1 Form?l
Arbeidsgiver er ansvarlig for ? sikre et fullt forsvarlig arbeidsmilj?, jf. arbeidsmilj?loven § 4-1 (lovdata.no) og § 2-1 (lovdata.no). Det ligger innenfor arbeidsgivers styringsrett ? h?ndtere konflikter. Form?let med retningslinjene er at konflikter mellom ansatte ved UiO skal h?ndteres p? en god og forutsigbar m?te. Det finnes flere definisjoner av konflikt, for eksempel at konflikter er uoverensstemmelser mellom to eller flere parter, som fremkaller spenninger hos den enkelte eller at konflikt foreligger n?r det oppst?r motsetning mellom ansatte som medf?rer at en eller flere ansatte oppf?rer seg negativt mot andre ansatte.
Ikke enhver uenighet mellom ansatte skal anses som en konflikt. Ved UiO oppst?r det jevnlig uenighet mellom ansatte om faglige og administrative sp?rsm?l og om ut?velse av arbeidsgivers styringsrett. Slik uenighet er en del av et levende universitetsmilj? og vil normalt ikke i seg selv inneb?re at det foreligger en ?konflikt?, slik begrepet benyttes i retningslinjer for konflikth?ndtering ved UiO.
2 Virkeomr?de for retningslinjene for h?ndtering av konflikter ved UiO
Retningslinjene for h?ndtering av konflikter ved UiO gjelder for alle enheter og alle ansatte ved UiO, b?de heltids-, deltids- og midlertidig ansatte.
Retningslinjene gjelder ikke for konflikter mellom ansatte ved UiO og studenter. Oppst?r slike konflikter, kan studenten melde fra om konflikten gjennom ”Si i fra”-systemet. N?r det gjelder varsel om alvorlige kritikkverdige forhold fra student eller ansatt, finnes det en egen varslingsprosedyre for dette.
Retningslinjene gjelder ikke i situasjoner hvor en UiO-ansatt som ledd i sitt arbeid havner i en konflikt med personer som ikke er ansatt ved UiO. Den ansattes leder vil likevel ha et ansvar som arbeidsgiver for ? bist? p? en hensiktsmessig m?te i slike konflikter.
En ansatt som blir oppmerksom p? en konflikt han selv ikke er involvert i, eller kritikkverdig atferd for ?vrig, kan velge ? varsle om dette via UiOs retningslinjer for varsling. Alternativt kan den ansatte ta forholdet opp med sin leder eller verneombudet, som deretter vurderer om saken skal behandles som en konflikt mellom dem forholdet gjelder, eller om det b?r varsles om forholdet.
UiO har flere ulike organer og r?d som har som oppgave ? l?se spesifikke typer av tvister. Den konkrete tvisten skal i disse tilfellene behandles av det aktuelle tvistel?sningsorganet, og omfattes ikke av retningslinjer for konflikth?ndtering. Dersom tvisten ogs? medf?rer en konflikt, slik dette er definert i retningslinjene, behandles konflikten i tr?d med retningslinjene.
For oversiktens skyld er de viktigste tvistel?sningsorganene av denne type listet opp nedenfor:
- Tvister knyttet til forskningsetikk h?ndteres av 澳门葡京手机版app下载setisk utvalg ved UiO og eventuelt de nasjonale forskningsetiske komiteer.
- Tvister knyttet til sidegj?rem?l behandles av Sidegj?rem?lsnemnda
- Tvister knyttet til immaterielle rettigheter behandles av IPR-utvalget
3 Ansattes ansvar for ? unng? at konflikter oppst?r
Alle ansatte skal tilstrebe ? opptre slik at det ikke oppst?r konflikter.
De ansatte skal delta i det organiserte verne- og milj?arbeidet i virksomheten og aktivt medvirke ved gjennomf?ring av de tiltak som blir satt i verk for ? skape et godt og sikkert arbeidsmilj?.
Oppdager den ansatte trakassering eller diskriminering ved UiO, eller forhold i virksomheten som kan medf?re fare for liv og helse, har den ansatte plikt til ? melde fra til arbeidsgiver eller verneombud.
4 Ansattes varsling om konflikter
Dersom en ansatt blir involvert i en konflikt, velger den ansatte selv om han ?nsker ? fors?ke ? l?se dette ved ? ta opp saken med den konflikten gjelder, eller om han vil involvere arbeidsgiver.
Dersom den ansatte involverer arbeidsgiver, skal forholdet normalt tas opp med den ansattes n?rmeste leder. Ansatte b?r alternativt velge ? ta opp forholdet med verneombudet eller den ansattes tillitsvalgte. Dette er eksempelvis en naturlig fremgangsm?te dersom konflikten oppst?r mellom en ansatt og hans n?rmeste leder.
Ansatte som involveres i en konflikt har ogs? rett til ? velge ? ikke foreta seg noe i saken. For ? ivareta et godt og forsvarlig arbeidsmilj? er det imidlertid viktig at den ansatte da lar saken ligge og ikke sprer informasjon om konflikten til kolleger eller andre p? arbeidsplassen. Den ansatte kan likevel velge ? ta opp saken med sin leder/verneombud/tillitsvalgte p? et senere tidspunkt. Skriftlige notater med dato/og konkretisering av hendelser vil i slike situasjoner gj?re saksbehandlingen enklere, spesielt dersom episodene ligger noe tilbake i tid.
5 H?ndtering av konfliktvarsler
5.1 Verneombudets h?ndtering av konfliktvarsler
Dersom en ansatt varsler verneombudet om en konflikt, skal verneombudet melde forholdet til den ansattes n?rmeste leder. Dersom konflikten involverer n?rmeste leder, kan verneombudet melde saken til neste lederniv?.
Etter ? ha varslet arbeidsgiver skal verneombudet overlate den konkrete h?ndteringen av saken til arbeidsgiver. Arbeidsgiver skal s? snart det lar seg gj?re gi verneombudet en oversikt over hvilke tiltak som planlegges iverksatt. Verneombudet skal p?se at arbeidsgiver f?lger opp forholdet innen rimelig tid. Om saken ikke blir h?ndtert innen rimelig tid, kan verneombudet ta opp saken p? neste lederniv?, eller kontakte UiOs personaldirekt?r.
Arbeidsgiver skal informere verneombudet n?r saken er unders?kt og formidle hvilke tiltak som eventuelt er iverksatt.
5.2 Tillitsvalgtes h?ndtering av konfliktvarsler
Dersom en ansatt varsler sine tillitsvalgte om en konflikt, avgj?r tillitsvalgte i samr?d med den ansatte – og innenfor relevant regelverk, hvordan saken b?r h?ndteres. Hvis ikke tungtveiende forhold tilsier noe annet, b?r saken normalt tas opp med den ansattes n?rmeste leder.
Tillitsvalgte kan opptre som bisittere i konfliktsaker.
5.3 Leders h?ndtering av konfliktvarsler
Dersom en ansatt varsler sin n?rmeste leder om konflikten, skal leder h?ndtere konflikten slik det er n?rmere beskrevet i pkt. 6 nedenfor. Det samme gjelder dersom leder varsles via vernetjenesten eller tillitsvalgte.
6 Leders ansvar for ? h?ndtere konflikten
N?rmeste leder har det overordnete ansvaret for ? h?ndtere konflikten. Dette gjelder b?de konflikter som leder er varslet om og konflikter som leder selv blir oppmerksom p?.
Dersom konflikten involverer n?rmeste leder selv, skal saken normalt h?ndteres av neste ledelsesniv?. Uenighet mellom ansatte om faglige og administrative sp?rsm?l som ligger innenfor arbeidsgivers styringsrett i det daglige, vil neste lederniv? normalt ikke overta. Mer alvorlige konflikter, eller konflikter som det er grunn til ? tro at n?rmeste leder ikke vil h?ndtere p? en objektiv m?te, skal overtas av neste ledelsesniv?.
6.1 Bedriftshelsetjenesten
Arbeidsgiver og ansatte kan involvere bedriftshelsetjenesten (BHT) dersom dette anses hensiktsmessig.
Arbeidsgiver kan bruke BHT til r?d og veiledning samt praktisk konflikth?ndtering. BHT kan ikke v?re saksbehandlere i enkeltsaker, men kan f? et mandat fra arbeidsgiver eller AMU til ? innhente informasjon om arbeidsmilj?fremmende tiltak eller unders?kelser av fakta i en konkret sak.
BHT har en fri og uavhengig stilling i faglige sp?rsm?l og kan bist? b?de arbeidsgiver og ansatte i konfliktsituasjoner. Ansatte som er involverte i en konflikt, skal informeres om mulighet for samtale med personell i BHT.
6.2 Arbeidsmilj?utvalget AMU/LAMU
Dersom leder anser saken for ? inneb?re generelle eller prinsipielle problemstillinger knyttet til arbeidsmilj?et, kan leder anmode arbeidsmilj?utvalget (AMU/LAMU) om ? behandle disse sidene ved saken. AMU/LAMU skal normalt ikke behandle enkeltst?ende konfliktsaker, men skal arbeide for et fullt forsvarlig arbeidsmilj? i virksomheten.
6.3 Lokal personalfunksjon p? fakultetsniv? eller UiOs sentrale personalavdeling, Avdeling for personalst?tte
Leder kan ogs? be om bistand fra lokal eller sentral personalfunksjon ved UiO.
7 Prosedyre ved h?ndtering av konflikter
7.1 Konflikter skal h?ndteres s? raskt som mulig
Dersom leder blir oppmerksom p? en konflikt, skal leder ta tak i forholdet s? raskt som mulig. Tas saken opp raskt, er muligheten st?rre for ? unng? eskalering av konflikter.
7.2 Leder skal skaffe seg oversikt over saken
Leder skal s? raskt som mulig s?ke ? skaffe seg oversikt over konflikten. Normalt gj?res dette gjennom ? snakke med de involverte i konflikten og eventuelle andre ansatte som kan kaste lys over saken. F?r leder snakker med ?vrige ansatte, skal leder vurdere om det er naturlig ? varsle dem som er direkte involvert i konflikten om at slike samtaler vil finne sted.
Dersom konflikten involverer p?stander om kritikkverdig atferd fra en eller flere ansatte, skal leder ta dette opp med den det gjelder og gi vedkommende anledning til ? forklare seg n?rmere om dette.
7.3 Leders vurdering av om det er behov for mer omfattende informasjonsinnhenting
I de fleste konfliktsaker vil faktum kunne avklares i tilstrekkelig grad gjennom slike samtaler som er beskrevet i pkt. 7.2.
I enkelte saker kan det likevel v?re behov for mer omfattende unders?kelser av de faktiske forholdene i saken. Dette er f?rst og fremst aktuelt i f?lgende tilfeller:
- I saker som inneb?rer p?stander om mobbing og trakassering, hvor det er vanskelig ? bringe de faktiske forholdene p? det rene gjennom ordin?re samtaler med de involverte/andre ansatte.
- Andre former for alvorlige konflikter der det er vanskelig ? bringe de faktiske forholdene p? det rene gjennom samtaler med de involverte.
Dersom leder vurderer ? iverksette en slik unders?kelse, b?r den/de som har tatt opp konflikten alltid f?rst anmodes om ? beskrive skriftlig hvordan de selv oppfatter konflikten. I denne beskrivelsen b?r det tydelig framkomme hvem som klager, hvem som anklages for trakassering/utilb?rlig opptreden, hendelsesforl?p, tid og sted for aktuelle hendelser, samt navn p? eventuelle vitner, etc.
Etter at leder har mottatt slike redegj?relser fra de involverte b?r leder konferere med Avdeling for personalst?tte, for ? ta stilling til om det skal gjennomf?res ytterligere unders?kelser av de faktiske forholdene, og hvordan dette eventuelt skal skje.
7.4 Gjennomf?ring av ytterligere informasjonshenting
Slik ytterligere informasjonsinnhenting som er beskrevet i pkt 7.3 kan gjennomf?res p? flere m?ter. Fremgangsm?ten b?r tilpasses til omfanget og alvoret i den konkrete saken. Leder, i samr?d med Avdeling for personalst?tte, beslutter hvordan unders?kelsen skal gjennomf?res.
En slik informasjonsinnhentingsprosess kan eksempelvis gjennomf?res slik:
- P? bakgrunn av de involvertes redegj?relse for saken utarbeider leder et kortfattet mandat for prosessen. Mandatet forelegges de involverte for uttalelse, f?r leder treffer den endelige beslutningen om utforming. Mandatet kan enten inneb?re ? bare kartlegge de faktiske forholdene, eller ogs? ? gi en vurdering av om det har forekommet brudd p? arbeidsmilj?loven eller andre regler. Mandatet b?r ogs? redegj?re kortfattet for hvordan unders?kelsen skal gjennomf?res.
- Det er leder som har det overordnede ansvar for ? unders?ke de faktiske forhold. Leder kan gj?re dette i samr?d med eller bistand fra for eksempel Avdeling for personalst?tte, BHT eller en ekstern med fagkompetanse p? det aktuelle omr?det. De involverte skal gis anledning til ? uttale seg om valget, f?r leder treffer den endelige beslutningen.
- Dersom det gjennomf?res intervjuer i tilknytning til unders?kelsen, b?r det skrives referat fra intervjuene, som undertegnes av intervjuobjektet. Ansatte har alltid anledning til ? ha med seg en r?dgiver eller annen st?tteperson i denne type samtaler med arbeidsgiver. De involverte ansatte b?r normalt ogs? f? anledning til ? kommentere innholdet i intervjuene.
- Normalt skal det utarbeides en rapport p? bakgrunn av unders?kelsen. Rapportens form?l skal v?re ? gi ledelsen et grunnlag for ? fatte beslutning om eventuelle videre tiltak. Partene i saken skal motta et utkast til rapport og skal gis mulighet for ? komme med sine synspunkter f?r rapporten blir endelig.
7.5 Leders avslutning av saken
N?r leder har vurdert saken, skal leder konkludere med hensyn til hvordan saken skal l?ses. De involverte ansatte skal orienteres om konklusjonen. Konklusjonen kan meddeles muntlig eller skriftlig, avhengig av hva leder finner hensiktsmessig. I saker av et visst omfang b?r det benyttes skriftlig tilbakemelding, for ? kunne dokumentere i ettertid hvordan saken er h?ndtert.
Dersom leder konkluderer med at det er n?dvendig ? iverksette tiltak for ? sikre et fullt forsvarlig arbeidsmilj?, skal det overfor de involverte parter redegj?res for hvilke tiltak som skal iverksettes og opplyses om fremdriftsplanen for n?r disse skal iverksettes.
Dersom leders konklusjon inneb?rer at en eller flere ansatte skal ilegges formelle reaksjoner som advarsler, tilrettevisninger eller ordensstraffer, skal dette skje i samsvar med reglene I statsansatteloven og UiOs interne rutiner. F?r en slik prosess iverksettes skal leder kontakte Avdeling for personalst?tte for bistand til ? h?ndtere den formelle prosessen.
