Mange opplever problemer med framdriftene i forskningsarbeidet p? grunn av koronasituasjonen. Dette er en utfordring UiO tar p? alvor.

Stipendiat og postdoc

Utgangspunktet er at stipendiater og postdoc b?r f? forlengelse dersom de har blitt reelt forhindret i sin forskerprogresjon som f?lge av korona. Det er likevel ikke alle sp?rsm?l vi har svar p? enn?. S?rlig krevende er sp?rsm?let om hvordan vi f?r finansiert forsinkelser som ikke skyldes frav?r/omsorgsoppgaver. Dette m? vi komme tilbake til. Der forsinkelsene skylder frav?r/omsorgsoppgaver, f?r UiO refusjon fra NAV for den ansattes frav?r. Slik er vi sikret finansering for forlengelse av stilling.

Forskere og andre midlertidig vitenskapelig ansatte

For midlertidige ansatte i andre stillingskoder kan det ogs? v?re aktuelt ? gj?re forlengelser for, som f?lge av frav?r. Her m? det gj?res individuelle vurderinger. Universitetsstyret har bedt om at UiO utarbeider felles retningslinjer for slike forlengelser. Noen aktuelle kriterier for forlengelse vil v?re;

• Kan sluttdato for prosjektet forskyves?
• Er det finansiering for forlengelse av stillingen?
• Gjenst?r det arbeidsoppgaver i prosjektet?

Omsorgsoppgaver for barn

Dersom stipendiater og postdoc har omsorgsoppgaver for barn som gj?r at hjemmearbeid ikke lar seg gjennomf?re p? bakgrunn av stengte barnehager og skoler, f?r disse forlengelse n?r frav?ret samlet sett utgj?r 10 eller flere arbeidsdager.

UiO vil i denne perioden ikke stille krav om at frav?ret er sammenhengende.

Omsorgsdager

Alle ansatte har f?tt doblet kvoten av omsorgsdager for egne barn.

Har du 1-2 barn f?r du n? 20 omsorgsdager, mer hvis du har flere barn eller barn med spesielle behov. Arbeidsgiver vil ogs? kunne innvilge velferdspermisjon med l?nn hvis omsorgsdagene er oppbrukt og barnehagene forblir stengt.

Foreldre kan overf?re de ekstra omsorgsdagene til hverandre gjennom s?knad til NAV. Hvis du skal f? overf?rt kvote fra partner, m? du sende kopi av vedtak fra NAV til personal Helsam.

Du s?ker om omsorgsdager som frav?rss?knad i HR-portalen.

• Velg ?sykt barn/barnepassers sykdom? som frav?rsgrunn
• Dette fordrer at barn er registrert i HR-portalen.

Permisjon uten l?nn

Ansatte som s?ker permisjon uten l?nn for ? jobbe i utvidet stilling som helsepersonell, kan starte permisjonen f?r de har f?tt brev om innvilget permisjon. Hvis l?nn allerede er utbetalt, vil dette bli korrigert senere.

S?knad om forlengelse

S?knad om forlengelse m? sendes til personalkonsulentene n?r perioden med frav?r er slutt.

Susan Rockwell er personalkonsulent for ansatte ved Helsevitenskap, Heled, Sykepleievitenskap.

Marie Cecilie Bakken er personalkonsulent for ansatte ved SME, Samfunnsmedisin og Allmennmedisin.

Forsinkelser i forskningsprosjektet utover de ansattes frav?r

Flere opplever ogs? forsinkelser i forskningsarbeidet ved at oppgaver ikke lar seg l?se, selv om den ansatte kan jobbe.  Manglende mulighet for ? gjennomf?re datainnsamling er et vanlig eksempel p? slike forsinkelser.

Hovedutfordringen med denne typen forsinkelser er at vi i utgangspunktet ikke har finansiering for ? forlenge de ansatte.  UiO er i kontakt med KD og sentrale finansi?rer for ? diskutere mulige l?sninger.

For ? sikre best mulig framdrift, anbefaler vi at det ses p? hvordan det er mulig ? justere oppgaver i prosjektene, om det er annet relevant arbeid som kan utf?res n?.

Andre forlengelser

Forlengelse av opptakstid p? phd-programmet: fakultetet vil v?re liberale med ? godkjenne forlenget opptakstid som f?lge av forsinkelser relatert til koronasituasjonen.

Forlengelse av godkjenninger: Forlengelse av godkjenninger m? s?kes om som prosjektendringer hos REK, NSD eller andre som har gitt godkjenning til gjennomf?ring av prosjektet. Se egen FAQ-side.

Sp?rsm?l knyttet til regelverket rundt forlengelser kan rettes til Susan/Cecilie. Sp?rsm?l knyttet til det enkelte prosjekt m? tas via veileder og videre til avdelingsleder. Vi vil oppdatere dere s? snart vi vet mer om finansieringen av forsinkelser som ikke skyldes frav?r.

Summery Corona Information Meeting for Academic Staff on Fixed-Term Contracts

Thursday 23 April Institute of Health and Society held an information meeting for academic staff on fixed-term contracts. Here is a summary of the key points.

Many are experiencing delays in their research due to the situation with corona. The University takes this issue seriously.

PhD and Postdoc

The initial rule is that PhDs and Postdocs should be granted an extension if they have been prevented in their research because of corona. However, as of yet, not all questions are answered. Particularly demanding is the question of how we fund delays that are not due to absence/care tasks. The university is working to find a solution to this. Where delays occur due to absence/care tasks, UiO receives funding from NAV for the employee's absence, and this is how we secure funding for extensions.

Researchers and Other Academic Staff on Fixed-term Contracts

It may also be possible to grant extensions for other academic staff on fixed-term contracts if they have absence because of corona. The University Board has asked that UiO develop common guidelines for such extensions. Among the relevant criteria that have been discussed so far:

? Is it possible to postpone the end-date of the project?

? Is there funding for an extension?

? Are there relevant project tasks in order to finish the project?

Caring for Children

If a PhD or Postdoc are experiencing difficulties to conduct research when at home with children due to the closing of schools and day-care, you qualify for an extension if the absence collectively amounts to 10 or more working days.

In our current situation, UiO will not require the absence to be continuous.

Care Days

All employees are entitled to a double quota of care days for children due to the situation. 

If you have 1-2 children, you will now have 20 days available. You are entitled to additional days if you have more children or children with special needs. The employer will also be able to grant welfare leave with wages if the care days are exhausted and day-care remains closed.

Parents can transfer the extra care days to one another through applications to NAV. If you want your partner¡¯s quota to be transferred to you, you must send a copy of NAV¡¯s decision to HR at Helsam.

You apply for care days as absence in the HR portal:

• Choose ?absenteeism quota for child or child minder sickness? as reason for absence.
• This requires that you have registered your children in the HR portal.

Leave without Pay

Employees applying for leave without pay, to work in an extended position as a health care professional, can start their leave before receiving the letter stating that it is granted. If wages are already paid, this will be corrected later.

Apply for Extension

Application for extensions must be sent Helsam¡¯s human resources administrators when the period of absence is over

Susan Rockwell administers HR question for employees at Interdisciplinary Health Sciences, Health Management and Health Economics, and Nursing Science.

Marie Cecilie Bakken  administers HR question for employees at Centre for Medical Ethics, Community Medicine and Global Health, and General Practice.

Delays in research-projects not related to absence

Several are also experiencing delays in research, as certain tasks are difficult to solve due to the situation of corona, even when the employee is able to work. The inability to conduct data collection is a common example of such delays.

The main issue with these types of delays is that the university do not have funding to extend the employment. The university is in contact with the Ministry of Education and Research and with key financiers to discuss possible solutions. So far we do not know the outcome of this contact.

To ensure the best possible progress, we recommend that projects experiencing delays look at how it is possible to adjust work in the project ¨C if there are other relevant tasks that can be done now.

Other Extensions

Extension of admission time to the PhD program: The faculty will be liberal in approving extended admission time because of delays related to the corona situation.

Renewal of approvals: Extensions of approvals must be applied for as project changes through REK, NSD or others who have given approval for the implementation of the project. See Helsam¡¯s FAQ page (in Norwegian).

Contact Susan or Cecilie if you have questions about rules for extensions. Questions about the individual projects must be directed towards your supervisor who will take it further to head of department. As soon as we know more about financing delays that are not caused by absence, we will let you know.