Ekstern finansiering ved UB
Det er den enkelte avdeling ved UB som er eier av eksterne og interne forskningsprosjekter, og som kan godkjenne at prosjekts?knader sendes. Den enkelte ansatte kan ikke inng? avtaler som forplikter UB ?konomisk eller juridisk. I tillegg skal s?knaden ogs? v?re diskutert og godkjent i UBs ledergruppe i god tid f?r man forplikter seg overfor finansi?r eller andre parter. Dette med bakgrunn i at det er ledelsens ansvar ? s?rge for at UBs faglige prioriteringer f?lges opp, i tillegg til ? ha oversikt over ressursbruk (b?de personell og utstyr) og ?konomi.
Alle prosjektledere m? gj?re seg kjent med prosjektleders ansvar ved UB i tillegg til UiOs informasjonsside for forskningsst?tte og forskningsprosjekt. Sistnevnte side inneholder bl.a. nyttige tips til prosjekts?knader. For st?rre forskningsprosjekter m? ogs? prosjektleder g? gjennom et eget e-l?ringskurs for prosjektledere.
N?r det refereres til prosjekteier, er det i denne sammenheng underdirekt?r og ledergruppen ved UB.
Dette er de fire stadiene ved oppstart og gjennomf?ring av et prosjekt.
1. Prosjekts?knad
S? tidlig som mulig skal prosjektleder informere n?rmeste leder om ?nske om ? s?ke. N?rmeste leder m? godkjenne videre arbeid med s?knaden i samr?d med underdirekt?r. Underdirekt?r informerer resten av ledergruppen om initiativet. Vi anbefaler at du f?r erfarne kolleger til ? lese s?knaden og gi tilbakemelding. Dette bidrar til videreutvikling av s?knaden og kan ?ke sjansen for tilslag. For noen s?knadstyper kan det v?re n?dvendig med et internasjonalt nettverk og tematiske utlysninger krever gjerne tverr- og flerfaglighet. En EU- eller NFR-s?knad har sv?rt mange konkurrenter og h?ye kvalitetskrav, s? det er viktig ? starte i god tid f?r s?knadsfrist.
Ta kontakt med prosjekt?konom tidlig i prosessen dersom du ?nsker ? s?ke ekstern finansiering. Dette gjelder uavhengig av om UB er prosjekteier eller prosjektpartner. Prosjekt?konom vil bist? med budsjettering og avklare om prosjektet er et bidragsprosjekt eller oppdragsprosjekt. I tillegg kan prosjekt?konom bist? med identifisering av finansieringskilde, om dette ikke er avklart.
Fullstendig s?knadsutkast med budsjett skal v?re klar for endelige kvalitetssikring og godkjenning av prosjekteier senest 2 uker f?r innsending av s?knad. Dersom UB er koordinator, m? budsjett og bekreftelse fra partner foreligge senest p? dette tidspunkt. Dersom UB er partner, m? man ogs? gjennom godkjenningsprosessen. Etter endelig godkjenning av prosjekts?knaden, vil det kun unntaksvis v?re mulig ? gj?re endringer i budsjettet. Innsendt s?knad, signert budsjett og ev. vedlegg skal sendes prosjekt?konom for arkivering.
Dersom prosjektet ikke innvilges, m? prosjektleder informere prosjekteier, prosjekt?konom, ev. partnere og andre involverte.
2. Prosjekts?knad innvilges
Dersom prosjektet innvilges m? prosjektleder informere prosjekteier, prosjekt?konom, ev. partnere og andre involverte. Prosjektleder og prosjekt?konom sjekker tildeling for ? se om midler er innvilget i sin helhet. Om man ikke har mottatt hele bel?pet, m? prosjektet rebudsjetteres og det m? vurderes om man kan gjennomf?re prosjektet med de endrede forutsetninger. Dette m? godkjennes av prosjekteier f?r man formelt aksepterer tildelingen.
Prosjektleder s?rger for at det inng?s kontrakt med finansi?r og 澳门葡京手机版app下载savtaler med ev. partnere. Dette inkluderer ogs? ev. interne partnere fra annen enhet ved UiO. Arbeidet skjer innen frist satt av finansi?r, med bistand fra prosjekt?konom. UiOs kontraktsmaler skal benyttes der det er mulig. EU og NFR har egne standardkontrakter som er kvalitetssikret. Kontrakter fra alle andre finansi?rer skal sendes til UiOs jurister for kontroll.
Kontrakt med finansi?r skal v?re signert f?r prosjektet starter, les mer om signering av kontrakter.
3. Gjennomf?ring av prosjektet
I oppstartsfasen skal prosjektleder i dialog med prosjekt?konom og administrasjonen avklare plan for oppf?lging av prosjektet gjennom prosjektets levetid, inkludert ?konomirapportering (internt og eksternt) og prognoseutarbeidelse. Informasjon gis i oppstartsm?te (pdf) n?r det er et st?rre prosjekt, eller p? annen m?te for mindre prosjekter.
Prosjektleder vil motta prosjektnummer n?r prosjektet er opprettet i UiOs ?konomisystem. Denne informasjonen brukes n?r man bl.a. bestiller varer eller tjenester. Den enkelte ansatte kan bare bestille egne reiser selv, alle andre bestillinger m? g? via UBs innkj?pere. Dette for ? sikre at UiOs regler for anskaffelser f?lges. Informasjon om dette vil gjennomg?s i oppstartsm?tet for prosjektet. Eventuelle endringer/forsinkelser i frikj?p eller prosjektansettelser kommuniseres til prosjekt?konom. Merk at personalressurser f?lges opp av personal som vanlig.
Form?let med gjennomf?ringsfasen er ? sikre god faglig og ?konomisk styring av UB sine prosjekter. Alle finansi?rer er opptatt av at midlene brukes til riktige form?l iht. kontrakt og slik det er beskrevet i budsjettet. Hvis du som prosjektleder forventer eller oppdager vesentlige avvik som krever omdisponering eller utsettelse, m? du kontakte prosjekt?konom for ? f? hjelp til ? lage oppdatert budsjett. Prosjekteier m? godkjenne endringer f?r endringsmelding sendes til finansi?r for godkjenning.
4. Prosjektavslutning
N?r det n?rmer seg prosjektavslutning, skal prosjektleder og prosjekt?konom 澳门葡京手机版app下载e om sluttrapportering og s?rge for at alle kostnader og inntekter er regnskapsf?rt f?r man rapporterer. Faglig og ?konomisk sluttrapportering m? skje iht. finansi?rs rapporteringskrav. Ved behov for utsatt rapportering m? finansi?r kontaktes. Det er prosjektleders ansvar ? utarbeide sluttrapport, med bistand fra prosjekt?konom.