Rutinen har tre valg for tid: termin, reell tid og tid:
- Termin viser til alle vurderingstidskoder med reell vurderingstid det semesteret du kj?rer rutinen for. Dermed f?r du feks ikke bare studenter med vurdering 2015H?ST, men ogs? 2015H?ST-K, 2015H?ST-E ogs? videre. Termin er defaultinnstillingen.
- Reell tid viser til "Reell tid" som er registrert p? vurderingsenheten. Reell tid vil dekkes av innstillingen ovenfor, men kun vise studenter p? vurderingsenheter som er registrert med den reelle vurderingstiden du sl?r opp. Dvs sl?r du opp reell tid 2015H?ST, vil du ikke f? 2015H?ST-K, 2015H?ST-E etc
- Tid viser til "Tid" som er registrert p? vurderingsenheten. Innstillingen er kun aktuell dersom du har emner som g?r over flere semestere, dvs. der hvor reell vurdering ligger ett eller flere semestre fram i tid. Et typisk eksempel er masteroppgaver p? 60 studiepoeng. I likhet med reell tid viser den kun studenter som er registrert p? akkurat den vurderingstiden du henter fram.
Sletting pga. manglende semesteravgift eller manglende semesterregistrering
- b?de manglende semesteravgift og manglende semesterregistrering kj?res for studieniv? 000-500, UTEN hake i feltet "Oppdater meldinger for doktorgradskandidater".
N?r du kj?rer rutinen b?r du huske p? at:
- den m? kj?res hvert semester, etter frist for registrering og betaling
- undervisningsmeldinger ogs? b?r slettes n?r du sletter eksamensmeldinger tidlig i semesteret, pga. manglende betaling eller manglende semesterregistrering
For ph.d.-kandidater merk at:
- feltet '"Oppdater meldinger for doktorgradskandidater" kun gjelder meldinger p? ph.d.niv?.
- hvis en ph.d.-kandidat har meldinger p? bachelor- eller masterniv? vil de bli slettet selv om man ikke har hake i feltet
- hvis en ph.d.-kandidat skal ta et emne p? masterniv? som del av ph.d.-graden, og rutinen ikke skal slette dette emnet, m? man legge emnet inn i utdanningsplanen f?r man kj?rer rutinen
- ph.d.kandidater som kun har meldinger p? ph.d.niv? synes i listen etter at rutinen er kj?rt, men de blir ikke slettet av rutinen: De vises med verdi 'N' for slettet.
Hvis resultatet av rutinen skal brukes til f.eks. ? sende en melding til ber?rte studenter m? de som ikke blir slettet holdes utenfor. Den enkleste m?ten ? gj?re dette p? er lage dette filteret: status_slettet ='J'
Hvis dette filteret brukes f?r man klikker p? h?yre musetast og velger en av de tre meldingsalternativene (brev/epost/sms), vil rapportene ta hensyn til filteret, slik at bare de som faktisk slettes f?r melding.
Send vedtaksbrev fra FS
Du b?r sende vedtak om trukket eksamensmelding som brev fra FS til digital postkasse.
Det inneb?rer ogs? at du m? skrive ut vedtakene p? papir og sende til semesteradressen til den mindre andelen studenter som ikke har opprettet digital postkasse.
Bruk brevmalen manglende semesteravgift (SADM MANG-SEMB).
Slette vurderingsmeldinger pga manglende obligatoriske aktiviteter
F?r eksamen skal studenter uten fullf?rte oblig'er lukes ut ved at du kj?rer FS515.001 Sletting av vurderingsmeldinger. Rutinen kj?res vanligvis pr emne i dette tilfellet.
- Velg Manglende obligatoriske aktiviteter
- Hake i Slett (evt oppdater) vurderingsmelding
- Ikke hake i Oppdater resultatstatus
- Ikke hake i Slett undervisningsmeldinger
Verdt ? merke seg
Dersom man har et emne med flere obliger og ?nsker ? slette meldinger F?R alle obliger er ferdigregistrert, m? man spesifisere hvilken oblig det skal slettes p? bakgrunn av i "P? grunnlag av en oblig. aktivitet".
Det er ikke ?nskelig at undervisningsmeldinger slettes n?r en student har hatt innvilget undervisningsopptak i vesentlige deler av semesteret. Da har de benyttet et fors?k og opptatt en plass p? undervisningen.
Send vedtaksbrev fra FS
Du b?r sende vedtak om trukket eksamensmelding som brev fra FS til digital postkasse.
Det inneb?rer ogs? at du m? skrive ut vedtakene p? papir og sende til semesteradressen til den mindre andelen studenter som ikke har opprettet digital postkasse.
Bruk brevmalen manglende obligatoriske aktiviteter (SADM MANG-OBLA).
Sletting pga. manglende forkunnskapskrav
FS515.001 kan ogs? brukes til ? slette vurderings- og undervisningsmeldinger pga. manglende forkunnskapskrav. Dette kontrolleres ogs? ved oppmelding i Studentweb, men dersom en student f.eks. stryker til en emne som er forkunnskapskrav til et annet emne, vil studenten i oppmeldingsperioden f?r sensuren er kj?rt til protokoll, kunne melde seg til emnet som har forkunnskapskrav.
Send vedtaksbrev fra FS
Du b?r sende vedtak om trukket eksamensmelding som brev fra FS til digital postkasse.
Det inneb?rer ogs? at du m? skrive ut vedtakene p? papir og sende til semesteradressen til den mindre andelen studenter som ikke har opprettet digital postkasse.
Bruk brevmalen manglende forkunnskapskrav (SADM MANG-FORK).
Manuell sletting av enkelte vurderingsmeldinger
Du kan slette enkelte vurderingsmeldinger manuelt i:
- Student samlebilde, fanen Vurd.meld
- Student vurdering samlebilde, fanen Melding
- Vurderingsenhet samlebilde, fanen Melding
Dersom bare én delmelding skal slettes, kan man velge denne ved ? klikke i delmeldingen og trykke slett rad. Dersom hele meldingen skal fjernes, holder det ? slette helhetsmeldingen med slett rad, da vil delmeldingen(e) slettes automatisk.
Send brev om vedtaket til digital postkasse.
Slik sender du brev til digital postkasse/p? papir fra FS og hvorfor
- h?yreklikk p? det hvite feltet i rapporten og velg Lag brev/meldinger (FS210.001)
- velg brevtype: SADM [og velg mellom kode MANG-OBLA, MANG-SEMB og MANG-FORK, avhengig av ?rsak] 1.
- ?pne Meldingsinformasjon med Ctrl+i eller menyknappen Meld.info.
- velg medium for utsending: E-post: 0 Brev: 1 SMS: 0.
- sett hake i ruten foran Send til digital postkasse.
- sett hake i feltet Publiser meldingen p? Studentweb og S?knadsweb. Da kommer det automatisk en gr? hake i Arkiver meldingen lenger opp i bildet
- trykk p? knappen 'OK'
- Tilbake i FS210.001, Trykk p? fliken/arkfanen Brev, og ta en kikk p? at brevet ser fint ut
- Skriv ut, med tasten Ctrl+p eller menyknappen Skriv
- Du kommer p? nytt til pop-up bildet Meldingsinformasjon. Trykk p? knappen Skriv ut/Send meldinger.
- Det kommer et pop-up bilde Send brev.
- For studentene som har digital postkasse m? du klikke p? 'Forh?ndsvis f?r innsending' deretter 'Send', for at brevet skal g? til digital postkasse.
- For studentene som skal f? papirbrev, m? du skrive ut ved hjelp av ?Vis for utskrift?. NB: to-sidet utskrift passer ikke for disse brevene. Alternativt kan du legge brevet i studentmappe i Elements for digital ekspedering, s? vil det bli skrevet ut derfra og sendt. - Du finner igjen brevet i dokumentarkiv i FS for den enkelte student.
- Du kan kikke p? Sikts veiledning for ? sende brev fra FS.
Hvorfor brev?
N?r administrasjonen trekker eksamensmeldinger, legger vi til grunn at det fattes enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Enkeltvedtak skal ha informasjon om klageadgang. Dette gjelder ved sletting p? bakgrunn av b?de manglende obligatoriske aktiviteter, manglende semesteravgift og manglende forkunnskapskrav
UiO har f?r juli 2025 stort sett sendt informasjon om trukkede eksamensmeldinger som e-post fra FS, uten informasjon om klageadgang.
Ikke forh?ndsvarsel
Studieavdelingen vurderer det slik at UiO kan unnlate ? forh?ndsvarsle studentene i disse sakene, begrunnet i forvaltningsloven § 16 (forh?ndsvarsling) tredje ledd punkt a:
"Forh?ndsvarsling kan unnlates dersom [...] slik varsling ikke er praktisk mulig eller vil medf?re fare for at vedtaket ikke kan gjennomf?res"
Vedtak om trekk av eksamensmeldinger kan komme tett opp mot eksamensdagen. Dersom eksamensmeldingen ikke er trukket og informasjonen ikke er sendt ut i tide, risikerer vi at studenten m?ter til eksamen. Vi legger ogs? til grunn at de studentene det gjelder har hatt en form for dialog med UiO eller enheten sin underveis i semesteret.