Eksterne brukere i Canvas

Hvem regnes som en "ekstern bruker"?

Med "eksterne brukere" mener vi her personer som hverken er ansatt med m?neds-?eller timel?nn ved UiO, eller UiO-student. Dette er typisk eksterne oppgaverettere/sensorer, veiledere, mentorer og lignende, alts? personer som skal utf?re ansattoppgaver i Canvas p? vegne av UiO. Det kan ogs? v?re studenter ved andre l?resteder som UiO har et 澳门葡京手机版app下载 med som ikke er ordin?r utveksling.

Ikke-eksterne brukere:

• Personer som utf?rer oppgavene over med timel?nnskontrakt
• Ansatte med m?neds- eller timel?nn ved UiO
• Studenter ved UiO

Disse blir automatisk opprettet i UiOs system (SAP, FS, m.m) og automatisk f?r IT-brukerkonto.

Eksterne brukere:

• Personer som utf?rer arbeidsoppgaver for UiO uten timel?nnskontrakt blir derimot ikke fanget opp av denne brukerautomatikken:
  • f?r ikke automatisk opprettet IT-brukerkonto
  • blir ikke opprettet etter rutine i SAP
  • blir ikke automatisk lagt inn i FS
• Studenter ved andre l?resteder der UiO har et 澳门葡京手机版app下载 f?r ikke opptak p? program/emner p? samme m?te som UiO-studenter og innreisende utvekslingsstudenter. Derfor blir de ikke fanget opp av brukerautomatikken:
  • blir ikke opprettet etter rutine i FS
  • f?r ikke studierett og opptak p? emner i FS etter vanlige rutiner
  • f?r ikke automatisk opprettet IT-brukerkonto

Hvordan gir du Canvas-tilgang til en "ekstern bruker"?

Alle som bruker Canvas ved UiO m? ha en IT-brukerkonto ved UiO. For ? kunne overf?re disse personene til Canvas m? man derfor ta noen ekstra grep.?

Dersom det er mulig, anbefaler vi at dette gj?res i god tid f?r personen faktisk vil trenge tilgang, slik at oppdraget som skal utf?res ikke blir forsinket pga uforutsett frav?r eller lignende.

1. Studenter ved andre l?resteder

I noen tilfeller er det behov for at studenter ved andre l?resteder skal ha tilgang til Canvasrom ved UiO.?

Still f?lgende sp?rsm?l f?r du bestemmer ? bruke arbeidsressurser p? ? registrere studentene, ordne IT-brukerkontoer?m.m. for ? gi tilgang til Canvas:

• Kan Canvasrommet ved UiO f? endret synlighet til "Offentlig" slik at informasjonen og filer p? rommet er tilgjengelig for alle uten innlogging? For eksempel hvis Canvasrommet kun skal brukes til ? publisere informasjon og filer.
• Kan Canvasrommet ved UiO kopieres og deles med det eksterne l?restedet via for eksempel Commons (uio.instructure.com)? Trenger da v?re romansvarlige ogs? tilgang til rommet i l?ringsplattformen hos partneren, eller g?r det an ? dele oppdateringer uten ? m?tte ha tilgang (for eksempel ? publisere nye versjoner av rommet i Commons)?
• Akkurat hva trenger vi Canvas til her? Hvis det ikke er planlagt noen felles l?ringsaktiviteter (hvor en l?ringsplattform er nyttig ? ha) kan man vurdere om man trenger Canvas i det hele tatt her, n?r det bare skal brukes for ? publisere informasjon og filer.
• Er det andre lovlige m?ter ? dele informasjon og materiale med eksterne studenter enn i en l?ringsplattform, for eksempel semestersider?

Hvis dere ikke finner en alternativ l?sning er det m?ter ? gi eksterne studenter tilgang til Canvas ved UiO p?, men det finnes per i dag ingen fullgod l?sning.

Her er l?sningene UiO har per i dag:

1. Circle U.-emner og -aktiviteter har egne rutiner for opptak, registrering, osv.
2. HF har erfaring med ? gi eksterne studenter tilgang til Canvasrom ved UiO, og har utarbeidet en god rutine for ? f? dette til som du kan bruke som fasit.

?

2. Personer som utf?rer arbeidsoppgaver for UiO uten timel?nnskontrakt?

F?r de kan f? tilgang til Canvas, m? personen:

1. v?re manuelt registrert i enten:
   1. SAP med en aktiv kontrakt, eller
   2. Gjestetjenesten (GREG)
2. ha en aktiv IT-bruker p? UiO
3. manuelt opprettes som person i FS
4. v?re riktig registrert i FS slik at de kommer over til Canvasrommet

N?r du er sikker p? at den eksterne oppfyller alle de tre f?rste punktene, kan du registerere vedkommende i FS i steg 4. Dersom du fors?ker steg 4 og vedkommende mangler SAP-registrering og/eller aktiv IT-bruker, vil personen ikke f? opprettet brukerkonto i Canvas.

A. Innmelding i SAP eller Gjestetjenesten (GREG)

Personen m? v?re registrert i SAP eller Gjestetjenesten for ? komme over til Canvas.

Gjestetjenesten (GREG)

• F?rst registrerer du gjesten og velger en gjestetype for eksterne som ikke skal motta m?neds- eller timel?nn fra UiO. NB! Utenlandske statsborgere med et D-nummer b?r opprettes i GREG (og i FS) med dette nummeret. Da blir brukernavn og UiO-epost automatisk overf?rt til FS. Hvis det brukes to ulike personnummer/D-nummer, tror systemene det er snakk om to ulike personer, og brukernavnet vil ikke bli overf?rt riktig.
• ?
• Deretter m? gjesten registrere seg i Gjestetjenesten (GREG). Obs! Gjesten b?r logge inn med Feide om de allerede har en Feide-konto, eller med ID-porten (BankID, MinID e.l.) hvis de ikke har en Feide-konto.
• F?lg veiledningen og fullf?r resten av rutinen for ? ferdigstille registreringen i GREG.

SAP

• Det kan variere fra enhet til enhet hvem som har ansvar for ? melde personer inn til SAP.
• Se oversikten over gjesteroller som kan f? IT-tilganger som gjest ved UiO.
• For ansatte som trenger tilgang til Canvas f?r de skal motta m?nedsl?nn, ta kontakt med personalkonsulent med ansvar for lokal enhet.
• For ansatte som trenger tilgang til Canvas f?r de skal motta timel?nn, se n?rmere beskrivelse p? SAP-nettsidene.

B. Oppretting av IT-bruker

Eksterne m? ogs? ha en aktiv IT-bruker p? UiO for ? kunne logge inn i Canvas. Ta kontakt med lokal-IT p? din enhet, som kan hjelpe med ? sjekke om den eksterne har en aktiv IT-bruker og reaktivere?eller opprette IT-brukeren ved behov.?

C. Personoppretting i FS

Eksterne kommer over til Canvas ved ? knyttes til en undervisningsenhet og/eller undervisningsaktivitet tilknyttet et emne, som regel med en personrolle.

For ? kunne gj?re dette, m? den eksterne?f?rst v?re opprettet som person i FS. S?k f?rst etter personen i bildet Person/Student. Dersom du?ikke finner vedkommende der, s? kan du melde personen inn til oppretting i FS.

NB! Utenlandske statsborgere med et D-nummer b?r opprettes i FS (og i GREG) med dette nummeret. Da blir brukernavn og UiO-epost automatisk overf?rt til FS. Hvis det brukes to ulike personnummer/D-nummer, tror systemene det er snakk om to ulike personer, og brukernavnet vil ikke bli overf?rt riktig.

D. Riktig registrert i FS for ? komme over til Canvas

Personen m? v?re registrert i FS p? et emne, EVU-kurs, kull eller studieprogram slik at de kommer over til et tilsvarende Canvasrom med riktig rolle.

?