Svare p? innkommet brev - avskrive restanse

Restanser

Restanser er innkomne brev og notater som m? besvares eller avskrives.

Du finner dine restanser ved ? klikke p? Min innboks i venstremenyen. En liste over alle dine restanser/ubehandlede innkomne dokumenter kommer opp til h?yre i skjermbildet. R?dt flagg ved siden av journalposten betyr at du har restanse p? den.

Ulike typer avskriving

N?r du skal avskrive et innkommet brev har du tre alternativer:

1. Svar med utg?ende post, dvs. skrive et svarbrev til det innkomne brevet.
2. Avskriv Journalpost, dvs. avskrive restansen ved ? ta det innkomne brevet til etterretning (TE) eller at en telefonsamtale med avsender avskriver restansen (TLF).
3. Svar med enkel e-post, dvs. at i stedet for ? skrive et formelt brev til avsender skrives det en e-post. Dette b?r kun benyttes i de tilfellene der det innkomne brevet er av en slik karakter at du kan tillate deg ? svare med en uformell e-post.

Avskrive med nytt utg?ende brev

• Finn den innkomne journalposten du ?nsker ? avskrive med et utg?ende dokument.
• Klikk p? journalposten og velg fra nedtrekksmenyen:
  • Besvar/Avskriv
  • Svar med utg?ende post

• Du f?r opp avskrivningsvinduet Svar med brev med opplysninger fra det innkomne dokumentet.

• Felt til utfylling:
  • Merk: P? Mottaker(e) og Interne kopimottakere m? du klikke p? fanene for ? vise feltene du skal fylle ut.
  • Avskrivingsm?te: BU - Besvart med utg?ende blir automatisk fylt ut. Dersom det bare er et midlertidig svar, se nederst i denne brukerveiledningen.
  • Dokumenttype: U - utg?ende brev blir automatisk fylt ut.
  • Innhold: Tittelen p? det innkommende brevet kommer automatisk opp som tittel p? svarbrevet. Rediger dette til en beskrivende tittel p? svarbrevet.
  • Tilgang: Sett inn tilgangskode og hjemmel dersom dokumentet skal unntas offentligheten. Skjerm ogs? de deler av tittelen som evt. inneholder sensitiv informasjon.
  • Besvarer: Kun til informasjon
  • Mottaker(e): Avsender p? det inng?ende brevet kommer automatisk opp som mottaker. Under denne fanen kan du i tillegg endre mottaker (overskriv den som kommer automatisk opp) eller legge til flere eksterne mottakere.

 Er mottakeren borger/privatperson av Norge skal brevet ekspederes elektronisk , for ? kunne gj?re dette m? du legge inn f?dselsnummer og huke av for person. Du kan gj?re dette manuelt eller g? via Folkeregisteret dersom du er usikker p? f?dselsnummeret. Uten f?dselsnummer og avhuket for person vil ikke elektronisk ekspedering fungere.

• • Interne kopimottakere: legg inn brukernavnet i feltet Saksbeh. og trykk p? tabulatortasten p? tastaturet. Dersom du ikke kjenner brukernavnet kan du s?ke opp den interne saksbehandleren ved ? klikke p? forst?rrelsesglasset.
• N?r all informasjon er lagt inn, klikk Lagre og nytt dokument.
• Du f?r da opp et bilde med de malene som du har tilgang til (utvalget varierer etter enhet du jobber ved). Marker den malen du skal bruke og klikk OK.

• Du f?r da opp den valgte brevmalen. Kontroller at opplysningene fra journalposten flettes inn og skriv dokumentet.
• N?r du er ferdig med dokumentet klikker du p? Return to ePhorte.

• Du f?r da opp et sp?rsm?l om du vil lagre dokumentet. Klikk Yes.
• Det kommer s? opp en boks der du f?r ulike valg:

• Dersom dokumentet er helt ferdig: 
  • Hak av for Marker dokumentet som ferdig. Status blir da endret fra R-reservert til F-ferdig.
  • Klikk Utf?r.
  • Ekspeder brevet elektronisk (se egen veiledning).
• Restansen er n? fjernet (journalposten vil ikke lenger ligge under Min innboks i venstremenys?ket.

• Skal dokumentet p? godkjenning?
  Se brukerveiledning for enkel godkjenning.
• Er du ikke helt ferdig med dokumentet?

• Restansen er ikke fjernet. Journalposten vil fremdeles ligge i venstremenys?ket Min innboks.
• Du vil kunne finne igjen dokumentet i venstremenys?ket Under arbeid.
• Dokumentet vil fremdeles ha status R-registrert.
• Klikk Utf?r.

Avskrive journalposten direkte

• Finn journalposten du ?nsker ? avskrive direkte. Klikk p? journalposten og velg fra hurtigmenyen Besvar/Avskriv og Avskriv JP.

• Du f?r opp avskrivingsvinduet Avskriv journalpost direkte.
• Du f?r automatisk opp valget Tatt til etterretning, men du kan ogs? velge Besvart pr telefon fra nedtrekkmenyen.
• Dersom du har en merknad kan dette legges inn i merknadsfeltet. Dette feltet b?r benyttes dersom avskrivingen er TLF, med en kort oppsummering av telefonsamtalen.
• Klikk OK.

• Journalposten er n? avskrevet og du vil n? ikke finne den under Min innboks.

Midlertidig svar ¨C ikke avskrivning

• Dersom dokumentet bare skal v?re et midlertidig svar klikker du p? Midlertidig svar sendt. Restansen blir da ikke opphevet. Du fyller s? ut informasjon som vist ovenfor i Avskrive med nytt utg?ende brev.

Avskrive med nytt utg?ende brev, men med annen mottaker

• Det kan v?re tilfeller der det er naturlig ? avskrive et innkommet brev med et nytt utg?ende brev, men til annen mottaker. I disse tilfellene skal avsender av det f?rste brevet ikke v?re mottaker i det hele, men kan v?re kopimottaker. Dette kan fort medf?re feilmelding dersom en ikke bruker f?lgende fremgangsm?te.
• Finn den innkomne journalposten du ?nsker ? avskrive med et utg?ende dokument.
• Klikk p? journalposten og velg fra nedtrekksmenyen:
  • Besvar/Avskriv
  • Svar med utg?ende post
• Merk avsender av det innkomne brevet i eksempelet under:

• Du f?r opp avskrivningsvinduet Svar med brev med opplysninger fra det innkommende dokumentet. Fyll ut feltene som vanlig. I fanen Mottaker(e): kommer avsender av det innkomne brevet automatisk opp som mottaker.

• For ikke ? f? feilmelding n?r du redigerer/endrer mottaker m? du overskrive mottaker med den nye mottakeren (ikke slett og legg inn ny, eller legg til i linjen under for s? ? slette den f?rste linjen). Du kan etter dette ogs? legge inn kopimottaker p? linjen under dersom det er ?nskelig.

• N?r all informasjon er lagt inn, klikk Lagre og nytt dokument.