Personvernerkl?ring for s?kere, studenter og ph.d.-kandidater

Hvordan lese denne erkl?ringen?

Les mer

• Rettslig grunnlag: hvorfor UiO har lov til ? behandle personopplysninger
• Kategorier av personopplysninger: hvilke opplysninger som behandles
• Utlevering: om opplysningene utleveres til/deles med andre 
• Overf?ring til utlandet: om opplysningene overf?res til ett eller flere land utenfor Norge
• Lagringstid: hvor lenge UiO tar vare p? opplysningene
• Kilde: hvilken kilde opplysningene er hentet fra

1 Behandlingsform?l

1.1 S?knadsprosess

UiO har behov for ? behandle personopplysningene dine n?r du s?ker om opptak til studieprogram, ph.d.-program, emner og kurs.

1.1.1 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. nr. 3 bokstav b samt universitets- og h?yskoleloven ¡ì 2-1 og ¡ì 2-8.

1.1.2 Kategorier av personopplysninger

• Kontaktinformasjon
• Opplysninger for sikker identifikasjon
• Dokumentasjon av n?dvendig kompetanse
• Finansieringskilde/finansieringsbevis (ph.d.-opptak)
• Finansdokumenter, for eksempel bankutskrift eller sponsorbrev (SFM-opptaket)
• N?dvendig dokumentasjon for ph.d.-prosjekter
• Andre n?dvendige opplysninger, jf. emnets eller programmets nettsider

1.1.3 Utlevering

• Samordna opptak
• Andre universiteter og h?yskoler
• GAUS - s?ketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Se GAUS' personvernerkl?ring

1.1.4 Overf?ring til utlandet

Nei.

1.1.5 Lagringstid

Vi lagrer opplysningene s? lenge det er n?dvendig for ? behandle s?knaden din. Dersom du f?r opptak, lagrer vi opplysningene s? lenge du er student eller ph.d.-kandidat. 

1.1.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra

• Deg selv
• Nasjonal vitnem?lsdatabase
• Andre universiteter og h?gskoler
• Folkeregisteret
• Emrex - resultater fra universitet/h?gskole utenfor Norge
• Kontakt og reservasjonsregisteret (KORR). Du kan reservere deg mot dette, se nettsidene til Kontakt- og reservasjonsregisteret.
• Samordna opptak
• GAUS - s?ketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Se GAUS' personvernerkl?ring
• UiO bruker ulike verifiseringsbaser for ? sjekke utdanningsdokumenter, spr?ktester mm. som s?kere har lastet opp.

1.2 Kontakt og informasjon 

UiO har behov for ? behandle personopplysningene dine n?r du kontakter oss med sp?rsm?l eller for formidling av informasjon.

1.2.1 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e samt universitets- og h?yskoleloven ¡ì 2-1, samt personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

1.2.2 Kategorier av personopplysninger

• Navn
• UiO-brukernavn
• Telefonnummer
• E-postadresse
• F?dselsnummer ved behov for sikker identifikasjon
• Informasjon du gir oss i forbindelse med henvendelsen din

1.2.3 Utlevering

Nei.

1.2.4.Overf?ring til utlandet

Nei.

1.2.5 Lagringstid

Vi lagrer opplysningene s? lenge det er n?dvendig for ? behandle henvendelsen din.

1.2.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra

• Deg selv
• UNINETT ved innlogging
• Digitaliseringsdirektoratet ved innlogging

1.3 Undervisning, eksamen og praksis

UiO har behov for ? behandle personopplysningene dine n?r du gjennomf?rer undervisning, eksamen og praksis. UiO gjennomf?rer ogs? digital undervisning og eksamen. 

1.3.1 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e og universitets- og h?yskoleloven ¡ì 2-1 og ¡ì 2-8.

For behandling av s?rlige kategorier personopplysninger er det rettslige grunnlaget personvernforordningen artikkel 9 bokstav g samt universitets- og h?yskoleloven ¡ì 2-8. 

For visse helse- og l?rerutdanninger er det fastsatt nasjonale rammeplaner og  retningslinjer som regulerer gjennomf?ringen av utdanningene og praksisen.

1.3.2 Kategorier av personopplysninger

• Opplysninger i forbindelse med gjennomf?ring av eksamen, blant annet eksamensbesvarelser og eksamensresultater.
• Opplysninger i forbindelse med gjennomf?ring av undervisning og arbeidskrav, blant annet innlegg i l?ringsst?ttesystemer og innleverte oppgaver.
• Lyd og bilde i forbindelse med digital undervisning og eksamen. 
• Opplysninger i forbindelse med gjennomf?ring av praksis, blant annet person- og kontaktopplysninger, program- og emnetilknytning, resultater og eventuelle andre forhold som praksisstedet b?r kjenne til.
• Helseopplysninger i forbindelse med ivaretagelse av dine rettigheter.

1.3.3 Utlevering

• Tjenestetilbydere av datasystemer for gjennomf?ring av undervisning og eksamen.
• Andre universiteter og h?gskoler ved resultatutveksling i forbindelse med s?knad om opptak eller godkjenning.
• Eksterne sensorer og veiledere.
• Virksomheter som tilbyr praksisplass for UiOs studenter.

1.3.4 Overf?ring til utlandet

Utgangspunktet er at ingen personopplysninger f?res ut av EU/E?S for form?l knyttet til undervisning og eksamen. I enkelte emner kan dette likevel forekomme, men da under forutsetning av at det er informert eksplisitt om overf?ringen i forkant p? emnesiden eller p? en annen egnet m?te.

1.3.5 Lagringstid

• Eksamen
  • Eksamensresultater og innvilget plass p? undervisning blir lagret for alltid.
  • Eksamensbesvarelser lagres i henhold til UiOs bevarings og kassasjonsplan.
• Undervisning:

  • Materiale og informasjon i UiOs undervisningsverkt?y lagres s? lenge du har en aktiv brukerkonto, er aktiv p? et program eller emne. Brukerkonto og tilgang p? UiO avsluttes noen m?neder etter at du ikke lenger er aktiv student. 

  • N?r du ikke lenger er student, logg inn i Canvas og hent ut det du vil bevare. 

• Lagringstid for saksbehandling knyttet til undervisning, eksamen og praksis fremg?r av UiOs bevarings- og kassasjonsplan. 

1.3.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra

• Deg selv
• UiOs studieadministrative og tekniske systemer
• UiOs veiledere og sensorer
• Eksterne sensorer/veiledere
• Praksissteder
• Andre universiteter og h?gskoler

1.4 Rapportering og bekreftelser

UiO rapporterer data om s?kere, studenter og ph.d.-kandidater til Database for h?yere utdanning (DBH) og L?nekassen. 

UiO bekrefter ogs? utdanningsresultater og andre opplysninger om s?kere, studenter og ph.d.-kandidater til arbeidsgivere og andre som sp?r om det. 

1.4.1 Rettslig grunnlag 

Det rettslige grunnlaget for UiOs rapportering er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, universitets- og h?yskoleloven ¡ì 15-2 og ¡ì 15-3 samt utdanningsst?tteloven ¡ì 21 og ¡ì 23. 

Det rettslige grunnlaget for UiOs arbeid med bekreftelser er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e samt universitets- og h?yskoleloven ¡ì 2-1, samt personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. 

1.4.2 Kategorier av personopplysninger 

Studenter: 

• f?dselsnummer eller midlertidig f?dselsnummer 
• navn
• statsborgerskap
• opplysninger knyttet til utdanning, for eksempel studieprogresjon, karakterer og grader 

For ph.d.-kandidater gjelder i tillegg: 

• opplysninger knyttet til stillingsforhold og finansiering av stillingen 
• opplysninger knyttet til vitenskapelig publisering 

1.4.3 Utlevering 

• Database for h?yere utdanning (DBH)
• L?nekassen - informasjon om studentstatus, godkjenningssaker, eksamensresultater og grader
• Arbeidsgivere og andre som sp?r om bekreftelser 

1.4.4 Overf?ring til utlandet

Nei. 

1.4.5 Lagringstid

Data som er rapportert til Database for h?yere utdanning (DBH) og L?nekassen tas vare p? som dokumentasjon. 

Foresp?rsler om bekreftelser og selve bekreftelsene lagrer vi s? lenge det er n?dvendig for ? behandle foresp?rselen.

1.4.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra 

UiOs administrative systemer. 

1.5 Adgangskontroll og sikkerhet

UiOs adgangskontrollanlegg har som form?l ? forvalte UiOs eiendommer og s?rge for sikkerhet ved, og autorisert tilgang til, v?re omr?der. Anlegget best?r av UiOs kortlesere og cirka 100 overv?kingskameraer som er plassert b?de ute og inne p? UiOs eiendommer. Eiendomsavdelingen er ansvarlig for anlegget. 

Behandlingen er forankret i UiOs berettigede interesser knyttet til b?de materiell og personell sikkerhet i b?de det fysiske og det digitale milj?. UiO sin vurdering er at behandling for disse interessene veier tyngre enn de registrertes interesser.

1.5.1 Rettslig grunnlag 

Rettslig grunnlag for behandlingen er personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f. 

1.5.2 Kategorier av personopplysninger

I forbindelse med adgangskontroll behandles: 

• navn 
• adresse 
• telefonnummer 
• e-postadresse 
• kortnummer 
• opplysninger for kontakt og identifikasjon, slik som bilde (foto) fra studiekortet 
• passeringsdata n?r kortbruker registrerer kort i kortleser 
• opptak fra kameraoverv?king 

I forbindelse med sikkerhet behandles loggdata: 

Det logges aktivitet ved tilgang til og bruk av IT-tjenester levert av UiO. IT-systemene vil normalt logge feilede og vellykkede autentiseringer og hvilke tjenester eller ressurs bruker fors?ker ? benytte. En egen prosedyre for behandling av logger fra systemer, tjenester og applikasjoner ved UiO ligger p? UiOs nettside om Logging, rutiner og rettigheter.

1.5.3 Utlevering

Uninett/Cybersikkerhetssenter for forskning og utdanning (loggdata for MS365).

1.5.4 Overf?ring til utlandet

Nei.

1.5.5 Lagringstid

Kontaktinformasjonen din blir lagret s? lenge du har et gyldig adgangskort for ? ha tilgang til UiOs eiendommer. 

Passeringsdata fra kortleser slettes etter seks m?neder.

Opptak fra videooverv?king lagres i sju dager. Ved utlevering til politiet, kan opptak lagres i inntil 30 dager. 

Logger fra IT-systemer lagres s? lenge det er n?dvendig for ? oppn? sikkerhetsform?let. Lagringstiden vil variere avhengig av loggkilde. De fleste logger slettes/anonymiseres etter 12 uker. Logger kan likevel lagres opptil 6-12 m?neder n?r dette er n?dvendig av hensyn til sikkerheten. 

1.5.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra

• Deg selv
• Adgangskontrollanlegget
• UiO sine IT-tjenester

1.6 Utveksling

UiO har behov for ? behandle personopplysningene dine i forbindelse med utveksling.

1.6.1 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e samt universitets- og h?yskoleloven ¡ì 2-1 og avtale med den enkelte. 

1.6.2 Kategorier av personopplysninger

• N?dvendig dokumentasjon for opptak ved studiestedet 
• N?dvendig identifikasjon for opptak ved studiestedet 

1.6.3 Utlevering

Opplysninger om deg utleveres til institusjonen du har s?kt opptak hos. 

1.6.4 Overf?ring til utlandet

Ja, i og utenfor EU/E?S, avhengig av hvilken institusjon du har s?kt opptak hos. 

1.6.5 Lagringstid

Vi lagrer opplysningene om deg s? lenge du er p? utveksling eller s? lenge avtalen om utveksling gjelder. Noen av opplysningene lagrer vi for alltid, jf. kapittelet om undervisning, eksamen og praksis.

1.6.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra

• Deg selv
• UiOs studieadministrative systemer 

1.7 Annen n?dvendig administrasjon

UiO kan f? behov for ? behandle personopplysningene dine ved mistanke om falske dokumenter, annullering av eksamen eller pr?ve, utestenging og bortvisning, politiattester eller skikkethetsvurdering.

1.7.1 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e samt universitets- og h?yskoleloven ¡ì 2-1 og ¡ì 2-8.

For behandling av s?rlige kategorier personopplysninger er det rettslige grunnlaget personvernforordningen artikkel 9 bokstav g samt universitets- og h?yskoleloven ¡ì 2-8.

For behandling av personopplysninger om straffedommer og lovovertredelser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 10 samt universitets- og h?yskoleloven ¡ì 2-8.  

UiO krever inn politiattester og gjennomf?rer l?pende skikkethetsvurdering av studenter i  helse- og l?rerutdanningene samt i teologistudiet. UiO kan ogs? starte s?rskilt skikkethetsvurdering ved forhold som krever oppf?lging. UiO vil kontakte deg dersom det er behov for ? vurdere innholdet i en politiattest eller gjennomf?re en s?rskilt skikkethetsvurdering.

Dersom UiO henter inn opplysninger fra eller sender opplysninger til Register for informasjonsutveksling om reaksjoner, er det rettslige grunnlaget for behandli