Saksbehandlere som skanner selv - sikkerhet
Flere saksbehandlere ved UiO skanner selv dokumenter for ? registrere dem i ePhorte, i stedet/forut for ? sende papirdokumentene til eSak (Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon). Dersom dette skal kunne gj?res er det viktig ? ivareta sikkerheten rundt dokumentene som skannes.
Det vises for ?vrig til Reglement for elektronisk kommunikasjon pkt. 5: "Papirbaserte henvendelser som er arkivverdige og som av ulike ?rsaker n?r saksbehandler direkte skal uten opphold sendes arkivet for skanning og journalf?ring."
Skanning med multifunksjonsmaskiner
- Skannet dokument som sendes med e-post (anbefales ikke)
- E-postfunksjonen m? v?re kryptert. Det vil v?re vanskelig ? gjennomf?re i praksis, da krypteringsn?kler og –programvare m? vedlikeholdes for den enkelte saksbehandler og for multifunksjonsmaskinene.
- Skannet dokument som lagres p? minnepinne/minnekort
- Minnepinner/minnekort med persondata skal oppbevares trygt og de skannede dokumentene m? slettes etter videre overf?ring. Det er teknisk mulig ? gjenopprette slettede dokumenter p? minnepinne/minnekort. De skannede dokumentene m? slettes forsvarlig, se Sikker sletting av USB-minnepinne.
- Minnet p? multifunksjonsmaskinen m? t?mmes automatisk etter hver skanning
Skanning med egen skanner
- Skannet dokument som lagres p? serveromr?de
- Overf?ring fra skanner til serveromr?de skal v?re sikret med passord som skiftes ?rlig.
- Overf?ringsmetoden skal v?re CIFS eller HTTPS. FTP anses ikke som tilstrekkelig sikkert.
- Serveromr?det m? kun v?re tilgjengelig for de som er autorisert for samme saksbehandlingsfelt og enhet i ePhorte.
- Serveromr?det skal ryddes jevnlig, helst etter hver lagring til omr?det.
- Skannet dokument som lagres p? minnepinne/minnekort
- Minnepinner/minnekort med persondata skal oppbevares trygt og de skannede dokumentene m? slettes etter videre overf?ring. Det er teknisk mulig ? gjenopprette slettede dokumenter p? minnepinne/minnekort. De skannede dokumentene m? slettes forsvarlig, se Sikker sletting av USB-minnepinne.
Publisert 3. feb. 2015 12:45
- Sist endret 16. mars 2022 12:49