Korrektur av emnebeskrivelser i Vortex

Sjekkliste for deg som skal korrekturlese

1. Finne filene

• Her finner du en liste over index-filene for kommende semester for din enhet.

2. Korrekturlese

• Lenker: Fungerer lenkene? Sjekk b?de vanlige lenker og lenker til emner, studieretninger og studieprogrammer (referansekomponenter).
• Har du opprettet et nytt emne? Husk ? sjekke at det vises riktig i emneoversiktene (eksempel i lenken). 
• Skal noen av emnene legges ned? Da m? de legges ned i EpN, og s? legges ned i Vortex. Sett evt. status "Videref?rt".
• Overlapp: Stemmer informasjonen? V?r obs p? at index-filen viser ikke friteksten om overlapp fra EpN.
• Emner med uregelmessig undervisning: Kommer dette tydelig frem i faktaboksen?
• Emner som g?r over flere semestre: Er det riktig informasjon om dette?
• Stemmer informasjonen om 
  • kontaktpunkt?
  • undervisningssemester?
  • undervisningsspr?k?

3. Sjekk emneoversiktene

1. Kontroller at de instituttvise emneoversiktene bare lister emner som tilbys.

   Nedlagte emner fjernes fra lista ved ? stille statusfeltet p? emnemappa til nedlagt. Husk ogs? at emnet skal legges ned i EpN. 

2. Semestervise instituttoversikter: Kontroller at det er riktige emner som kommer til ? vises i filtreringsvalget for neste semester og semesteret etter.

   • De semestervise emneoversiktene styres av feltene "niv?" og "undervisning".

4. Melde inn/rette feil

Kontaktpunkt og undervisningssemester kan endres i Vortex, mens andre feil m? rettes i FS. 

• Se hva som m? endres hvor
• Se hva du kan gj?re med index-siden i Vortex

Har du funnet en feil som m? rettes i FS? Se hvordan du gir beskjed om feil her:

• HF (inkludert STK): Les om korrekturlesing av index-filer og innmelding av feil ved HF.
• MED: Hvis du oppdager feil p? emnesidene i Vortex, skal det meldes inn via dette nettskjemaet.
• MN: Les mer om korrektur og innmelding av feil ved MN.
• SUM: Feil rapporteres inn p? e-post til studentinfo@sum.uio.no.
• SV: Hvis du oppdager feil p? emnesidene i Vortex, skal det meldes inn via dette nettskjemaet.
• UV: Feil i index-fil meldes til epn-hjelp@uv.uio.no s? raskt som mulig. V?r presis p? hva som er feil. Oppgi konkret hva som skal legges til og/eller hva som skal fjernes, og hvilken overskrift det ligger under.

Vanlige problemer og sp?rsm?l

Index-filen for kommende semester har ikke blitt opprettet

Nye index-<semester>-filer opprettes ved hvert d?gnskift ca. kl. 06.40.

Dette m? v?re p? plass for at index-filer skal bli opprettet:

• Emnet m? ha minst en infotekst for det aktuelle semesteret i Emne samlebilde i FS - for eksempel UIOE-INNH (Kort om emnet)
• Emnet m? ha registrert info-termin for det samme semesteret i Emne samlebilde i FS
• Infotekstene i Emne samlebilde i FS m? v?re markert som innev?rende eller f?rstkommende semester.

La oss si at index-v23 ikke er blitt opprettet. Sjekk f?rst i Emne samlebilde i FS om emnet har infotekster for rett semester/?r:

Sjekk i Emne samlebilde om emnet har infotermin for riktig semester og Publiser internt = J i Emne samlebilde:

Hvis emnet har infotekster og infotermin, og det er minst et d?gn siden emnet ble eksportert til FS, ta kontakt med din fakultetskoordinator.

Et emne har f?tt to index-filer (norsk og engelsk)

Se under, "Noen av tekstene mangler i emnebeskrivelsen". Dette har oftest samme ?rsak.

Noen av tekstene mangler i emnebeskrivelsen, for eksempel "Kort om emnet"

Hvorfor skjer dette?

Dette skjer ofte hvis en eller flere av tekstene i FS har f?tt feil spr?kkode.

Spr?kkoden legges inn n?r emnet behandles i EpN:

Hvis "Kort om emnet" har spr?kkode Engelsk, mens de andre tekstene har spr?kkode Bokm?l, vil det opprettes to index-filer:

• en index-<semester>-eng som inneholder "Kort om emnet"
• en index-<semester> som inneholder resten av tekstene

Hvordan retter jeg dette?

Sjekk i Emne samlebilde i FS om emnet har infotekster for rett semester/?r og rett spr?kkode:

Er informasjonen i FS riktig?

Hvis emnet har infotekster med innhold, rett spr?k og rett semester, kan du pr?ve ? tvangsoppdatere Vortex. G? til fanen "Rediger" p? emnebeskrivelsen i Vortex og trykk Lagre. Dette vil hente ny informasjon fra FS.

Hvis det ikke fungerer, ta kontakt med din fakultetskoordinator.

Er informasjonen i FS feil?

Hvis en eller flere av infotekstene har feil spr?kkode, m? spr?kkodene i FS rettes. N?r det er gjort, slettes index-filen som ikke skal brukes automatisk neste morgen. Se lokale veiledninger eller kontakt din fakultetskoordinator.

Undervisningssemesteret i emnebeskrivelsen er feil

Undervisningssemester hentes fra flere felter i FS og kan noen ganger v?re vanskelig ? f? ut p? riktig m?te i emnebeskrivelsen. Se oversikt over hvor informasjonen i dette feltet kommer fra.

Du kan overstyre undervisningssemester-informasjonen fra FS i emnebeskrivelsen ved ? redigere index-filen i Vortex. 

Men husk at emner f?r nye emnebeskrivelser hver gang de gis. Hvis et emne skal endre rotasjon, er det best ? f? registrert dette riktig i FS, s? du slipper ? endre undervsningssemester i index-filen hver gang emnet skal gis. Se oversikten over hvor informasjonen kommer fra for en forklaring p? hvordan du bruker fanen "Und.termin periode" i Emne samlebilde n?r et emne endrer rotasjon.

Emnet vises i feil semester i emneoversiktene

Emneoversikten viser hvilke emner som skal gis et gitt semester. En del av kvalitetssikringen av emnesidene er ? sjekke at de semestervise oversiktene stemmer for kommende semester. Noen ganger vises emner som henter data fra FS med feil semester i denne oversikten. Det gjelder spesielt emner som gis uregelmessig eller som bytter undervisningstermin, for eksempel fra v?r til h?st.

• Hvis et emne bytter undervisningstermin fra for eksempel v?r til h?st p? fast basis, m? dette registreres i FS. Her finner du en veiledning for hvordan dette skal registreres.
• Hvis et emne g?r uregelmessig, og du vil unng? at det vises i emneoversikten for ett semester:
  1. Rediger index-filen i Vortex.
  2. Sett "undervisningssemester" til "bestemt semester" (overstyrer data fra FS), la selve semesteret st? som "ikke satt".
  3. Lagre.
  4. Du b?r ogs? legge inn kort info i emneinfofeltet "undervisningssemester" i EpN/FS om n?r emnet g?r.

Jeg har rettet noe i FS, n?r oppdateres emnebeskrivelsen?

Hvis du har rettet noe i FS, men emnebeskrivelsen ikke oppdaters, kan det kan v?re forskjellige grunner til dette:

• Tidspunkt: Vortex oppdateres med nye data fra FS alle dager ca. kl. 6:15, 7:15, 8:15, 9:15, osv frem til kl. 21:15. Endringer kan dermed v?re gjort i FS, men ikke vises i Vortex. For ? slippe ? vente, kan du tvangsoppdatere Vortex. G? til fanen "Rediger" p? emnebeskrivelsen i Vortex og trykk Lagre. Dette vil hente ny informasjon fra FS.
• Formatering: Du kan ha lagt inn tekst-formatering i FS som ikke kommer over til Vortex.
• Type informasjon: Du kan ha lagt inn informasjon i EpN/FS som ikke vises direkte i emnebeskrivelsene. Her finner du en mer detaljert oversikt over alle feltene i emnebeskrivelsen og n?yaktig hvor informasjonen hentes fra.

Jeg trenger tidlig publisering av en emnebeskrivelse for kommende semester (EVU, Circle U, ISS, andre)

Jeg er saksbehandler p? institutt e.l.:

• Ta kontakt med din fakultetskoordinator eller se lokale veiledninger.

Jeg er lokal studiewebredakt?r e.l.:

• Hvis et institutt har behov for ? publisere den nye emnebeskrivelsen tidligere enn mai / november, kan du gj?re dette manuelt i Vortex. NB: Du m? ha Administrere-rettigheter til emnemappen i Vortex for ? gj?re denne oppgaven. 

1. Logg inn i Vortex og g? til emnemappa
2. Finn index-filene, n?rmere bestemt index og index-h23 (hvis h?st 2023 er kommende semester)
3. Gi index nytt navn: index-h22 (hvis emnet gis hver h?st) eller index-v23 (hvis emnet gis hvert semester)
4. Gi index-h23 nytt navn: index
5. Fjern adgangsbegrensningen p? nye index:
   1. G? til fanen Rettigheter.
   2. Trykk p? Endre som ligger under Lese
   3. Velg alternativet Tillatt for alle og trykk Lagre
6. Avpubliser gammel index-h22/v23
7. Hvis emnet har index-eng og index-eng-h23, m? du gj?re trinn 3-6 for disse to filene ogs?
8. G? til emnemappen og oppdater ?r og semester til kommende semester (fra h?st 2022 til h?st 2023 her)
9. Lagre.

Jeg trenger en emnebeskrivelse for et emne som skal gis om to semestre eller senere

Se beskrivelse av dette i EpN-veiledningen.

Et emne har f?tt index-fil for kommende semester, men emnet skal ikke gis allikevel. Hva gj?r jeg?

Noen ganger blir et emne avlyst etter at det har blitt (a) behandlet i EpN, (b) eksportert tilbake til FS og (c) f?tt opprettet en emnebeskrivelse for kommende semester p? uio.no. Hva gj?r du med index-filen p? uio.no i disse tilfellene? Du har flere alternativer:

1. Vurder om index-filen kan bli liggende p? uio.no og publiseres sammen med de andre filene. Hvis du velger dette alternativet, vil emnebeskrivelsen oppdateres med evt. ny informasjon fra EpN/FS n?r filene publiseres - for eksempel endring i l?ringsutbytte. Det vil v?re tydelig for studentene at emnet ikke gis kommende semester s? lenge du
   • oppdaterer informasjonen om undervisningssemester, s? emnet ikke vises i emneoversikten for kommende semester (endre "Undervisning" under Fakta om emnet i Vortex eller i FS)
   • s?rger for at emnet ikke har semesterside for kommende semester
2. Hvis informasjonen i index-filen som vil bli publisert er feil, og ikke kan vises p? uio.no selv om det fremg?r tydelig at emnet ikke skal gis kommende semester, kan du enten endre informasjonen i FS for at emnebeskrivelsen skal bli riktig og i tillegg oppdatere informasjon om undervisningsemester/fjerne semestersiden (se over), eller du kan fjerne index-filen helt. ? fjerne index-filen helt krever en del manuell jobb i FS og Vortex for FS-koordinator og studiewebredakt?r. Slik gj?r du det - avhengig av tidspunkt og status p? index-filen i Vortex:
   • F?r index-filen er tilgjengelig for alle (heter fremdeles "index-<semester>"):
     • Slett infotekstene for kommende semester fra fanen Info i FS. Slett forekomsten for kommende semester fra fanen Info termin i FS. Slett index-<semester>-filen/e i Vortex.
   • Etter at index-filen tilgjengelig for alle (har byttet navn til index):
     • Dette var f?rste gang emnet skulle g?:
       • Slett infotekstene for kommende semester fra fanen Info i FS. Slett forekomsten for kommende semester fra fanen Info termin i FS.
       • Emnet finnes ikke lenger, og b?de index-filer og emnemappe i Vortex b?r slettes
     • Emnet har g?tt tidligere, og det finnes minst en annen fil med type FS-emnebeskrivelse i emnemappa:
       • Slett infotekstene for kommende semester fra fanen Info i FS. Slett forekomsten for kommende semester fra fanen Info termin i FS.
       • Finn nyeste tidlegere index-side i Vortex
       • Sett ?r og semester p? emnemappa til samme semester som nyeste tidligere index-side
       • Sjekk om det er en eller to sider for nyeste tidligere semester
       • Bytt navn p? nyeste tidligere side/sider til index.html / index-eng.html
       • Publiser det som n? er index.html / index-eng.html

     • Emnet har g?tt tidligere, men det finnes ingen andre filer med type FS-emnebeskrivelse i emnemappa:

       • Slett infotekstene for kommende semester fra fanen Info i FS. Slett forekomsten for kommende semester fra fanen Info termin i FS.
       • Fjern ?r/semester-egenskapane til emnemappa i Vortex
       • Finn nyeste tidlegere index-side
       • Finn om det er en eller to sider for nyeste tidligere semester
       • Bytt navn p? til nyeste tidligere side/sider til index.html / index-eng.html
       • Publiser det som n? er index.html / index-eng.html

Emnebeskrivelsen har ikke blitt tilgjengelig for studentene

De nye filene blir f?rst opprettet i emnemappen i Vortex med navn index-<semester>, for eksempel index-v24. Filene er adgangsbegrenset og bare synlig for ansatte, ikke studenter. Enhetene korrekturleser disse filene. Emnebeskrivelsene for kommende semester blir synlige for studentene ved at f?lgende skjer automatisk:

• filer med navn "index" bytter navn til "index-<tidligeresemester>" og avpubliseres
• filer med navn "index-<kommendesemester>" bytter navn til "index". Adgangsbegrensningen fjernes, og filen er n? den gjeldende versjonen av emnebeskrivelsen p? uio.no.

Dette skjer automatisk et par dager f?r publiseringen av semestersidene - se ?rshjul for studieinformasjon p? nett for n?yaktige datoer.

Har denne datoen passert, men filen du har korrekturlest er fremdeles adgangsbegrenset og navnet index-<semester>? Ta kontakt med din fakultetskoordinator.

Hvor kommer informasjonen i emnebeskrivelsen fra?

Informasjonen i EpN-emnebeskrivelsene hentes for det meste fra Emne samlebilde i FS. Her finner du en mer detaljert oversikt over alle feltene i emnebeskrivelsen og n?yaktig hvor de henter informasjon fra.

Semestersidene

F?r emnene blir synlige for alle, er det ogs? viktig ? sjekke semestersidene.

Slik kvalitetssikrer du semestersidene.