Varslingsrutiner ved UiO

1 Innledning

UiO skal sikre et forsvarlig arbeids- og l?ringsmilj? etter arbeidsmilj?loven og universitets- og h?yskoleloven. Retten til ? varsle kan avdekke kritikkverdige forhold og hindre at nye oppst?r. UiO oppfordrer ansatte og studenter til ? si fra om kritikkverdige forhold.

Varslingsrutinene beskriver hvordan man kan varsle, hvem som mottar varslinger og hvordan UiO skal h?ndtere dem.

2?Hva er ? varsle?

? varsle er ? si fra om kritikkverdige forhold ved UiO, det vil si forhold som er i strid med regler eller etiske retningslinjer samt etiske normer med bred tilslutning i samfunnet. Dette kan for eksempel v?re:

• fare for liv eller helse
• fare for klima eller milj?
• korrupsjon eller annen ?konomisk kriminalitet
• misbruk av myndighet
• uforsvarlig l?rings- eller arbeidsmilj?
• mobbing, diskriminering, trusler, vold, overgrep eller andre former for trakassering
• brudd p? personopplysningssikkerheten

Denne listen er ikke utt?mmende. Se ogs? UiOs retningslinjer mot trakassering.

3?Hva regnes ikke som varsling?

Varslingsreglene omfatter ikke forhold som ansatte eller studenter mener er kritikkverdige alene ut fra egen politiske eller etiske overbevisning.

Uenighet i beslutninger om budsjettfordeling, ansettelser, faglige prioriteringer eller vedtak med hjemmel i lov- og regelverk regnes normalt ikke som varsling.

Varslingsreglene gjelder heller ikke for ansattes eget arbeidsforhold, for eksempel personalkonflikter, med mindre forholdet omfattes av pkt. 2.

Den ansatte kan ta slike forhold som er nevnt ovenfor opp med sin n?rmeste leder.

Mulige brudd p? anerkjente forskningsetiske normer ved UiO kan meldes inn til sekretariat for 澳门葡京手机版app下载setisk utvalg, n?rmeste leder og Vitenskapsombudet ved UiO og vil bli behandlet i tr?d med UiOs til enhver tid gjeldende retningslinjer p? omr?det.

4?Hvem har rett til ? varsle?

Alle har rett til ? varsle om ethvert kritikkverdig forhold ved UiO.? Ansatte, ph.d.-kandidater, studenter samt innleide arbeidstakere ved UiO kan varsle i tr?d med disse varslingsrutinene. For alle andre gjelder varslingsrutinene s? langt de passer.

5?Varslingsplikt for ansatte

I noen tilfeller har den ansatte en plikt til ? varsle,etter?arbeidsmilj?loven ¡ì 2-3 (lovdata.no)?. Plikten inntrer s? snart de blir oppmerksomme p?:?

• feil eller mangler som kan medf?re fare for liv eller helse.
• trakassering (mobbing) og diskriminering ved UiO.
• kollegaer eller studenter som blir skadet eller syke p? grunn av forhold ved UiO.
• forhold som kan p?f?re arbeidsgiver, ansatte og omgivelsene tap eller skade, jf? Etiske retningslinjer for statstjenesten

6?Varslingsplikt for verneombud

Verneombudene har en s?rskilt plikt til ? varsle etter arbeidsmilj?loven ¡ì 6-2 (lovdata.no). Verneombudene har taushets?plikt om personlige forhold, men taushetsplikten settes til side dersom det er n?dvendig ? informere ber?rte ansatte eller arbeidsgiver om ulykkes- eller helsefare ved UiO.

7?Hvordan varsle?

Intern varsling

Ansatte og ph.d.-kandidater som er ansatt ved UiO kan varsle:

• muntlig eller skriftlig til n?rmeste leder eller overordnet leder
• skriftlig gjennom varslingssystemet for ansatte

Studenter og ph.d.-kandidater som ikke er ansatt ved UiO kan varsle:

• muntlig eller skriftlig til l?ringsmilj?kontakt p? fakultetet
• skriftlig gjennom Si fra-systemet for studenter

Ansatte og ph.d.-kandidater kan ogs? varsle via verneombud, tillitsvalgt, Enhet for intern revisjon eller egen r?dgiver (advokat eller lignende). Studenter kan ogs? varsle via studentombudet eller egen r?dgiver (advokat eller lignende).

Anonym varsling

Det er anledning til ? varsle anonymt. Dette betyr at varslerens identitet ikke er kjent for den som mottar varslingen. Dersom varslingen gjelder anklage mot ansatte eller studenter ved UiO, b?r den som varsler f? informasjon om at en anonym sak gir begrenset mulighet for oppf?lging. Dersom det er av betydning for saken, skal vedkommende oppfordres til ? identifisere seg.?Ved anonym varsling kan ikke det elektroniske varlingsskjemaet benyttes.

Varsling til offentlige tilsyns- eller kontrollmyndigheter

Ansatte, ph.d.-kandidater og studenter kan alltid varsle til en offentlig tilsynsmyndighet eller en annen offentlig myndighet.

Eksempler p? tilsynsmyndigheter:

• Arbeidstilsynet
• Datatilsynet
• Statens Helsetilsyn
• Milj?direktoratet

Varsling til allmennheten

Ansatte og studenter kan varsle eksternt til media eller offentligheten for ?vrig dersom

1. varsler er i aktsom god tro om innholdet i varselet og
2. varslingen gjelder kritikkverdige forhold som har allmenn interesse.

Varsler b?r f?rst ha fors?kt ? varsle internt, eller ha grunn til ? tro at intern varsling ikke vil v?re hensiktsmessig.

8?Hva b?r varselet inneholde?

Varselet m? inneholde informasjon om hva saken gjelder og hvem som eventuelt er involvert. I tillegg b?r den inneholde:

• Varslers navn og kontaktinformasjon.
• Hvilket fakultet eller tilsvarende enhet vedkommende tilh?rer.
• Beskrivelse av de kritikkverdige forholdene.
• Tid og sted for de kritikkverdige forholdene, samt eventuelle vitner.
• Hvem som allerede er gjort kjent med forholdet.
• Relevant dokumentasjon, for eksempel e-poster, sms, brev eller lignende.

9 Hvem har ansvar for ? h?ndtere et varsel??

Ansvarlig for behandling av varsler ved UiO er:

• Dekanen for det aktuelle fakultetet
• Universitetsdirekt?ren for Ledelse og st?tteenheter (LOS) og senter direkte underlagt universitetsstyret.
• Direkt?ren for det aktuelle museet
• Biblioteksdirekt?ren

Dekanene har delegert oppf?lging av varslinger fra studenter til fakultetets Si fra-mottak.

Den som er ansvarlig for behandling av varslinger kan delegere oppf?lgingen av varslingen til en annen personalleder, og lokal HR b?r kontaktes for bistand ved lokal h?ndtering. Oppf?lgingen av varslinger kan ikke delegeres til en leder under niv? 3. ?

Habilitet

• Dersom saksbehandleren eller den ansvarlige lederen er inhabil, skal saken behandles ved den overordnede enheten, ved et settefakultet eller utenfor linjen, avhengig av type sak.
• Det m? unng?s at studenter som varsler blir faglig vurdert av ansatte som anses ? v?re part i saken, uavhengig av sakens konklusjon.

10?Hvem mottar og vurderer et varsel?

Varslinger fra ansatte og studenter via nettskjema har ulike mottakere:

1. Varslinger fra ansatte g?r til Enhet for internrevisjon (EIR). I samr?d med Avdeling for organisasjon og personal oppretter EIR et varslingsr?d som avgj?r hvem som skal behandle saken.
2. Varsler fra studenter g?r til fakultetets Si fra-mottak?som behandler saken og vurderer hvem som skal involveres. EIR f?r kopi av varsler fra studenter.
3. Dersom et varsel fra en student inneholder alvorlige p?stander om en ansatt, skal Si fra-mottaket kontakte EIR, som vurderer behovet for varslingsr?d i tr?d med punkt a.
4. Dersom et varsel fra en ansatt inneholder p?stander om en student, skal Si fra-mottaket involveres.

Ved mottak av en muntlig eller skriftlig varsling utenom nettskjema, skal ansvarlig leder eller Si fra-mottak beslutte videre oppf?lging av saken i henhold til pkt. 9.

Informasjonsplikt

• EIR skal ha kopi av alle ansatt- og studentvarslinger.
• Ved fare for liv og helse eller alvorlige straffbare forhold?skal universitetsdirekt?ren orienteres.
• Ved alvorlige p?stander rettet mot ansatte?skal Avdeling for organisasjon og personal?orienteres.
• Ved alvorlige p?stander rettet mot studenter?skal Si fra-mottaket p? det aktuelle fakultetet orienteres.

11?Hensynet til varsleren

Vern mot gjengjeldelse

Gjengjeldelse eller negative konsekvenser overfor en ansatt eller student som varsler er forbudt. Med gjengjeldelse menes enhver ugunstig handling, praksis eller unnlatelse som er en f?lge av eller en reaksjon p? at noen har varslet. Eksempler p? dette kan v?re:

• trusler, trakassering, usaklig forskjellsbehandling, sosial eller faglig ekskludering eller annen utilb?rlig opptreden
• advarsel, endring i arbeidsoppgaver, omplassering eller degradering (for ansatte)
• suspensjon, oppsigelse, avskjed eller ordensstraff (for ansatte)
• konsekvenser for sensur, advarsel, bortvisning eller utestengning (for studenter)

Fullt forsvarlig arbeidsmilj?

N?rmeste leder med personalansvar m? s?rge for at den som har varslet har et fullt forsvarlig arbeidsmilj?. Dersom det er n?dvendig, skal arbeidsgiver s?rge for tiltak som kan forebygge gjengjeldelse.

Varsling om gjengjeldelse kan meldes p? samme m?te som andre varslinger, jf. punkt 7.

12?Forsvarlig varsling

Varsling anses ikke som forsvarlig dersom de kritikkverdige forholdene tas opp p? en m?te som un?dvendig skader 澳门葡京手机版app下载sklima, arbeidsmilj?et eller enkeltpersoner i virksomheten, for eksempel ved gjentatte grunnl?se p?stander rettet mot kolleger.?

Slike varsler kan f? konsekvenser for varslerens personal- eller studentforhold. V?r oppmerksom p? at det kan v?re straffbart ? anklage noen p? falskt grunnlag.

13 Hva kan du som varsler f?r informasjon om??

Varsler du om noe du selv har opplevd, har du rett til ? bli h?rt som en del av behandlingen av varselet. Du holdes orientert om behandlingen og utfallet i saken s? langt det er mulig. Her m? saksbehandler ogs? ta hensyn til taushetsplikt overfor tredjepersoner.

Har du varslet p? vegne av noen andre, vil du beskjed n?r saken er mottatt, og n?r den er ferdig behandlet. ?nsker saksbehandler flere opplysninger fra deg, kan du bli kontaktet underveis i saksbehandlingen. Du vil ikke f? informasjon om utfallet av saken eller hvilke tiltak som er gjort

14? Grunnprinsipper for behandling av varslingssaker

• Alle henvendelser skal tas alvorlig.
• Varslers identitet er en fortrolig opplysning.
• Anonyme varsler skal vurderes/behandles.
• Anonyme kilder kan v?re like mye verdt som ?pne kilder.
• Valg av varslingsm?te skal ikke ha betydning for hvordan varslingen h?ndteres.
• Varslingssaken skal behandles konfidensielt.
• Varslingssystemet skal kunne brukes uten frykt for konsekvenser.
• Mottaker av et varsel skal unders?ke p?stander om kritikkverdige forhold snarest mulig.

15. Saksbehandling av varslingssaker

Varslingssaker skal f?lge forvaltningsrettslige prinsipper om saksbehandling og UiOs varslingsrutiner. UiO m? vurdere konkret hvem som skal involveres i den videre behandling av saken?og hvilke tiltak som skal iverksettes. Dette avhenger av hvilken type sak og hvem varslingen er rettet mot.

Det er utarbeidet egne veiledere for saksbehandlere som tar for seg h?ndtering av varslingssaker steg for steg og tilbyr maler for tidsplan, m?teinnkalling, referat og sluttrapport:

• H?ndtering av varslingssaker fra ansatte
• H?ndtering av varslingssaker fra studenter

15.1?Fortrolighet, innsyn og taushetsplikt?

• Varslingssaker skal behandles fortrolig. Det inneb?rer at identiteten til varsler og den/de det eventuelt?er varslet om ikke skal gj?res kjent for flere enn det som er n?dvendig for den videre behandling av saken.
• Partsinnsyn etter forvaltningsloven gjelder kun i saker om enkeltvedtak. Unders?kelse av et varsel vil i utgangspunktet ikke v?re et enkeltvedtak, men den det varsles om vil ha rett til ? gj?re seg kjent med sakens opplysninger i henhold til alminnelige kontradiksjonsprinsipper. Det kan inneb?re at den det varsles om f?r opplysninger som identifiserer varsler.
• Dersom et varsel leder til en personalsak som kan munne ut i et enkeltvedtak, har parten rett til ? gj?re seg kjent med sakens dokumenter, jf. fvl. ¡ì 18 (lovdata.no). Den det varsles om vil da normalt ha rett til ? f? vite varslers identitet. Varslers identitet kan imidlertid unntas dersom det foreligger s?rlige grunner som gj?r at den ikke b?r meddeles til den varsles om og det ikke er av vesentlig betydning for vedkommende ? f? opplysning om den. Vern av kilden m? avgj?res ut fra en slik konkret helhetsvurdering, jf.?fvl. ¡ì 19 annet ledd bokstav b (lovdata.no). Som et alminnelig utgangspunkt kan det legges til grunn at dersom de opplysninger som er gitt ikke er entydig bekreftet og dokumentert p? annen m?te og kan ha en?ikke ubetydelig vekt ved avgj?relsen, har parten krav p? ? f? vite hvem som er kilden for disse.
• Innsynskrav fra allmennheten behandles etter reglene i offentleglova. Varslingssaker handler ofte om ?noens personlige forhold? og slike opplysninger er taushetsbelagte, jf. forvaltningsloven ¡ì 13 f?rste ledd nr. 1 (lovdata.no). Det gis ikke innsyn i taushetsbelagte opplysninger til presse og allmennheten, jf. offentleglova ¡ì 13 (lovdata.no).
• Dersom en part blir gjort kjent med taushetsbelagte opplysninger, kan parten bruke opplysningene til ? ivareta sine egne interesser i saken. En part som f?r innsyn i taushetsbelagte opplysninger om andre enn seg selv, kan ikke spre slike opplysninger videre.

15.2 Innledende unders?kelse av varsel

Varsler skal f? en bekreftelse p? at varselet er mottatt s? snart som mulig, senest innen en uke.

Dersom en varsling inneb?rer anklager mot ansatte eller studenter ved UiO, skal saksbehandler f?rst unders?ke om anklagene kan v?re riktige. Feilaktige anklager kan bero p? at varsler har v?rt i god tro, men har oppfattet forholdene i saken feil. Dette kan gi grunnlag for ? lukke saken uten videre oppf?lging. Vurderingen m? dokumenteres, og b?de varsler og EIR skal orienteres.

Ved mistanke om eller ved avdekkede straffbare forhold, skal universitetsdirekt?ren i samr?d med ansvarlig leder vurdere ? melde fra til politiet. Videre unders?kelser og tiltak m? innrettes slik at en eventuell politietterforskning ikke blir forstyrret.

Dersom en ansatt varsler p? sin n?rmeste leder om forhold som omhandler mobbing, diskriminering, trusler, vold, overgrep eller andre former for trakassering, skal det vurderes om leder p? niv?et over b?r overta personalansvaret for den ansatte mens varslingssaken behandles, jf 2.avsnitt ovenfor. Den ansatte skal i s? fall f? informasjon om hvem som har overtatt personalansvaret midlertidig.

15.3?St?tte og omsorg til involverte parter

? v?re involvert i en varslingssak kan v?re belastende b?de for varsler, den det er varslet om og andre involverte. Tiltak som kan lette belasningen deres skal vurderes fortl?pende. Forutsigbarhet og informasjon s? langt det lar seg gj?re skal v?re prioritert. ?

Ansatte skal informeres om muligheten for oppf?lging av Bedriftshelsetjenesten (BHT).

Studenter skal informeres om muligheten for prioritert oppf?lging av SiO helse (sio.no).

15.4?Behandling av et varsel

• Oppf?lging av varsler:
  • Saksbehandler skal som hovedregel invitere varsler til et m?te for ? belyse saken.
  • Varsler skal f? informasjon om at han/hun kan ha med seg r?dgiver/st?tteperson p? m?tet.
  • Varsler skal f? vite at den det er varslet om vil f? kjennskap til innholdet i varslingen, anledning til ? forklare seg og informasjon om forbudet mot gjengjeldelse.
• Oppf?lging av den det er varslet om:
  • Saksbehandler skal som hovedregel innkalle den det er varslet om til et m?te for ? belyse saken.
  • Den det er varslet om skal f? informasjon om at han/hun kan ha med seg r?dgiver/st?tteperson p? m?tet.
  • Den det er varslet om skal som hovedregel f? informasjon om innholdet i varslingen f?r m?tet og gis anledning til ? forklare sin versjon av saken.
  • Den det er varslet om skal f? informasjon om forbudet mot gjengjeldelse og at vedkommende ikke skal ta direkte kontakt med varsler om saken.
• Saksbehandler vurderer om det er behov for ? m?te eventuelle vitner for ? belyse saken. Vitner skal f? informasjon om at de kan ha med seg r?dgiver/st?tteperson p? m?tet.
• Informasjon om prosess ¨C det b?r utarbeides en tidsplan tidlig som beskriver prosessen og tidsaspektet i oppf?lgingen av saken.
• Ved innkalling til m?ter skal alle f? informasjon om hvem som deltar og at det blir skrevet referat. Referatet b?r beskrive hendelser og tidspunkt, navn p? involverte personer og deres tilknytning til saken. Partene og eventuelle vitner skal gis anledning til ? gi innspil