| N?r | Ansvarlig | Oppgave | Kommentar |
|---|---|---|---|
| Umiddelbart etter vedtak | Institutt | Avtale l?nn og oppstart | Institutt sender informasjon om avtalt l?nn og oppstartdato til HR |
| Senest 3 m?neder f?r tiltredelse | HR | Tilbud om stilling | HR sender ut tilbud om stilling sammen med digital startpakke. For internasjonale sendes ogs? informasjon om ISMO samt UDI skjema (dersom utenfor EU/E?S). Den ansatte tar selv kontakt med ISMO ved behov |
| HR | Signert arbeidsavtale | HR mottar signert arbeidsavtale og sender den til l?nn via ePhorte | |
| Ved behov | ISMO | Dersom ansatt trenger hjelp |
ISMO informerer og veileder den ansatte ved s?knad om arbeidstillatelse/EU-registrering, barnehage/skole, skattekort, etc. Se ISMO sine sider |
| N?r signert arbeidsavtaler er returnert | N?rmeste leder/adm. leder | Ved skatteavklaring |
Instituttet tar kontakt med ISMO som kobler p? Deloitte. Kostnader knyttet til alle disse sakene m? dekkes av instituttet. Se arbeidsfordeling ISMO |
| N?r signert arbeidsavtaler er returnert | Institutt | Forskerbolig |
Institutt sender inn boligs?knad til ISMO Forskerbolig. Se rutine for bestilling |
| ca. 3 uker f?r oppstart | N?rmeste leder |
Velkomst e-post med digital startpakke |
Se forlag til velkomstmail For internasjonale ansatte ISMO lenke: /english/about/vacancies/ismo |
| 1-2 uker f?r oppstart | Institutt | Informere | Informere de ?vrige ansatte om tiltredelsen. |
| S? snart det er avklart | N?rmeste leder | Oppnevning av kontaktpersoner og mentor | Mentor/adept meldes inn til greta.holm@hf.uio.no |
| ca. 1 uke f?r oppstart | N?rmeste leder/adm. leder | Tilgang til administrative systemer | S?rge for at den nyansatte f?r tilgang til alle n?dvendige administrative systemer, se oversikt. |
| Senest dagen f?r oppstart | Institutt | Klargj?ring av arbeidsplass | Kontorplass, PC, telefon, nettilknytning, d?rskilt, fysisk startpakke, posthylle, annet n?dvendig utstyr, osv. |
| 1-2 uker f?r oppstart | N?rmeste leder | Avklare hvem som skal ha ansvar for hva i introduksjonsfasen | Det er viktig ? frigj?re tid for de som skal delta i introduksjonsfasen. Utpeke en fadder som skal ha et aktivt ansvar for informasjon, sosial integrering og innf?ring i praktiske forhold p? arbeidsplassen. Avklare hvem som skal st? for oppl?ringen. |
| N?r | Ansvarlig | Oppgave | Kommentar |
|---|---|---|---|
| Tiltredelsesdagen | N?rmeste leder | Introduksjonssamtale | Se mal for introduksjonssamtale |
| Tiltredelsesdagen | N?rmeste leder, fadder | Mottak, velkomst | Gjestekort, n?kler, UiO ID-kort – info, bilde til nettsiden |
| Tiltredelsesdagen | N?rmeste leder, fadder | Brukernavn og passord | Brukernavn kan opprettes av lokal IT samme dag hvis kontrakt er registrert hos Seksjon for l?nn. |
| Tiltredelsesdagen | N?rmeste leder | Tilgang til systemer og e-postlister | Tilgang til systemer relevant for stillingen. Selvbetjeningsportalen (skal brukes av alle). Innmelding i ulike e-postlister. |
| Tiltredelsesdagen | N?rmeste leder/adm. leder | Bekrefte tiltredelse |
NB! kun for internasjonale: Sende bekreftelse p? tiltredelse til HR sammen med, bekreftelse p? arbeids- og oppholdstillatelse. |
| Tiltredelsesdagen | N?rmeste leder, fadder | Hilserunde og omvisning | Hilserunde b?r skje den f?rste dagen. |
| N?r | Ansvarlig | Oppgave | Kommentar |
|---|---|---|---|
| I l?pet av de f?rste ukene |
N?rmeste leder |
Oppl?ringsbehov/oppl?ringsplan |
Oppl?ringsbehov m? kartlegges s? tidlig som mulig slik at medarbeideren raskt mestrer jobben. |
| I l?pet av de f?rste ukene |
N?rmeste leder/fadder |
Opprette personside |
Personpresentasjonen m? opprettes og fylles ut med navn, kontaktinfo, arbeidsoppgaver, emneord, romnummer/beskrivelse av hvor man har kontor. Kontakt din lokale nettredakt?r hvis du har sp?rsm?l. |
| I l?pet av de f?rste ukene |
N?rmeste leder/fadder |
Innf?ring i arbeidsmilj?forhold, sikkerhetsrutiner, verneombudsordningen. |
|
| I l?pet av de f?rste ukene |
Fadder |
Daglig sosial oppf?lging, informasjon om formelle og uformelle regler |
Fadderen b?r ta personlig kontakt med den nyansatte hver dag de f?rste par ukene, spise lunsj sammen o.l. |
| I l?pet av de f?rste ukene |
N?rmeste leder ev. annen faglig ansvarlig |
N?rmere innf?ring i arbeidsoppgaver |
Det er viktig at den nyansatte f?r klart for seg arbeids- og ansvarsfordelingen, forventninger, krav og egne muligheter til ? p?virke arbeidet. |
| I l?pet av de f?rste ukene |
N?rmeste leder |
Informere om hvordan arbeidsgiver vil gjennomf?re faglig veiledning, oppl?ring og tilbakemelding under pr?vetiden |
|
| I l?pet av de f?rste ukene |
N?rmeste leder |
Informere om rettigheter og plikter |
Informasjon om ferieloven, l?nnsutbetaling, frav?r - egenmelding/sykmeldingsrutiner og Statens pensjonskasse. |
| N?r | Ansvarlig | Oppgave | Kommentar |
|---|---|---|---|
| Etter ca. 2 mnd. og etter 4 m?neder |
N?rmeste leder |
Grundig oppf?lgingssamtale med den nyansatte etter ca. 2 mnd. og etter ca. 4 mnd. |
Avtal tidspunkt for dette i begynnelsen av tilsettingsforholdet, og sett av god tid til samtalen. S?rg for god dokumentasjon p? at samtaler er avholdt, hva en ble enig om ? f?lge opp og vurderinger som er gjort underveis. |
|
N?rmeste leder |
Ev. tiltak/formelle m?ter dersom den nyansatte viser seg ? ikke fungere holdes etter ca. 2, 3 og 5 mnd. |
Dersom det skal vurderes ? benytte adgang til oppsigelse etter pr?vetidsbestemmelse, m? HR kontaktes for bistand s? tidlig som mulig. |
| N?r | Ansvarlig | Oppgave | Kommentar |
|---|---|---|---|
| Mellom 6-12 m?neder |
N?rmeste leder |
Oppf?lgingssamtale |
Minimum én oppf?lgingssamtale avholdes i l?pet av perioden |
| Mellom 6-12 m?neder |
N?rmeste leder |
Oppf?lgingsplan for ? n? spr?kkravet |
|
| Mellom 6-12 m?neder |
N?rmeste leder |
L?nnsvurdering |
Vurdere l?nn innen et ?r etter dialog med den ansatte. Se informasjon om l?nnsvurdering |
| N?r | Ansvarlig | Oppgave | Kommentar |
|---|---|---|---|
| ?r 2 og ?r 3 |
N?rmeste leder |
Oppf?lgingssamtale |
Oppf?lgingsplan for ? oppfylle spr?kkravet Spr?k - oppf?lgingssamtale og veien mot Bergenstest og undervisning p? norsk |
| ?r 2 |
N?rmeste leder |
Universitetspedagogikk |
Dersom den ansatte ikke har universitetspedagogikk. Sikre at ansatt f?r meldt seg p? kurs. |
| Hvert ?r |
N?rmeste leder |
L?nnssamtale |
Tilby den ansatte en ?rlig l?nnssamtale. L?nnsforhandlinger, 253 skjema s?rlig grunnlag nr 2, vesentlig endring i stilling |
| ?r 2 |
N?rmeste leder |
Opprykk |
Informere om mulighetene for opprykk |