Tid: 13.30-15.00
Sted: UV, Zoom
Til stede: Mari og tidvis Merethe (MED), Andrea (HF), Natalia og Jean Rapha?l (MN), Hege (TF), G?rill (JUS), Sumera (UV), Natalia (OD) Anna, Jonny og ?se-Marit (LOS),
Forfall: Ingebj?rg og Ida var tilstede p? sak 1 (fra fakultetene) og sak 2 (fra LOS)
Saker fra fakultetene
1. Rutiner rundt kreering (ca 30 min i begynnelsen av m?tet)
Ph.d.-r?dgiverne ved fakultetene har uttrykt behov behov for ? snakke om rutinene rundt kreering med form?l om ? gj?re dette arbeidet enklere for alle involverte. Gry Kolbj?rnsen og Monica Lihus Ambrosen fra AKS vil delta p? begynnelsen av m?tet. Temaer det er ?nskelig ? diskutere er:
- oppf?lging av hvem som kommer/ikke kommer p? kreeringer
- oppretting av et p?meldingssystem for doktorander som vil komme p? kreeringen, med en (automatisk) p?minnelse og avmeldingsmulighet
- produsere praktdiplomer kun for dem som kommer p? kreeringen, evnt at kandidatene kan be om ? f? tilsendt praktdiplomer ved ? registrere seg p? en nettlenke
- Annet?
Det var en nyttig diskusjon og erfaringsutveksling:
- Alle fakultetene er godt forn?yd med arbeidet AKS gj?r med kreeringen, men det er en utfordring spesielt for de store fakultetene ? lete frem og f? svar fra doktorandene. Det er behov for ? sette strek p? et tidspunkt og overlate ansvaret med ? melde seg p? kreering og oppdatering av e-post og oversendelse av praktdiplom til doktorandene.
- AKS melde et behov for at fakultetene tydeliggj?r forskjellene p? det digitale vitnem?let og praktidiplomet (og utdeling/ettersendelse) i kommunikasjonen med doktorandene.
- Konklusjon: Gry og Monika fra AKS kommer tilbake p? neste FFF med et forslag til l?sning.
2. Hvor mange veiledningstimer f?lger det med oppdrag som hovedveileder og medveileder? Hvor mange veiledningstimer gis ved forlengelser? Hvordan h?ndteres registrering i FS for kandidater hvis periode er utl?pt? Blir de avsluttet med en gang? (UV)
- Det er variasjon i antall veildeningstimer p? de ulike fakultetene, de fleste f?r veildening til de avslutter for ? f? dem over kneika, men det er ikke n?dvendigvis noe krav om ? f? innvilget veildening ved forlngelse. MN har ikke timeregnskap.
3. Bruk av streaming ved analoge disputaser? Vil dere fortsette ? streame disputasene p? zoom selv om begge opponenter reiser til Oslo? (UV)
- De fleste streamer som standard (zoom) eller har dette som et alternativ ved behov. Det er behov for ? l?ande rutiner for dette f?r h?stsemesteret..
4. Erasmus-utveksling p? ph.d-niv? - har de andre fakultetene en strategisk satsning for dette? (UV)
- Lite strategisk bruk av Erasmus-tilbud, men SADM skal komme og fortelle om Erasmus-tilbud p? neste m?te.
5. Er det noen som har erfaringer med ? ?pne ph.d.-emner for eksterne s?kere som ikke har opptak p? et ph.d.-program? (HF)
- Ulike erfaringer ble delt.
6. S?kere som f?r finansiering fra NFR f?r opptak - hvor lang tid bruker potensielle veiledere med ? hjelpe s?kere med ? utvikle en prosjektbeskrivelse? (UV)
- UV skal unders?ke n?rmere og komme tilbake med spm neste gang.
7. Hvordan h?ndteres forlengelser av interne stipendiater med tanke p? kommunikasjon mellom Personal og ph.d.-koordinator. F?r ph.d.koordinator beskjed fra personal om forlengelse (i s? fall i hvilken form? Lister? kopi av forlengelsesbrev i ePhorte? etc) eller er det p?lagt kandidaten ? gi beskjed til ph.d.-koordinator om forlengelser? (UV)
- P? noen fakulteter har ph.d.-r?dgiverne tilgang til personalmapper, andre steder ikke. Men flere utrykker at systemet krever manuelle p?minnelser via e-post eller lister som m? oppdateres.
Saker fra LOS
1. Neste FFF-m?te 19. mai i 10 etg. LSH og p?f?lgende feiring av Karen SS. Er det interessant ? h?re mer om
- A. arbeidsmilj?kontakter?
- B. arbeid/kurs om trakassering?
- C. Universell utforming? eller
- D. LINK sine (nye) undervisningsressurser p? nett og evnt veilederkurs.
- E: Erasmus-ph.d.-opphold, muligheter for kortere opphoild
I s? fall kan vi fors?ke ? invitere inn noen til ? tegne og fortelle. Hvem skal evnt prioriteres?
- Kulepunkt D og E, alts? LINK og Erasmus-ph.d.-muligheter ble valgt som de mest interessante tilbudene.
2. Orientering fra Nasjonalt FFF.
- Viktig sp?rsm?l: Er det ?nsker om en nasjonal portal for ph.d.-emner ute p? fakultetene?
- Punkter fra diskusjonen:
- Det er utarbeidet nasjonalt en kravspekk, men dette er noe som man stadig f?r tilbakemelding p?: det er vanskelig for kandidatene ? finne kurs
- Variasjon i ?nsker og behov. St?rst behov innenfor samfunnfag og humaniora.
- Det kan bli en utfordring med stor p?gang. det kan bli behov for ? ta betaling for kurs for eksterne kandidater, for eksemepel fra insitusjonen kandidaten evnt er tatt opp p? doktorgraden, kan bli byr?kratisk.
- En nasonal portal kanbidra til st?rre fagbredde og kritisk masse for ? kunne gjennomf?re kurs.
- VIKTIG: hvis det innf?res en nasjonal portasl, vild et v?re frivillig for det enklete fakultet ? melde inn sine kurs i en slik nasjonal l?sning.
- Sett av datoen til h?sten konferanse 14-15 september p? OsloMet.
- ?vrig referat vil ettersendes.
3. Oppf?lging av ?nsket fra FFF om veileder ved ansettelse av eksterene ph.d.-kandidater, spesielt n?rings-ph.d. Til info:
- Mal for doktorgradsavtalens del C for n?rings ph.d. utarbeides n? av juridisk team i FIADM
- St?rre p?g?ende arbeid om bierverv og Habilitet og interessekonflikter. En regional arbeidsgruppe (OUS/Ahus) skal legge frem sin rapport 1. juni, og UiO vil f?lge opp med veileder e.l. i etterkant av dette.