Leders ansvar ved foreldrepermisjon

Anbefaling

• Sett deg inn i regelverk og rutiner: Les og s?rg for at ogs? aktuelle medarbeidere er kjent med rettigheter og plikter ved foreldrepermisjon og relevante sjekklister.
• F?lg opp ditt informasjonsansvar:
  • For at foreldrepermisjonsteamet skal kunne st?tte deg best mulig i oppf?lgingen av foreldrepermisjoner, v?r n?ye med ? holde dem orientert om alle relevante forhold.
  • Alle dokumenter du mottar fra den ansatte eller NAV i forbindelse med en foreldrepermisjon skal du straks sende til foreldrepermisjonsteamet (e-post) for oppf?lging og saksbehandling.

Oppf?lgingsoversikt

N?r en ansatt gir beskjed om graviditet/foreldrepermisjon

• Minn den ansatte om ? sende melding til foreldrepermisjonsteamet (nettskjema) slik at den administrative oppf?lgingen av permisjonen kommer i gang til riktig tid.
• NB! Den ansatte skal ikke benytte selvbetjeningsportalen for ? s?ke om foreldrepermisjon.
• Hold jevnlig kontakt med gravid ansatt og vis omsorg.
• Unders?k eventuelle behov for tilrettelegging for ? unng? sykefrav?r.
• Vurder sammen med den ansatte om forholdene ved arbeidsstedet kan utgj?re en risiko for svangerskapet. Dette er spesielt aktuelt dersom den gravide ansatte er tilknyttet laboratorier, se UiOs policy for gravide tilknyttet laboratorier og lokale prosedyrer ved din enhet. Dr?ft mulighet for tilrettelegging og/eller svangerskapspenger (nav.no).

Ved svangerskapsrelatert sykefrav?r

• F?lg rutinene for oppf?lging av sykefrav?r.
• Informer lokal personalkonsulent slik at NAV kan s?kes om unntak for arbeidsgiveransvar.
• P?se at egenerkl?ringen i sykmeldingens del D er fullstendig utfylt, se veiledning (pdf).
• Oversend sykmeldingen til Gruppe for frav?r og NAV-refusjoner straks du har godkjent den i selvbetjeningsportalen.
• Regelverk:
  • UiO er en IA-bedrift. Ledere med personalansvar plikter derfor ? f?lge opp sykmeldte ansatte etter spesielle regler.
  • Arbeidsgiver har ikke rett til ? bli orientert om diagnose eller andre helseopplysninger, men arbeistaker plikter ? informere om funksjonsevne og dermed bidra til tilrettelegging av arbeidsoppgaver, jf. ftrl ¡ì 8-8 (lovdata.no).
  • UiO m? kreve refusjon av sykepenger fra NAV innen tre m?neder etter f?rste frav?rsdag (inkludert egenmelding). V?r derfor n?ye med den administrative oppf?lgingen av sykefrav?r!
  • Opptil l?nnstrinn 59 mottar enheten rundt 75 % refusjon fra NAV for l?nn utbetalt til sykmeldte ansatte. Deretter ?ker differansen mellom refusjon og l?nn.

12 - 8 uker f?r permisjonsstart: foreldrepermisjonsm?te

• Foreldrepermisjonsteamet innkaller deg og din medarbeider som skal ha foreldrepermisjon til foreldrepermisjonsm?tet for ?:
  • informere om gjeldende lover og regler ved uttak av foreldrepermisjon
  • avklare avviklingen av permisjonen (ferieavvikling, fleksibelt uttak)
  • sette opp en permisjonsavtale mellom den ansatte og UiO
  • bist? den ansatte med utfylling av skjema til NAV (foreldrepermisjonsteamet f?r kopi; leder trenger ikke ? v?re til stede p? denne siste delen)
• Far/medmor kan be om et slikt m?te f?r barnet er f?dt for hjelp med planlegging av foreldrepermisjonen i god tid.
• Som forberedelse til dette m?te b?r du:
  • lese deg opp p? regelverket presentert p? denne nettsiden
  • avklare eventuelt behov for vikar under permisjonsavviklingen
• P? grunnlag av permisjonsavtalen mellom den ansatte og UiO utarbeider foreldrepermisjonsteamet et bindende foreldrepermisjonsbrev. Godkjenn foreldrepermisjonsbrevet i ePhorte eller ta kontakt med foreldrepermisjonsteamet for en ytterligere avklaring. Senere endringer aksepteres kun unntaksvis, se avsnitt om endring av permisjonsavtalen under.
• Regelverk:
  • Rett til utsettelse av foreldrepermisjon: ftrl ¡ì 14-11 (lovdata.no) gir rett til utsettelse av permisjon ved:
    • avvikling av lovbestemt ferie
    • heltidsarbeid
    • sykdom (foreldre eller barn)
  • Rett til gradert permisjon: arbeidsmilj?loven ¡ì 12-6 (lovdata.no) legger fast at:
    • gradert permisjon skal baseres p? avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker
    • arbeidstakers ?nsker skal oppfylles med mindre de medf?rer vesentlige ulemper
  • Regler om avvikling av ferie
    • Arbeidsgiver har rett til ? fastsette ferie, jf. ferieloven ¡ì 6 (lovdata.no).
    • Arbeidstaker kan motsette seg avvikling av hovedferien under foreldrepermisjon iht. ferieloven ¡ì 9 (2) (lovdata.no) og ferieloven ¡ì 7 (1) (lovdata.no).
    • Arbeidstaker kan kreve 3 uker sammenhengende ferie i perioden 1. juni - 30. september, jf. ferieloven ¡ì 7 (lovdata.no)
    • Det kan avvikles inntil 21 lovbestemte + 10 overf?rte/forskutterte feriedager per kalender?r, jf. ftrl ¡ì 14-11 (lovdata.no).
    • Tariffestet ferie m? overf?res i selvbetjeningsportalen og avvikles i etterkant av foreldrepermisjonen.
    • H?gtid og helligdager er ikke lovbestemt ferie, jf. ferieloven ¡ì 5 (1) (lovdata.no), og kan derfor ikke benyttes som forskyvning av foreldrepermisjon, jf. ftrl ¡ì 14-11 (lovdata.no).
    • Les mer om ferie og foreldrepermisjon.

Ved uforutsette hendelser: endring av permisjonsavtalen

• Permisjonsavtalen mellom ansatt og UiO kan kun endres ved uforutsette hendelser som ikke forel? ved avtaletidspunktet. Ansatt sender en e-post med endrings?nskene og begrunnelsen for dem til foreldrepermisjonsteamet (e-post).
• Foreldrepermisjonsteamet tar omg?ende kontakt med deg for en vurdering av permisjonsendringss?knaden.
• Den ansatte blir kalt inn til nytt permisjonsm?te. Du blir innkalt ved behov.
• Blir permisjonsendringss?knaden godkjent, utformer foreldrepermisjonsteamet et nytt foreldrepermisjonsbrev som du skal godkjenne i ePhorte.
• For regelverk se avsnitt om foreldrepermisjonsm?te over.

Permisjonsslutt: overgang fra permisjon til jobb

• Ansatte m? gi beskjed til sin leder at de gjeninntrer i din stilling p? avtalt tidspunkt, dvs. tidspunktet som framg?r av permisjonsbrevet fra UiO og i vedtaket fra NAV.
• Ansatte m? registrere barn i selvbetjeningsportalen under Mine opplysninger, se veiledning. Dette er en forutsetning for ? kunne registrere frav?r ved barns eller barnepassers sykdom i selvbetjeningsportalen.
• Ansatte som ?nsker ? starte igjen ved UiO med ? avvikle ferie m? avtale dette med leder.
• Etter permisjoner gjelder spesielle regler i forhold til bruk av egenmelding:
  • Etter foreldrepermisjon m? ansatte ha v?rt p? jobb i minst 1 m?ned f?r de har rett til ? bruke egenmelding.
  • Etter 100 % ul?nnet permisjon over 4 uker m? ansatte ha v?rt p? jobb i minst 2 m?neder f?r de har rett til ? bruke egenmelding.