Teknikers ansvar under en delvis digital disputas

Teknisk oppsett p? delvis digital disputas

P? en delvis digital disputas vil kandidat, komiteleder og disputasleder v?re til stede i rommet sammen med deg. I tillegg vil det v?re publikum. De to opponentene vil delta via Zoom, i et vanlig Zoom-m?te. Lenken til Zoom-m?tet skal ikke under noen omstendigheter publiseres, men kun distribueres. Kun opponenten, komiteleder og kandidat skal inviteres til dette m?tet. 

Disputasen skal ogs? str?mmes til disputasannonseringssiden, slik at de som ?nsker det kan f?lge disputasen digitalt. P? samme siden vil det ogs? ligge et nettskjema der man kan sende inn sp?rsm?l til kandidaten. Dette skjemaet er ?pent under hele disputasen, og sp?rsm?lene vil sendes til komiteleder. N?r disputasleder ?pner for sp?rsm?l fra salen, vil komiteleder lese opp eventuelle sp?rsm?l som har blitt sendt inn digitalt. 

Ved behov kan du m?tte bruke webinar istedenfor vanlig m?te. I s? fall b?r du ogs? lese oppsettet for heldigital disputas, der dette er beskrevet i detalj. 

P? en disputas trengs et forelesningsrom med egnet utstyr: 

• Kamera som viser den som snakker
• Lerret og projektor
• Zoom installert 
• Mulighet til ? dele skjerm slik at slides som vises p? lerret ogs? vises for de som deltar i Zoom
• Cynap (for str?mming av disputas til disputasannonseringssiden, mangler dette m? webinar brukes istedenfor.) Bruk av cynap og str?mming krever ogs? en ekstra skjerm i salen slik at kandidaten b?de kan dele presentasjonen i Zoom, og selv se presenter View av slides. 
• Bordmikrofon 
• B?ylemikrofon til kandidaten (dersom mulig og ?nsket)
• Digital tavle som ogs? kan deles som skjerm s? alle ser (ved behov, om mulig)

Dette er bare et minstekrav. Har dere bedre egnet utstyr kan det selvf?lgelig brukes, s? lenge prosedyre og retningslinjer f?lges. 

Ditt ansvar som vert

• Du er vert for Zoom-m?tet, men i forelesningssalen er det kandidatens Zoom-feed som b?r vises p? storskjerm. Dette er for ? sikre at n?r kandidaten plasseres i venterommet vil det ikke lenger vises noe p? storskjermen i salen eller p? str?mmingen til disputasannonseringen.
• Gjennomf?re et ?velsesm?te i forelesningsrommet der disputasen skal foreg? sammen med kandidat, disputasleder og opponenter (som deltar i Zoom), to dager f?r disputasen. Mer detaljer om ?velsesm?tet st?r lenger ned.
• Som vert m? du sette opp disputasen i Zoom, og passe p? at de n?dvendige deltakerne er invitert. De som m? v?re til stede i tillegg til deg selv, er komiteleder, 1. og 2. opponent og kandidaten. Kandidat, komiteleder og disputasleder vil v?re fysisk til stede, men siden komiteleder skal snakke privat med opponentene i Zoom for ? diskutere kandidatens arbeid, b?r hen ogs? inviteres til Zoom-m?tet. 
• Du er vert, men du m? gj?re kandidat, 1. opponent og 2. opponent til co-host.
• Kun host og co-host b?r v?re i stand til ? dele skjermen sin og styre egen mikrofon. 
• Det kan v?re en fordel ? minne opponenter p? ? mute seg selv n?r de ikke snakker. Dersom de skulle glemme det kan du mute dem selv.  
• Selv om Zoom ?pner for at man skal kunne la mer enn en person kan dele skjermen sin samtidig, anbefaler vi ? unng? ? bruke den funksjonen ettersom den ikke fungerer optimalt. Vi anbefaler heller ? bare la en person dele skjerm av gangen og heller bytte mellom kandidat og opponenter n?r det er n?dvendig. 
• N?r opponentene er ferdig med ? still sine sp?rsm?l ?pner disputasleder for sp?rsm?l fra publikum (ex auditorio). Om noen av de som sitter i salen stiller sp?rsm?l b?r de enten f? en mikrofon (om tilgjengelig) eller kandidat b?r repetere sp?rsm?let f?r hen svarer. 
• N?r alle sp?rsm?l er besvart m? kandidaten sendes ut i venterommet, slik at de andre deltakerne ikke vises p? skjermen lenger. Kandidat, disputasleder og komiteleder forlater rommet i prosesjon. Disputasleder og komiteleder vil da g? til et n?rliggende grupperom for ? diskutere med opponentene om kandidaten har best?tt eller ikke. Komiteleder er ansvarlig for ? ha med seg en laptop slik at de kan starte Zoom og bli med i m?tet. S? fort de er ferdig med ? diskutere, vil kandidaten, disputasleder og komiteleder vende tilbake til forelesningsrommet, og kandidaten m? bli sluppet inn i Zoom-m?tet igjen s? opponentene igjen er med i forelesningssalen. Disputasleder vil annonsere hva de har kommet frem til. Etter dette vil disputasleder si noen avsluttende ord, og s? er disputasen over. (Dette er ikke relevant p? HF, der man ikke har tradisjon for et slik m?te f?r disputasen avsluttes). 
• Dersom det oppst?r tekniske problemer som ikke kan l?ses umiddelbart, vil disputasleder pause disputasen til problemet er l?st. Hvis ikke problemet ikke kan l?ses vil disputasen m?tte utsettes og kandidaten vil f? en ny sjanse.

?velsesdisputas

• Du er ansvarlig for ? sette opp ?velsesm?tet i Zoom. Dette burde settes opp p? samme m?te som disputasen. Les mer om dette under "Hvordan sette opp delvis digital disputas i Zoom".
• Under ?velsesm?tet b?r du f?lge innledende innstillinger for en ekte disputas, og gj?re kandidat, 1. opponent og 2. opponent til co-host.
• Du b?r minne opponentene p? at de b?r bruke det samme utstyret under pr?vedisputasen som du skal bruke under den faktiske disputasen. 
• Du b?r la komiteen og disputasleder ?ve p? det private Zoom-m?tet de skal ha p? slutten av disputasen. La disputasleder og komiteleder g? til det grupperommet som skal brukes til det private m?tet p? selve disputasen, hvor de selv starter opp Zoom og blir med i m?tet, mens kandidaten plasseres i venterommet midlertidig for s? ? bli sluppet inn igjen. 
• Alle aktive deltakere b?r f? sjansen til teste ? vise slides og se at det fungerer. 
• Be gjerne disputasleder om ? fortelle litt om rutiner knyttet til en vanlig disputas, og hva opponentene trenger ? v?re oppmerksomme p? n?r det kommer til prosedyren ved UiO.

Hvordan sette opp en disputas i Zoom

• Dersom du har blitt bedt om ? gjennomf?re disputasen med webinar, selv om disputasen skal v?re delvis digital, b?r du f?lge oppsettet under heldigital disputas.
• Opprette og sette opp en egen disputas-bruker i Zoom. Husk at det fungerer d?rlig med parallelle m?ter p? samme bruker. Dersom du har flere parallelle disputaser p? enheten, trenger du ogs? flere upersonlige Zoom-brukere.
• Trykk p? "Schedule" i Zoom, og gi m?tet navn etter kandidatens navn. 
• Velg dato og tidspunkt som tilsvarer 30 minutter f?r selve disputasen skal starte. 
• "Generate Automatically" under "Meeting ID".
• Hak av for "Require Meeting Password".
• Under video kan du velge enten av eller p? for verten, men sett at video skal v?re av for deltaker ("Participants").
• Under "Audio" velg "Telephone and Computer Audio".
• Under "Calendar" velg "Outlook".
• Under "Advanced Options" velg "Enable waiting rooms" og "Mute participants on entry", og angi en alternativ vert. Den alternative verten m? v?re en annen disputas-tekniker som kan ta over ved behov.
• Dersom din enhet har en upersonlig Zoom-bruker satt opp spesifikt for digital disputas, under "Schedule for" velger du da denne brukerene fremfor din egen.

F?r selve disputasen starter

• Zoom-m?tet b?r begynne 30 minutter f?r selve disputasen starter, for ? gi folk tid til ? koble seg p?, teste mikrofoner og kamera, og finner frem i Zoom.
• Velg Mute all, og s?rg for at vanlige deltakere ikke kan sl? p? mikrofonen sin selv. Det skal i utgangspunktet ikke v?re noen vanlige deltakere, men dette er for ? v?re p? den sikre siden. 
• Slipp inn opponentene og kandidaten fra venterommet, og gj?r dem til co-host. 
• Selv om alle de med rollen co-host kan slippe deltakere i venterommet inn i disputas-rommet, skal de ikke gj?re det. Dette er din oppgave, og du b?r gi klar beskjed til opponentene om at de ikke skal slippe inn deltakere fra m?terommet. 
• Gi opponenter nye navn ved ? legge til tittel foran navnet deres, s? det er tydelig hvem de er til enhver tid.
• Under "Advanced sharing options", velg at kun verter/hosts kan dele skjerm.
• Sl? av chat-funksjonen. 

Generell prosedyre under en disputas

• Hvis kandidaten skal gjennomf?re pr?veforelesningen som videokonferanse med opponenter og disputasleder, m? du v?re tekniker for dette ogs?. Pr?veforelesningen gjennomf?res f?r selve disputasen. 
• Disputasen starter med at disputasleder, komiteleder og kandidat g?r inn i lokalet i prosesjon. 
• Disputasleder vil starte med ? introdusere kandidaten. 
• Kandidaten tar over og presenterer sitt arbeid. Dette vil sannsynligvis involvere screen share for ? presentere slides eller en digital tavle, med mindre rommet har et eget kamera som viser lerretet/tavle. (P? noen fakulteter er det f?rste opponent som tar denne delen). 
• Disputasleder introduserer f?rste opponent som s? tar over og setter kandidatens arbeid inn i en st?rre sammenheng. Dette kan ogs? inneb?re bruk av slides. Under denne delen er det kun f?rste opponent som snakker.
• Etter ? ha satt kandidatens i en st?rre sammenheng vil f?rste opponent stille sp?rsm?l. Kandidat og f?rste opponent vil da ha en diskusjon og kan ogs? trenge ? bytte p? hvem som deler skjerm.
• N?r f?rste opponent er ferdig kan disputasleder annonsere en kort pause. P? noen fakulteter vil det ogs? v?re n? disputasleder inviterer salen til ? stille sp?rsm?l ex auditorio. 
• Disputasleder introduserer andre opponent, som da tar over.
• Andre opponent og kandidat har s? en diskusjon.
• N?r andre opponenten er forn?yd vil disputasleder ?pne opp for at publikum kan stille sp?rsm?l ex auditorio (hvis dette ikke skjedde etter 1 opponent). Om noen i salen stiller et sp?rsm?l b?r kandidaten repetere sp?rsm?let f?r hen svarer. Dersom noen har sendt inn sp?rsm?l skriftlig, vil komiteleder lese opp disse. 
• N?r eventuelle sp?rsm?l fra publikum har blitt besvart kan disputasleder gi ordet til kandidaten, typisk for ? takke komite, veiledere, etc.
• Hvis din enhet ikke har tradisjoner for at komiteen tar et privat m?te, er disputasen n? ferdig, men om det er vanlig for komiteen ? m?tes f?r disputasen formelt avsluttes, m? de f?lge de siste punktene p? listen ogs?.
• Kandidaten m? n? bli sendt ut i venterommet slik at de andre Zoom-deltakerne ikke lenger vises p? skjermen i lokalet.
• Til slutt vil disputasleder, komiteleder og kandidaten g? ut av rommet i prosesjon. 
• N? skal hele komiteen (opponenter og komit¨¦leder) og disputasleder ha en privat samlet seg imellom for ? avgj?re om kandidaten best?r eller ikke, og (om de ?nsker det) signere protokoll. Dette gj?res ved at disputasleder og komiteleder g?r til et rom i n?rheten. Komiteleder har ansvar for ? ta med en laptop, slik at de kan ?pne Zoom og bli med i m?tet med opponentene. 
• N?r de er ferdige vender kandidat, disputasleder og komiteleder vender tilbake til forelesningsrommet. Kandidaten b?r slippes tilbake inn i Zoom-m?tet ogs?, slik at hen kan kommunisere med opponentene igjen. Disputasleder annonserer om kandidaten har best?tt, og sier et par avsluttende ord om prosessen videre. 
• N? er disputasen ferdig, og du kan gi ansvaret videre til en veileder (eller annen egnet person) dersom de ?nsker ? holde Zoom-m?tet g?ende lenger. Hvis ikke kan du begynne ? avslutte. 
• Mer detaljer om disputas.