Til stede: G?rill (JUS), Jean Raphael (MN), Andrea (HF), Mari og Merethe (MED), Jonny (LOS), Karen (LOS), Frode (LOS), ?se-Marit (LOS),
Forfall: Stian (MN), Natalia (MN), Sumera (UV), Hege (TF), Ida og Ingebj?rg (SV), Anna (LOS)
Referat fra forrige m?te
Saker fra fakultetene
1. Person-/studentoppretting i FS
Er det noen som er supereffektive p? utfylling av nettskjemaet for Person- og studentoppretting i FS (/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/veiledninger/person/opprette/) og har noen triks? Synes det tar uforholdsmessig mye tid og knoting. Hadde det g?tt an ? f? nye stipendiater oppretta automatisk p? noe vis? (HF)
En helautomatisk l?sning er vi langt unna, da vil man m?tte samordne data/informasjon som trengs for ? gi tilbud om stilling og for ? gi tilbud om studieplass p? ph.d.-program, og deretter m? man bestemme en dataflyt for dette og lage en integrasjon mellom fs og sap som er langt bedre enn den vi har i dag.
Dette kan gj?res i dag:
- opptak i S?knadsweb: mulig ? lage en light-versjon av MED-opptaket, enten med eller uten robotisert oppretting av studentmapper.
- opptak i EVU-web: mulig ? teste at personalkonsulent legges inn som forh?ndsgodkjenner. Da kan de som f?r tilbud om stilling samtidig f? lenke til en skjult s?knad i EVU-web, hvor de kan opprettes som studenter p? bakgrunn av enkel dokumentasjon. Denne l?sningen har ingen robot mot ePhorte, og studentmapper m? ev. opprettes manuelt.
Karen og Frode lager en DEMO-versjon for HF i S?knadsweb, og tar et m?te med Andrea og HF.
Problemstilling med doble identiteter og vansker med ? logge p? Studentweb for ph.d.-kandidater: SAP og FS gir ulike midlertidige id'er (i p?vente av midlertidig id fra folkeregisteret). Disse m? sl?s sammen for ph.d.-kandidater. Send gjerne slike saker rett til fs-hjelp med kopi til fakultetets fs-koordinator.
Saker fra LOS
1. P?minnelse: endre gradkoder
Gradkodene 999 Annet og UTLAND til sakssvarende niv? for opptaksgrunnlagetkodene skal slettes i forbindelse med rapportering. Studieavd. vet ikke hva som er sant, s? fakultetene m? rydde disse dataene selv. Liste er sendt ut.
Data om kandidater som har fullf?rt og hvor det ikke er lett ? finne opptaksgrunnlaget, her kan gradkodene bare slettes siden data er rapportert allerede.
2. P?minnelse: frist for datarydding og registreringer f?r rapportering tirsdag 5. oktober.
NB: Studieavdelingen leser ikke lenger igjennom UiOs nettsider for ? kontrollere at alle publiserte disputaser er registrert i FS. Feilmeldinger eller behov for hjelp meldes til fshjelp@admin.uio.no
- H?per ? kunne gi en rapport for kontrollhjelp i neste uke i Tableau. Rapporten er til testing n?.
- Viktig ? sjekke oppn?dd kvalifikasjonbildet - har ditt ph.d.-program forekomster her som ikke er kj?rt til protokoll og som mangler studiepoeng?
Karen sender ut ny p?minnelse i neste uke med mer info.
3. FAG-registrering p? ph.d. og drphilos
Studieavdelingen har snakket med DBH og rapportering av fag (tabellen DRKAND_FAG, "vitenskapsdisiplin" som dere registrerer manuelt p? kandidatene), er det kun NIFU som er opptatt av. Bruker dere denne registreringen til noe?
Ingen av fakultetene har behov for denne tabellen slik den er i dag. Det er ?nske om at kandidatene selv kan registrere fagtilknytning for avhandlingen sin, feks via Studentweb. Fagtilknytningen b?r ogs? f?lge et standardisert, fortrinnsvis internasjonalt, i det minste nasjonalt, godkjent kodeverk. NUS/ISCED eller tilsvarende for forskning.
Frode og Karen i studieavdelingen skriver p? et endrings?nske om ? slette denne tabellen. Aktuelle l?sninger er ? koble dette p? arbeidstittel i SOppg og/eller p? tittelfeltet for avhandlingsemnet. ?nsket blir sendt til FFF og den tidligere nasjonale drgradsgruppen for FS f?r innsending.
4. Saker til oppf?lging
Forslag om tabell hvor saker som m? f?lges opp etter m?ter noteres.
Er det saker dere tenker burde st? i denne tabellen? Alts? saker som henger i luften og venter avklaring?
https://www.sv.uio.no/psi/tjenester/terapitilbud/index.html
/for-ansatte/ansettelsesforhold/hms/bht/arbeidsmiljo-organisatorisk/samtale-med-ansatte.html
5. M?ter h?st 2021 og forslag til m?tedatoer v?r 2022
Revidert m?tekalender h?st 2021
- torsdag 26. august, kl. 13.30-15.00 (JUS)
- torsdag 23. september, kl. 13.30-15.00 (SV)
- torsdag 21. oktober kl. 13.30-15.00 (TF)
- torsdag 2. desember kl. 13.30-15.00 (HF), har byttet med MED
Forslag til m?tekalender v?r 2022
- torsdag 3. februar, kl. 13.30-15.00 (MED), har byttet med HF
- torsdag 17. mars, kl. 13.30-15.00 (OD)
- torsdag 28. april, kl. 13.30-15.00 (UV)
- torsdag 9. juni, kl. 13.30-15.00 (MN)
?se-Marit sender ut e-post og alle tar ansvar for ? legge dette i sine kalendere, evnt bytte datoer med andre fakulteter. Det enkelte fakultet
Eventuelt
1. Til informasjon: Kunnskapsdepartementet har sendt p? h?ring forslag til endringer i universitets- og h?yskoleloven. Fakultetene har f?tt internt h?ringsnotat i ePhorte-saksnummer 2021/8842.
2. Doktorgradskandidater og psykisk helse: MN melder om at spesielt utenlandske ph.d.kandidater er spesielt usikre p? hvor de kan f? psykisk helsehjelp. Det st?r OK informasjon p? norsk p? nettsidene til bedriftshelsetjenesten, men det er ikke engelske sider. MN har v?rt i kontakt med bedriftshelsetjenesten som er villige til ? ta i mot ph.d.-kandidater og ha samtaler p? engelsk. Det som er viktig i f?rste omgang er derfor ? gj?re informasjon mer tilgjengelig: 1. p? engelsk og 2. bedre kontaktinformasjon p? nettsiden. Saken b?r ogs? l?ftes til FFD. LOS tar saken videre til hhv ledelsen og kommunikasjon.