Svare p? notat - avskrive restanse

N?r du som saksbehandler mottar et dokument som krever oppf?lging, kalles dette en restanse. Restansen oppheves ved ? avskrive dokumentet. Du f?r restanse p? innkomne brev og N-notater. Dokumentet kan avskrives ved at du oppretter et svardokument eller du kan avskrive direkte.

Sjekke om du har restanser

  • Du finner dine restanser ved ? klikke p? Min innboks i venstremenyen.
  • En liste over alle dine restanser/ubehandlede innkomne dokumenter kommer opp til h?yre i skjermbildet.
  • R?dt flagg ved siden av journalposten betyr at du har restanse p? den.

Typer avskriving

N?r du skal avskrive et notat, har du to alternativer:

  1. Svar med notat, det vil si at du skriver et svarnotat p? det innkomne notatet.
  2. Avskriv JP, det vil si at du avskriver restansen ved ? ta notatet til etterretning (TE) eller at en telefonsamtale med avsender avskriver restansen (TLF).

Avskrive med nytt notat

  • Finn N-notatet du ?nsker ? avskrive med et svardokument.
  • Klikk p? journalposten og velg fra nedrykkmenyen:
    • Besvar/Avskriv
    • Svar med notat

  • Du f?r opp avskrivningsvinduet Svar med notat som henter opplysninger fra det innkomne notatet.

  • Felt til utfylling: NB! P? Interne kopimottakere m? du klikke p? fanen for ? vise feltene du skal fylle ut.
    • Avskrivingsm?te: NN – Besvart med nytt notat blir automatisk fylt ut. Dersom det bare er et midlertidig svar, se litt lenger ned i brukerveiledningen.
    • Dokumenttype: X-Internt notat uten oppf?lging blir automatisk fylt ut. Mottaker vil ikke f? oppf?lgingsplikt, dvs. restanse. Notatet vil komme i venstremenys?ket ”Til informasjon”. Dersom du ?nsker at det skal v?re et N-notat der mottaker f?r restanse velg N- Internt notat fra nedtrekkmenyen.
    • Innhold: Tittelen p? det innkomne notatet kommer automatisk opp som tittel p? svarnotatet. Rediger dette til en beskrivende tittel.
    • Tilgang: Sett inn tilgangskode og hjemmel dersom dokumentet skal unntas offentligheten. Skjerm ogs? de deler av tittelen som evt. inneholder sensitiv informasjon.
    • Besvarer: Kun til informasjon.
    • Interne kopimottakere: legg inn brukernavnet i feltet Saksbeh. og trykk p? tabulatortasten p? tastaturet. Dersom du ikke kjenner brukernavnet kan du s?ke opp den interne saksbehandleren ved ? klikke p? forst?rrelsesglasset.
  • N?r all informasjon er lagt inn, klikk Lagre og nytt dokument.
  • Du f?r da opp et bilde med de malene som du har tilgang til (utvalget varierer etter enhet du jobber ved). Marker den malen du skal bruke og klikk OK.

  • Du f?r opp den valgte brevmalen. Kontroller at opplysningene fra journalposten flettes inn og skriv dokumentet.
  • N?r du er ferdig med dokumentet klikker du p? Return to ePhorte.

  • Du f?r opp et sp?rsm?l om du vil lagre dokumentet. Klikk Yes.
  • Det kommer opp en dialogboks der du f?r ulike valg:


  • Hvis du er ferdig med dokumentet haker du av for Marker dokumentet som ferdig. Status blir da endret fra R-reservert til F-ferdig som betyr at arkivet journalf?rer notatet og legger det ut p? offentlig journal.
    • Klikk p? Utf?r.
    • Dokumentet er n? ferdigstilt (status F) og det har f?tt et dokumentnummer.
    • Restansen er n? fjernet (journalposten vil ikke lenger ligge under Min innboks i venstremenys?ket.
  • Skal dokumentet p? godkjenning?
  • Er du ikke helt ferdig med dokumentet?
    • Klikk p? Utf?r uten ? velge noe annet i dialogboksen.
      • Dokumentet vil fremdeles ha status R - registrert.
      • Du vil kunne finne igjen dokumentet i venstremenys?ket Under arbeid.
      • Restansen er ikke fjernet. Journalposten vil fremdeles ligge i venstremenys?ket Min innboks.

Avskrive journalposten direkte

  • Finn journalposten du ?nsker ? avskrive direkte. Klikk p? journalposten og velg fra hurtigmenyen Besvar/Avskriv og Avskriv JP.

  • Du f?r opp avskrivingsvinduet Avskriv journalpost direkte.
  • Du f?r automatisk opp valget Tatt til etterretning, men du kan ogs? velge Besvart pr telefon fra nedtrekkmenyen.
  • Dersom du har en merknad kan dette legges inn i merknadsfeltet. Dette feltet b?r benyttes dersom avskrivingen er TLF, med en kort oppsummering av telefonsamtalen.
  • Klikk OK.

  • Journalposten er n? avskrevet og du vil n? ikke finne den under Min innboks.

Midlertidig svar – ikke avskrivning

  • Dersom dokumentet bare skal v?re et midlertidig svar, klikker du p? Midlertidig svar sendt. Restansen blir da ikke opphevet.
  • Du fyller s? ut informasjon som vist ovenfor i Avskrive med nytt notat.

 

 

Publisert 10. mai 2012 11:39 - Sist endret 10. feb. 2017 16:03
Del p? e-post