Doktorgrad

Oppf?lging av ph.d.-kandidatene i FS

Innholdsfortegnelse

Oppf?lging av ph.d.-kandidater via utdanningsplan

Ved bruke utdanningsplan, kan oppl?ringsdelen i sin helhet registreres i FS. Ph.d.-kandidaten ser utdanningsplanen i StudentWeb. Saksbehandler ser kandidatens utdanningsplan i Programstudent>>bilder>>Utdanningsplan. Du kan ogs? hente opp bildet Utdanningsplan fra Student samlebilde.

Utdanningsplan viser alle avlagte og planlagte emner, b?de UiO-emner og eksterne emner som er registrert; innpasset, godkjent. Du ser helheten til venstre i fanen Rediger utdanningsplan.

Se en fullstendig gjennomgang av utdanningsplan her.

Emnekombinasjon i utdanningsplan

Emnekombinasjoner for oppl?ringsdelen til ph.d.-kandidater brukes i hovedsak for ? skille mellom obligatoriske og valgfrie emner i utdanningsplanen. Det blir lett for saksbehandler ? se hva kandidaten har fullf?rt og hva som mangler p? at oppl?ringsdelen skal bli fullf?rt. Emnekombinasjonen skal alts? v?re i samsvar med den studieplanen som kandidaten skal f?lge som sin oppl?ringsdel.

Dersom du er saksbehandler for et ph.d.-program hvor kandidatene skal velge linjer eller andre undervalg av kombinasjoner, blir bildet litt mer komplisert.

  • Dersom kandidaten har foretatt valg i studentweb, vil emnekombinasjonen synes i listen til venstre.
  • Dersom kandidaten ikke har foretatt valg enn?, kan saksbehandler klikke p? vis alle og f? opp alle mulige emnekombinasjoner som er aktuelle.

Dersom du skal velge inn en emnekombinasjon for kandidaten, klikk p? emnekombinasjonskoden til venstre. Da spretter den opp i arbeidsomr?det i midten. Sett J i feltet Opptatt. Da f?r kandidaten riktig info i studentweb og du kan kj?re FS718.002 Generere emner i utdanningsplan (NB: dette er ikke en rutine for ? melde kandidater til undervisning og eksamen - kun en rutine for at de f?r inn emner i utdanningsplanen og kan melde seg selv via StudentWeb).

Emner i utdanningsplan

For at kandidater skal kunne undervisnings- og eksamensmelde seg i StudentWeb, eller du skal kunne melde dem opp og legge emnene til i utdanningsplanen, m?:

N?r bakgrunnsregistreringene er i orden, er det lett ? legge til, slette eller erstatte emner i utdanningsplanen.

  • Klikk p? fanen "interne emner utenom plan" og klikk p? den g?r pilboksen for det emnet du ?nsker ? legge til.
  • Emnet flytter seg da inn i arbeidsomr?det i midten og du kan legge det under riktig emnekombinasjon.
  • Emnet flytter seg da ut til venstre side av bildet og blir en del av utdanningsplanen.

Skal du slette emne(r) fra utdanningsplanen kan du klikke p? emnet og slette raden p? vanlig m?te i arbeidsomr?det, eller du kan hake av i boksen sletting, hake av for det emnet du vil slette og klikke p? sletteknappen.

Emner p? lavere niv?

I noen tilfeller skal kandidater ta emner p? masterniv? som del av ph.d.-graden. Hvis emnene skal v?re en del av ph.d-graden m? emnet legges i utdanningsplanen til kandiaten senest 1. februar/1. september, ellers blir undervisnings- og vurderingsmeldingen slettet kort tid etter.

Ekstern aktivitet: spesialpensum eller godkjenningssak??

Fakultetene kan la nasjonale eller internasjonale forskerkurs, konferansedeltakelser?eller spesialpensum i form av litteratur og/eller metodiske studier som er relevant for forskningsoppgaven, inng? som element i oppl?ringsdelen. Ekstern aktivitet skal som hovedregel registreres som godkjenningssak. Unntak kan gj?res, dersom kandidaten har levert et arbeid i tilknytning til?aktiviteten som blir vurdert (sensurert) av vitenskaelige ansatte?ved UiO, slike unntak registreres typisk som et ordin?rt emne (hvis det gjelder mange kandidater) eller spesialpensumemne (hvis det gjelder f? kandidater).

Dersom en ph.d.-kandidat har best?tte?emner fra andre FS-institusjoner i Norge, kan saksbehandler hente disse inn i?godkjenningsmodulen og videre koble dem?til en kandidats ph.d.-studierett som vist her.

Emner som er avlagt ved en utenlandsk utdanningsinstitusjon, kan registreres i Godkjenningssak samlebilde og videre kobles til en kandidats utdanningsplan.

N?r innpassingssaken er registrert i Godkjenningssak?samlebilde, vil emnet kunne finnes igjen i bildet 'Utdanningsplan' under fanen 'Ekstern utdanning'. Der kan?du innpasse den eksterne utdanningen i kandidatens utdanningsplan.

For ? kunne registrere spesialpensum?som best?tt i FS, m? alts? en vitenskapelig ansatt ved UiO ha vurdert (sensurert) arbeidet til best?tt/ikke-best?tt eller godkjent/ikke-godkjent. Dersom vurderingen er gjort av ekstern institusjon, skal aktiviteten innpasses som godkjenningssak.

Kandidaten registreres (eller registrerer seg) til vurdering i spesialpensumemnet p? vanlig m?te. Klikk p? kandidatens vurderingsmelding i Student samlebilde, hak av for detaljer og legg inn Spesialpensumtittel og eventuelt ogs? individuell vekting i studiepoeng.

NB: Du m? registrere Spes. pensumtittel og individuell vekting p? vurderingsmeldingen f?r sensurregistreringen kj?res til protokoll!

Emnet registreres deretter som et vanlig emne i kandidatens utdanningsplan. Klikk i utdanningsplanen for ? f? emnet inn i arbeidsomr?det i midten. Det som er skrevet i spesialpensumtittel-feltet f?lger med over fra vurderingsmeldingen. Du kan ogs? registrere spesialpensumtittel via utdanningsplanen, s? lenge du gj?r det f?r emnet er kj?rt over i protokoll.

Emneerstatning

Dersom kandidaten har tatt et internt eller ekstern emne som skal erstatte et obligatorisk emne i utdanningsplanen, s?:

  • Legger du til emnet som skal erstatte det obligatoriske emnet i riktig emnekombinasjon
  • Deretter klikker du p? emnet som skal erstattes slik at det kommer inn i arbeidsomr?det i midten.
  • Fyll inn J for emneerstatning og legg inn en passende merknad og dine FS-saksbehandlerinitialer.

Ikke slett emnet fra planen - da vil ikke kandidaten f? godkjent sammensetningen i utdanningsplanen sin.

Kontrollere utdanningsplan

Dersom du vil se om en kandidat har godkjent utdanningsplan. Klikk p? knappen "Kontroller utdanningsplan" ?verst til h?yre. Dersom alle elementer ligger p? rett plass i kandidatens utdanningsplan f?r du meldingen "Plan godkjent". Dersom det mangler studiepoeng eller er mangler i emnekombinasjoner, s? f?r du beskjed om det.

Ved ? bruke rapporten 727.001, kan du sjekke utdanningsplanen til hele startkull eller enkeltkandidater. Merk at dersom ikke avhandlingsemnet er en del av utdanningsplanen/emnekombinasjonen til programmet, s? vil du f? beskjed om at det mangler studiepoeng i planen i denne rapporten. Det er fordi ph.d.-programmet er registrert med 180sp og oppl?ringsdelen, som utdanningsplanen er basert p?, er p? et f?rre antall studiepoeng (vanligvis 30-45sp).

Du kan ogs? bruke rutinen 651.002 UTEN oppdatering for ? se kandidater p? sted, program eller enkeltpersoner. Denne gir ikke samme feilmelding som 721.001, for den leser kun utdanningsplanen og emnekombinasjonene tilknyttet den, men ikke opp mot studieprogrammet. Ta vekk haken for best?tte emner utenom plan for ? unng? ? f? med resultater fra tidligere studieniv?er.

Endre kull?

Dersom en kandidat f?r innvilget permisjon som gj?r at vedkommende blir vesentlig forsinket, s? kan det hende at kullet b?r endres. Generelt endrer vi kull, kun dersom kandidaten er blitt s? forsinket at hen ikke kan fullf?re oppl?ringsdelen i henhold til opprinnelige studieplan (emnekombinasjon).?

Start?r og termin skal aldri endres for ph.d.-kandidater. Dersom en kandidat blir tatt opp p? nytt skal gammel studierett termineres under studierettstatuskode OVERGANG, og studentstatus settes til UTG?TT eller INNDRATT, mens ny studierett opprettes med studiestart i samsvar med ny finansiering.

Oppf?lging i Student samlebilde

    Forlengelser av aktiv studierett ved bruk av tidskonto

    Tidskonto brukes prim?rt til ? tilkjenne kandidater fire ?r p? ? fullf?re ph.d.-programmet n?r de har integrert undervisningsarbeid/arbeidsplikt som en del av studiel?pet. Les mer under?Oppretting av tidskonto.

    Men tidskonto kan ogs? brukes til ? registrere avvik fra normal progresjon i studiet slik at beregning av sluttdato for ph.d.-utdanningen blir riktig. Dato_beregnet_slutt har betydning for rapportering av aktive kandidater og for kandidatens rett til veiledning.?Slike forlengelser registreres f?rst og fremst som permisjoner.?

    Poenget med ? innvilge forlengelser i tidskonto er alts? kun ? f? riktig sluttdato i dato_beregnet_slutt. Denne skal v?re i samsvar med sluttdato for studierett for b?de intern- og eksternfinansierte ph.d.-kandidater. Utover dette, tjener tidskonto ingen teknisk funksjon.?

    Permisjoner som gir rett til forlengelse (lovfestede permisjoner)

    F?lgende typer frav?r/permisjoner er lovfestede og skal alltid registreres f?rst i fanen Perm i Student samlebilde?og deretter m? du legge til forlengelseskode i tidskonto:

    • F?dselspermisjoner
    • Sykefrav?r
    • Redusert arbeidstid/permisjon p? grunn av omsorg for sm? barn og n?r familie
    • Inntil 6 mnd. permisjon for ? g? inn i kortvarig vikariat i undervisnings- og forskerstilling, utenlandsstipend og liknende
    • OBS Gjeldende fra 1. juli 2023 er kravet om 14 dagers sammenhengende frav?r for ? kunne gi forlengelse fjernet fra?Forskrift om ansettelsesvilk?r for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assisten og spesialistkandidat. Fra 1. juli 2023 vil stipendiater og postdoktorer ha krav p? forlengelse fra f?rste frav?rsdag for lov- og tariffestet frav?r, eksempelvis sykt barn-dager, egenmelding eller legemeldt frav?r.
    • Frav?rs?rsak er viktig ? f? med for ph.d-kandidater
      • velg riktig kode for det lovfestede frav?ret/permisjonen
      • Med l?nn i permisjonsperioden =?J?dersom kandidaten f?r l?nn fra arbeidsgiver

    Kontroller at permisjonsregistreringen er riktig?ved ? s?ke kan