Lokale rutiner HF

Lokale rutiner p? HF for hvordan spesifikke sakstyper skal saksbehandles i ePhorte.

For: Saksbehandlere ePhorte

Internadministrasjon

澳门葡京手机版app下载

Utdanning

Arkivverdige dokumenter

Alle arkivverdige dokumenter skal journalf?res. Arkivverdige dokumenter er dokumenter som er gjenstand for saksbehandling eller i seg selv har dokumentasjonsverdi.
En e-post er ogs? et dokument og skal h?ndteres p? lik linje med all annen inn- og utg?ende post.

Se sentrale sider for utdypende informasjon.

Innkommende brev

Arkivet ?pner all post sendt til fakultetet, men sender personadressert post u?pnet videre til adressaten. N?r saksbehandler mottar personadressert post som er arkivverdig m? vedkommende s?rge for at det blir journalf?rt. E-post direkte til saksbehandler m? saksbehandler selv importere i ePhorte. Originale papirdokumenter sendes arkivet for skanning. Hvis saksbehandler selv skanner og legger inn dokumenter m? disse retningslinjene f?lges.

Saksbehandler behandler et innkommet dokument ved ? besvare med utg?ende dokument eller ? ta det til etterretning (TE).

ePhorte som saksbehandlingssystem

Saksbehandler oppretter saker og produserer selv interne notater i ePhorte. Brev og notater mottatt i ePhorte skal besvares i ePhorte.
F?r ny sak opprettes er det lurt ? s?ke i ePhorte for ? se om saken allerede eksisterer. Gi saken en utfyllende, overordnet tittel.

Arkivets oppbevarings- og kontrollfunksjon

Arkivet oppbevarer forel?pig alt innskannet originalmateriale p? papir. Noen dokumenttyper skal alltid oppbevares i papirversjon, for eksempel signerte kontrakter.
Arkivet kontrollerer at alle journalposter er lagt inn p? korrekt m?te. Arkivet kontrollerer ogs? at saks- og journalposttittel er sakssvarende og i samsvar med Offentleglova.
Arkivet p?ser ogs? at Offentleglova blir fulgt n?r det gjelder skjerming av personopplysninger.

Se ogs?

Kontakt

Kontaktveileder

Publisert 2. des. 2021 09:41 - Sist endret 14. feb. 2024 16:34