N?r leder har signert kontrakten vil det bli sendt en automatisk e-post med signeringslenke til den eksterne personen.
Se e-post som blir sendt ut ved oppretting av portaltilgang og som har en dfo@noreply-adresse (pdf).
Mottar ikke kontrakt
Hvis personen henvender seg til deg fordi hen ikke har mottatt kontrakten, kan det v?re f?lgende grunner:
- E-postadressen er feil: Du kan korrigere e-postadressen og sende ny lenke. Se hvordan du skal endre e-postadresse (dfo.no).
- E-posten har havnet i spamfilteret: Be personen se i spamfilteret.
- Personen bruker en e-postadresse som har brannmurer: Be om privat e-postadresse, endre adressen og send lenke p? nytt (dfo.no).
Mottar ikke SMS
Dersom personen ikke har f?tt tilsendt SMS, kan det hende telefonnummeret er registrert feil. Pass p? at landkoden ikke er lagt inn i feltet for telefonnummer. Du kan korrigere telefonnummeret og sende ny lenke for signering (dfo.no).
F?r ikke endret personopplysninger
F?r ikke endret adressen
Hvis personen er aktiv i SAP (l?nnssystemet) kan det av og til v?re utfordringer for den eksterne personen ? endre adressen.
Be den eksterne om riktig adresse og send den til toa-hjelp@admin.uio.no. Send ogs? med startdato for kontrakt, navn p? person og ansattnummer (hvis du har). Da kan Seksjon for l?nn legge inn riktig adresse fra kontraktsstart.
F?r ikke endret bankopplysninger
Hvis kontrakten lages tilbake i tid (f?r dagens dato) og personen har en aktiv kontrakt i systemet, kan det hende hen ikke f?r endret bankopplysninger. Hvis personen tar kontakt med deg kan dere avtale hvordan du skal motta nye bankopplysninger.
Ta kontakt med toa-hjelp@admin.uio.no.
Seksjon for l?nn kan ikke endre bankopplysninger tilbake i tid (f?r dagens dato). Selv om Seksjon for l?nn endrer kontonummeret vil det gamle kontonummeret dukke opp for den eksterne ved signering. Du har to muligheter:
- Be den eksterne personen avsl? kontrakten og du kan korrigere startdatoen i kontrakten til dagens dato. Personen vil f? opp riktige bankopplysninger ved signering.
- Avtal med den eksterne personen at hen skal signere kontrakten med gamle bankopplysninger. Send korrekte bankopplysninger til Seksjon for l?nn og be dem oppdatere bankopplysningene. Husk ? sende navn og ansattnummer i e-posten til toa-hjelp@admin.uio.no.
F?r ikke signert kontrakten
Av og til f?r ikke personer til ? signere kontrakten sin. Mange klarer ? fylle ut all informasjonen de skal, samt klikke signer og deretter st?r systemet og spinner. Dette skyldes som regel at noe er feil utfylt. Dessverre er ikke feilmeldingene like gode og det er ikke mulig ? klikke seg tilbake i kontrakten.
Tips til ? l?se signeringsproblemer:
- Send veiledning for signering p? norsk Signere kontrakt | DF? (dfo.no) eller engelsk Sign the contract | DF? (dfo.no)
- Bruk nettleserne edge, google chrome eller firefox. Det er utfordringer med Mac og nettleseren safari.
- Slett netthistorikken i nettleseren.
- ??pne Chrome-appen. p? Android-enheten din.
- Klikk p? Mer. Innstillinger.
- Klikk p? Personvern. Slett nettlesingsdata.
- Velg en tidsperiode, for eksempel Siste time eller Alle datoer.
- Velg informasjonstypene du vil fjerne.
- Klikk p? Slett data.
- Logge p? inkognito: ?pne Google Chrome p? datamaskinen din og klikk p? ikonet med tre prikker plassert ?verst til h?yre i nettleservinduet. G? deretter til det tredje alternativet for ? ?pne Nytt inkognitovindu. Du bruker ogs? en hurtigtast for ? aktivere inkognito: Windows, Linux eller Chrome OS: Trykk Ctrl + Shift + n.
- Utenlandske m? laste opp passet sitt i JPG-fil (bildefil), ikke PDF.
- Personer m? ikke laste opp reiseregninger eller utgiftsrefusjoner i forbindelse med signering.
- Noen ganger hjelper det at saksbehandler sender ny lenke til hvordan endre telefon eller e-post (dfo.no).
Dersom den eksterne personen fors?ker ? signere flere ganger, men ikke f?r det til, b?r det vurderes om kontrakten opprettes p? papir.
Hvis dere beslutter at det skal opprettes en papirkontrakt, m? dere gi beskjed til Seksjon for l?nn om at kontrakten i toa m? slettes. Send sekvensnummeret til toa-hjelp@admin.uio.no. DF? sender ut purringer p? kontrakter som ikke er signert hver femte dag. Derfor er det viktig at kontrakter som ikke skal signeres blir slettet.
Videre oppf?lging
Trenger du hjelp?
Ta kontakt med toa-hjelp@admin.uio.no