Opprette ny sak
En sak best?r av journalposter med dokumenter som inng?r i en behandlingsprosess og som kan f?re fram til en beslutning.
- F?r du oppretter en ny saksmappe, skal du alltid gj?re et s?k i ePhorte for ? se om det allerede finnes en sak p? det du skal arbeide med.
- N?r du oppretter en saksmappe, tildeles saken automatisk et unikt saksnummer.
- For opprettelsen av en personalmappe se egen veiledning.
- Klikk p? ny mappe-ikonet. Pass p? at feltet til h?yre for ikonet er satt til valget Ny saksmappe.
- Du f?r opp bildet Ny saksmappe hvor du fyller inn informasjon om saken. Denne informasjonen kalles metadata, og er s?kbar i ePhorte n?r saksmappen er lagret.
- Feltene merket med * m? fylles inn.
- Fyll ut feltene:
- Hovedfelt
- Dato: Datoen du oppretter saksmappen kommer automatisk.
- Tittel: Beskriver innholdet i saksmappen. En god sakstittel m? v?re presis, det gj?r s?k etter saken enklere i ettertid. Flere typer saker har regler for hva tittelen skal inneholde, se rutiner for det aktuelle saksbehandlingsfeltet.
- Obsdato: Du kan sette en dato som en huskelapp for deg selv. Du m? selv s?ke frem obsdatoer du har satt p? sakene dine (Avansert s?k, i feltet S?k Etter skal det st? Saksmapper/mapper, i feltet obsdato fyller du enten inn eksakt dato eller intervall).
- Mappetype: Brukes ikke.
- Arkivdel: I dette feltet bestemmer du hvilken av UiOs 8 arkivdeler/databaser saken din skal lagres i. Det er viktig at du velger riktig arkivdel p? grunn av sikkerhet og gjennfinning.
- Klasseringsfanen
- Klassering: Ved mange enheter ved UiO er det arkivet som gj?r dette n?r saksbehandler har opprettet saken. Fyll eventuelt inn ordningsprinsippet og ordningsverdien, se egen veiledning.
- Ansvarlig/tilgang-fanen
- Klikk Lagre.
- Den nye saken lastes n? inn i arbeidsvinduet i ePhorte.
Publisert 10. mai 2012 11:40
- Sist endret 4. mars 2020 00:13