Tilgang til FS
For ? opprette nye FS-brukere ved Universitetet i Oslo m? det fylles ut en taushetserkl?ring og et valideringsskjema. For ? f? brukertilgang til FS m? man v?re ansatt ved UiO og v?re registrert som bruker av IT-systemene ved UiO. Valideringsskjema skal fylles ut av n?rmeste overordnede, og m? inneholde opplysninger om hvilke tilganger vedkommende skal ha.
Skjemaene sendes Avdeling for fagst?tte (AF). Den nye brukeren f?r s? tilsendt brukernavn og midlertidig passord via e-post. Passordet m? skiftes ved f?rste gangs innlogging.
Tilgangen tildeles under forutsetning av at brukeren f?r n?dvendig oppl?ring i forhold til de arbeidsoppgaver som skal utf?res. Det arrangeres grunnkurs i FS en gang i m?neden, med unntak av juli.
Utfylt taushetserkl?ring og valideringsskjema arkiveres i AF.
G? til skjemaer for tilgang til FS
L?sing og sletting av FS-tilgang
For midlertidig ansatte skal sluttdato oppgis i valideringsskjemaet, denne legges inn i FS. Ved denne datoen blir brukerkonto l?st. Dersom ansettelseskontrakten er blitt forlenget m? opplysninger om ev. ny sluttdato eller bekreftelse fra overordnet p? fast ansettelse sendes AF (fsvalidering@admin.uio.no) for ? f? brukerkonto ?pnet igjen.
AF (fsvalidering@admin.uio.no) skal varsles n?r permisjoner, langvarig sykefrav?r, fratredelse av stilling og lignende inntreffer slik at brukerkonto kan l?ses og eventuelt slettes.
En gang i ?ret blir det sendt liste til fakultetenes FS-koordinatorer over alle aktive brukere ved fakultetet, samt deres rettigheter i FS. Denne m? kontrolleres opp mot de ansatte ved fakultetet og deres arbeidsoppgaver, og sendes tilbake til AF med opplysninger om endringer. Endringer kan f.eks. v?re brukere som har sluttet ved fakultetet eller brukere som har hatt en endring i arbeidsoppgavene slik at de ikke har behov for de samme rettighetene i FS som tidligere.
Brukerkontoer som ikke er brukt p? 3 m?neder l?ses for innlogging av AF. Kontoer som har v?rt l?st i ett ?r slettes.
Endring av rettigheter i FS
Dersom en bruker har behov for utvidet brukertilgang (nye roller) i FS m? n?rmeste overordnede eller fakultetets FS-koordinator be om dette i e-post til fsvalidering@admin.uio.no med forklaring p? hvilke(n) rolle(r) det er behov for. Det er automatisk lagring av e-postene til fsvalidering for eventuelt ettersyn.
Sikkerhet i forbindelse med bruk av FS
Brukerne skal logge seg ut av FS n?r applikasjonen ikke er i bruk, for eksempel etter endt arbeidsdag. En brukerkonto skal ikke l?nes ut til andre brukere og passord skal ikke oppbevares p? kontoret. Mer om dette i IT-reglement ved UiO, punkt 3 om datasikkerhet. Overtredelse vil kunne f?re til bruk av sanksjoner som beskrevet i reglementet (punkt 9). AF vil l?se brukerkontoen dersom det oppdages at den har v?rt brukt av andre enn den rettmessige brukeren.
Personvern
Taushetserkl?ringen inneb?rer at en ikke skal bruke FS til annet enn det som er n?dvendig i forbindelse med den enkeltes arbeidsoppgaver. Mye av informasjonen som ligger i FS omfattes av personopplysningsloven, og skal ikke gj?res kjent for personer som ikke er ansatt ved UiO. Henvendelser om innsyn i opplysninger ang?ende studenter og tidligere studenter, f.eks .fra politiet, NAV osv. skal rettes til studentopplysning@uio.no
Roller i FS
Brukerrollene i FS sier hvilke tabeller (og hvilke kolonner i tabellene) og hvilke rapporter og oppdateringsrutiner en bruker har adgang til. N?r en bruker har tilgang til visse opplysninger, for eksempel om en student, s? har vedkommende tilgang til de samme opplysningene for alle studenter.
Hvilke roller den enkelte bruker f?r tildelt, avhenger av hvilke arbeidsoppgaver den enkelte bruker skal utf?re og hvor store oppdateringsrettigheter hun/han har behov. Noen roller gir mulighet for kritiske oppdateringer og tildeles kun et begrenset antall brukere, mens andre roller kan tildeles flere.
Antall brukere
Det er ca. 600 personer ved UiO som har tilgang til FS. Omlag 500 brukere logger seg p? daglig.
Statistikk over hvor mange som bruker FS ved UiO
Automatisere tilgangsstyringen fra SAP til FS? Vurdering
Dersom en ansatts tilsettingsforhold opph?rer eller endres, kunne man vurdere muligheten for om registreringen i SAP automatisk skulle medf?re endring i tilgangene til FS. P? denne m?ten kunne man unng? ? m?tte registrere endringen b?de i FS og SAP.
Noen hindre for at en slik automatisering automatisk ville spare arbeid eller ?ke sikkerheten/kvaliteten p? FS-tilgangene:
- Vil kreve at SAP er oppdatert med riktige opplysninger til enhver tid.
- Selv om man er ansatt, finnes det ikke ett sett med arbeidsoppgaver som er felles for alle med samme type stilling p? ulike enheter p? UiO. Relevante FS-valideringer vil derfor likevel m?tte legges inn manuelt p? bakgrunn av den ansattes tjenestemessige behov. Dette vil det ikke v?re riktig at ansatte i SAP, som ikke har FS-kompetanse og som ikke er systemeier for FS utf?rer. Man m?tte ogs? ivareta to ulike kontaktpunkt for tilganger og valideringer i FS (et generelt i SAP og et spesielt i AF). Erfaringer tilsier at det vil v?re vanskelig for brukerne ? vite hvilket kontaktpunkt man skal velge i de ulike sakene. Dette vil fort medf?re forsinkelser.
- AF har ikke anledning til ? gj?re eventuelle endringer i SAP, siden AF ikke er involvert i formalitetene knyttet til ansettelser p? enhetene. Det betyr at alle direkte tilgangsproblemer knyttet til kontrakt m? l?ses i SAP, som i dag ikke har kunnskap om FS. Vi tenker at dette kan v?re uheldig med tanke p? den brukerst?tten fakultetene b?r kunne forvente.