? f? p? plass en l?sning som hjelper saksbehandler ? sortere saker i riktig rekkef?lge.

1. pri er alts? ? f? inn dato fullstendig s?knad i 101.014 og p? s?knadsalternativet til den enkelte s?ker 
2. pri er ? f? inn mulighet til ? legge inn antall dager saksbehandlingstid i opptak samlebilde og dermed ogs? f? beregnet individuell saksbehandlingsfrist for s?knadsalternativ i opptaket, og at dette kan vises i 101.014 og p? s?knadsalternativet til den enkelte s?ker
3. pri er ? f? vist individuelt beregnet saksbehandlingstid for s?ker i S?knadsweb

Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler
Lettere for saksbehandler ? holde kontroll p? rekkef?lgen av s?knader til behandling i l?pende opptak, samt overholde saksbehandlingsfrist. Lettere for s?ker ? se om saksbehandlingsfrist er oversittet.

?nske 13/2021 Fjerne tabellen DRGRAD_FAG

?nsket av SADM 23.09.2021. ?nsket er st?ttet av Forum for forskerutdanning (FFF), og av representanter fra UiB og UiA i den gamle ekspertgruppen for doktorgradsmodulen.

Sendt Unit 5. september 2021 i deres RT#463306.

Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
DRKAND_FAG (FAGKODE) ¨C hele tabellen ?nskes utfaset

Dersom det fortsatt er ?nske om denne type data:
STUDENTOPPGAVE FAGKODE erstattes av STUDENTOPPGAVE NUSKODE
Og/eller STUDPROGSTUD_EMNE tilsvarende OPPGAVETITTEL som NUSKODE

Opprinnelig RT-id/saksdokument dersom saken har v?rt behandlet tidligere 
Ikke tidligere behandlet

Begrunnelse 
For ph.d.-niv? er fagkoding en vesentlig del av rapporteringsgrunnlaget. Dessverre har fokus ligget p? FAGKODE framfor NUSKODE eller tilsvarende kodeverk for forskning, og det har v?rt lite fokus p? samordning og fellestabeller med ?vrige studieniv?er. Dette ?nsker vi ? f? bort fra. M?lsettingen er ? f? utfaset s? mange s?regne tabeller for doktorgrad som mulig og i st?rst mulig grad bruke tabeller felles med ?vrige studieniv?er, samt ? bruke nasjonalt kodeverk framfor lokale koder, og i st?rst mulig grad oppn? automatisert overf?ring av data, framfor ? registrere ting manuelt.

Beskrivelse av problemstilling 
V?re saksbehandlere p? ph.d.-niv? bruker mye tid p? ? tolke arbeidstitler og prosjektskisser for ? registrere fagkode p? student samlebilde. Dette registreres, slik vi forst?r, kun fordi NIFU ?nsker disse dataene i forbindelse med rapportering.
Dataene f?lger ikke noen nasjonal, eller internasjonal, standard. Detaljeringsniv?et er sv?rt varierende, mellom fagomr?der, og mellom hvor nidkj?re i tjenesten saksbehandlere har v?rt. Datakvaliteten er dermed ikke god, og den statistiske verdien ansees reelt sett ? v?re lav. 

L?sningsforslag 
Vi ?nsker at tabellen DRKAND_FAG sperres for nyregistreringer s? snart som mulig, og at tabellen fases ut.  
Siden ph.d.-programmene ofte er sv?rt generiske, sier de lite om ph.d.-kandidatenes tilknytning til fagmilj?. Dersom det fortsatt er ?nske om ? ha data om avhandlingens fagtilknytning, hvilket vi forst?r er prim?rfunksjonen til tabellen, s? ?nsker vi at dette skal kunne registreres av kandidaten selv p? et egnet sted, for eksempel via Studentweb. Vi ser for oss at aktuelle steder dette kan bli registrert i FS i dag er i tabellene STUDENTOPPGAVE og/eller STUDPROGSTUD_EMNE (tilsvarende oppgavetittel), avhengig av hvorvidt dette er data som f?rst er aktuelt ved innlevering av oppgave, eller tidligere i utdanningsforl?pet. Da ved ? bruke for eksempel nus-kodeverk eller et annet aktuelt standardisert kodeverk for forskning.
I p?vente av modernisering av FS, ser vi for oss at opplysning om tilknytning for den enkelte kandidaten i mellomtiden b?r kunne hentes ut p? annet vis, for eksempel via studieprogramstudent-institusjon-fakultet-institutt-gruppe.

Vurdering av konsekvenser
Mindre manuell registrering, bedre datakvalitet og rapporteringsdata p? tvers av studieniv?er.

?nske 14/2021 Fag opptaksgrunnlag drgrad 

?nsket av SADM 23.09.2021. ?nsket er st?ttet av Forum for forskerutdanning (FFF), og av representanter fra UiB og UiA i den gamle ekspertgruppen for doktorgradsmodulen.

Sendt Unit 5. september i RT#463309.

Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
OPPTAKSGRLAGSOKNAD_DR 
STUDPROGSTUD_OPPTAKSGRL 
SOKAND_OPPTAKSGRL 

Opprinnelig RT-id/saksdokument dersom saken har v?rt behandlet tidligere 
S?knad samlebilde (SOKNAD_OPPTAKSGRLAG) ?nske om mer automatisk oppdatering av s?knadsgrunnlag, hvor vi ?nsker at kvalifikasjoner/grader fra person eksternstudium ogs? skal bli valgbare i hhv s?knad opptaksgrl og student opptaksgrl, har noe overlapp med dette ?nsket. Se ?nske 10/2021 lenger oppe p? denne siden.

Begrunnelse 
For ph.d.-niv? har fagkoding v?rt en vesentlig del av rapporteringsgrunnlaget. Dessverre har fokus ligget p? FAGKODE framfor NUSKODE, og det har v?rt lite fokus p? samordning og fellestabeller med ?vrige studieniv?er. Dette ?nsker vi ? f? bort fra. M?lsettingen er ? f? utfaset s? mange s?regne tabeller for doktorgrad som mulig og i st?rst mulig grad bruke tabeller felles med ?vrige studieniv?er, samt ? bruke nasjonalt kodeverk framfor lokale koder, og i st?rst mulig grad oppn? automatisert overf?ring av data, framfor ? registrere ting manuelt.

Beskrivelse av problemstilling 
V?re saksbehandlere p? ph.d.-niv? bruker mye tid p? ? registrere fagkode i forbindelse med opptak. Etter kontakt med DBH fikk vi vite at FAGKODE er utfaset til fordel for NUSKODE i opptaksgrunnlaget, men hverken OPPTAKSGRLAGSOKNAD_DR, SOKAND_OPPTAKSGRL eller STUDPROGSTUD_OPPTAKSGRL gjenspeiler dette.

Dersom en saksbehandler g?r via doktorgradss?knad samlebilde s? er OPPTAKSGRLAGSOKNAD_DR FAG et gult felt, og obligatorisk ? fylle ut, mens OPPTAKSGRLAGSOKNAD_DR NUSKODE er hvitt, og ikke obligatorisk ? fylle ut. Dersom saksbehandler legger dette rett i student samlebilde STUDPROGSTUD_OPPTAKSGRL, som mange gj?r, s? er ingen av feltene gule/obligatoriske. Det samme gjelder SOKAND_OPPTAKSGRL. Saksbehandler f?r dermed ingen hjelp, og heller litt villedning, dersom de bruker drgradss?knad samlebilde, n?r det gjelder ? registrere disse dataene.

L?sningsforslag 
Vi ?nsker prim?rt at tabellen OPPTAKSGRLAGSOKNAD_DR slettes og i sin helhet erstattes av SOKAND_OPPTAKSGRL som fellestabell for opptaksgrunnlagsinformasjon for s?kere uavhengig av studieniv?. Dersom dette ikke er mulig ? gj?re noe med f?r moderniseringen av FS er i gang, s? ?nsker vi uansett at FAGKODE-feltene deaktiveres/fjernes fra alle tabellene og at NUS-kode innf?res som obligatorisk/gult felt for registrering i alle tabellene slik:
OPPTAKSGRLAGSOKNAD_DR FAGKODE ¨C erstattes av OPPTAKSGRLAGSOKNAD_DR NUSKODE 

STUDPROGSTUD_OPPTAKSGRL FAGKODE ¨C erstattes av STUDPROGSTUD_OPPTAKSGRL NUSKODE
SOKAND_OPPTAKSGRL FAGKODE erstattes av SOKAND_OPPTAKSGRL NUSKODE

Vurdering av konsekvenser
Mindre manuell registrering, bedre rapporteringsdata og standardisering p? tvers av studieniv?er. 

?nske 15/2021 Rapporteringsfelter forskerutdanning

?nsket av SADM 23.09.2021. ?nsket er st?ttet av Forum for forskerutdanning (FFF), og av representanter fra UiB og UiA i den gamle ekspertgruppen for doktorgradsmodulen.

Sendt Unit 5. september 2021 i RT#463310

Navn p? bilde/rutine/rapport/annet det gjelder
Endring i rapporteringsfelter for forskerutdanning

• STUDIEPROGRAMSTUDENT STATUS_STIPENDIATSTILLING
• STUDIEPROGRAMSTUDENT DATO_STUDIERETT_TILDELT/DRKAND_ARBEIDSFORHOLD_DATO_FRA
• DRGRAD_FAG

Opprinnelig RT-id/saksdokument dersom saken har v?rt behandlet tidligere 
?nske 13/2021 Fjerne tabellen DRGRAD_FAG har sammenheng med denne saken, hvor vi beskriver mer operative problemstillinger knyttet til DRGRAD_FAG

Begrunnelse 
Rapportere p? f?rrest mulig ikke-standardiserte og automatiserte datafelter, med tanke p? standardisering og forenkling av registreringer og fs-behov for ph.d.-niv? p? sikt.

Beskrivelse av problemstilling 
Vi ?nsker ? endre litt p? datautplukket til DBH for ph.d.-niv?, siden vi mener det skal g? an ? utlede ?nsket informasjon fra andre datafelter enn de DBH f?r fra Unit pr dags dato. Rent spesifikt dreier det seg i denne omgang om DBH-variablene:

• Vitenskapsdisiplin
• Stipendiatstilling
• Dato for finansiering

Vi ser behov for det siden saksbehandlere da, slik vi ser det, kan spare noen dobbeltregistreringer, og det vil ogs? sette institusjonene i stand til ? gjenbruke data til andre form?l enn rapportering, for eksempel ved tilgangsstyring og brukerkontotildeling.

L?sningsforslag 
Vitenskapsdisiplin hentes i dag fra DRGRAD_FAG som vi ?nsker utfaset. Prim?rt tenker vi at det ikke er behov for ? registrere disse dataene i det hele tatt, men sekund?rt tenker vi at den i s? fall m? erstattes av standardkoder for studier (NUS) eller tilsvarende innen forskningsomr?det, knyttet til kandidatenes innleveringer som skissert i et annet innmeldt ?nske.

Stipendidatstilling hentes i dag fra STUDIEPROGRAMSTUDENT STATUS_STIPENDIATSTILLING, men vi tenker at informasjon om dette er en kandidat med tilsetting ved samme institusjon som tilbyr utdanningsprogrammet og ph.d.-graden (stipendiat), eller en eksternfinansiert kandidat, kan utledes fra institusjonskode studieprogram=institusjonskode arbeidsgiver i finansieringen (DRKAND_ARBEIDSFORHOLD INSTITUSJONSNR_ARBEIDSGIVER), ev. med merinformasjon av finansieringstype (FINANSKILDEKODE) ved behov.

Dato for finansiering hentes overraskende nok i dag fra STUDIEPROGRAMSTUDENT DATO_STUDIERETT_TILDELT, alts? studierettstarten, men dataene burde hentes fra finansieringsfanen DRKAND_ARBEIDSFORHOLD_DATO_FRA. 

Hovedgrunnen til dette er at vi ellers er tvunget til ? sette studierettstart=finansieringsstart for ? f? riktige rapporteringsdata. Dette hindrer oss i ? bruke studierettstartsdato til andre form?l, for eksempel ? kunne sette en standard startdato for flere kandidater av gangen ved opptak slik at kandidatene kan f? brukerkonto som studenter tidligere enn finansieringsstart, slik at de kan bruke Studentweb til ? registrere seg p? emner f?r de faktisk begynner p? utdanningsl?pet. Dette vil igjen potensielt kunne gj?re det enklere for oss ? gi riktige tilganger til kandidatene, slik at disse er p? plass og aktive til finansieringsstart p? sikt.

Vurdering av konsekvenser
Mindre dobbelregistrering, bedre rapporteringsdata, og muliggj?re gjenbruk av data til andre form?l enn rapportering. 

?nske 16/2021 澳门葡京手机版app下载etning under "Perm" i Student samlebilde

Konklusjon 12.11.2021: ?nsket blir ikke sendt til Unit. HF klarer seg med kull/klasse-utplukket i rapport FS290.001 og ikke trenger eget utplukk for studieretning.

?nsket av HF 23.09.2021 i RT#4561306

Problemstilling

HF har behov for ? kunne registrere studieretning n?r vi registrerer permisjon i fanen "Perm" i Student samlebilde. Som en f?lge av dette ?nsket, ?nsker vi ogs? muligheten til ? kunne velge studieretning i rapporten FS290.001 Innvilgede permisjoner.

Det er prim?rt to grunner til at vi ?nsker ? kunne registrere permisjon p? studieretningsniv?:

1. Vi har studenter som har opptak til to ulike studieretninger p? samme program samtidig. I en del av disse tilfellene s?ker studentene seg inn p? studieretning nr. 2 kort tid f?r de gj?r seg ferdig med studieretning nr. 1. Og det hender da at studentene s?ker permisjon fra studieretning nr. 2 for ? fullf?re studieretning nr. 1. N?r vi skal registrere permisjon, er dette bar mulig ? registrere p? programniv?et selv om permisjonen bare skulle registreres for og omfatte den ene studieretningen. Dette skjer bla. ved at endringen av studentstatus fra AKTIV til PERMISJON automatisk gj?res for begge studieretningene. Tilsvarende at nattjobben som endrer utl?pt permisjonsperiode fra PERMISJON til AKTIV endrer p? begge studieretningene.
2. P? flere av de st?rste programmene v?re er det ulike studiekonsulenter som har ansvar for de ulike studieretningene. Det vil derfor v?re mer hensiktsmessig at de kan registrere permisjonen for den studieretningen de administrerer, samt at de kan hente ut oversikt over innvilgede permisjoner p? egen studieretning og ikke for hele programmet.

I dag f?r vi ikke egentlig l?st problemet med at studenter skal ha permisjon fra ¨¦n av to studieretninger de har opptak til. En l?sning er ? skrive inn en merknad med informasjon om hvilken studieretning permisjonen gjelder, men det krever at man fanger opp dette manuelt.

Studiekonsulentene kan i dag finne fram til aktive permisjoner p? egen studieretning via andre rapporter som b?de angir studieretning og permisjon (f.eks. FS301.010 Studenter i studiekull), men vi kjenner ikke til at man kan f? oversikt over ikke-aktive permisjoner p? studieretning. De m? dermed gj?re dette manuelt.

L?sningsforslag og hvordan dette kan lette arbeidet

Et felt med nedtrekksmeny for studieretning i fanen "Perm" i Student samlebilde og i rapporten FS290.001 Innvilgede permisjoner.

Dette vil kunne forbedre arbeidet med permisjonsregistrering for studenter med opptak til to studieretninger og permisjon p? den ene av dem. Da vil permisjonen kunne registreres p? riktig m?te, slik at permisjon kun gjelder for den aktuelle studieretningen og ikke feilaktig for begge studieretningene studenten g?r p?. Det vil ogs? gj?re det enklere ? holde oversikt for de studiekonsulentene som administrerer en studieretning, og mindre behov for manuelt arbeid.

Vurderering av ?nsket lokalt

?nsket er ikke diskutert i et st?rre forum p? HF, men det er generelt et tilbakevendende tema at instituttene i st?rre grad ?nsker ? kunne hente ut informasjon p? studieretningsniv?.

Vurdering i Avdeling for studieadministrasjon (SADM)

Et betimelig ?nske i og med at UiO har flere store studieprogrammer med mange studieretninger med mange studenter og mange ansatte ? fordele arbeidet p?. Se ogs? RT#4546664 der dette osg? kan f? konsekenser for gradfangsten.

SADM vurderer det imidlertid slik at antallet studenter problemet omfatter ikke er mange nok til ? forsvare nye felter i FS med tilh?rende funksjonalitet og rapport. SADM har brukt  FS265.002 "Studenter med flere studieretter" for ? finne tall, og det ser ut til ? dreie seg om opptil to studenter p? HF h?sten 2021. Problemet bunner i store programmer med mange studieretninger fremfor flere mindre studieprogrammer. Denne problemstillingen finnes det nok ikke entydige gode l?sninger p? per i dag. 

Tilbakemelding fra HF p? SADMs vurdering

HF mener likevel at det ville v?rt hensiktsmessig ? f? fikset problemet siden det rett og slett blir feilregistreringer. Men har forst?else for at dette ?nsket ikke prioriteres.

N?r det er sagt, meldte vi ogs? inn en annen ?rsak til at vi ?nsker endringen. Ved HF har ulike studiekonsulenter ansvar for ulike studieretninger innenfor samme program og at det derfor vil v?re mer hensiktsmessig at de kan registrere permisjonen for den studieretningen de administrerer. Men nyttigere vil det nok v?re ? kunne hente ut oversikt over innvilgede permisjoner p? egen studieretning og ikke for hele programmet. Det krever muligens ikke et
nytt felt for studieretning under fanen "Perm" i Student samlebilde, men det vil kreve et felt med nedtrekksmeny for studieretning i rapport FS290.001. Men dette er kanskje heller ikke omfattende nok (det er kanskje bare HF dette er aktuelt for?) til ? prioritere ? melde videre et ?nske om endring av FS290.001?

?nske 17/2021 Nytt felt for pensumliste i und.enhet og und.aktivitet

?nsket av SADM 6. oktober 2021.

Hvilken del av FS gjelder endrings?nsket for?
FS-klienten og integrasjon (FS-API)

Beskrivelse av behovet som skal dekkes eller problemet som skal l?ses 
USIT v/UiO skal lage en Leganto-integrasjon, som overf?rer undervisningsenheter og undervisningsaktiviteter fra FS til Leganto, UiOs pensum- og litteraturlistesystem. 
Denne integrasjonen trenger et flagg som angir om emnets undervisningsenhet og/eller undervisningsaktivitet skal overf?res til Leganto. Vi trenger ? kunne angi at studenter p? ulike undervisningsaktiviteter kan ha ulikt pensum i tillegg til et felles pensum for alle p? undervisningsenheten.

Vi kan ikke dra nytte av feltene p? arkfanen Pensum p? Emne samlebilde da vi for det f?rste ikke skriver inn pensumlisten i FS (men i det separate pensumsystemet), og for det andre trenger vi ? kunne skille p? ulikt pensum knyttet til ulike undervisningsaktiviteter og knyttet til hver enkelt student. Av samme grunner kan heller ikke dra nytte av info-teksten Pensum.

L?sningsforslag
Vi trenger et J/N-felt for pensumliste i Undervisningsenhet samlebilde og Undervisningsaktivitet samlebilde som kommer frem i relevante endepunkt i FS-APIet.
Med et slikt felt vil integrasjonen ha et flagg som kun overf?rer undervisningsenhetene og undervisningsaktivitet som skal ha egen pensumliste.

Hvor viktig er endringen for din institusjon?
Sv?rt viktig

Hvilken verdi/gevinst vil endringen gi for din institusjon?
Et slikt pensumfelt er avgj?rende for ? kunne utvikle integrasjonen mellom FS og Leganto. 
I dag overf?res langt flere undervisningsenheter til Leganto enn hva som trengs, og s? m? man ta en ryddejobb i etterkant av overf?ringen. Et pensum-felt i FS vil derfor v?re tidsbesparende for alle som administrerer pensumlister i Leganto. 

Tror du at endringen f?r konsekvenser for andre institusjoner? Hvis ja, beskriv de antatte konsekvensene.
Et slikt pensumliste-felt i FS er uavhengig av Leganto, og kan derfor nyttiggj?res av alle institusjoner, uavhengig av hvilket pensumsystem som benyttes.

?nske 18/2021 Historikk poenggrensene i opptaksrundene og statistikk

Status 08.11.2021: L?st i FS8.4 med nye hist-tabeller for Kvote og Kvoterunde. Disse vil fylles ved kj?ring av FS180.001 Overf?ring til historikk.

?nsket av SADM 22. oktober 2021. Sendt Unit 25.10.2021 i deres RT#464427.

Gjelder FS-klienten og Tableau (statistikk)

Beskrivelse av behovet 

Vi har behov for ? kunne lage rapporter i Tableau som viser historikk p? poenggrenser for lokalt masteropptak. Per n? finnes det kun poenggrenser for innev?rende opptak i FS og Tableau.

N?r et lokalt opptak kj?res, blir poenggrensene registrert for hver enkelt studietype i opptaksrundene i kvotebildet. Disse opptaksrundene blir slettet n?r det klargj?res for nytt opptak. N?r opptaksrundene slettes, slettes ogs? poenggrensene for alle studietypene i opptaket. Dette medf?rer at vi ikke har mulighet til ? lage oversikter i Tableau over utvikling i poenggrenser over tid uten at vi lagrer poenggrensene p? annet vis f?r opptaksrundene for aktuelt opptak slettes.

L?sningsforslag
At poenggrensene i opptaksrundene blir lagret i historikk for aktuelt opptak i FS, slik at det kan hentes ut historikk p? poenggrenser i Tableau. Vi er usikre p? hvordan dette best kan l?ses. Vi kj?rer en rutine for ? slette opptaksrunder (160.005). Kan det legges inn et valg om historikkoverf?ring i denne rutinen? 
Eventuelt at det blir mulig ? kj?re ogs? opptaksrundene til historikk n?r et opptak kj?res til historikk? 
Eller er det mulig ? l?se dette p? en annen m?te? 
Kommentar: Vi gjenbruker studietypenummer for masteropptaket, dvs. at hvis et studieprogram legges ned, kan det samme studietypenummeret bli brukt for et nytt studieprogram. Opptaket blir kj?rt til historikk f?r vi eventuelt gjenbruker studietypenummer. 

Hvor viktig er er ?nsket p? skalaen sv?rt viktig, viktig, litt viktig, ikke veldig viktig?

Viktig

Hvilken verdi/gevinst vil endringen gi for UiO?

Mulighet til ? lage oversikter i Tableau over utvikling i poenggrenser over tid ogs? for lokale opptak.

Tror du at endringen f?r konsekvenser for andre institusjoner? 

Ja, at de andre institusjonene kan dra nytte av det samme statistikkgrunnlaget p? sin institusjon.

?nske 19/2021 Studentnummer i FS525.002 Kontroll av manglende sem.reg/studkomp

L?st i FS8.3.7 (senh?st 2021). Studentnummer kommer som standardisert del av rapporten, og ikke som visningsvalg.

?nsket av MF i RT#4596112, 18. oktober 2021, bearbeidet av SADM. Sendt Unit 28.10.2021 i deres RT#464666.

?nsket gjelder FS-klienten

Beskrivelse av behovet 
Vi trenger studentnummer i FS525.002 Kontroll av manglende sem.reg/studkomp. Rapporten har i dag kun valg for f?dselsnummer eller f?dseldato, hvilket gj?r det mer arbeidskrevende dersom vi trenger ? kommunisere om studenter til andre saksbehandlere. 

P? UiO skal vi ikke sende fullt f?dselsnummer (11 siffer) i e-post, verken i emnefeltet, inne i e-posten eller som vedlegg da det ikke er noen sikkerhetsforskjell mellom disse. Dette f?lger b?de av personvernforordningen artikkel 32 Sikkerhet ved behandlingen, UiOs interne reglement om elektronisk kommunikasjon punkt 6 og Datatilsynets veileder for behandling av f?dselsnummer. Dersom et f?dselsnummer skal sendes i e-post skal det krypteres. Vi velger ? holde dette prinsippet ogs? i intern kommunikasjon p? UiO, for ? oppmuntre til gode vaner ved behandling av personopplysninger, selv om noen av kommunikasjonstjenstene v?re er krypterte.

Studentnummer sikrer identifikasjon av riktig person, ev. sammen med navn. N?r rapporten ikke viser studentnummer, utgj?r det ? finne frem til studentenes studentnummer et ekstra steg i arbeidsprosessen, som burde v?re overfl?dig.

L?sningsforslag
Studentnummer som visvalg i FS525.002 Kontroll av manglende sem.reg/studkomp., inklusive ved lagring av datafil.
Vi ?nsker generelt at studentnummer er et mulig valg i alle rutiner og rapporter.

Hvor viktig er er ?nsket p? skalaen sv?rt viktig, viktig, litt viktig, ikke veldig viktig?

Litt viktig