1. Form?l
Form?let med dette reglementet er ? fastsette saksbehandlingsregler for elektronisk kommunikasjon med og innenfor Universitetet i Oslo. Reglementet utfyller de generelle reglene som finnes i lov og forskrift. Reglementet har forrang mot tidligere regler ved UiO i den grad motstrid skulle forekomme.
2. Virkeomr?de
Dette reglementet gjelder for all skriftlig kommunikasjon som er journal- og/eller arkivpliktig med eller innenfor UiO og all skriftlig kommunikasjon hvor noen grunnet tilsettingsforhold eller verv opptrer p? vegne av UiO.
3. Definisjoner
Begreper som anvendes i dette reglementet skal forst?s p? samme m?te som i eForvaltningsforskriften (lovdata.no) og Rammeverk for autentisering av uavviselighet i elektronisk kommunikasjon med og i offentlig sektor (regjeringen.no). Relevante begreper som ikke er definert der, defineres i dette punktet.
Originaldokument:
Et originaldokument er dokumentet i den form det ble ferdigstilt Dette vil ved bruk av ren elektronisk saksbehandling v?re den digitale versjonen og ved bruk av fysisk underskrift p? papir v?re papiroriginalen. Det skal fremg? av dokumentet dersom det er elektronisk godkjent.
Godkjenning:
Det er tre niv?er for elektronisk godkjenning ved UiO.
- Sekvensiell godkjenning: N?r et dokument er godkjent av én eller flere
- Enkel godkjenning: N?r et dokument er godkjent av én leder.
- Selvgodkjenning: N?r saksbehandler selv godkjenner et dokument.
Godkjenningen loggf?res i ePhorte.
4. Hovedregel
Alle dokumenter skal v?re godkjent f?r ekspedisjon (utsendelse). Godkjenning foretas i UiOs elektroniske saksbehandlingssystem.
Det er som hovedregel ikke n?dvendig ? fysisk undertegne papirdokumenter som er godkjent i UiOs elektroniske saksbehandlingssystem.
Av administrative grunner skal f?lgende dokumenttyper alltid oppbevares som papiroriginaler:
- Signerte kontrakter, herunder spesielt kontrakter med andre land. Unntatt her er ansettelseskontrakter.
- Gjeldsbrev
- Prosesskrift og andre henvendelser til domstoler eller parter i rettssaker
- Andre dokumenter hvis viktighet tilsier dette
5. Taushetsbelagt og beskyttelsesverdig informasjon
Informasjon som er taushetsbelagt eller m? anses som beskyttelsesverdig, som personsensitiv, virksomhetskritisk informasjon eller informasjon av stor kommersiell verdi, er universitetet p?lagt ? begrense tilgangen til og behandle i tr?d med gjeldende lov, forskrift, avtaler, reglement og annet regelverk.
Klassifisering av informasjonsressurser ved UiO er beskrevet i tillegget til LSIS (Ledelsessystem for informasjonssikkerhet) om klassifisering av data og informasjon
6. Taushetsbelagt og beskyttelsesverdig informasjon
Taushetsbelagt eller beskyttelsesverdig innhold skal ikke lagres i personlige e-postkonti. Dette omfatter b?de brukerens e-postkonti ved UiO og privat e-postkonti utenfor UiO.
Beskyttelsesverdig innhold skal ikke sendes via e-post eller andre elektroniske l?sninger om ikke tilstrekkelige sikkerhetsmekanismer inklusive kryptering av innholdet anvendes.
7. Innkomne henvendelser til UiO
Henvendelser til UiO skal som hovedregel sendes elektronisk der det er tilrettelagt for mottak av taushetsbelagt eller beskyttelsesverdig innhold. Dersom det ikke er tilrettelagt for elektronisk mottak skal henvendelser sendes med papirpost.
Hvis en enhet kan motta henvendelser elektronisk skal det opplyses om hvilken m?te dette skal skje p? og til hvilken adresse. N?r en enhet mottar henvendelser via elektronisk post skal denne kunne mottas p? adressen postmottak@enhet.uio.no. Det kan opprettes flere adresser, men da i henhold til Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltningsforskriften). Henvendelser til UiO eller UiOs enheter skal ikke sendes til personlige e-postadresser.
Journal- og / eller arkivpliktige henvendelser sendt p? e-post direkte til saksbehandler skal registreres i UiOs elektroniske saksbehandlingssystem av saksbehandleren selv.
Hvis en elektronisk henvendelse utl?ser saksbehandling skal bekreftelse p? at henvendelsen er mottatt sendes avsender uten opphold. Bekreftelsen skal inneholde et journalnummer eller annen identifikator.
Papirbaserte henvendelser som er journal- og / eller arkivpliktige skal skannes og journalf?res av arkivet f?r de sendes saksbehandler. Papirbaserte henvendelser som er arkivpliktige og som av ulike ?rsaker kommer til saksbehandler direkte skal uten opphold sendes arkivet for skanning og journalf?ring.
8. Utg?ende henvendelser fra UiO
Henvendelser UiO sender fra seg skal som hovedregel sendes elektronisk. Dersom det ikke er tilrettelagt for elektronisk mottak skal henvendelser sendes med papirpost.
Innholdet i f?lgende meddelelser skal som hovedregel sendes til digital postkasse via UiOs elektroniske saksbehandlingssystem:
- enkeltvedtak
- forh?ndsvarsel etter forvaltningsloven § 16,
- for andre meldinger som har betydning for vedkommendes rettsstilling eller for behandlingen av saken, og
- for meldinger som det av andre grunner er av s?rlig betydning ? sikre at vedkommende mottar
Dersom mottaker for meddelelser som omfattes av bokstav a-d har reservert seg mot ? motta slike meddelelser elektronisk fra forvaltningen, skal meddelelsen sendes mottaker i papirpost.
Andre henvendelser kan sendes via andre elektroniske kanaler som er tilpasset innholdet i informasjonen.
9. Godkjenning av utg?ende henvendelser fra UiO
Utg?ende henvendelser fra UiO skal normalt godkjennes elektronisk. En leder kan ved alminnelig delegasjon gi en saksbehandler tillatelse til ? sende ut brev som kun er godkjent av en person (saksbehandler selv). Dokumentets innhold og saksbehandlers fullmakter avgj?r hvilket niv? det skal godkjennes p?.
10. Kommunikasjon (herunder saksbehandling) innad ved UiO
Intern kommunikasjon ved UiO skal som hovedregel skje elektronisk. Arkivpliktige henvendelser sendt eller mottatt elektronisk skal registreres i UiOs elektroniske saksbehandlingssystem av saksbehandleren selv.
Kommunikasjon innad ved UiO skal normalt godkjennes elektronisk. Dokumentets innhold og saksbehandlers fullmakter avgj?r hvilket niv? det skal godkjennes p?.
11. Videresending av ansatt e-post
- Det er forbudt for alle ansatte ved UiO ? aktivere funksjonalitet for automatisk videresending som f?rer til at UiO-relatert e-post videresendes til en ekstern e-postleverand?r.
- Ansatte kan aktivere funksjonalitet for automatisk videresending fra sin UiO-e-postadresse til en annen e-postadresse innenfor .uio.no-domenet.
- Det er tillatt ? videresende enkelteposter ut av UiO sitt e-postsystem, s? lenge innholdet er av en slik karakter at dette ikke bryter med annet lov- eller regelverk.