Klassere en sak

Klassifikasjonssystem (ordningsprinsipp)

• Alle arkiv skal ha et klassifikasjonssystem (begrepet ordningsprinsipp i ePhorte) som ordner sakene etter emner i et hierarkisk system.
• Enkelte arkiv har i tillegg ogs? et sekund?rt klassifikasjonssystem.
• Klassering er viktig av hensyn til gjenfinning, og for ? kunne ha en oversikt over saker som er av samme kategori.

Arkivdel

• F?r en sak klasseres m? det velges arkivdel. UiOs arkiv har 8 arkivdeler, hver del med tilh?rende ordningsprinsipp.
• N?r du oppretter en ny sak, velger du arkivdel slik:
  • Klikk p? forst?rrelsesglasset til h?yre for Arkivdel-feltet.

• Du f?r opp en oversikt over arkivdeler.
• Klikk p? den du skal bruke (vanligvis SAK UIO, PERS UIO eller STUD UIO).

• Du er n? tilbake i registreringsbildet for den nye saksmappen og kan klassere saken.

Klassere en ny sak

• Klikk p? feltet under Prinsipp og velg prim?rt ordningsprinsipp i henhold til valgt arkivdel i nedrykksmenyen. I dette eksempelet vil der v?re Felles arkivn?kkel for UiO siden det er en personalmappe.

• Legg s? inn korrekt ordningsverdi og klikk p? tabulatortasten p? tastaturet.
• Hvis ordningsverdien ikke er kjent, m? du g? inn i registeret ved ? klikke p? forst?rrelsesglasset og s?ke etter en beskrivelse eller en klasse fra arkivn?kkelen (ordningsprinsippet).

• Dersom saken ligger i en arkivdel med et sekund?rt ordningsprinsipp, legges ogs? dette inn.

• Merk: Dersom det er en sak i arkivdelen PERS UIO eller STUD UIO skal sekund?r arkivkode (ansattnummer/studentnummer) unntas offentlighet, huk av i Uoff-feltet.
• Klikk Lagre n?r du er ferdig med ? opprette saksmappen.

Endre klassering av en sak

• St? i saken hvor du ?nsker ? endre klassering.
• Klikk p? saksmappeikonet og velg Rediger.
• G? fram som for ? klassere en ny sak.
• Klikk Lagre.