Oppretting av undervisningsenheter/undervisningsaktiviteter
Alle emner som skal ha undervisning et gitt semester, m? registreres i undervisningsmodulen i FS. Data fra undervisningsaktivitet samlebilde, blir brukt i mange sammenhenger, og det er viktig at dataene er n?yaktig og korrekt registrert. Emner med undervisning m? ha opprettet undervisningsaktivitet for at det skal bli opprettet semestermappe i Vortex.
Etter at strukturen p? undervisningen er registrert i FS, blir data overf?rt til timeplanleggingssystemet TP. Der blir rom og tider fordelt til de ulike undervisningsaktivitetene.
Emne samlebilde:
- I hovedbildet (i FS: trykk HELE for ? se hele Emne samlebilde): Periodefelter for undervisning (og eksamen), S?KNAD/DIREKTE som p?meldingstype og oppmelding via Studentweb:
Undervisningstermin
herunder generere und.enheter og ?rsinkrement (om ?rstallet ?ker):
Undervisningsenhet samlebilde
Terminnr, opptaksgruppe (for s?knad). Underbildet opptaksgruppe: Antall tilbud skal gis.
NB: feltet Lukket skal ha verdien J, ellers har emnet ingen begrensninger for antall oppmeldte. Kontroller om ditt admin.sted har undenheter med lukket N ved ? s?ke opp stedkoden din i "Admin. ansvarlig" og sette N i "Lukket".
Feltet Campus valgbart skal ha N. UiO har ikke campus, og studenter kan dermed ikke velge campus i Studentweb.
.png)
Rutiner for ? opprette undervisningsenheter/undervisningsaktiviteter
FS408.001 Oppretting av undervisningsenheter
Denne rutinen oppretter undervisningsenheter for enkelte emner og for stedkode, p? bakgrunn av data i Emne samlebilde (Und.termin for aktuelt semester (h?st/v?r) og 'J' i feltet Generere und.enheter) og data i undervisningsenheten fra forrige ?r. Det er ogs? mulig for rutinen ? kopiere data og struktur p? undervisningsaktivitet fra forrige ?r.
MERK:
- Hvem som skal kj?re denne rutinen og hvordan, skal v?re avklart med din FS-koordinator.
- Kj?r alltid rutinen uten oppdatering f?rst: Sjekk at riktige emner er med og at resultatet av rutinen ser fornuftig ut.
- Det kan v?re lurt ? kj?re rutinen flere ganger, for eksempel dersom det er ulike behov for forskjellige emner, stedkoder eller studieniv?.
- Hvis du oppretter for stedkode: Kj?r rutinen p? unntakene f?rst, f?r du kj?rer rutinen p? resten.
- Kj?r rutinen alene for hvert av emnene med uregelmessig undervisning, slik at du ikke lager un?dvendige undervisningsenheter/-aktiviteter for emner som ikke skal g? neste semester.
Slik bruker du rutinen
- Velg stedkode (fak/inst/gr) eller emnet du vil opprette undervisningsenheter for.
- I feltet undervisningstermin setter du semesteret du ?nsker ? opprette undervisningsenheter for.
- Sett eventuelt studieniv? om du vil ha ulike verdier p? for eksempel bachelor- og masteremner.
- Din enhets frister (p?meldingstart, -frist, osv.) kan ogs? fylles ut, slik at de blir lagt inn p? alle undervisningsenhetene som er med i utplukket. Se oversikt over n?rmere regler og frister.
- Campus er ikke i bruk ved UiO.
- Sett eventuelt emnetype om du vil ha ulike typer emner i utplukket.
- Bruk haken Ta med undervisningsaktiviteter fra siste ?r for ? kopiere struktur p? undervisningsaktivitetene fra ett ?r tidligere (oppretting av v?r 2016 kopierer undervisningsdata fra v?r 2015, og for h?st 2016 kopieres undervisningsdata fra h?st 2015). NB! Dersom du heller vil kopiere undervisningsaktiviteter fra forrige semester, eller fra et tidligere ?r, bruk rutinen FS408.003 Kopiering av undervisningsaktiviteter fra enhet til enhet.
- Bruk eventuelt haken Ta med personroller fra siste ?r for ? ha med personroller.
- Bruk haken Ta med timeplaner fra siste ?r dersom du skal ha den samme (evt med noen sm? endringer) timeplanen som siste ?r.
- Enheter som har tradisjon for ? gjenbruke rom og tid fra ?ret f?r (MED, OD, FARM osv.), b?r kj?re rutinen med hake i b?de Ta med timeplaner fra siste ?r og Ta med timeplanrom fra siste ?r.
- Enheter som f?r tilfeldig tildelt rom og tid fra timeplanleggingsystemet (TP) (SV, UV, MN, HF, sentrene), kj?rer rutinen med hake i Ta med timeplaner fra siste ?r og b?r vurdere om de skal kopiere nullstilte timeplaner fra ?ret f?r, eller om de skal kopiere undervisningsaktiviteter uten timeplaner og s? opprette hver timeplansforekomst for h?nd. For ? kopiere nullstilte timeplansforekomster setter man:
- hake i Ta med timeplaner fra siste ?r
- hake i Nullstill dag, tid og dato
- IKKE hake i Ta med timeplanrom fra siste ?r (siden de skal f? tildelt nye rom)
- For ? beholde LMS-registreringer fra siste ?r, m? du huke av for b?de Sett J for eksport LMS p? nye emner og Ta med rom-mal fra siste ?r.
- Merk: Hvor det er undervisningsenheter fra siste ?r med J eller N i feltet eksport LMS: rutinen 408.001 endrer IKKE dette feltet i ny undervisningsenhet hvis det hukes av for (eller fjernes haken for) Sett J for eksport LMS p? nye emner. Rutinen endrer heller ikke rom-mal hvis det er ?nsket endret fra siste ?r. Det anbefales ? endre disse feltene for h?nd i Undervisningsenhet samlebilde, etter opprettelse av den nye undervisningsenheten.
- For helt nye emner uten en undervisningsenhet fra siste ?r: b?de hake av for Sett J for eksport LMS p? nye emner og velge en rommal i nedtrekksmenyen Rom-mal.
- Ta med rom-mal fra forrige ?r: Gjelder undervisningsenhet. Pr. default er denne valgt/haket av. Dersom det ikke er hake her, vil manglende verdi for rom-mal fra forrige ?r medf?re at ny enhet f?r rom-mal som er angitt som parameterverdi i bestilling av rutinen. Haken er ogs? valgbart n?r det ikke er satt kryss for Sett J for eksport LMS p? nye emner.
For undervisningsaktiviteter arver rutinen verdier fra forrige ?r.
Merknadene betyr:
- Opprettet: Und.enhet/Und.akt opprettet
- Finnes fra f?r: Und.enhet/Und.akt allerede opprettet - enten fordi det er gjort f?r arbeidsstuen p? enheten din, eller fordi det er termin 2 av et emne som g?r over to semestre (og begge enheter ble opprettet f?rste termin).
- Uregelmessig undervisning – ikke opprettet: Und.enhet/Und.akt ikke opprettet. Dersom emnet skal g?, kj?r rutinen for emnet alene, med hake i Opprett enheter for emner med uregelmessig undervisning.
FS408.003 Kopiering av undervisningsaktiviteter fra enhet til enhet
Rutinen kopierer alt innhold undervisningsaktiviteter fra en enhet til en annen enhet, b?de innev?rende, forrige og andre tidligere semestre - alts? ikke bare forrige ?r (som rutinen FS408.001). Rutinen brukes som regel til ?:
- hente struktur fra semestre lengre enn ett ?r tilbake
- hente struktur fra forrige semester (v?r til h?st, h?st til v?r)
- gjenbruke struktur p? undervisningsaktiviteter fra ett emne/enhet til et annet
Slik kj?res rutinen
S?rg for at du har f?tt opprettet en undervisningsenhet du skal kopiere undervisningsaktiviteter til. Enten fra rutinen FS408.001 eller manuelt.
- Skriv inn undervisningsenhet og semester du vil kopiere fra
- Skriv inn undervisningsenhet du vil kopiere til
- Sett eventuelt hake dersom du vil kopiere studentene fra den gamle til den nye undervisningsenheten.
Vanlige feilmeldinger ved kj?ring av FS408.003
Rutinen krever at du har en undervisningsenhet uten undervisningsaktiviteter for det nye semesteret du kopierer til. Du f?r derfor feilmelding hvis:
- det ikke er opprettet undervisningsenhet du skal kopiere til:
- det allerede ligger noen undervisningsaktiviteter p? undervisningsenheten du vil kopiere til:
FS408.005 Sletting av undervisningsenheter og -aktiviteter
Dersom du har opprettet undervisningsenheter feil eller for feil emner/steder, kan man slette disse ved ? kj?re rutinen FS408.005 Sletting av undervisningsenheter og -aktiviteter.
Undervisningsaktiviteter
Feltforklaringer til undervisningsaktivitet samlebilde:
- Timetall pr. uke: Antall uketimer undervisning for undervisningsaktiviteten
- Kan ?nskes av student: Angir om aktiviteten kan ?nskes av student. Denne m? ha verdi "J" dersom studenter skal kunne melde seg p? via Studentweb
- Kapasitet totalt: Deltakerkapasitet for aktiviteten. Denne benyttes ved opptak av studenter til partier og ved romfordeling i TP.
- Fjernundervisning: Angir om aktiviteten representerer et fjernundervisningstilbud
- Ekvivalent: Angir om undervisningsaktivitetene p? underliggende niv? er ekvivalente - dvs om det gis samme undervisning i gruppene.
- Denne skal ha verdi "J" dersom studentene skal velge en av flere likestilte undervisningsaktiviteter p? niv?et under, for eksempel ved gruppe- eller seminarundervisning.
- Denne skal ha verdi "N" dersom studentene skal g? p? alle undervisningsaktivitetene p? niv?et under.
- Publiseres: Angir om aktiviteten skal publiseres p? bl.a. Studentweb
- Fylles sist ved fordeling: Gjelder for emner som er i periode for p?meldingstype DIREKTE. Dersom alle andre partier er fulle vil partiet med Fylles sist ved fordeling = J bli ?pnet. Ett og ett parti ?pnes frem til de blir fulle.
- Gjennomf?res kun h?y s?kning: Gjelder for emner med p?meldingstype S?KNAD. Angi med J at denne at aktiviteten kun ?pnes ved undervisningsopptaket (FS462.001 Undervisningsopptak) dersom det er h?y s?kning p? emnet totalt sett, og det blir behov for disse "reservepartiene". Partiene med Gjennomf?res kun h?y s?kning = J blir markert i Studentweb med stjerne foran partinavnet. Studenter vil f? s?ke plass p? slike aktiviteter, i form av aktivitets?nske, men studentene vil ikke f? anledning til ? kun prioritere partier med stjerne.
- Forts. neste sem: J/N om aktiviteten fortsetter neste semester.
- Samkj?res(Emne): Aktivitet som denne aktiviteten er samkj?rt med. I tilfeller hvor to aktiviteter innenfor ulike emner egentlig er samme aktivitet og skal samkj?res i forhold til opptak o.l. Det er aktiviteten som refereres i disse feltene som er "sjef", og referansen skal kun g? en vei.
Struktur p? undervisningsaktivitetene
Struktur p? undervisningsaktivitetene registreres i et hierarki hvor det benyttes tallkoder. Det m? alltid registreres en overordnet undervisningsaktivitet, med aktivitetskode 0, denne m? ha 0 som aktivitetseier. Den overordnede aktiviteten inneholder de faktiske aktivitetene som registreres i underbildet "Und.akt".
VIKTIG:
- Timeplansforekomster som ligger p? den overordnede undervisningsaktiviteten (0-niv?), vil ikke komme over til timeplanleggingssystemet TP
- Hvis en undervisningsaktivitet har underniv?er, m? timeplanforekomsten ligge p? underniv?ene for ? komme over til timeplanleggingssystemet TP
- Hvis undervisningspartier blir lagt p? den overordnede undervisningsaktiviteten (0-niv?), vil studentene ikke kunne melde seg p? partiet p? Studentweb
- Bruk rapporten FS481.001 Diagnose - Undervisning for ? se om det finnes slike feil p? din stedkode.
I tilfeller der en undervisningsaktivitet inneholder parallelle aktiviteter, for eksempel ved gruppeundervisning eller seminargrupper der studentene skal f?lge en av gruppene, vil det dannes et niv? under den gitte undervisningsaktiviteten. Dette registreres med aktivitetskode med to eller flere niv?er (se eksempelet under) hvor det f?rste tallet er aktivitetskoden til hovedaktiviteten (terminalstue?velser) i dette tilfellet, og deretter f?r hver gruppe sitt nummer.
Innenfor hvert emne er det undervisningsaktivitetene p? det laveste niv?et innenfor hver tallkode som blir eksportert til TP. Det er p? dette niv?et den faktiske undervisningen skal ligge. I eksempelet over er det ingen underliggende niv?er p? forelesningene, og aktivitetskode 1 (forelesninger) blir derfor eksportert.
Aktivitetskode 2 (terminalstue?velser) har et underliggende niv? (grupper). Det er gruppene som skal ha undervisning, og det er derfor dette niv?et som blir eksportert.
I timeplanleggingsverkt?yet TP, vil derfor forelesninger (aktivitetskode 1) og grupper (aktivitetskode 2-x) dukke opp for ? bli tildelt tid og sted for undervisning, mens aktivitetskode 2 (terminalstue?velser) ikke blir eksportert.
Rapporten FS481.001 Diagnose - Undervisning
Denne rapporten gir en oversikt over emner hvor det er feil i registreringen. Et eksempel p? feil er at det er registrert en timeplansforekomst p? 0-niv? for emnet.
Informasjon om undervisningen
Undervisningsform (ulike typer undervisning)
P? hvert niv? m? det registreres hvilken undervisningsform en undervisningsaktiviteten skal v?re. Denne p?virker hvordan Studentweb, TP, personlige timeplaner (mine studier) og andre systemer oppf?rer seg.
Fellesundervisning eller partiundervisning
Undervisningsformer er enten fellesundervisning (f. eks. Forelesning (FOR)) eller partiundervisning (f.eks. Gruppe (GR)). V?r n?ye p? ? tenke p? om undervisningen er felles for alle eller om de er ment ? deles i ulike partier.
I tilfeller hvor studentene skal fordeles p? partier (enten administrativt eller ved p?melding), m? disiplin, form og partinummer v?re utfylt.
Undervisningsform og timeplan
Hvilken type undervisningsform en undervisningsaktivitet har p?virker hvordan timeplanen ser ut, og hvem som f?r opp den ulike undervisningen i sin personlige timeplan.
I emnetimeplanen samles undervisning som er fellesundervisning under en overskrift for fellesundervisning. Alle undervisningsmeldte p? emnet vil ogs? f? opp fellesundervisning i sin personlige timeplan (mine studier/kalender).
Partiundervisning samles ogs? under en egen overskrift i emnetimeplanen, men studenter m? v?re p?meldt et undervisningsparti for at det skal bli synlig i den personlige timeplanen. P? den m?ten unng?r man at alle partier de ikke er p?meldt.
I noen tilfeller er det kun ett parti, enten fordi det er for f? studenter til ? dele opp i ulike partier eller at det er ?nsket at alle skal v?re sammen. Da b?r man vurdere ? bruke en undervisningsform som er fellesundervisning (f.eks SEM-F (Seminar)) eller s? m? man passe p? at studentene er meldt til (det ene) partiet.
Les mer om undervisningsformer og timeplaner
Undervisningsform og rom
Form angir om undervisningsaktiviteteten er gruppeundervisning, forelesning, lab.undervisning, praksis etc. Dette bestemmer ogs? romtypen ved overf?ring til TP for ? forenkle timeplanleggingen, og du kan se foresl?tt romtype i feltet ?nsket type rom. Du kan overstyre dette fra FS dersom det er behov for det. Har man undervisningsaktiviteter som skal holdes i en annen type rom enn form tilsier (for eksempel en forelesning med form FOR som skal g? p? et seminarrom) kan man overstyre romtypen ved ? velge ?nsket romtype SEM (seminarrom) i feltet ?nsket type rom.
Merk at man enkelt kan overstyre romtyper i TP.
Undervisningsaktiviteter som er ren nettundervisning, og som derfor ikke skal ha tildelt tid og rom for undervisningen, m? ha NETT som form.
Undervisningens lengde og ukem?nster
Timetall
I underbildet Timeplan legges timeplansforekomstene for aktiviteten. Hvis en forelesningsrekke best?r av to to-timers forelesninger per uke legges det inn en timeplansforekomst per forelesning. Varighet p? hver timeplansforekomst angis i feltet timetall per uke. Hvis alle timeplansforekomstene for en aktivitet har samme timetall kan dette legges i ?verste del av bildet. Hvis timeplansforekomstene har varierende varighet m? timetall per uke angis for hver timeplansforekomst.
Periode for undervisning
Periode for undervisning m? det legges inn p? hver timeplanforekomst. Denne kan ogs? settes i TP, for mange forekomster av gangen.
N?r et tidsrom er lagt inn p? en timeplansforekomsten vil det dukke opp en ukeoversikt hvor alle ukene i perioden vises i form av bokser med haker i. Hakene viser at det skal v?re undervisning i de gitte ukene. F?r hovedoverf?ring til TP kan endring i ukem?nsteret administreres i FS ved ? fjerne haker for uker hvor det ikke skal v?re undervisning, eller ved ? endre start/slutt dato. Etter overf?ring til TP administreres dette i TP.
I timeplansforekomstene kan det spesifiseres ulike behov i forhold til undervisningen, for eksempel om undervisningen m? foreg? p? en spesiell ukedag, p? et spesielt tidspunkt eller i et spesielt rom . Dette vil TP ta hensyn til i forbindelse med timeplanlegging. Det er imidlertid viktig ? vite at jo mindre som spesifiseres, jo mer fleksibel blir timeplanleggingen, og jo mindre arbeid blir det ? finne tid og sted til alle aktivitetene. Det er ogs? mulig ? spesifisere begrensninger og ?nsker i TP.
Kapasitet for undervisningen (undervisningsopptak og timeplanlegging)
I feltet "Kan ?nskes av student" registreres det J/N avhengig av om aktiviteten skal kunne velges via Studentweb eller ikke.
Kapasitet totalt angir hvor mange det skal v?re plass til p? aktiviteten. Dette tallet brukes i forbindelse med undervisningsopptaket hvis p?meldingstypen er S?KNAD og angir hvor mange studenter som skal f? opptak til emnet. Hvis emnet har p?meldingstype DIREKTE vil tallet angi hvor mange studenter som f?r melde seg til emnet. Kapasitet totalt kan registreres i hovedbilde for den aktuelle aktiviteten eller i underbildet Und.akt. i den overliggende aktiviteten. Det har ingen betydning hvor kapasiteten blir registrert, da tallet blir registrert i begge felter uavhengig av feltet du bruker.
N?r det finnes undervisningspartier som kan velges av student og emnet har S?KNAD i f?rste periode og DIREKTE i neste eller hele perioden:
- N?r emnet har S?KNAD teller opptaksrutinen fra tallet for 'Tilbud skal gis' p? opptaksgruppe under undervisningsenhet samlebilde. Deretter kj?res rutinen for ? tildele plasser p? parti. Derfor er det viktig at summen av antall plasser p? parti til sammen blir det samme tallet som antall 'Tilbud skal gis', slik at studenter ikke f?r plass p? emnet, men ikke p? partiet der undervisningen foreg?r. Samtidig f?r du "helgardert" dersom emnet i neste periode skal ha DIREKTE.
- N?r emnet har DIREKTE er det tallet for kapasitet totalt p? partiene som Studentweb teller antall ledige plasser fra, ikke fra tallet p? 'Tilbud skal gis' under undervisningsenheten. Det betyr at dersom man innvilger en plass p? undervisningsenheten manuelt, m? man huske p? ogs? ? gi studenten plass p? parti, slik at det blir orden i antall ledige plasser.
Registrering i hovedbilde for aktiviteten:
Registrering i underbildet Undakt i den overliggende aktiviteten (i dette tilfellet Terminalstue?velse):
I hver timeplansforekomst i underbilde Timeplan registreres Antall plasser. Dette tallet brukes for ? finne passende rom i TP. Antall plasser vil ofte ikke samsvare med Kapasitet totalt. Grunnen til dette er at det er vanlig ? overbooke ved opptak til undervisning, mens Antall plasser m? stemme overens med romst?rrelsen p? rom som er registrert i TP.
Det er derfor viktig ? v?re klar over romst?rrelsen p? rommene UiO disponerer. Enkelte rom har for eksempel kapasitet p? 24, og dersom det angis 25 for Antall plasser vil ikke rom med kapasitet 24 v?re aktuelle i TP. TP vil da lete etter st?rre rom, og den totale romutnyttelsen kan bli d?rlig.
MERK: dersom Antall plasser ikke fylles ut vil tallet Kapasitet totalt overf?res til TP.
Registrere fagpersoner/studiekonsulenter
Alle fagpersoner som har J i ”aktiv” i bildet Fagperson blir overf?rt som fagpersoner til TP:
Ved ? kj?re rapporten FS202.001 kan man f? en oversikt over alle fagpersoner for eksempel spesifisert p? sted. Denne rapporten gir blant annet oversikt over aktivstatusen til alle fagpersonene som tilh?rer stedkoden.
Fagpersoner/studiekonsulenter kan knyttes til undervisningen p? et emne p? flere m?ter. Fagpersoner som er overf?rt til TP kan knyttes til timeplansforekomstene via TP. Dette vil nok v?re den mest tidsbesparende m?ten ? registrere fagpersoner p? et emne. Det er viktig at stedkoden for fagpersonen er registrert riktig i FS slik at det blir riktig ved overf?ring til TP.
Registrering av personer i FS kan gj?res p? aktivitetsniv? eller p? timeplansforekomstniv?.
Hvis personen skal knyttes direkte til en timeplansforekomst registreres personen i underbildet Timeplan.
Personer som registreres p? timeplansforekomster dukker ogs? opp som registrerte i underbildet Personrolle, med l?penummeret til timeplansforekomsten i feltet timeplan.
Hvis personen som skal registreres ikke skal knyttes direkte til en timeplansforekomst, m? personen registreres med en rolle i underbildet Personrolle for den gjeldende aktiviteten. Her skal det da v?re blankt i feltet timeplan.
Merk at det ikke er farlig om en person har flere rader med personroller i dette underbildet.
