Dokumentasjon av kostnader p? EU-prosjekter ved UV

UiO har utarbeidet rutiner for dokumentasjon av kostnader p? EU-prosjekter. UVs rutiner er en presisering av disse.

Personalkostnader

Ansettelser

• Dokumentasjon av ansettelse av prosjektmedarbeidere. Av stillingsutlysningen og arbeidsavtalen skal det fremg? at stillingen er knyttet til et prosjekt finansiert av EU, inkl. prosjektnavn og prosjektnummer.
• For Marie Sklodowska-Curie prosjekter finnes egne krav til b?de utlysning og vedlegg til arbeidsavtalen. Les mer om UiOs rutiner for Marie Curie prosjekter.

Arbeidstid

• Alle som l?nnes av EU-prosjekter f?rer timer for den tid de jobber p? prosjektet.
• Timelistene fylles ut m?nedlig. 
• UiOs maler for timelister skal brukes.
• Personer som l?nnes og jobber 100% p? et EU-prosjekt, kan signere en ?Declaration on exclusive work on the action? i stedet for ? f?re timelister. 
• Timelister signeres av prosjektmedarbeider og prosjektleder m?nedlig. Timelister for prosjektleder signeres av prosjektleder og instituttleder.
• Signerte timelister sendes til forskningsr?dgiver for arkivering.
• Ved rapportering skal UiOs rutiner for rapportering av personalkostnader f?lges.

Driftskostnader

Reiser

• Alle reiser skal v?re n?dvendige og relevante for gjennomf?ringen av prosjektet. 
• Bestilling av reise: Den som skal reise f?lger UiOs rutiner og regelverk ved bestilling av reiser. Da ivaretas dokumentasjonen av UiOs fakturasystem.
• I etterkant av reisen: Den som har reist leverer reiseregning i HR-portalen med dokumentasjon som viser at reisen er tilknyttet til og n?dvendig for prosjektet. Dette kan dokumenteres gjennom bl.a.:
  • (Personlig) invitasjon
  • Program, hvor det fremg?r at forskeren skal delta i arrangementet
  • Andre trykksaker fra arrangementet
  • Kopi av presentasjon som er holdt
  • Bilder fra arrangementet

Organisering av arrangement i regi av prosjektet

• Alle arrangementer skal som hovedregel v?re beskrevet i Grant Agreement Annex B.

• Den som organiserer arrangementet er ansvarlig for ? f?lge UiOs rutiner for bestilling. Da ivaretas dokumentasjonskravet av UiOs fakturasystem.

• F?lgende dokumenter m? ivaretas:
  • Program for arrangementet
  • Deltakerlister, fortinnsvis signert av deltakerne
• I tillegg kan kopi av presentasjoner, eventuelle trykksaker fra arrangementet og bilder fra arrangementet med fordel ivaretas.

Kj?p av tjenester og andre innkj?p (Other goods and services)

• Utgifter skal som hovedregel v?re beskrevet i Grant Agreement Annex B.

• Den som bestiller er ansvarlig for ? f?lge UiOs rutiner for bestilling. Da ivaretas dokumentasjonskravet av UiOs fakturasystem.

Kj?p av tjenester (Subcontracting)

• Utgifter m? v?re beskrevet i Grant Agreement Annex B og budsjettert p? egen budsjettpost.

• Den som bestiller er ansvarlig for ? f?lge UiOs rutiner for bestilling. Da ivaretas dokumentasjonskravet av UiOs fakturasystem.

Lagring av dokumentasjon

Arkivsystem

• S?knad og signert budjsett
• Tilslagsbrev og vurdering
• Signert kontrakt og 澳门葡京手机版app下载savtale
• Dokumentasjon av ansettelser 
  • Rekrutteringssak og personalmappe lenkes til prosjektmappe
  • Det legges en merknad i saken om at timelister lagres ved ?konomiseksjonen og p? fellesomr?de
• Kopi av rapporter til EU
• For st?rre avklaringer underveis i prosjektet lagres kopi av korrespondanse med Project Officer/koordinator 
• Dokumentasjon av en eventuell revisjon i etterkant av prosjektet.

Perm som oppbevares ved ?konomiseksjonen

• Innhold i permen:
  1. Signerte timelister
  2. Kopi av reiseregninger med underbilag
  3. Kopi av bestillinger
  4. Dersom det gjennomf?res en anbudsrunde, m? dokumentasjon av denne innhentes
  5. Kopi av korrespondanse med Project Officer/koordinator (gjelder st?rre avklaringer underveis i prosjektet)
• Permen organiseres kronologisk innenfor prosjektets rapporteringsperioder.
• Permen merkes med UiOs prosjektnummer, ePhortenummer og ?rstall.
• 澳门葡京手机版app下载sr?dgiver innhenter signerte timelister og sender disse til prosjekt?konom.
• Originaler av timelister og andre dokumenter oppbevares ved ?konomiseksjonen.

Fellesomr?de

P? fellesomr?de lagres kopi av:

• Timelister (pdf og excel)
• S?knad og budsjett
• Kontrakt
• Informasjon fra partnere
• Korrespondanse med Project Officer/koordinator