Ekspedering av brev

Opprett utg?ende brev p? vanlig m?te (svare p? innkommet brev eller opprett utg?ende brev).

I fanen Mottakere: klikk p? forst?rrelsesglasset til h?yre for Kortnavn.

Du f?r opp en dialogboks hvor Folkeregisteret st?r i adresseregisterfeltet. Fyll inn fullt navn og postnummer, eller s?k p? f?dselsnummer (11 siffer) i feltet Kortnavn i denne dialogboksen.

Klikk p? S?k.

Klikk p? navnet du f?r som s?keresultat, og navn, f?dselsnummer og adresse legger seg inn i feltene i fanen Mottakere. Kontroller at b?de  kortnavn, gateadresse, postnummer og poststed hentes inn.

Dersom du bare s?ker p? navnet til mottaker vil poststed ikke alltid f?lge med adressen inn i ePhorte. Det vil f?re til feil i forsendelsen.

Legge inn virksomhet som mottaker

Virksomheter kan legges inn som mottakere via enhetsregisteret

Kontroll f?r ekspedering

Etter at dokumentet er godkjent skal det ekspederes. Utg?ende brev som er klare til ekspedering finner du i s?ket Utg?ende brev til ekspedering i venstremenyen i ePhorte.

For at ekspedering ikke skal feile m? disse punktene under arkfane Avsender/Mottaker sjekkes:

• F?dselsnummer (11 siffer) foreligger lengst til h?yre under Org.nr 
• Gateadresse, postnummer og poststed er ogs? tatt med
• Postnummer kan ikke v?re mer enn 4 siffer, eller inneholde andre tegn. (Dette utelukker de fleste adresser i utlandet)
• Filformatet m? v?re PDF, JPEG eller TXT eller kunne konverteres til PDF (Word, Outlook, EXCEL og HTML)
  • ZIP-filer kan for eksempel ikke sendes

Ekspedere journalpost

Klikk p? nedtrekksmenyen for journalposten. Klikk p? Ekspeder, og klikk s? p? Ekspeder elektronisk.

Du f?r opp en dialogboks hvor du kontrollerer at Generell digital forsendelse st?r i feltet Fors.m?te.

• Klikk p? Ekspeder.
• Vent til Forsendelsesstatus er Klar for sending
• Klikk p? Lukk. 

Du finner journalposten i s?kene i venstremenyen :

• Utg?ende brev - sendt
• og EDF - Sendt 

I journalposten:

• Fanen Avsender/mottaker skal forsendelsesm?te v?re:
  • SvarUt
• Forsendelsesstatus:
  • Sendt

Hva skjer etter at brevet er ekspedert i ePhorte?

• Formidlingstjenesten vil gj?re oppslag i Kontakt- og reservasjonsregisteret og velge forsendelsesm?te ut i fra innbyggers valg: 
  • digital postkasse - Digipost eller e-Boks
• Utskrift - om innbygger har reservert seg
• Altinn - om innbygger verken har valgt digital postkasse eller reservert seg (vil bli sendt til utskrift etter 40 virketimer om brevet ikke er ?pnet)

Unntak fra bruk av funksjonen "elektronisk ekspedering" 

• disse brevene kan ikke ekspederes elektronisk til sikker digital postkasse:
  • brev til person uten norsk f?dselsnummer eller D-nummer
  • brev som m? sendes rekommandert
  • brev til adresse utenfor Norge
  • tilbud om tilsetting med vedlagt arbeidsavtale

Fremgangsm?te unntak

• n?r brevet ikke kan ekspederes elektronisk til sikker digital postkasse 

  • skriv ut og postlegg brevet, sett status p? journalposten til E. se egen veiledning 
  • ekspeder brevet som e-post (gjelder ikke brev som er unntatt offentlighet) se veiledning - status E settes automatisk 

Begreper i digital forsendelse

Forsendelsesm?te og forsendelsesstatus oppdaterer seg automatisk, med mindre du m? endre dem manuelt for ? rette en feil (se feiloversikt og l?sninger).

Forsendelsesm?te:

• Generell digital forsendelse: vises mens brevet ekspederes ut fra ePhorte
• SvarUt: vises n?r brevet er sendt

Forsendelsesstatus:

• Klar for sending: vises n?r du har ekspedert og det er lagt i k? for sending
• Under sending: vises mens brevet sendes
• Sendt: vises n?r brevet er feilfritt sendt til borgers digitale postkasse
• Overf?ring feilet: vises n?r det er en feil i ekspederingen

Mulige feil ved ekspedering

Brukerst?tte f?lger med og vil ta kontakt om det oppst?r feil med ekspedering. De har tilgang til en portal fra SvarUt med konkrete feilmeldinger for feils?king. 

Se oversikt over vanlige feilkilder