Finnes det en avtale?
Unders?k i Avtalekatalogen om UiO har en avtale som dekker behovet.
Hvis det finnes en avtale, skal den brukes, uavhengig av bel?p. Hvis det ikke finnes en avtale og bel?pet er lik eller over 100.000 ekskl. mva, skal det gjennomf?res en anskaffelsesprosess for ? inng? en avtale.
Opprette bestilling
Hvis det finnes en gyldig avtale som dekker innkj?psbehovet, kan du opprette en bestilling i Unit4 ERP og knytte avtalen til bestillingen. Hvis det ikke finnes en gyldig avtale, og kj?pet er under 100.000 ekskl. mva, kan du opprette bestilling uten ? knytte avtale til.
N?r det ikke finnes en avtale
Hvis det ikke foreligger en rammeavtale skal det gjennomf?res en anskaffelsesprosess avhengig av anskaffelsens verdi:
- Egen fremgangsm?te for kj?p under 100.000 ekskl. mva hvis det ikke finnes en avtale.
- Hvis kj?pet er lik eller over 100.000 ekskl. mva skal det gjennomf?res en anskaffelsesprosess.
Opprette og fullf?re innkj?psforesp?rsler
Brukerveiledninger for innkj?psforesp?rsler i Unit4 ERP (df?-videoer):
- Innkj?psforesp?rsel fra interne katalogartikler (df?)
- Innkj?psforesp?rsler fra nettbutikk (df?)
- Innkj?psforesp?rsel for fritekst (df?)
- Opprette og behandle/fullf?re innkj?psforesp?rsel (df?)
Opprette og bruke innkj?pslister
Varer du bestiller kan ofte legges i en innkj?psliste. Innkj?pslisten kan brukes som utgangspunkt til ? lage en ny innkj?psforesp?rsel.
Funksjoner innkj?psforesp?rsel
- Bruk av ulike distribusjonsmoduser p? innkj?psforesp?rsler, som for eksempel etterregistreringer
- Bruk av leveringsadresser
- Melding til leverand?r
- Leveringskontakt navn
- Leveringskontakt tlf
- Leveringsdato
- Interne meldinger
- Tekst til hovedbok
- Varemottaker
- Vedlegg
- Periodisering
Se: BOTT-rutine for bestilling - aktivitet 8a (pdf)
Komplettere anleggsinformasjon
Utfylling av anleggsinformasjon vil i Unit4 ERP foreg? i bestillingsprosessen (og ikke i fakturabehandlingsprosessen som tidligere).
Hvis det er brukt en konto som krever anleggsregistrering, vil du f? en ny oppgave for ? legge inn anleggsinformasjon f?r innkj?psforesp?rselen sendes til godkjenning hos kostnadsgodkjenner (BDM). Fullf?ring av anleggsregistreringen skjer ved varemottak.
- Brukerveiledning: Anskaffelse av anlegg ved innkj?psordre i Unit4 ERP (df?-video)
- Anleggsmidler
Kontering
Som f?lge av overgang til ny ?konomimodell og ny kontoplan er det n? f?lgende dimensjoner i kontostrengen som er mest aktuelle for BtB-prosessen:
- Konto
- Koststed
- Prosjekt (prosjekt utledes fra delprosjekt og skal ikke registreres)
- Delprosjekt
Se ogs?:
- Hvordan kontere (konteringsstreng)
- Kodeverk og skjema
- BOTT-kontoplan (excel)
- ?konomimodell (pdf)
- Konverteringstabell og ?konomimodell (pdf)
Innkj?psplaner
Kostnadsgodkjenner (BDM) kan delegere et budsjett som utvalgte fagrekvirenter og/eller innkj?pere kan handle fra innen en avgrenset periode. Dette kalles en innkj?psplan.
En innkj?psplan begrenses med hensyn til:
- bel?p
- tidsintervall
- kontostreng
- konto (valgfritt)
- koststed
- delprosjekt
- avgiftskode (valgfritt)
- leverand?r(er)
- fagrekvirent(er)/innkj?per(e) som kan bruke innkj?psplanen
Det er kun brukere med rollen innkj?per som kan opprette og redigere planer, og det er kun kostnadsgodkjenner (BDM) som kan godkjenne planer.
- Presentasjon fra oppl?ring i planer for innkj?per (pptx)
- Presentasjon fra oppl?ring i planer for fagrekvirent (pptx)
- Veiledning: Innkj?psplaner BOTT (df?-video)
- ?BOTT-rutine: Opprette, endre eller stenge plan for plankj?p (pdf)
MVA-koder
Se ogs?
- Attestering/komplettering av innkj?psforesp?rsel fra fagrekvirent
- Anleggsregistrering
- Krav til innsending av elektronisk faktura og merking av inng?ende faktura.
- Veiledning om kj?p fra selvstendig n?ringsdrivende.
- Anleggsregistrering - avhending av brukt utstyr og anlegg