Varslingsrutiner ved UiO

---

1 Innledning

UiO skal sikre et forsvarlig arbeids- og l?ringsmilj? etter arbeidsmilj?loven og universitets- og h?yskoleloven. Retten til ? varsle kan avdekke kritikkverdige forhold og hindre at nye oppst?r. UiO oppfordrer ansatte og studenter til ? si fra om kritikkverdige forhold.

Varslingsrutinene beskriver hvordan man kan varsle, hvem som mottar varslinger og hvordan UiO skal h?ndtere dem.

2 Hva er ? varsle?

? varsle er ? si fra om kritikkverdige forhold ved UiO, det vil si forhold som er i strid med regler eller etiske retningslinjer samt etiske normer med bred tilslutning i samfunnet. Dette kan for eksempel v?re:

• fare for liv eller helse
• fare for klima eller milj?
• korrupsjon eller annen ?konomisk kriminalitet
• misbruk av myndighet
• uforsvarlig l?rings- eller arbeidsmilj?
• mobbing, diskriminering, trusler, vold, overgrep eller andre former for trakassering
• brudd p? personopplysningssikkerheten

Denne listen er ikke utt?mmende. Se ogs? UiOs retningslinjer mot trakassering.

3 Hva regnes ikke som varsling?

Varslingsreglene omfatter ikke forhold som ansatte eller studenter mener er kritikkverdige bare ut fra egen politiske eller etiske overbevisning.

Uenighet i beslutninger om budsjettfordeling, ansettelser, faglige prioriteringer eller vedtak med hjemmel i lov- og regelverk regnes ikke som varsling.

Varslingsreglene gjelder ikke for ansattes eget arbeidsforhold, for eksempel personalkonflikter, med mindre forholdet omfattes av pkt. 2.

4 Hvem har rett til ? varsle?

Ansatte, ph.d.-kandidater og studenter ved UiO kan varsle i tr?d med disse varslingsrutinene. For alle andre gjelder varslingsrutinene s? langt de passer.

5 Varslingsplikt for ansatte

Ansatte har plikt til ? varsle etter arbeidsmilj?loven ¡ì 2-3 (lovdata.no) s? snart de blir oppmerksom p?

• feil eller mangler som kan medf?re fare for liv eller helse.
• trakassering (mobbing) og diskriminering ved UiO.
• kollegaer eller studenter som blir skadet eller syke p? grunn av forhold ved UiO.

6 Varslingsplikt for verneombud

Verneombudene har en s?rskilt plikt til ? varsle etter arbeidsmilj?loven ¡ì 6-2 (lovdata.no). Verneombudene har taushets?plikt om personlige forhold, men taushetsplikten settes til side dersom det er n?dvendig ? informere ber?rte ansatte eller arbeidsgiver om ulykkes- eller helsefare ved UiO.

7 Hvordan varsle?

Ansatte og ph.d.-kandidater som er ansatt ved UiO kan varsle:

• muntlig eller skriftlig til n?rmeste leder eller overordnet leder
• skriftlig gjennom varslingssystemet for ansatte

Studenter og ph.d.-kandidater som ikke er ansatt ved UiO kan varsle:

• muntlig eller skriftlig til l?ringsmilj?kontakt p? fakultetet
• skriftlig gjennom Si fra-systemet for studenter

Ansatte og ph.d.-kandidater kan ogs? varsle via verneombud, tillitsvalgt, Enhet for intern revisjon eller egen r?dgiver (advokat eller lignende). Studenter kan ogs? varsle via studentombudet eller egen r?dgiver (advokat eller lignende).

Anonym varsling

Det er anledning til ? varsle anonymt. Dette betyr at varslerens identitet ikke er kjent for den som mottar varslingen. Dersom varslingen gjelder anklage mot ansatte eller studenter ved UiO, b?r den som varsler f? informasjon om at en anonym sak gir begrenset mulighet for oppf?lging. Dersom det er av betydning for saken, skal vedkommende oppfordres til ? identifisere seg.

Varsling til offentlige tilsyns- eller kontrollmyndigheter

Ansatte, ph.d.-kandidater og studenter kan alltid varsle til en offentlig tilsynsmyndighet eller en annen offentlig myndighet.

Eksempler p? tilsynsmyndigheter:

• Arbeidstilsynet
• Datatilsynet
• Statens Helsetilsyn
• Milj?direktoratet

Varsling til allmennheten

Ansatte og studenter kan varsle eksternt til media eller offentligheten for ?vrig dersom

1. varsler er i aktsom god tro om innholdet i varselet og
2. varslingen gjelder kritikkverdige forhold som har allmenn interesse.

Varsler b?r f?rst ha fors?kt ? varsle internt, eller ha grunn til ? tro at intern varsling ikke vil v?re hensiktsmessig.

8 Hva b?r varslingen inneholde?

Varslingen m? inneholde informasjon om hva saken gjelder og hvem som eventuelt er involvert. I tillegg b?r den inneholde:

• Varslers navn og kontaktinformasjon.
• Hvilket fakultet eller tilsvarende enhet vedkommende tilh?rer.
• Beskrivelse av de kritikkverdige forholdene.
• Tid og sted for de kritikkverdige forholdene, samt eventuelle vitner.
• Hvem som allerede er gjort kjent med forholdet.
• Relevant dokumentasjon, for eksempel e-poster, sms, brev eller lignende.

9 Ansvar

Ansvarlig for behandling av varslinger ved UiO er:

• Dekanen for det aktuelle fakultetet
• Universitetsdirekt?ren for Ledelse og st?tteenheter (LOS) og senter direkte underlagt universitetsstyret.
• Direkt?ren for det aktuelle museet
• Biblioteksdirekt?ren

Dekanene har delegert oppf?lging av varslinger fra studenter til fakultetets Si fra-mottak.

Den som er ansvarlig for behandling av varslinger kan delegere oppf?lgingen av varslingen til en annen personalleder, og lokal HR b?r kontaktes for bistand ved lokal h?ndtering. Oppf?lgingen av varslinger kan ikke delegeres til en leder under niv? 3.  

Habilitet

• Dersom saksbehandleren eller den ansvarlige lederen er inhabil, skal saken behandles ved den overordnede enheten, ved et settefakultet eller utenfor linjen, avhengig av type sak.
• Det m? unng?s at studenter som varsler blir faglig vurdert av ansatte som anses ? v?re part i saken, uavhengig av sakens konklusjon.

10 Hvem mottar og vurderer varslingen?

Varslinger fra ansatte og studenter via nettskjema har ulike mottakere:

1. Varslinger fra ansatte g?r til Enhet for internrevisjon (EIR). I samr?d med Avdeling for personalst?tte oppretter EIR et varslingsr?d som avgj?r hvem som skal behandle saken.
2. Varslinger fra studenter g?r til fakultetets Si fra-mottak som behandler saken og vurderer hvem som skal involveres. EIR f?r kopi av varsler fra studenter.
3. Dersom varsling fra en student inneholder alvorlige p?stander om en ansatt, skal Si fra-mottaket kontakte EIR, som vurderer behovet for varslingsr?d i tr?d med punkt a.
4. Dersom varsling fra en ansatt inneholder p?stander om en student, skal Si fra-mottaket involveres.

Ved mottak av en muntlig eller skriftlig varsling utenom nettskjema, skal ansvarlig leder eller Si fra-mottak beslutte videre oppf?lging av saken i henhold til pkt. 9.

Informasjonsplikt

• EIR skal ha kopi av alle ansatt- og studentvarslinger.
• Ved fare for liv og helse eller alvorlige straffbare forhold skal universitetsdirekt?ren orienteres.
• Ved alvorlige p?stander rettet mot ansatte skal Avdeling for personalst?tte orienteres.
• Ved alvorlige p?stander rettet mot studenter skal Si fra-mottaket p? det aktuelle fakultetet orienteres.

11 Forbud mot gjengjeldelse

Gjengjeldelse eller negative konsekvenser overfor en ansatt eller student som varsler er forbudt. Med gjengjeldelse menes enhver ugunstig handling, praksis eller unnlatelse som er en f?lge av eller en reaksjon p? at noen har varslet. Eksempler p? dette kan v?re:

• trusler, trakassering, usaklig forskjellsbehandling, sosial eller faglig ekskludering eller annen utilb?rlig opptreden
• advarsel, endring i arbeidsoppgaver, omplassering eller degradering (for ansatte)
• suspensjon, oppsigelse, avskjed eller ordensstraff (for ansatte)
• konsekvenser for sensur, advarsel, bortvisning eller utestengning (for studenter)

Varsling om gjengjeldelse kan meldes p? samme m?te som andre varslinger, jf. punkt 7.

12 Konsekvenser ved feilaktig varsling

En varsling som er ?penbart feilaktig eller som er meldt inn for ? skade kan f? konsekvenser for varslerens personal- eller studentforhold. V?r oppmerksom p? at det kan v?re straffbart ? anklage noen p? falsk grunnlag.

13 Grunnprinsipper for behandling av varslingssaker

• Alle henvendelser skal tas alvorlig.
• Varslers identitet er en fortrolig opplysning.
• Anonyme varslinger skal vurderes/behandles.
• Anonyme kilder kan v?re like mye verdt som ?pne kilder.
• Valg av varslingsm?te skal ikke ha betydning for hvordan varslingen h?ndteres.
• Varslingssaken skal behandles konfidensielt.
• Varslingssystemet skal kunne brukes uten frykt for konsekvenser.
• Mottaker av en varsling skal unders?ke p?stander om kritikkverdige forhold snarest mulig.

14 Saksbehandling av varslingssaker

Varslingssaker skal f?lge forvaltningslovens regler om saksbehandling og UiOs varslingsrutiner. UiO m? vurdere konkret hvem som skal involveres i den videre behandling av saken og hvilke tiltak som skal iverksettes. Dette avhenger av hvilken type sak og hvem varslingen er rettet mot.

Det er utarbeidet egne veiledere for saksbehandlere som tar for seg h?ndtering av varslingssaker steg for steg og tilbyr maler for tidsplan, m?teinnkalling, referat og sluttrapport:

• H?ndtering av varslingssaker fra ansatte
• H?ndtering av varslingssaker fra studenter

14.1 Fortrolighet, taushetsplikt og innsyn

• Varslingssaker skal behandles fortrolig. Det inneb?rer at identiteten til varsler og den/de det eventuelt er varslet om ikke skal gj?res kjent for flere enn det som er n?dvendig for den videre behandling av saken.
• Forvaltningsloven ¡ì 13 f?rste ledd nr. 1 (lovdata.no) p?legger taushetsplikt om ?noens personlige forhold?. Identiteten til varsler vil som utgangspunkt v?re taushetsbelagt etter denne bestemmelsen. Derfor vil man v?re pliktig til ? avsl? generelle innsynskrav vedr?rende varslers identitet etter offl. ¡ì 13 (lovdata.no), jf. fvl. ¡ì 13 f?rste ledd nr. 1 (lovdata.no).
• Dersom varslingen retter seg mot ansatte eller studenter ved UiO, kan det bli n?dvendig ? konfrontere disse med varselet og herunder informere om varslers identitet i tr?d med fvl. 13 b f?rste ledd nr. 1 (lovdata.no) og alminnelige kontradiksjonsprinsipper.
• Ved unders?kelse av varsling og samtaler med andre som kan belyse saken kan det bli n?dvendig ? opplyse om varslers identitet
• Dersom saken kan munne ut i et enkeltvedtak, har parten rett til ? gj?re seg kjent med sakens dokumenter jf. fvl. ¡ì 18 (lovdata.no). Den det varsles om vil dermed normalt ha rett til ? f? vite varslers identitet. Varslers identitet kan likevel unntas dersom det foreligger s?rlige grunner som gj?r at dette ikke b?r meddeles til den det varsles om, og det heller ikke er av vesentlig betydning for vedkommende ? f? opplyst varslers identitet. Vern av kilden m? avgj?res ut fra en slik konkret helhetsvurdering, jf. fvl. ¡ì 19 annet ledd bokstav b (lovdata.no). Som et alminnelig utgangspunkt kan det legges til grunn at hvis de opplysninger som er gitt ikke er entydig bekreftet og dokumentert p? annen m?te og kan ha  ikke helt ubetydelig vekt ved avgj?relsen, har parten krav p? ? f? vite hvem som er kilden for disse.
• Dersom en part i saken blir gjort kjent med taushetsbelagte opplysninger som gjelder andre enn seg selv, kan parten bruke opplysningene for ? ivareta sine egne interesser i saken, men skal ikke spre dem videre.
• Den det varsles om skal alltid ha informasjon om forbud mot gjengjeldelse.
• Sp?rsm?l om innsyn vil v?re regulert i bl.a. offentleglova, forvaltningsloven, personopplysningsloven m.m.

14.2 Innledende unders?kelse av varsel

Varsler skal f? en bekreftelse p? at varslingen er mottatt s? snart som mulig, senest innen en uke.

Dersom en varsling inneb?rer anklager mot ansatte eller studenter ved UiO, skal saksbehandler f?rst unders?ke om anklagene kan v?re riktige. Feilaktige anklager kan bero p? at varsler har v?rt i god tro, men har oppfattet forholdene i saken feil. Dette kan gi grunnlag for ? lukke saken uten videre oppf?lging. Vurderingen m? dokumenteres, og b?de varsler og EIR skal orienteres.

Ved mistanke om eller ved avdekkede straffbare forhold, skal universitetsdirekt?ren i samr?d med ansvarlig leder vurdere ? melde fra til politiet. Videre unders?kelser og tiltak m? innrettes slik at en eventuell politietterforskning ikke blir forstyrret.

Dersom en ansatt varsler p? sin n?rmeste leder om forhold som omhandler mobbing, diskriminering, trusler, vold, overgrep eller andre former for trakassering, skal leder p? niv?et over overta personalansvaret for den ansatte mens varslingssaken behandles. Den ansatte skal f? informasjon om hvem som har overtatt personalansvaret midlertidig.

14.3 St?tte og omsorg til involverte parter

? v?re involvert i en varslingssak kan v?re belastende b?de for varsler, den det er varslet om og andre involverte. Tiltak som kan lette belasningen deres skal vurderes fortl?pende. Forutsigbarhet og informasjon s? langt det lar seg gj?re skal v?re prioritert.  

Ansatte skal informeres om muligheten for oppf?lging av Bedriftshelsetjenesten (BHT).

Studenter skal informeres om muligheten for prioritert oppf?lging av SiO helse (sio.no).

14.4 Unders?kelse av varslinger

• Oppf?lging av varsler:
  • Saksbehandler skal som hovedregel invitere varsler til et m?te for ? belyse saken.
  • Varsler skal f? informasjon om at han/hun kan ha med seg r?dgiver/st?tteperson p? m?tet.
  • Varsler skal f? vite at den det er varslet om vil f? kjennskap til innholdet i varslingen, anledning til ? forklare seg og informasjon om forbudet mot gjengjeldelse.
• Oppf?lging av den det er varslet om:
  • Saksbehandler skal som hovedregel innkalle den det er varslet om til et m?te for ? belyse saken.
  • Den det er varslet om skal f? informasjon om at han/hun kan ha med seg r?dgiver/st?tteperson p? m?tet.
  • Den det er varslet om skal som hovedregel f? informasjon om innholdet i varslingen f?r m?tet og gis anledning til ? forklare sin versjon av saken.
  • Den det er varslet om skal f? informasjon om forbudet mot gjengjeldelse og at vedkommende ikke skal ta direkte kontakt med varsler om saken.
• Saksbehandler vurderer om det er behov for ? m?te eventuelle vitner for ? belyse saken. Vitner skal f? informasjon om at de kan ha med seg r?dgiver/st?tteperson p? m?tet.
• Informasjon om prosess ¨C det b?r utarbeides en tidsplan tidlig som beskriver prosessen og tidsaspektet i oppf?lgingen av saken.
• Ved innkalling til m?ter skal alle f? informasjon om hvem som deltar og at det blir skrevet referat. Referatet b?r beskrive hendelser og tidspunkt, navn p? involverte personer og deres tilknytning til saken. Partene og eventuelle vitner skal gis anledning til ? gi innspill til referat fra m?ter de selv har deltatt p?.
• Partene skal gis anledning til ? im?teg? eventuelle nye opplysninger som er av betydning for sakens konklusjon.
• Dersom UiO samler inn opplysninger i forbindelse med en varslingssak, skal den det gjelder informeres. Dette gjelder ikke i saker hvor det av hensyn til en eventuell politietterforskning eller av andre grunner som vanskeliggj?r unders?kelse av saken er viktig at vedkommende ikke gj?res kjent med varslingen.
• Underveis i utredningen vurderer saksbehandler fortl?pende om det er behov for ? iverksette akutte eller midlertidige tiltak i p?vente av endelig konklusjon i saken.
• Dersom varslingen omfatter saker som h?rer inn under verneombudets oppgaver som ulykker og sikkerhet for ansatte, skal verneombudet orienteres av arbeidsgiver.

14.5 Konklusjon / avslutning av varslingssaken

• Saksbehandler skal s?rge for at saken er s? godt belyst som mulig f?r det fattes en beslutning.
• Behandling av saken skal dokumenteres skriftlig, og det skal konkluderes om det har skjedd kritikkverdige forhold.
• Partene og deres eventuelle ledere skal s? raskt som mulig orienteres om utfallet av saken.
• EIR skal ha tilgang til saksdokumenter og kopi av sluttrapport e.l.

14.6 Videre oppf?lging

• Ansvarlig leder iverksetter n?dvendige tiltak for ? gjenopprette et forsvarlig arbeids- og l?ringsmilj?.
• Dersom det har skjedd kritikkverdige forhold som kan inneb?re brudd p? tjenesteplikter, skal ansvarlig leder vurdere om det er grunnlag for ? starte en egen personalsak. Varsler vil ikke ha s?rskilt rett til innsyn i eller informasjon om personalsaken.
• Dersom en student har opptr?dt p? en m?te som rammes av uhl ¡ì 4-8 f?rste eller annet ledd (lovdata.no), skal ansvarlig leder vurdere om det er grunnlag for ? starte en egen studentsak. Varsler vil ikke ha s?rskilt rett til innsyn i eller informasjon om studentsaken.
• Dersom et forhold skal anmeldes til politiet, skal politianmeldelsen ordin?rt foretas av universitetsdirekt?ren.

15 Arkivering av varslingssaker

• Personopplysninger skal som hovedregel ikke lagres lenger enn det som er n?dvendig for ? gjennomf?re form?let med behandlingen.
• Alle relevante dokumenter i saken skal arkiveres i tr?d med UiOs og arkivlovens bestemmelser om arkivering og skjerming. Ta kontakt med arkivledelsen f?r eventuell sletting av dokumenter i varslingssaker.

16 Internkontroll

• Enhet for internrevisjon har en kontrollrolle i at den enkelte varslingssak blir fulgt opp.
• Enhet for internrevisjon skal rapportere ?rlig til styret om antall innkomne varslingssaker.

Vedlegg 1: Roller i UiOs varslingssystem for ansatte og studenter

Si fra mottak p? fakultet: best?r av en leder, l?ringsmilj?kontakt og en vara som mottar og behandler varslinger fra studenter.

Enhet for internrevisjon (EIR): mottar nettskjemavarslinger fra ansatte og oppretter varslingsr?d. De mottar ogs? kopi av alle studentvarslinger og f?rer internkontroll med omfanget av varslinger og at de enkelte varslingene blir fulgt opp.

Varslingsr?d: opprettes av EIR ved mottak av varslinger fra ansatte for ? avgj?re hvem som skal f?lge opp saken. Varslingsr?det vil fortrinnsvis best? av representanter fra EIR og Avdeling for personalst?tte. Representanter fra Avdeling for studieadministrasjon, Avdeling for forskningsadministrasjon, den aktuelle enheten eller det aktuelle Si fra-mottaket involveres dersom saken omhandler deres ansvarsomr?der.

Universitetsdirekt?ren: har systemansvar for varslingslinjen for ansatte og Si fra-systemet for studenter og kan ved behov nedsette en gruppe for sentral h?ndtering av varslinger.

Sentral h?ndtering av varslinger: universitetsdirekt?ren kan beslutte sentral h?ndtering av varslinger. Spesialister p? aktuelle fagfeltet, prim?rt fra avdeling for personalst?tte og avdeling for studieadministrasjon, vil da st? for behandlingen. Ansvarlig leder for den aktuelle enheten og si fra-mottaket (n?r studenter er involvert) holdes orientert om saksgang og utfall.

Avdeling for personalst?tte: bidrar med veiledning, oppl?ring og st?tte til ledere som skal behandle varslingssaker. Bist?r EIR i varslingsr?d, samt f?lger opp varslingssaker. Avdelingen har systemansvar for varslingslinjen for ansatte.

Avdeling for studieadministrasjon: bidrar med veiledning, oppl?ring og st?tte til fakultetenes Si fra-mottak. Bist?r EIR i varslingsr?d ved behov. Avdelingen har systemansvar for Si fra-systemet for studenter.

Avdeling for forsknings- og innovasjonsadministrasjon: Bidrar med veiledning, oppl?ring og st?tte til fakultetene i forskningssaker. Bist?r EIR i varslingsr?d ved behov. Avdelingen har sekretariat for 澳门葡京手机版app下载setisk utvalg.

Tillitsvalgte: kan motta og viderebringe varslinger fra ansatte og kan opptre som bisittere i varslingssaker.

Bedriftshelsetjenesten (BHT): kan involveres av ledere og ansatte dersom dette anses hensiktsmessig. BHT har en fri og uavhengig stilling i faglige sp?rsm?l og kan bist? b?de ledere og ansatte i varslingssaker eller konfliktsituasjoner.

Studentombudet: har en fri og uavhengig stilling ved UiO. Studenter kan opps?ke studentombudet for r?d og hjelp i varslingsaker og kan be om at studentombudet viderebringer en varsling anonymt. Studentombudet kan opptre som bisitter i studenters m?ter med UiO.

Vitenskapsombudet: har en fri og uavhengig stilling ved UiO. Vitenskapelig ansatte kan opps?ke vitenskaps?ombudet for r?d og hjelp i varslingsaker og kan be om at vitenskapsombudet viderebringer en varsling anonymt. Vitenskapsombudet kan opptre som bisitter i varslingssaker.

Verneombudene: skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som ang?r arbeidsmilj?et, og har en s?rskilt plikt til ? varsle etter arbeidsmilj?loven ¡ì 6-2. Verneombudene kan motta og viderebringe varslinger fra ansatte og kan opptre som bisittere i varslingssaker. Ved varsling skal verneombudene v?re tilgjengelig for arbeidstakeren for r?d og veiledning.

SiO: har ingen formell rolle i varslingssaker, men studenter som er involvert i varslingssaker kan etter eget ?nske f? prioritert st?tte fra SiO Helse.

Studentpresten: har ingen formell rolle i varslingssaker.

Dokument-ID

• Utarbeidet av: Avdeling for personalst?tte og Avdeling for studieadministrasjon
• Godkjent av: Universitetsdirekt?ren
• Godkjenningsdato : 16. juni 2020
• Utgave: 3
• Saks- og dokumentnummer i ePhorte: 2020/5456