Nye rutiner for l?nnsutbetaling til eksterne

UiO henter hvert ?r inn ekstern arbeidskraft. Det dreier seg blant annet om timel?rere, sensorer og personer som sitter i bed?mmelseskomiteer, og ikke er p? UiOs faste l?nningsliste. Disse f?r utbetalt s?kalt bilagsl?nn.

Mange involverte

Internt handlingsrom har kartlagt hvordan arbeidet utf?res ved hele UiO. Rundt 450 ansatte er involvert i h?ndteringen av bilagsl?nn, om enn i sm? stillingsbr?ker, og arbeidet er estimert til 23 ?rsverk.

Mangler rutiner

¨C Kartleggingen har avdekket en mangel p? felles rutiner og malverk. Flere har bilagsl?nn som kun som en bioppgave, og er usikker p? hvordan oppgaven skal utf?res og hvor de kan f? hjelp, forteller assisterende HR-direkt?r og leder for arbeidet, Johannes Falk Paulsen.

Kartleggingen har videre avdekket at oppgavene utf?res tungvint og det er uklarheter knyttet til kontrakter og innrapportering av timer, noe som medf?rer feil, merarbeid og frustrasjon blant de ansatte.

Felles arbeidsrutiner og faglige nettverk

I h?ringsdokumentet foresl?r man ? etablere felles rutiner og maler som skal gi mer effektive arbeidsprosesser og redusere feil og dobbelttarbeid. Rutinene skal omfatte prosessen fra kontraktinng?else til l?nnsutbetaling. Videre ?nsker man ? bygge opp en overordnet forvaltningsorganisasjon med faglige nettverk, slik at medarbeiderne som jobber med dette, kan f? den oppl?ringen og st?tten de trenger.

Delegert myndighet og ansvar

H?ringsnotatet, som sendes ut i linjen, foresl?r ogs? endringer i attestasjon og anvisningsmyndighet. Hensikten er ? gi bedre oversikt og kontroll for de som ut?ver oppgaven, ved ? redusere antall ledd i prosessen.

Tilpasset enhetenes behov

Lise Charlotte Tviberg og Kristin Lindley fra Organisasjons- og personalavdelingen har begge v?rt med p? kartleggingen. De forteller at alle enheter ved UiO har v?rt involvert, og at plangruppen har lagt enhetenes behov til grunn n?r h?ringsnotatet er utarbeidet.

Fra frustrasjon til fryd

¨C Rutinene har ikke v?rt tilstrekkelig tilpasset enhetene. Dette har vi ?nsket ? gj?re noe med. Slagordet er at vi skal g? fra frustrasjon til fryd, sier Lindley.

Endringene som foresl?s vil ogs? p?virke de eksterne l?nnsmottakerne. Det vil bli lettere ? f? informasjon om hvor bilaget er i prosessen.

Arbeidet har v?rt utf?rt av IHR-plangruppen for bilagsl?nn.