Reglement om sidegj?rem?l og ?konomiske interesser ved UiO

1. Innledning

Form?let med reglementet er ? forebygge interessekonflikter og verne om universitetets omd?mme og tilliten til de ansattes integritet, ved ? legge til rette for ?penhet om ansattes sidegj?rem?l og ?konomiske interesser, samt eventuelle interessekonflikter og h?ndteringen av disse.?

Reglementet er hjemlet i statsansatteloven ¡ì 39 a (lovdata.no), universitets- og h?yskoleloven ¡ì 2-2 (lovdata.no), hovedtariffavtalens sentrale bestemmelser punkt 1.1.4 (regjeringen.no), Statens personalh?ndbok punkt 9.7 (regjeringen.no) og Etiske retningslinjer for statstjenesten (regjeringen.no). ?

2. Definisjoner

Med ?sidegj?rem?l? menes arbeid som utf?res og verv som innehas i tillegg til den ordin?re universitetsstillingen, uansett om det er l?nnet eller ikke. Som sidegj?rem?l anses ogs? arbeid som utf?res gjennom et foretak eller selskap som helt eller delvis eies av den ansatte.

Med ??konomiske interesser? menes at den ansatte, direkte eller indirekte, eier eller forvalter virksomheter, andeler i virksomheter, verdipapirer eller andre formuesgoder som er egnet til ? generere inntekter for den ansatte.?

3. Hva regulerer reglementet?

Reglementet beskriver rammene for ansattes adgang til ? inneha sidegj?rem?l og ?konomiske interesser, registreringsplikten for visse stillingsgrupper og offentiggj?ringen av disse.?

4. Hvem gjelder reglementet for?

Reglementet gjeler for alle ansatte ved UiO.?

Registreringsplikten i punkt 6 gjelder likevel bare ansatte i bestemte stillingsgrupper, definert ut fra stillingens funksjon eller rolle innenfor universitets ansvarsomr?de. Ved UiO gjelder registreringsplikten:

• alle vitenskapelige ansatte, herunder vitenskapelige ledere,
• ?vrige ansatte som har budsjettdisponeringsmyndighet (BDM).?

Se veiledning.

5. Rammer for sidegj?rem?l og ?konomiske interesser

Som utgangspunkt har ansatte rett til ? ta ekstraarbeid for en annen arbeidsgiver, drive privat ervervsvirksomhet eller inneha ?konomiske interesser i sin fritid. Denne retten er imidlertid ikke ubegrenset.?

Ansatte som vurderer ? ta ekstraarbeid for en annen arbeidsgiver eller drive privat ervervsvirksomhet b?r ta sp?rsm?let opp med UiO p? forh?nd for ? avklare om det kan v?re noe til hinder for dette.?

5.1 I henhold til Statens personalh?ndbok punkt 9.7.1 (regjeringen.no) kan en arbeidstaker ikke ta ekstraarbeid for annen arbeidsgiver eller drive privat erversvirksomhet i sin fritid som:

1. er forbudt for arbeidstaker i lov eller forskrift,
2. er forbudt etter reglement, tariffavtale eller annen avtale,
3. hemmer eller sinker det ordin?re arbeid, med mindre det foreligger s?rskilt p?legg eller tillatelse, se hovedtariffavtalene punkt 1.1.4 (regjeringen.no),
4. inneb?rer at arbeidstakeren driver med eller medvirker til illojal konkurranse med den statlige virksomheten hvor vedkommende er ansatt,
5. gj?r at arbeidstakeren kan bli inhabil ved behandling av sine saker i mer enn sporadiske tilfelle,
6. inneb?rer at arbeidstakeren lett kan komme i lojalitetskonflikt overfor virksomheten hvor vedkommende er ansatt,
7. inneb?rer at arbeidstakeren benytter virksomhetsinformasjon p? en illojal m?te,
8. skader stillingen til den ansatte eller virksomhetens anseelse.?

Videre kan ansatte ikke ha ?konomiske interesser som inneb?rer at den ansatte kommer i en posisjon som beskrevet i SPH punkt 9.7.1 (regjeringen.no) og her.?

Ansatte som er i tvil om sidegj?rem?let eller den ?konomiske interessen er omfattet av forbudene, skal forelegge sp?rsm?let for godkjenning i samsvar med punkt 9. Den ansatte kan ikke p?ta seg slike f?r godkjenning eventuelt er gitt.?

Se veiledning.

5.2 Sidegj?rem?lene nedenfor er ikke tillatt uten godkjenning av UiO og egen skriftlig avtale med UiO:?

1. Sidegj?rem?l som inneb?rer bruk av UiOs ressuser, ut over det bagatellmessige. En slik avtale skal regulere vilk?rene for bruken av ressursene, herunder betaling (se veiledning).
2. Sidegj?rem?l som helt eller delvis forutsettes utf?rt i normalarbeidstiden, ut over det bagatellmessige (se veiledning).
3. Sidegj?rem?l som kan komme i konkurranseforhold til UiOs virksomhet (se veiledning).
4. Sidegj?rem?l av langvarig eller spesielt omfattende karakter (se veiledning).
5. Sidegj?rem?l som kan v?re egnet til ? skape tvil om den ansattes vilje eller evne til ? utf?re sitt arbeid ved UiO p? den m?ten stillingens og universitetets form?l forutsetter (se veiledning).?

Sidegj?rem?l og ?konomiske interesser som forutsetter godkjenning av UiO og skriftlig avtale kan v?re registreringspliktige etter punkt 6. Se veiledning.

5.3 De etiske retningslinjene for statstjenesten punkt 4.2 (regjeringen.no) tillater ikke statsansatte ? eie eller handle med finansielle instrumenter der dette er uforenlig med UiOs legitime interesser eller er egnet til ? svekke tilliten til forvaltningen.?

Ansatte som er i tvil om et konkret eierskap rammes av disse forbudene skal forelegge sp?rsm?let for godkjenning i samsvar med punkt 9. Eierskapet kan ikke etableres f?r slik godkjenning eventuelt er gitt.?

6. Registreringspliktige sidegj?rem?l og ?konomiske interesser?

Ansatte som nevnt i punkt 4 skal registrere visse sidegj?rem?l og ?konomiske interesser for ? forebygge interessekonflikter ved ? legge til rette for ?penhet rundt disse. Alle sidegj?rem?l i juridisk person med ?konomisk form?l, samt ?konomiske interesser som kan medf?re risiko for interessekonflikt, er registreringspliktige for denne ansattgruppen.?

Registreringsplikten gjelder uavhengig av om sidegj?rem?let eller de ?konomiske interessene krever godkjenning fra UiO eller ikke.?

Se veiledning.

6.1 Registreringsplikten gjelder ikke for sidegj?rem?l og ?konomiske interesser som utvilsomt ikke medf?rer risiko for interessekonflikt, blant annet:?

1. medlemskap i eksterne bed?mmelseskomiteer,
2. ekstern sensorvirksomhet,
3. referee for fagtidsskrift,
4. enkeltst?ende mindre ressurskrevende undervisningsoppdrag ved annen institusjon,
5. enkeltst?ende oppdrag i forbindelse med etter- og videreutdanningskurs i regi av andre,
6. enkeltst?ende faglige foredrag som ledd i universitetets formidlingsplikt til samfunnet,
7. opplysningsvirksomhet som fagekspert gjennom deltakelse i media eller lignende, unntatt hvor dette utgj?r fast virksomhet over lengre tid,
8. annen lignende virksomhet av begrenset omfang og varighet som kan anses som et ledd i oppfyllelsen av universitetets samfunnsansvar,
9. faglige verv som f?lger hovedstilling,
10. ubetalte verv av mindre omfang og sporadisk vederlagsfri innsats for allmennyttige institusjoner,
11. verv i borettslag, idrettslag o.l.,
12. aksjeposter eller andre forme for eierskap uten tilknytning til den ansattes arbeidsomr?de ved UiO,
13. aksjeposter i b?rsnoterte selskaper.?

Unntaket for registreringsplikt for enkeltst?ende oppdrag gjelder ikke gjentatte oppdrag for samme oppdragsgiver/arbeidsgiver/mellommann.?

Registreringsplikten gjelder heller ikke dersom sterke personvernhensyn taler for ? gj?re unntak, etter henvendelse fra den ansatte. I forlengelse av dette skal sidegj?rem?l og ?konomiske interesser som kan medf?re at det avdekkes opplysninger om den ansattes rasemessige eller etniske opprinnelse, helse, politiske oppfatninger, religion, filosofisk overbevisning, fagforeningsmedlemskap, seksuelle forhold eller seksuelle orientering ikke registrereres, jf. personvernforordningen artikkel 9 nr. 1 (lovdata.no).?

Se veiledning.

7. Tidspunktet for godkjenning og registrering av sidegj?rem?l og ?konomiske interesser

7.1 Nyansatte med sidegj?rem?l og ?konomiske interesser som forutsetter UiOs godkjenning i delpunkt 5.1 til 5.3 skal sende s?knad om dette s? snart som mulig og senest ¨¦n m?ned etter tiltredelse. ?vrige ansatte som f?r nye sidegj?rem?l og erverver ?konomiske interesser av slik art skal sende s?knad s? snart som mulig og ikke starte opp med sidegj?rem?let eller erverve den ?konomiske interessen f?r den eventuelt er godkjent, med mindre annet er avtalt med den ansattes leder. Se veiledning.?

7.2 Nyansatte som nevnt i punkt 4 skal registrere registreringspliktige sidegj?rem?l og ?konomiske interesser som nevnt i punkt 6 s? snart som mulig og senest ¨¦n m?ned etter tiltredelse. ?vrige ansatte som nevnt i punkt 4 som f?r nye sidegj?rem?l og erverver ?konomiske interesser av slik art som nevnt i punkt 6 skal registrere disse s? snart som mulig. Se veiledning.?

8. Hvor sidegj?rem?l og ?konomiske interesser registreres

Sidegj?rem?l og eierskap registrereres gjennom den elektroniske registreringsl?sningen i DF? sin selvbetjeningsportal, under fanen "Sidegj?rem?l".

9. Innholdet i s?knaden og registreringen

9.1 B?de s?knad om godkjenning etter delpunkt 5.1 til 5.3 og registrering av sidegj?rem?l etter punkt 6 skal inneholde f?lgende opplysninger:

1. registreringsdato,
2. den ansattes navn, tittel og instituttilknytning/ansettelsessted,
3. navn og organisasjonsnummer p? den organisasjon/virksomhet?sidegj?rem?let er knyttet til,
4. organisasjonstype: annen offentlig virksomhet, helseforetak, n?ringsvirksomhet, utdannings- og forskningsinstitusjon, annet,
5. start- og sluttdato for sidegj?rem?let,
6. omfanget av sidegj?rem?let i prosent av en full stilling,
7. sidegj?rem?lets art, eksempelvis undervisning, styreverv,?konsulentoppdrag, dommerverv mv.

Dersom eierskapet forutsetter UiOs godkjenning, skal den ansatte ogs? gi ?vrige opplysninger som kan ha betydning for UiOs vurdering.

9.2 B?de s?knad om godkjenning etter delpunkt 5.1 til 5.3 og registrering av ?konomiske interesser etter punkt 6 skal inneholde f?lgende opplysninger:

1. registreringsdato,
2. den ansattes navn, tittel og instituttilknytning/ansettelsessted,
3. navn og organisasjonsnummer p? det enkeltpersonforetak/det selskap den ansatte har eienandeler i,
4. eierskapsform: enkeltpersonnforetak, andeler i selskap, annet,
5. st?rrelsen p? eierandelen hvis det ikke dreier seg om et enkeltpersonforetak,
6. n?r eierandelen ble etablert,
7. hvilken virksomhet enkeltpersonforetaket/selskapet driver.

Dersom eierskapet/den ?konomiske interessen forutsetter UiOs godkjenning, skal den ansatte ogs? gi ?vrige opplysninger som kan ha betydning for UiOs vurdering.

9.3 UiO kan p?legge en ansatt ? gi ytterligere opplysninger om sidegj?rem?l og ?konomiske interesser.?

Se veiledning.

10. UiOs behandling av s?knader om godkjenning

• I de tilfeller sidegj?rem?let eller den ?konomiske interessen krever UiOs godkjenning etter delpunkt 5.1 til 5.3, skal UiO behandlingen s?knaden s? snart som mulig og meddele om godkjenning gis, eller om videre prosess, senest innen ¨¦n m?ned etter at UiO mottok s?knaden.
• UiO skal snarest mulig behandle s?knader fra den ansatte om unntatt offentliggj?ring av sidegj?rem?l og ?konomiske interesser eller enkeltopplysninger knyttet til dette etter delpunkt 9.3. Senest innen ¨¦n m?ned skal UiO gi beskjed om s?knaden etterkommes, eller om den videre prosess. UiO skal ikke offentliggj?re opplysningene f?r universitetet har tatt stilling til s?knaden og meddelt den ansatte utfallet.
• Beslutning om godkjenning eller unntatt offentliggj?ring skal foretas av den ansattes n?rmeste overordnede. Dette inneb?rer for instituttledere at beslutning treffes av dekanen, og for dekaner og fagdirekt?rer at beslutningen treffes av rektor og universitetsdirekt?ren etter samr?d.
• I tvilstilfeller skal den med beslutningsmyndighet forelegge s?knaden for sin overordnede.?

?

11. Endringer i sidegj?rem?l og ?konomiske interesser og fornyede vurderinger om godkjenning

• Ved endringer i sidegj?rem?l eller ?konomiske interesser som forutsetter UiOs godkjenning, skal den ansatte uten un?dig opphold fremsette fornyet s?knad og redegj?re for endringene. Tilsvarende gjelder dersom det skjer endringer i arbeidsforholdet ved UiO som tilsier ny vurdering. UiO skal i begge tilfeller foreta en fornyet vurdering innenfor fristene som f?lger av punkt 10.
• Den ansatte plikter s? snart som mulig ? melde endringer i registreringspliktige sidegj?rem?l og ?konomiske interesser, herunder endringer i sidegj?rem?lets art, omfang og varighet, samt ?kning i og avvikling av eierandeler. Uvesentlige endringer omfattes ikke av registreringsplikten.
• Uavhengig av ovennevnte forpliktelser, skal den ansatte foreta en gjennomgang og eventuell oppdatering av registrerte sidegj?rem?l og ?konomiske interesser n?r UiO ber om det, herunder melde fra om sidegj?rem?l og ?konomiske interesser som er avsluttet, foreta eventuelle korrigeringer i eksisterende sidegj?rem?l/?konomiske interesser og bekrefte at de registrerte sidegj?rem?lene/?konomiske interessene er oppdaterte og dekkende.?

Se veiledning.?

12. Tilbakekalling av tidligere godkjenninger

En tidligere gitt godkjenning til sidegj?rem?l eller ?konomiske interesser kan trekkes tilbake eller endres dersom de faktiske forholdene, lovgivningen eller retningslinjer fra andre organer endrer seg, slik at sidegj?rem?let/den ?konomiske interesser vurderes ? v?re i strid med reglene om sidegj?rem?l og ?konomiske interesser eller annet regelverk.

?Se veiledning.?

13. Offentliggj?ring av registreringspliktige sidegj?rem?l og ?konomiske interesser

Registrerte sidegj?rem?l og ?konomiske interesser punkt 6 offentliggj?res p? UiO sin nettside med de opplysningene som fremg?r av delpunkt 9.1, bokstav A til G og delpunkt 9.2, bokstav A til F. Allmennheten vil dermed f? innsyn i opplysningene.

Dersom den ansatte mener det er grunnlag for ? unnta samtlige eller enkelte opplysninger fra slik offentliggj?ring skal dette angis i s?knaden eller registreringsmeldingen etter punkt 9. Standpunktet b?r begrunnes. Dersom UiO etter anmodningen finner at det foreligger grunnlag for unntatt offentliggj?ring av samtlige eller enkelte opplysninger vil disse ikke offentliggj?res.?

Den ansatte kan be UiO om at sidegj?rem?l eller eierinteresser som har opph?rt blir unntatt fra offentliggj?ring.?

Se veiledning.?

14. Personvern

14.1 Behandling og kontakt:

• Alle registrerte sidegj?rem?l og ?konomiske interesser vil bli registrert i UiOs sidegj?rem?lsdatabase og offentliggjort p? UiOs nettside.
• UiO er behandlingsansvarlig for personopplysningene knyttet til registrering og offentliggj?ring, jf. personvernforordningen artikkel 4 nr. 7 (lovdata.no).
• Form?let med behandlingen fremg?r av punkt 1. Som ledd i ? oppfylle form?let vil opplysningene bli offentliggjort p? nettsiden til UiO. Bakgrunnen for offentliggj?ringen er at UiO ?nsker ? unng? interessekonflikter og gjennom ?penhet sikre tilliten til universitetets uavhengighet og de ansattes integritet.
• Rettslig grunnlag for registreringen og offentliggj?ringen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e (lovdata.no), med supplerende rettsgrunnlag i statsansatteloven ¡ì 39 a (lovdata.no). For at form?let for registreringsplikten om transparens skal oppn?s, er det n?dvendig at opplysningene er offentlig tilgjengelige. Der personvernhensyn eller andre hensyn taler for at opplysninger ikke skal offentliggj?res, unntas disse fra publisering i henhold til punkt 13. Se for ?vrig UiOs personvernerkl?ring for ansatte (uio.no).
• For sp?rsm?l og avklaringer om personvern i forbindelse med registrering av sidegj?rem?l og ?konomiske interesser kan personvernombudet ved UiO kontaktes.?

14.2 Rettigheter, tilgang og sletting:

• N?r UiO behandler personopplysninger om deg har du visse rettigheter etter personopplysningsregelverket, se punkt 7 i UiOs personvernerkl?ring for ansatte (uio.no).
• Opplysningene som etter punkt 13 ikke publiseres eller kan kreves innsyn i etter offentlighetsloven, vil kun v?re tilgjengelig for enhetens ledelse og andre ved UiO som har saklig interesse i ? kjenne til dem.
• UiO vil av eget tiltak slette sidegj?rem?l og ?konomiske interesser fra register og offentliggj?ring n?r det ikke lenger er en risiko for interessekonflikter, med mindre det foreligger forhold som tilsier at sletting f?rst kan skje p? et noe senere tidspunkt.
• Selv om registrerte opplysninger er slettet fra UiO sitt sidegj?rem?lregister og ikke lenger er offentlige, kan de lagres til arkivform?l, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e (lovdata.no) og personopplysningsloven ¡ì 8 (lovdata.no).?

Se veiledning.?

15. Klageadgang

• Nektelse av ? p?ta seg eller fortsette med et sidegj?rem?l eller ?konomisk interesse, herunder nektelte av ? inng? avtale som nevnt i delpunkt 5.1 til 5.3, skal gis en kort begrunnelse n?r den det gjelder ber om dette.
• Den ansatte kan p?klage nektelse som nevnt i kulepunktet ovenfor til sidegj?rem?lsnemdna.
• Sidegj?rem?lsnemnda skal ha tre medlemmer oppnevnt av universitetsstyret. Nemndas leder skal v?re jurist og ikke ansatt ved UiO. Ett medlem oppnevnes etter forslag fra fagforeningene ved UiO og ett medlem etter forslag fra universitetsdirekt?ren.
• Klager om behandlingen av personopplysninger kan rettes til UiO som behandlingsansvarlig. En har ogs? rett til ? klage til Datatilsynet (datatilsynet.no).?

Se veiledning.?

16. Brudd p? reglementet

Ved brudd p? dette reglementet gjelder statsansattelovens bestemmelser (lovdata.no). Se veiledning.