Teknikers ansvar under en heldigital disputas

Ditt ansvar som vert

• Disputasen skal kj?res som et webinar i Zoom. Du m? sikre deg en webinar-lisens, senest fire dager f?r disputasen. Du trenger webinarlisensen b?de til disputas og til ?velsesm?te. Les mer om forskjeller mellom vanlige Zoom-m?ter og webinar her.
• Gjennomf?re et ?velsesm?te i Zoom sammen med kandidat, disputasleder og komite (gitt at de har anledning til ? delta), to dager f?r disputasen. Mer detaljer om ?velsesm?tet st?r lenger ned.
• Som vert m? du sette opp disputasen i Zoom, og passe p? at de n?dvendige deltakerne er invitert. De som m? v?re til stede i tillegg til deg selv, er kandidaten, disputasleder og komiteen (komiteleder, 1. og 2. opponent). Webinar-invitasjonen b?r ogs? sendes til ph.d-administrator s? linken kan legges ut p? kandidatens disputasannonsering. 
• Andre kan velge ? delta, men vil h?yst sannsynlig ikke delta aktivt i disputasen.
• Du er vert, kandidat, disputasleder, 1. opponent, 2. opponent og komite-leder er paneldeltakere ("panelist"). Alle andre vil v?re vanlige deltakere ("attendee"). 
• Husk ? minne disputasleder, kandidat og komite p? at de b?r sl? av egen mikrofon n?r de ikke snakker selv. Hvis de glemmer det b?r du gj?re det for dem. 
• Kandidat og opponenter b?r ha p? kamera under hele disputasen. Disputasleder trenger bare ? ha p? kamera n?r de skal snakke. Komiteleder skal kun snakke under private m?ter med resten av komiteen (les mer om de lenger ned).
• Selv om Zoom ?pner for at man skal kunne la mer enn en person kan dele skjermen sin samtidig, anbefaler vi ? unng? ? bruke den funksjonen ettersom den ikke fungerer optimalt. Vi anbefaler heller ? bare la en person dele skjerm av gangen og heller bytte mellom kandidat og opponenter n?r det er n?dvendig. 
• N?r disputasleder sp?r om det er noen i publikum som ?nsker ? stille sp?rsm?l (ex auditorio), m? du f?lge med under "Manage Participants" for ? se om noen trykker p? "Raise hand", for ? signalisere at de har et sp?rsm?l. De kan velge om de vil stille sp?rsm?let skriftlig i chatten eller om de vil stille det muntlig. Hvis de vil ta det muntlig m? du sl? p? mikrofonen deres for dem. 
• N?r det er tid for opponenter, komiteleder og disputasleder ? "forlate" disputasen for ? diskutere om kandidaten har best?tt eller ikke, er det ditt ansvar ? sende dem ut i et eget Zoom-m?te (webinar har ikke breakout-rom). Du m? bli med ut i dette m?tet, for ? sikre at de alle har kommet inn i m?tet. Minn dem gjerne p? hvordan de finner tilbake til webinaret og at de m? klikke p? egen privat link til dette. Du kan da forlate dem og vende tilbake til webinaret. N?r komite og diputasleder er tilbake i webinaret vil disputasleder annonsere hva de har kommet frem til og si noen avsluttende ord, og s? er disputasen over. (P? HF har man ikke tradisjon for et slikt m?te, s? dette punktet er ikke relevant for disputaser p? HF).
• Etter disputasen kan du forfremme interesserte deltakere i publikum til panelist, slik at de kan f? vise kamera og snakke (gj?res f.eks. ved h?ndsopprekking). Overf?r gjerne rollen som host til kandidat eller veileder, slik at du selv kan forlate webinaret n?r du m?tte ?nske. 
• Dersom det oppst?r tekniske problemer som ikke kan l?ses umiddelbart, vil disputasleder pause disputasen til problemet er l?st. Hvis ikke problemet ikke kan l?ses vil disputasen m?tte utsettes og kandidaten vil f? en ny sjanse.
• Dersom du ikke har hatt mulighet til ? delta p? Zoom-kurs for tekniker p? digital disputas, ta en titt p? opptak fra kurset som gikk 31. mars og 28. april (med fokus p? webinar). Sistnevnte tar for seg webinar-l?sningen spesifikt, og er mest relevant.
• Sjekkliste for tekniker (med "tidslinje") for en heldigital disputas

?velsesm?te i Zoom

• Du er ansvarlig for ? sette opp ?velsesm?tet i Zoom. Dette burde settes opp p? samme m?te som disputasen, og legge inn kandidat, disputasleder og komite som paneldeltakere. Les mer om dette under "Hvordan sette opp disputas i Zoom".
• Gj?r det tydelig for alle deltakere at de m? bruke samme utstyr (mikrofon, kamera) og sted (kontor) under ?velsesm?tet som de skal gj?re under disputasen. 
• Alle aktive deltakere b?r f? sjansen til ? dele skjerm. Her m? du sannsynligvis inn og ?pne for at paneldeltakere skal f? lov til ? dele skjerm.
• Hvis funksjonalitet som finnes under "Participants", endring av "View options", chat-funksjonen, etc. Minn alle p? at chat-funksjonen ikke skal brukes un?dvendig under selve disputasen.
• G? gjennom rutinen for overgang til eget Zoom-m?te for komite og disputasleder, og rutinen for ? vende tilbake til webinaret etterp?, slik at de har pr?vd dette ordentlig i forkant av disputasen. (Ikke relevant p? HF). 
• Be gjerne disputasleder om ? fortelle litt om rutiner knyttet til en vanlig disputas, og hva opponentene trenger ? v?re oppmerksomme p? n?r det kommer til prosedyren ved UiO.

Hvordan sette opp en disputas i Zoom

• Opprette og sette opp en egen disputas-bruker i Zoom.  V?r oppmerksom p? at flere parallelle m?ter med samme Zoom-bruker fungerer d?rlig. Dersom det skal foreg? flere disputaser samtidig p? din enhet b?r du sette opp flere disputas-brukere i Zoom. Ta kontakt med Morten Berntsen om du trenger hjelp med dette.
• En disputas vil inneb?re to eller tre webinar-sesjoner: en for ?velsesm?tet, en for pr?veforelesning (dersom dette ikke er opptak), og en for selve disputasen. For ? gj?re dette s? enkelt som mulig for de andre deltakerne (kun en lenkes forholde seg til) settes dette opp som ett enkelt webinar, som redigeres etter hvert som den foreg?ende delen blir unnagjort.
• For ? sette opp et webinar m? du bruke webgrensesnittet. Det er ikke mulig ? sette opp webinar gjennom Zoom-klienten. Du m? v?re p?logget som disputasbrukeren. 
• Velg Schedule webinar og gi et egnet navn av typen ¡°Digital Disputation: <kandidatens navn>¡±. Beskrivelse av webinaret er ikke n?dvendig. 
• Sett klokkeslett til n?r selve disputasen skal starte. M?tet startes i god tid f?r dette (minst 30 minutter f?r), noe som g?r veldig bra, men for offentligheten er det viktig at det er riktig klokkeslett som vises. I tiden f?r selve webinaret starter kan du og de andre paneldeltakerne ha en webinar practice session.

• Ikke velg recurring, ikke Registration, ikke Password.

• Skru p? video for b?de host og panelist, og sett Audio: Both.

• P? Webinar Options skal bare Practice Mode v?re p?, s? skru av Q&A.

• Sett p? bakcup-tekniker som alternative host. Denne vil etterp? vises som panelist. S? lenge du selv har scheduling privilege for den upersonlige brukerene vil du automatisk bli host n?r du starter opp webinaret. 

• Klikk p? Schedule

• Under Invitations: Link to attendees er den lenken som du som host kan bruke, samt at det er denne som skal publiseres, s? kopier denne og send til ph.d.-administrasjonen p? egen enhet.

• Inviter paneldeltakere ("Panelists"). Kandidat, disputasleder, komiteleder og opponenter m? v?re paneldeltakere. 

• P? navnene til paneldeltakere sett ogs? inn rolle foran (Candidate, Chair of the defence, chair of the committee, 1. opponent, 2. opponent). Dette gj?r det lettere ? holde orden p? hvem som er hvem, og du slipper da ? endre dette manuelt p? selve disputasen. Dessuten vil det forbli navnet deres selv om de skulle forlate webinaret og komme inn igjen.

• Under ¡°Email settings¡± klikk edit (ytterst til h?yre) ved ¡°No reminder email to Attendees and Panelists¡±. Sett p? 1 hour og 1 day. Da f?r deltakere en p?minnelse i epost. Dette gj?r det lettere for paneldeltakere ? finne igjen linken til webinaret n?r de skal komme seg tilbake igjen etter det private Zoom-m?tet for ? diskutere kandidat. 

• N?r alt er satt opp og alle personer som skal inviteres er inkludert g?r du inn og redigerer webinaret. Endre tittel til "Test meeting - <kandidatens navn>", eller noe s?nt, og endre tidspunkt til ? stemme med n?r dere skal gjennomf?re ?velsesm?tet. B?de en dag og en time f?r dette starter vil alle paneldeltakere f? en p?minnelse. 

• N?r ?velsesm?tet er utf?rt, endrer du tidspunkt og tittel for webinaret til start p? pr?veforelesning eller start p? disputas, avhengig av hva som gjelder for den aktuelle kandidaten. Det vil da igjen sendes ut p?minnelse en dag og en time f?r det nye tidspunktet p? webinaret. Gjeldende tittel for webinaret b?r reflektere innhold, alts? tittel for ?velses-m?tet b?r v?re av type "Practice defence", for pr?veforelesning "Trial lecture, og for disputasen "Digital disputation", og hele veien med kandidatens navn. Dette gj?r det tydeligere for alle andre at de har kommet til rett sted. 

• Husk ? ogs? sette opp det private Zoom-m?tet som komite og disputasleder skal delta p? for ? diskutere kandidaten. (Ikke relevant p? HF).

  • Dette kan du gj?re med din egen Zoom-bruker.

  • Velg recurring, sett p? passord og Generate Automatically under Meeting ID.

  • Velg Enable join before host.

  • Husk ? dele lenke til dette m?tet p? e-post med komite og disputasleder litt f?r m?tet skal i gang. Dette m? gj?res for alle omgangene av webinaret, alts? to eller tre ganger avhengig av om pr?veforelesningen er live eller opptak. Dette er fordi komiteen m? f?rst ?ve p? dette under ?velsesm?tet, og s? m? de diskutere kandidaten b?de etter pr?veforelesningen og etter disputasen. Dersom pr?veforelesningen er opptak trenger du ikke sette opp noe Zoom-m?te for komiteen, da er det deres eget ansvar ? snakke sammen om kandidaten. 

• N?r alle forberedelser er p? plass kan det v?re lurt ? sende en informasjonsmail til alle de aktive deltakerne. Eksempel p? tekst finner du her.

F?r selve disputasen starter

• Zoom-webinaret b?r begynne minst 30 minutter f?r selve disputasen starter, for ? gi folk tid til ? koble seg p?, teste mikrofoner og kamera, og finner frem i Zoom.
• Sl? av chat-funksjonen for attendees. Dette er for ? begrense forstyrrelse. Husk ? sl? den p? igjen for sp?rsm?l fra salen. 
• Sl? p? at paneldeltakerne kan f? dele skjerm.
• Sett Attendee view til Speaker view (i participant-panelet). 
• I l?pet av disse 30 minuttene (practice session) b?r du dekke noen regler og tips for alle deltakere. Dette burde inkludere:
  • Kandidaten og komiteen b?r ikke forlate m?tet f?r disputasleder har offisielt avsluttet hele disputasen. 
  • Forklar hvordan mikrofoner b?r v?re av n?r man ikke snakker selv 
• N?r alle n?dvendige deltakere er p? plass og alt fungerer kan du klikke p? Broadcast. Da avsluttes webinarets ?velses-sesjon og selve webinaret starter, som betyr at resten av deltakerne vil bli sluppet inn. N? m? disputasleder ta over som ordstyrer, og lede disputasen herfra, slik at du kan fokusere p? eventuelle tekniske oppgave og utfordringer. 

Generell prosedyre under en disputas

• Hvis kandidaten skal gjennomf?re pr?veforelesningen som videokonferanse med opponenter og disputasleder, m? du v?re tekniker for dette ogs?. Pr?veforelesningen gjennomf?res f?r selve disputasen. 
• Disputasleder vil starte med ? introdusere kandidaten. 
• Kandidaten tar over og presenterer sitt arbeid. Dette vil sannsynligvis involvere screen share for ? presentere slides eller en digital tavle. (P? noen fakulteter er det f?rste opponent som tar denne delen). 
• Disputasleder introduserer f?rste opponent som s? tar over og setter kandidatens arbeid inn i en st?rre sammenheng. Dette kan ogs? inneb?re bruk av slides. Under denne delen er det kun f?rste opponent som snakker.
• Etter ? ha satt kandidatens i en st?rre sammenheng vil f?rste opponent stille sp?rsm?l. Kandidat og f?rste opponent vil da ha en diskusjon og kan ogs? trenge ? bytte p? hvem som deler skjerm. 
• N?r f?rste opponent er ferdig kan disputasleder annonsere en kort pause. P? noen fakulteter vil det ogs? v?re n? disputasleder inviterer salen til ? stille sp?rsm?l ex auditorio. 
• Disputasleder introduserer andre opponent, som da tar over.
• Andre opponent og kandidat har s? en diskusjon.
• N?r andre opponenten er forn?yd vil disputasleder ?pne opp for at publikum kan stille sp?rsm?l ex auditorio (hvis dette ikke skjedde etter 1 opponent). Om noen ?nsker ? sp?rre om noe kan de indikere dette ved ? "rekke opp h?nden" i Zoom.
• N?r eventuelle sp?rsm?l fra salen har blitt besvart kan disputasleder gi ordet til kandidaten, typisk for ? takke komite, veiledere, etc.
• Hvis din enhet ikke har tradisjoner for at komiteen tar et privat m?te, er disputasen n? ferdig, men om det er vanlig for komiteen ? m?tes f?r disputasen formelt avsluttes, m? de f?lge de siste punktene p? listen ogs?.
• Til slutt vil hele komiteen (opponenter og komit¨¦leder) og disputasleder bli sendt ut i et separat Zoom-m?te for ? diskutere om kandidaten best?r eller ikke. Alle andre blir v?rende i webinaret, inkludert kandidaten. Du som tekniker m? gj?re kandidaten til co-host, f?r du selv blir med i dette separate Zoom-m?tet. 
• Komite og disputasleder vil s? vende tilbake til webinaret, og disputasleder annonserer om kandidaten har best?tt, og sier et par avsluttende ord om prosessen videre. 
• Du kan n? avsluttet m?tet for alle deltakere. 
• Mer detaljer om disputas.