Opprette intern journalpost - Notat

Type notater

• N-notat (notat med oppf?lging) benyttes for korrespondanse internt ved UiO, og kommer p? offentlig journal. Denne dokumenttypen skal kun benyttes i de tilfeller hvor du ?nsker at mottaker skal ha et oppf?lgingsansvar (mottaker f?r restanse og m? avskrive eller besvare notatet).
• X-notat (notat uten oppf?lging) benyttes til korrespondanse internt ved UiO, og kommer p? offentlig journal. Denne dokumenttypen skal benyttes n?r du ikke ?nsker at mottaker skal ha et aktivt oppf?lgingsansvar (mottaker f?r ikke restanse og m? ikke avskrive eller besvare notatet). N-notater besvares ofte med X-notater.
• Y-Notat (mappedokument) benyttes ikke til korrespondanse, og kommer ikke p? offentlig journal. Denne dokumenttypen benyttes til ikke-arkivverdige dokumenter, som interne arbeidsdokumenter.

Opprette notat

• Hent frem saken hvor du vil skrive et nytt notat. Hvis du skal svare p? et notat, se egen veiledning.
• Hent frem nedrykkmenyen ved ? klikke p? journalpostikonet p? journalpostfanen saken og velg notatformen du ?nsker.

• Du kan ogs? hente frem menyen ved ? klikke p? journalpostikonet p? journalpostfanen i saken.

• N?r du har valgt notatform f?r du opp registreringsbildet hvor du skal fylle inn informasjon om notatet du skal skrive (i dette eksempelet et N-notat).

• Felt til utfylling (NB! Felt merket med stjerne * m? fylles ut for ? komme videre):
  • Status: Er automatisk sett til R-reservert n?r du oppretter et nytt notat.
  • Journaldato: Tildeles automatisk den dagen journalposten opprettes. Dette er en midlertidig dato og endelig journaldato vil bli den dagen arkivet journalf?rer journalposten..
  • Dokumentdato: Tildeles automatisk den dagen journalposten opprettes. Kan redigeres dersom det g?r lang tid f?r dokumentet ferdigstilles, men du kan ikke sette dato frem i tid.
  • Innhold: Tittel p? journalposten. Skal v?re dekkende for notatets innhold. Tips: Dersom du vil bruke deler av sakstittelen som tittel p? journalposten h?yreklikk p? innholdsfeltet og velg Kopier sakstittel.
  • Tilgangskode: Sett inn tilgangskode og hjemmel dersom dokumentet skal unntas offentlighet. Klikk p? forst?rrelsesglasset for ? f? opp alle tilgangskoder med hjemmel. Skjerm ogs? de deler av tittelen som ev. inneholder sensitiv informasjon. Se egne brukerveiledninger for tilgangskoder og for skjerming dersom du er usikker.
    OBS!
    Bruk tilgangskode AR for ? skjerme dokumentet ditt for innsyn under arbeid (n?r journalposten har status R). N?r journalposten f?r status F for ferdig, vil tilgangskoden AR ikke lenger skjerme for innsyn fra andre brukere ved UiO.
  • Interne mottakere: Legg inn brukernavnet i feltet Saksbeh. og trykk p? tabulatortasten p? tastaturet. Dersom du ikke kjenner brukernavnet kan du s?ke opp den interne saksbehandleren ved ? klikke p? forst?rrelsesglasset, og du f?r da opp s?kebildet som vist under. NB: N?r du s?ker p? initialer eller navn m? du bruke * stjerne/trunkering. S?k p? enhetsbetegnelse krever ikke dette. Velg person ved ? klikke p? navnet.
    
    

• Du kommer tilbake til registreringsbildet og navnet du valgte (saksbehandleren p? UiO) har lagt seg i feltet interne mottakere.
• N?r all informasjon er lagt inn i registreringsbildet klikk Lagre og nytt dokument.

• Du f?r da opp et bilde der du kan velge mal (utvalget varierer etter enhet du jobber ved).

• Velg riktig mal, klikk OK og du kommer inn i Word. Kontroller at opplysningene fra journalposten flettes inn og skriv dokumentet.
• N?r du er ferdig med dokumentet klikker du p? Return to ePhorte.

• Du f?r da opp et sp?rsm?l om du vil lagre dokumentet. Klikk Yes.
• Det kommer s? opp en boks der du f?r ulike valg:
  
   
  • Hvis dokumentet er ferdig haker du av Marker dokument som ferdig. Status blir da endret fra R-reservert til F-ferdig som betyr at arkivet journalf?rer notatet og legger det ut p? offentlig journal.
    • Dokumentet er n? ferdigstilt (status F) og det har f?tt et dokumentnummer.
    • Klikk Utf?r.
  • Skal dokumentet p? godkjenning?
    • Se brukerveiledning for enkel godkjenning eller brukerveiledning for sekvensiell godkjenning.
  • Er du ikke helt ferdig med dokumentet?
    • Klikk bare Utf?r.
    • Dokumentet vil fremdeles ha status R-registrert.
    • Du vil kunne finne igjen dokumentet i venstremenys?ket Under arbeid.