Veiledning til reglement for sidegj?rem?l og ?konomiske interesser ved UiO

Overordnede utgangspunkter for vurderingene

Innledning

UiO har i utgangspunktet en positiv holdning til sidegj?rem?l. Sidegj?rem?l kan bidra til UiO-ansattes faglige utvikling, gi ansatte praktisk erfaring og innsikt av verdi for deres innovasjonsevne, og evne til ? gj?re universitetets forskning og undervisning relevant for samfunnets behov. Visse sidegj?rem?l representerer ogs? en faglig anerkjennelse, eller gir s?rlig mulighet til ? gi og motta impulser, som styrker UiOs autoritet og evne til ? hevde seg i internasjonal konkurranse. Videre vil enkelte sidegj?rem?l kunne bidra til ? profilere og legitimere universitetets virksomhet.

Ansattes adgang til ? inneha sidegj?rem?l og ?konomiske interesser reguleres ikke utelukkende UiOs regelverk. Som statlig virksomhet, er UiOs ansatte bl.a. omfattet av statsansatteloven (lovdata.no), hovedtariffavtalene i staten (regjeringen.no) og etiske retningslinjer for statstjenesten (regjeringen.no). I tillegg finnes det diverse annet regelverk som kan legge f?ringer p? den ansattes adgang til ? p?ta seg slike oppgaver. UiO har eksempelvis egne etiske retningslinjer for kj?p av varer og tjenester, samt at det f.eks. finnes forskningsetiske retningslinjer for naturvitenskap og teknologi.?

Form?let med veilederen er ? utfylle reglementet om sidegj?rem?l og ?konomiske interesser der det er behov, og beskrive hvordan reglementet skal forst?s og praktiseres ved UiO.?

Reglementets punkt 4: Hvem gjelder reglementet for?

Reglementets punkt 4 fastsl?r at reglementet som s?dan gjelder for samtlige ansatte ved UiO. Dette inneb?rer blant annet at forbudene i reglementets delpunkt 5.1 og 5.3, samt kravene til forutg?ende godkjenning for visse typer sidegj?rem?l og ?konomiske interesser i delpunkt 5.2 gjelder for samtlige ansatte.

I henhold til Digitaliserings- og forvaltningsdepartmentets retningslinjer for registrering av statsansattes verv og ?konomiske interesser (regjeringen.no) kan imidlertid registreringsplikten bare p?legges ansatte i bestemte stillinger, ut fra en konkret vurdering av UiOs ansvarsomr?der og oppgaver, samt stillingens funksjon og rolle. Ved UiO gjelder registreringsplikten derfor bare ansattgrupper som omtalt i reglementets punkt 4. For administrativt ansatte gjelder dermed registreringsplikten bare dersom den administrativt ansatte i sin stilling innehar budsjettdisponeringsmyndighet (BDM).?

Reglementets punkt 5: Rammer for sidegj?rem?l og ?konomiske interesser

Ansatte har som utgangspunkt, i sin fritid, rett til ? ha sidegj?rem?l og ?konomiske interesser. For n?rmere redegj?relse av hva som aksepteres av sidegj?rem?l og ?konomiske interesser vises til Innstilling fra arbeidsgruppe for regulering av sidegj?rem?l (pdf).

Retten gjelder imidlertid ikke ubegrenset.?

Reglementets punkt 5.1 inneholder en henvisning til visse typer sidegj?rem?l som UiO-ansatte ikke kan ikke inneha etter regler som fremg?r av Statens personalh?ndbok (SPH) punkt 9.7.1 (regjeringen.no). I tillegg er det et parallellt forbud mot at ansatte kan inneha ?konomiske interesser som inneb?rer at den ansatte kommer i en av de posisjonene beskrevet i SPH punkt 9.7.1 (regjeringen.no) og reglementets delpunkt 5.1. Det vil m.a.o. heller ikke v?re tillatt for en ansatt ? ha ?konomiske interesser som gj?r vedkommende inhabil i mer enn sporadiske tilfeller, inneb?rer at den ansatte lett kan komme i en lojalitetskonflikt overfor UiO, skader UiOs anseelse m.m. Forbudene for sidegj?rem?l og ?konomiske interesser er absolutte.?

Dersom den ansatte er i tvil om hvorvidt det planlagte sidegj?rem?let eller den ?konomiske interessen omfattes av forbudene m? det sendes s?knad til UiO, og kan ikke p?tas med mindre s?knaden godkjennes. Dersom UiO vurderer det slik at sidegj?rem?let eller den ?konomiske interessen omfattes av en forbudsbestemmelse, kan UiO ikke gi godkjennng til sidegj?rem?let eller den ?konomiske interessen. I motsatt fall skal det normalt godkjennes. Bestemmelsen gjelder for alle ansatte ved UiO.?

Reglementets delpunkt 5.2 regulerer hvilke sidegj?rem?l og ?konomiske interesser som ikke er tillatt med mindre det foreligger godkjenning i form av en egen skriftlig avtale med UiO. Det er dermed ikke tilstrekkelig at den ansatte melder fra om slike sidegj?rem?l. Det er den enkelte arbeidstakers ansvar ? vurdere om dennes sidegj?rem?l og/eller ?konomiske interesse omfattes av s?knads- og avtaleplikten. Dersom den ansatte er i tvil, skal UiO kontaktes. Bestemmelsen gjelder for alle ansatte ved UiO.?

Nedenfor f?lger kortfattet redegj?relse for de ulike alternativene i delpunkt 5.2.

Delpunkt 5.2 bokstav A krever avtale for sidegj?rem?l som inneb?rer bruk av UiOs ressurser ut over det bagatellmessige. Slike ressurser kan eksempelvis v?re utstyr, laboratorier, modeller, samlinger, databaser og lokaler. Dersom slike sidegj?rem?l skal tillates b?r sidegj?rem?let ha faglig relevans for UiO og ikke fortrenge UiOs egen virksomhet. Det m? utarbeides avtale om vilk?r for bruken, herunder betaling, som normalt b?r v?re markedsmessig.?

Delpunkt 5.2 bokstav B krever avtale for sidegj?rem?l som helt eller delvis forutsettes utf?rt i normalarbeidstiden. Dersom en ansatt skal tillates ? bruke mer enn bagatellmessig del av arbeidstiden p? sidegj?rem?l forutsetter dette at den ansattes leder finner at tap av arbeidstid ikke har vesentlig negativ p?virkning p? den ansattes prestasjoner.?

For sidegj?rem?l som g?r ut over 20 prosent av normal arbeidstid b?r det normalt kreves at den ansatte har balanse i undervisningsregnskapet og en tellende vitenskapelig produksjon eller tilsvarende som ikke er lavere enn fakultetsgjennomsnittet, eller at sidegj?rem?let anses s? verdifullt for UiO at det likevel tillates.?

Videre b?r tidspunktet for ut?velsen av sidegj?rem?let tillegges vekt. Det vil blant annet ha betydning om ut?velsen vil kunne medf?re vanskeligheter med ? gjennomf?re undervisningsplaner mv.?

Delpunkt 5.2 bokstav C krever avtale for sidegj?rem?l som kan komme i konkurranseforhold til UiOs egen virksomhet.?

Sidegj?rem?l som inneb?rer 澳门葡京手机版app下载 med, eller undervisning ved, andre forsknings- eller utdanningsinstitusjoner er i utgangspunktet ?nskelig og kan tilf?re UiO vesentlige positive vedier og impulser. Dersom det er sannsynlig at et slikt sidegj?rem?l direkte vil svekke UiOs evne til selv ? lykkes med parallelle prosjekter i konkurranse om forskningsressurser, tildelinger, priser o.l. eller har annen vesentlig negativ innvirkning p? andre vedtatte m?l for UiOs virksomhet, kan det likevel avsl?s.?

Sidegj?rem?l b?r avsl?s dersom de hindrer, eller i vesentlig grad vanskeliggj?r, UiOs eller Inven2s (inven2.com) p?g?ende arbeid med ? realisere den kommersielle verdien av patenter, immaterielle rettigheter og andre arbeidsresultater. Slik kommersialisering kan omfatte tjenesteyting som kurs og analysevirksomhet, s? vel som produkter og metoder. Der UiO beslutter ? utvikle sin virksomhet eller utnyttelsen av sine rettigheter p? nye omr?der og dette kommer i klar konflikt med eksisterende, tillatte sidegj?rem?l, m? det foretas en vurdering av om sidegj?rem?let p?virker UiOs konkurransesituasjon eller tillit p? en m?te som gj?r at sidegj?rem?let b?r avvikles. Det vises ogs? til Interne retningslinjer for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansier aktivtet ved UiO punkt 1.1 (uio.no), der det blant annet gremg?r at aktiviteter som er helt eller delvis finansiert av eksterne kilder som hovedregel skal organiseres internt ved UiO.?

Delpunkt 5.2 bokstav D krever avtale for sidegj?rem?l av langvarig og spesielt omfattende karakter.?

Fast og langvarig tilknytning til ¨¦n akt?r kan skape grunnlag for tvil om den ansattes tillit og integritet, blant annet ved at den ansatte til ugunst for UiO vil kunne p?virkes til ? v?re mindre ?pen for ? ta inn over seg ny kunnskap.?

UiO b?r utvise tilbakeholdenhet med ? tillate fast ansettelse, partnerskap, styremedlemskap eller generelle, langvarige oppdragsavtaler med akt?rer som i stor grad opererer innenfor den ansattes arbeidsfelt, med unntak for institusjoner som har avtale med UiO om faglig 澳门葡京手机版app下载 og delte ansettelser.?

I enkelte tilfeller vil varigheten av sidegj?rem?let v?re uavklart n?r godkjenning gis. Dersom det senere viser seg at sidegj?rem?let blir mer langvarig enn f?rst antatt, vil reglementets punkt 12 kunne gi grunnlag for ? trekke tilbake godkjenningen.?

Delpunkt 5.2 bokstav E krever avtale for sidegj?rem?l som kan v?re egnet til ? skape tvil om den ansattes vilje eller evne til ? utf?re sitt arbeid ved UiO p? den m?ten stillingen og universitetets form?l forutsetter.?

Typiske situasjoner hvor det kan oppst? tvil om den ansattes vilje til ? utf?re sitt arbeid i samsvar med UiOs interesser er sidegj?rem?l der oppdragsgiveren har en klar og vesentlig interesse som kan tenkes ? p?virke utfallet av den ansattes p?g?ende vitenskapelige arbeid ved UiO.?

Tilsvarende b?r UiO utvise varsomhet med ? tillate at samme oppdrags-, arbeidsgiver eller mellomann gjentatte ganger engasjerer den ansatte til oppdrag som i sum f?r en vesentlig betydning for den ansattes privat?konomi, i tilfeller der den ansatte er i posisjon til ? p?virke utfallet av rettssaker, tillatelser, tildelinger og andre enkeltsaker til oppdragsgivers fordel eller der arbeidet fremmer ¨¦n konkurrents produkt- eller tjenesteutvikling fremfor andre konkurrenter.?

Det vil kunne v?re en glidende overgang mellom forhold som omfattes av bokstav E og forhold som rammes av forbudene mot ? inneha bestemte typer sidegj?rem?l i SPH punkt 9.7.1 (regjeringen.no) og delpunkt 5.1 bokstav A til H. Eksempelvis kan arbeidstakere ikke inneha sidegj?rem?l som "inneb?rer at arbeidstakeren lett kan komme i lojalitetskonflinkt overfor virksomheten hvor vedkommende er ansatt." Dersom sidegj?rem?l ligger i dette grenselandet mellom sidegj?rem?l/?konomiske interesser som forutsetter UiOs godkjenning i henhold til reglementet og forbudsbestemmelsen i SPH, samt delpunkt 5.1 b?r det ikke gis godkjenning til ? ha sidegj?rem?let/den ?konomiske interessen.?

Vitenskapelige ansatte og administrativt ansatte med BDM som har sidegj?rem?l/?konomiske interesser som nevnt i bokstav A til E ovenfor m? i tillegg registrere sidegj?rem?let/den ?konomiske interessen i tr?d med registreringsplikten i reglementets punkt 6.?

Reglementets punkt 6: Registreringspliktige sidegj?rem?l og ?konomiske interesser

Registreringsplikten gjelder utelukkende vitenskapelige ansatte og administrativt ansatte med BDM.?

I motsetning til i delpunkt 5.2, er det her bare tale om en ren registreringsplikt og ikke plikt til ? s?ke UiO om forutg?ende godkjenning med avtale. Dersom det imidlertid gjelder sidegj?rem?l/?konomiske interesser som nevnt i reglementets delpunkt 5.2 bokstav A til E, m? den ansatte i tillegg s?ke om forutg?ende godkjenning med avtale fra UiO.?

Utgangspunktet er at alle sidegj?rem?l i juridisk person med ?konomisk form?l og ?konomiske interesser skal registreres, med mindre de utvilsomt ikke medf?rer risiko for interessekonflikt eller kan avdekke s?rlige kategorier (sensitive) personopplysninger (lovdata.no). Registreringsplikten gjelder ogs? den ansattes enkeltpersonforetak og andeler i selskaper, herunder indirekte eierskap gjennom enkeltpersonforetak eller selskaper.?

I delpunkt 6.1 bokstav A til M fremg?r en ikke ut?mmende liste over eksempler med sidegj?rem?l og ?konomiske interesser som er unntatt fra registreringsplikten. I praksis vil det v?re en lang rekke sidegj?rem?l og interesser som ikke er registreringspliktige.?

Behandling av s?rlige kategorier av personopplysninger er forbudt, jf. personvernforordningen artikkel 9 nr. 1 (lovdata.no). Sidegj?rem?l eller ?konomiske interesser som kan avdekke opplysninger om en persons rasemessige eller etniske opprinnelse, helse, politiske oppfatninger, religioner, filosofisk overbevisning, fagforeningsmedlemskap, seksuelle forhold eller seksuelle orientering er unntatt fra registreringsplikten. Eksempelvis omfattes ikke verv i en religi?s organisasjon av registreringsplikten, uansett om denne har et ?konomisk form?l.?

Sidegj?rem?l/?konomiske interesser som i utgangspunktet er unntatt fra registreringsplikt kan, i enkelte tilfeller, likevel kreve UiOs forutg?ende godkjenning og avtale etter reglementets delpunkt 5.2. Ekempelvis er ekstern sensorvirksomhet (bokstav B) unntatt fra registreringsplikten, men dersom omfanget blir sv?rt stort kan det likevel kreve forutg?ende godkjenning fra UiO etter reglementets delpunkt 5.2 bokstav D. Dette vil imidlertid kun helt unntaksvis v?re tilfelle - som klar hovedregel vil sidegj?rem?l som er unntatt fra registreringsplikt heller ikke kreve forutg?ende godkjenning og avtale etter reglementets delpunkt 5.2.?

Reglementets punkt 7:?Tidspunktet for godkjenning og registrering av sidegj?rem?l og ?konomiske interesser.?

Delpunkt 7.1 regulerer for det f?rste tidspunktet for n?r nyansatte skal sende s?knad om godkjenning av sidegj?rem?l/?konomiske interesser etter reglementets delpunkt 5.1 til 5.3. S?knad skal sendes senest innen ¨¦n m?ned etter tiltredelse. For nyansatte vil det imidlertid v?re naturlig at UiO tar opp dette sp?rsm?let allerede i intervjuet til stillingen.?

For det andre regulerer delpunktet n?r ?vrige/n?v?rende ansatte skal sende s?knad for samme. S?knad skal sendes s? snart som mulig, og den ansatte skal ikke p?ta seg sidegj?rem?let eller erverve den ?konomiske interessen f?r UiO eventuelt har godkjent og det er inng?tt avtale.?

Delpunkt 7.2 regulerer for det f?rste tidspunktet for n?r nyansatte vitenskapelige ansatte og administrativt ansatte med BDM skal registrere registreringspliktige sidegj?rem?l og ?konomiske interesser. Normalt vil det v?re naturlig at UiO tar opp dette sp?rsm?let allerede i intervjuet til stillingen. Registrering skal likevel skje senest innen ¨¦n m?ned etter tiltredelse.?

For det andre regulerer delpunktet n?r n?v?rende vitenskapelige ansatte og administrativt ansatte med BDM skal registrere registreringspliktige sidegj?rem?l og ?konomiske interesser Den ansatte skal registrere disse s? snart som mulig.?

Reglementets punkt 9:?Innholdet i s?knaden og registreringen

Reglementets punkt 9 regulerer hvilke opplysninger som skal fremg? av en melding om registrering av sidegj?rem?l/?konomisk interesse, samt s?knad om forutg?ende godkjenning fra UiO.?

Opplysningene fra meldingen/registreringen etter reglementets punkt 6 vil normalt offentliggj?res i sidegj?rem?lsregistreret, med mindre noen av opplysningene er unntatt fra innsyn i samsvar med reglementets punkt 13. ????

Reglementets punkt 11:?Endringer i sidegj?rem?l og ?konomiske interesser og fornyede vurderinger om godkjenning

Reglementets punkt 11 omfatter b?de endringer i registreringspliktige sidegj?rem?l/?konomiske interesser og endringer i arbeidsforholdet som tilsier et behov for revurdering av sidegj?rem?l/?konomiske interesser.?

Bestemmelsen ilegger videre den ansatte en plikt til ? s?ke om fornyet godkjenning av sidegj?rem?l/?konomiske interesser som forutsetter godkejnning etter reglementets delpunkt 5.2, dersom det skjer endringer i disse. I tillegg illegges den ansatte en plikt til ? melde om vesentlige endringer i registreringspliktige sidegj?rem?l/?konomiske interesser etter reglementets punkt 6.?

I henhold til bestemmelsen skal den ansatte ogs? foreta en gjennomgang og eventuell oppdatering av registrerte sidegj?rem?l og ?konomiske interesser, herunder melde fra dersom de er avsluttet, foreta eventuelle korriger, eller n?r UiO ber om det, bekrefte at det som er registrert er korrekt og dekkende. Dette er for ? blant annet ivareta det personvernrettslige prinsippet om riktighet, jf. personvernforordningen artikkel 5 nr. 1 bokstav d (lovdata.no).?

Reglementets punkt 12: Tilbakekalling av tidligere godkjenninger

Reglementets punkt 12 regulerer UiOs adgang til ? trekke tilbake tidligere gitte godkjenninger i henhold til reglementets punkt 5 i sin helhet. Slik tilbakekalling kan skje selv om det vil medf?re ulemper eller kostnader for den ansatte, som kan ha investert i tillit til en gitt godkjenning.?

Reglementets punkt 13: Offentliggj?ring av registreringsplikttige sidegj?rem?l og ?konomiske interesser

I henhold til reglementets punkt 13 er hovedregelen er at sidegj?rem?l og ?konomiske interesser publiseres offentlig i sidegj?rem?lsergisteret med de opplysningene som fremg?r av reglementets punkt 9.?

Den ansatte kan be om at opplysninger unntas fra offentlighet. UiO m? da vurdere om offentleglova og/eller sterke personvernhensyn gir grunnlag for ? unnta de aktuelle opplysningene. Hvis det ikke foreligger grunnlag for ? unnta, publiseres opplysningene.?

Reglementets punkt 14: Personvern

Reglementets punkt 14 ivaretar informasjonsplikten etter personvernforordningen.?

I henhold til tredje kulepunkt i reglementets delpunkt 14.2, skal UiO av eget tiltak slette sidegj?rem?l/?konomiske interesser fra register og offentliggj?ring n?r det ikke lenger er risiko for interessekonflikter, med mindre det foreligger forhold som tilsier at sletting f?rst kan skje p? et noe senere tidspunkt.

Det vil eksempelvis ikke lenger v?re risiko for interessekonflikt n?r sidegj?rem?let/den ?konomiske interessen er opph?rt, eller den ansatte ikke lenger har oppgaver eller ansvar som gj?r at det foreligger reell risiko for interessekonflikter. Sletting skal for ?vrig ogs? skje n?r den ansatte sitt arbeidsforhold ved UiO opph?rer.?

Opplysningene m? i noen tilfeller likevel kunne lares noe tid etter at for eksempel arbeidsforholdet til den ansatte er opph?rt eller den ansatte har f?tt nye oppgaver dersom risikoen fremdeles er til stede.?

Opplysningene vil ogs? kunne lagres til arkivform?l selv om de slettes fra sidegj?rem?lsregisteret, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e (lovdata.no) og personopplysningsloven ¡ì 8 (lovdata.no).?

Reglementets punkt 15: Klageadgang

Dersom UiO nekter den ansatte ? ha et sidegj?rem?l/en ?konomisk interesse, eller eventuelt krever avvikling av dette, kan beslutningen p?klages til sidegj?rem?lsnemnda.?

Beslutning om ? publisere opplysninger om sidegj?rem?l/?konomiske interesser kan ikke p?klages av den ansatte til sidegj?rem?lsnemnda. Klager om behandlingen av personopplysninger kan rettes til UiO og/eller Datatilsynet.?

Reglementets punkt 16: Brudd p? reglementet

En ansatt som bryter for eksempel et forbud, registreringsplikten eller s?knadsplikten vil ha brutt ¨¦n av sine tjenesteplikter. Et slikt brudd p? tjenesteplikten kan medf?re reaksjoner fra UiO i samsvar med statsansattelovens bestemmelser.