Distribusjonsmodus
Valg av modus styrer videre arbeidsflyt for en innkj?psordre n?r den er godkjent av kostnadsgodkjenner. Gir mulighet til ? velge om ordren skal sendes til leverand?r eller ikke, og om varemottak skal gj?res automatisk eller ikke.
De ulike valgene er:
Standardordre; brukes n?r bestilling skal sendes til leverand?r og varemotttak skal utf?res n?r vare/tjeneste blir levert.
Etterregistrering; brukes n?r bestilling ikke skal sendes til leverand?r og varemottaket ?nsket utf?rt automatisk av systemet n?r innkj?psordren lages. Etterregistrering skal ikke benyttes n?r varene skal anleggsregistreres.
Butikk-kj?p; brukes n?r bestilling ikke skal sendes til leverand?r og varemotttak skal utf?res n?r vare/tjeneste blir levert.
Automatisk varemottak; brukes n?r bestilling skal sendes til leverand?r og varemottaket ?nsket utf?rt automatisk av systemet n?r innkj?psordren sendes til leverand?r. Automatisk varemottak skal ikke benyttes n?r varene skal anleggsregistreres.
Leveringsadresser
Det er ikke mulig ? redigere p? forh?ndsdefinerte adresser, man m? velge adresse som heter ?Egendefinert adresse? og legge inn adressen i egne felter. Det vil v?re mulig ? registrere flere leveringsadresser per koststed.
For ? finne andre leveringsadresser enn de som er tilgjengelig i ?Leveringskontakt?, velg ?Oppsett? og s?k frem leveringsadressen i feltet ?Leveringsadresse?. Avslutt n?r du er ferdig. Det skal da v?re mulig ? velge ?nsket leveringsadresse fra ?Leveringskontakt?
Leveransebeskrivelse
Her kan det legges inn n?rmere beskrivelse av leveransen til leverand?r.
Melding til leverand?r
Her kan det legges inn beskjeder som det er viktig kommer frem til leverand?r.
Leveringskontakt navn
Her kan det legges inn navn p? person som skal kontaktes ved varemottak
Leveringskontakt telefon
Her kan det legges inn telefonnummer til person som skal kontaktes ved varemottak
Leveringsdato
Datoen man ?nsker varen eller tjenesten levert. For katalogartikler foresl?s leveringsdato basert p? valgte produkt(ers) ledetid, men kan overstyres. For kj?p fra nettbutikk og fritekstartikler m? du selv legge inn leveringsdato.
Endring av leveringsdato kan gj?res ved ? endre leveringsdata og velge ?Bruk p? alle elementer?. Alle linjene vil da f? samme leveringsdato som den som er lagt inn i ?hodet?. Alternativt kan en huke av for linjene en ?nsker skal oppdateres med samme dato, endre leveringsdato og velge ?Bruk p? utvalg?. Leveringsdato vil da oppdatere seg p? linjene sum du har huket av.
Meldinger
Man kan legge inn en intern melding som sees av den som mottar innkj?psforesp?rselen.
Navn p? innkj?psforesp?rsel
Beskrivelse som hjelper deg til ? identifisere ordren p? et senere tidspunkt.
Tekst til hovedbok
Hodetekst som f?lger alle linjene p? innkj?psforesp?rselen n?r bilaget er bokf?rt
Varemottaker
Fagrekvirent/Innkj?per som oppretter en innkj?psforesp?rsel blir automatisk satt som varemottaker. Dersom en annen person skal utf?re varemottaket, er det mulig ? velge en annen varemottaker under ?Oppsett? i feltet ?Varemottak?.
Vedlegg
Det er mulig ? legge til b?de interne vedlegg (vedlegg som ikke sendes til leverand?r) og eksterne vedlegg som sendes til leverand?r sammen med bestillingen. Eksterne vedlegg vil v?re synlige ved behandling av faktura. Interne vedlegg vises kun p? innkj?psforesp?rsel.
Vedlegg skal kun legges til p? hodeniv? (ikke pr innkj?psforesp?rselslinjer). Husk ? legge vedlegg i riktig mappe (intern eller ekstern).
Vedlegg kan ogs? s?kes opp i dokumentarkivet som finnes under Felles/Dokumentarkiv/Sp?rring dokumentarkiv.
Periodisering
Periodisering er fordeling av kostnader over flere perioder. Dette vil v?re aktuelt for abonnement og husleie, eller andre kj?p hvor kostnaden skal fordeles over flere perioder. Ved opprettelse av innkj?psforesp?rsel kan lengden p? periodiseringen angis, p? faktura kan en ogs? angi hvilken periode periodiseringen skal starte
Innkj?psplaner
Forh?ndsgodkjent budsjett hvor bestemte fagrekvirenter og/eller innkj?pere i et definert tidsrom kan handle fra en eller flere navngitte leverand?rer. Budsjettet m? v?re knyttet til et gitt koststed og delprosjekt, men kan ogs? v?re knyttet til en gitt konto og avgiftskode.
N?r fagrekvirent/innkj?per oppretter en innkj?psforesp?rsel s? vil tilgjengelige planer kunne velges fra en rullmenyliste i feltet ?Plankj?p?. Det vil ikke v?re mulig ? endre koststed og delprosjekt p? innkj?psforesp?rsel, men konto og avgiftskode som foresl?s fra plan skal kunne overstyres.
Opprettelse og endring av planer utf?res av brukere med rollen Innkj?per. Alle planer og endringer av planer m? godkjennes av kostandsgodkjenner (BDM) f?r de kan brukes.
En planoversikt viser oversikt over alle planer og hvilke innkj?psforesp?rsler og innkj?psordrer som er knyttet til den enkelte plan.
Anleggsregistrering
Anleggsregistreringen foreg?r n?r du oppretter innkj?psforesp?rsel. Hvis anleggskonto er benyttet ved bestilling s? m? anleggsinfo registreres av innkj?per/fagrekvirent f?r innkj?psforesp?rsel kan sendes til godkjenning. N?r du har kontert og valgt ?Sende til godkjenning?, vil du f? en ny oppgave for ? legge inn anleggsinformasjon f?r den kan sendes videre i arbeidsflyten.
Ved varemottak m? tilleggsinfo legges inn (f. eks. serienummer). Ved kj?p av mer enn 1 stk av samme produkt m? det legges inn en linje per anlegg. I varemottaksbildet kan man ikke legge til ekstra linjer. Alternativt m? det splittes i anleggsregisteret.
Statuser p? innkj?psordre
En innkj?psordre kan ha f?lgende statuser:
Ikke bestilt - tildeles av systemet - status f?r ordren er blitt sent til leverand?r
Bestilt,O – tildeles av systemet – status n?r ordren er sendt til leverand?r
Parkert, P – tildeles manuelt av bruker, endring av status kan endres manuelt av bruker, kan brukes om man venter p? informasjon av noe slag
Sperret, C – tildeles manuelt av bruker, endring av status kan endres manuelt av bruker
Avsluttet– tildeles manuelt av bruker, skal brukes n?r en ordre kanselleres, endring av status kan ikke reverseres
Ferdig – tildeles av systemet – status n?r ordren er ferdig fakturet