Godkjenning av dokument - enkel

Enkel godkjenning brukes n?r dokumenter kun beh?ver godkjenning av én leder, og n?r dokumentet inneholder ?konomiske forpliktelser for UiO.

Leder som skal godkjenne m? ha lederrolle i ePhorte.

Skal dokumentet godkjennes av flere og ikke forplikter UiO ?konomisk, brukes sekvensiell godkjenning.


Godkjenningsprosess

  • Du kan velge om du vil sende p? godkjenning i det du er ferdig med brevet ditt, eller du kan sende det p? godkjenning senere.
  • N?r en leder godkjenner blir dette loggf?rt i ePhorte. Denne loggf?ringen fungerer som signatur og dokumentet trenger derfor ikke en fysisk signatur.
  • Merk: Kontrakter og avtaler m? fremdeles fysisk signeres og skannes p? nytt etter signeringen.

Sende  dokumentet p? godkjenning i idet du er ferdig med brevet ditt

  • Du har opprettet en journalpost, skrevet ferdig dokumenet i word. og skal tilbake til ePhorte.
  • N?r du er ferdig med dokumentet klikker du p? Return to ePhorte.

  • Klikk Yes, for ? lagre.

  • Da kommer du til bildet hvor du skal sende dokumentet til godkjenning.
  • Huk av Til godkjenning.
  • Pass p? at navnet p? leder fylles riktig inn, slik som vist under.
  • Husker du ikke brukernavn, klikk p? forst?rrelsesglasset for ? kunne s?ke.
  • Huk av Legg p? skrivebeskyttelse.
  • Dette for at leder ikke skal gj?re endringer i selve dokumentet etter at det er sendt p? godkjenning. Eventuelle endringer fra leder blir lagret p? journalposten som ny versjon av dokumentet

  • Avslutt ved ? klikke Utf?r.
  • Du kommer da tilbake til bildet som vist under
  • Du kan n? sjekke om dokumentet ditt har blitt sendt til leder ved ? klikk p? fanen Journalpostdetaljer.
  • St?r det navn i denne fanen slik som det gj?r under har leder f?tt dokumentet til godkjenning.

  • St?r det [Ufordelt]?

  • Da har navn p? leder ikke kommet korrekt inn i feltet.
     

  • Da m? du inn i dokumentet igjen via funksjonen Rediger Tekstdokument som vist under.

Sende p? godkjenning i etterkant

  • Du kan sette p? skrivebeskyttelse p? dokumentet.
  • Du kan redigere f?r du sender det til godkjenning.
  • Status p? journalposten m? v?re R.
  • G? inn p? dokumentniv?.
  • Klikk p? dokument-ikonet og velg Rediger tekstdokument.

  • Du kommer da inn i Word og f?r opp dokumentet.
  • N?r du eventuelt har gjort de endringene du ?nsket skal du tilbake i ePhorte:
  • Klikk deg s? tilbake til ePhorte og huk av for Til godkjenning som vist over.
  • Skriv inn navn p? den som skal godkjenne dokumentet og Legg p? skrivebeskyttelse.

 

N?r leder har godkjent

Brev og notater som er godkjent f?r automatisk status F- ferdig og du finner dem i s?ket Godkjent i venstremenyen.

  • Notater som er godkjent og ferdige blir automatisk sendt til den/de du satte som mottakere.
  • Utg?ende brev ekspederer du elektronisk (se egen veiledning).                                       

 

N?r leder ikke godkjenner

Brev og notater som ikke blir godkjent finner du i venstremenyen "Returnert fra leder"

  • Gj?r de n?dvendige endringene i brevet/notatet og send p? ny godkjenning

 

Publisert 10. mai 2012 11:38 - Sist endret 10. feb. 2017 09:22