UBs rutiner utfyller UiOs veileder for forskningsprosjekt ved UiO. Alle prosjektledere m? gj?re seg kjent med denne. For st?rre forskningsprosjekter m? ogs? prosjektleder g? gjennom et eget e-l?ringskurs for prosjektledere. Det er ogs? utarbeidet en rollebeskrivelse for prosjektleder.
N?r det refereres til prosjekteier, er det i denne sammenheng underdirekt?r og ledergruppen ved UB.
S?knadsfasen
Finne og sette seg inn i relevant utlysning
Prosjektleder f?lger med p? publisering av relevante utlysninger. Prosjekt?konom kan bist? i ? identifisere finansieringskilder. Det er anbefalt ? delta p? informasjonsm?ter som arrangeres i tilknytting til utlysningen.
Se UBs oversikt over finansieringskilder for ekstern og intern finansiering.
Informere prosjekteier om ?nske om ? s?ke
S? tidlig som mulig skal prosjektleder informere n?rmeste leder om ?nske om ? s?ke. N?rmeste leder m? godkjenne videre arbeid med s?knaden i samr?d med underdirekt?r. Underdirekt?r informerer resten av ledergruppen om initiativet.
Ta kontakt med prosjekt?konom tidlig i prosessen dersom du ?nsker ? s?ke ekstern finansiering. Dette gjelder uavhengig av om UB er prosjekteier eller prosjektpartner.
UB har en mal for prosjektskisse (docx) (engelsk) som kan brukes for ? formidle idéen til prosjekteier.
Utarbeide prosjektbeskrivelse
? skrive prosjekts?knad er en omfattende jobb. Det er viktig ? ha god tid til ? skrive s?knaden.
Prosjektleder skal:
- Utvikle ideen og prosjektet i 澳门葡京手机版app下载 med faglig og administrativ forskerst?tte
- Sondere 澳门葡京手机版app下载smuligheter med partnere dersom det er aktuelt
- Utarbeide aktivitetsplan for prosjektet
Vi anbefaler at du f?r erfarne kolleger til ? lese s?knaden og gi tilbakemelding. Dette bidrar til videreutvikling av s?knaden og kan ?ke sjansen for tilslag. For noen s?knadstyper kan det v?re n?dvendig med et internasjonalt nettverk, og tematiske utlysninger krever gjerne tverr- og flerfaglighet. En EU- eller NFR-s?knad har sv?rt mange konkurrenter og h?ye kvalitetskrav, s? det er viktig ? starte i god tid f?r s?knadsfrist.
Les mer om:
- Tips til s?knadsskriving
- Visualisering av prosjekt ved hjelp av PERT-skjema og GANTT-skjema
- 澳门葡京手机版app下载sst?tte ved UiO
Ivareta forskningsetikk og personvern
Hver enkelt forsker har et selvstendig ansvar for at forskningen utf?res i samsvar med god forskningsskikk, anerkjente vitenskapelige og etiske prinsipper og innenfor fastsatte rammer.
Les mer om:
- 澳门葡京手机版app下载setikk
- Rutine for forskning med personopplysninger
- Registrering av forskningsprosjekt i Forskpro
S?knadsbudsjettering
Alle eksternt finansierte prosjekter skal totalbudsjetteres. Det vil si at alle kostnader knyttet til aktiviteten m? synliggj?res i budsjettet, uavhengig av hvem som skal dekke kostnadene.
S?knadsbudsjettet utarbeides i 澳门葡京手机版app下载 mellom prosjektleder og prosjekt?konom. Prosjektleder avtaler og deltar i budsjettm?te(r) med prosjekt?konom. Form?let med m?tene er ? sikre at planlagte aktiviteter og ressurser er ivaretatt i s?knadsbudsjettet.
Kontakt med interne og eksterne 澳门葡京手机版app下载spartnere
Prosjektleder skal:
- Avtale og avholde prosjektm?ter med potensielle partnere
- Sikre at partnerdeltakelse avklares med ledelse hos partner, i 澳门葡京手机版app下载 med prosjekt?konom
- Innhente budsjettinformasjon, bekreftelse p? deltakelse og annen n?dvendig informasjon, i 澳门葡京手机版app下载 med prosjekt?konom
Opprette s?knad i portal
N?r finansi?rens s?knadsportal ?pner, skal prosjektleder opprette s?knad i portalen og gi prosjekt?konom tilgang, om mulig. Prosjekt?konom kan bist? med ? registrere og/eller kvalitetssikre deler av innholdet i portalen, etter avtale.
Les mer om:
- Opprette s?knader i 澳门葡京手机版app下载sr?dets s?knadsportal
- Opprette s?knader i EUs s?knadsportal
Endelig forankring hos prosjekteier
Fullstendig s?knadsutkast med budsjett skal v?re klar for endelige kvalitetssikring og godkjenning av prosjekteier senest 2 uker f?r innsending av s?knad. Dersom UB er koordinator, m? budsjett og bekreftelse fra partner foreligge senest p? dette tidspunkt. Dersom UB er partner, m? man ogs? gjennom godkjenningsprosessen. Etter endelig godkjenning av prosjekts?knaden, vil det kun unntaksvis v?re mulig ? gj?re endringer i budsjettet.
Sende inn s?knad
Prosjektleder sender inn s?knad i god tid f?r s?knadsfristen. Dette gj?res i finansi?rens s?knadsportal eller p? annen m?te, i tr?d med gjeldende instrukser for den aktuelle utlysningen.
Innsendt s?knad, signert budsjett og ev. vedlegg skal sendes prosjekt?konom for arkivering.
I tilfelle avslag: informere og gjennomg? tilbakemelding
Dersom informasjon om avslag er mottatt, skal prosjektleder:
- Informere alle internt involverte om resultatet, inkludert prosjekteier og prosjekt?konom
- Informere eventuelle partnere om resultatet
- Gjennomg? tilbakemelding og vurdere mulighet for videreutvikling av s?knaden til en annen utlysning
- Sende en kopi av avslaget til prosjekt?konom for arkivering
Tildelingsfasen
Informere om tildeling
N?r informasjon om tildeling er mottatt, skal prosjektleder informere alle internt involverte om tildeling, inkludert prosjekteier og prosjekt?konom. Hvis s?knaden koordineres av UB, skal prosjektleder ogs? informere partnere om tildelingen.
Revidering av s?knadsbudsjett
Prosjektleder sjekker om det er behov for ? revidere budsjettet pga. endringer siden s?knadstidspunktet og innkaller prosjekt?konom til budsjettm?te ved behov.
Om man ikke har mottatt hele bel?pet, m? prosjektet rebudsjetteres og det m? vurderes om prosjektet kan gjennomf?res med de endrede forutsetninger. Dette m? godkjennes av prosjekteier ved UB f?r man formelt aksepterer tildelingen.
Dersom UB er koordinator, m? partneres budsjett avklares med det lederniv? hos partnere som har myndighet til ? disponere ressurser.
Prosjektleder 澳门葡京手机版app下载er med prosjekt?konom og prosjekteier for ? sikre at oppgaven l?ses innen finansi?rs frister.
Inng? kontrakt med finansi?r og 澳门葡京手机版app下载savtale med partnere
Prosjektleder s?rger for at det inng?s kontrakt med finansi?r og 澳门葡京手机版app下载savtaler med eventuelle prosjektpartnere, inkludert interne prosjektpartnere fra annen enhet ved UiO. Arbeidet skjer innen frist satt av finansi?r, med bistand fra prosjekt?konom.
UiOs kontraktsmaler skal benyttes der det er mulig. EU og NFR har egne standardkontrakter som er kvalitetssikret. Kontrakter fra andre finansi?rer skal sendes til UiOs jurister for kontroll f?r signering. Det er prosjekteier som signerer kontrakter, les mer om signering av kontrakter.
Dersom UB er koordinator, vil finansi?r som regel kreve at det inng?s 澳门葡京手机版app下载savtaler som skal forevises finansi?r f?r kontrakten signeres. Finansi?rer stiller ikke krav om at det inng?s 澳门葡京手机版app下载savtaler med partnere fra andre enheter ved UiO. Ved UB er imidlertid regelen at prosjekt澳门葡京手机版app下载 skal avtalefestes, ogs? n?r 澳门葡京手机版app下载et er internt ved UiO. Dette for ? sikre enighet og felles forst?else blant prosjektdeltakerne og sikre at deltakelsen er forankret hos ledelsen ved de involverte enhetene. UiO-internt 澳门葡京手机版app下载 kan avtales med bruk av en forenklet avtale om 澳门葡京手机版app下载.
Prosjektleder 澳门葡京手机版app下载er med prosjekt?konom og prosjekteier for ? sikre at oppgaven l?ses innen finansi?rs frister.
Kontrakt med finansi?r skal v?re signert f?r prosjektet starter.
Oppretting av prosjekt i UiOs ?konomisystem
Prosjekt?konom s?ker om oppretting av nye prosjekter i UiOs ?konomisystem. Dette kan gj?res n?r kontrakt med finansi?r er formelt godkjent av begge parter og f?lgende dokumenter er arkivert:
- Utlysning
- S?knad/revidert s?knad
- Prosjektbeskrivelse
- Tildelingsbrev
- Signert budsjett
- Kontrakt med finansi?r
- Samarbeidsavtaler med partnere
Forberede oppstart av prosjekt
Prosjekt?konom gjennomg?r rutiner for ?konomistyring av prosjekter med prosjektleder. Informasjon gis i oppstartsm?te (pdf) n?r det er et st?rre prosjekt, eller p? annen m?te for mindre prosjekter. Kostnader ifm. prosjektet kan som hovedregel ikke belastes f?r prosjektperioden formelt har startet og prosjektet er opprettet i UiOs ?konomisystem. Delprosjekt oppgis n?r utgifter skal kostnadsf?res p? prosjektet.
Informasjon om regler for innkj?p gjennomg?s. Dersom det skal ansettes noen p? prosjektet, utarbeides en utlysningstekst. Prosjektleder, prosjekt?konom og administrasjonen utarbeider sammen en plan for videre oppf?lging. Dette inkluderer intern og ekstern styring, samt rapportering.
Prosjektleder har ansvar for ?konomih?ndteringen av prosjektet. Dette inkluderer ? s?rge for at prosjektdeltakerne kjenner til budsjettrammer for aktiviteter de har ansvar for eller er involvert i, at de kjenner til UiOs regler og rutiner for bestilling og kostnadsf?ring, og at disse overholdes.
Ved behov kan prosjektleder f? bistand fra prosjekt?konom for ? gjennomg? dette med prosjektdeltakerne.
Utarbeide datah?ndteringsplan
De fleste prosjekter ved UiO skal ha en datah?ndteringsplan. En datah?ndteringsplan (DMP) skal:
- beskrive p? hvilken m?te data skal h?ndteres (lagres, analyseres og deles) i l?pet av forskningsprosjektet, og etter at det er avsluttet
- tydeliggj?re forskningsteamets forventninger og ansvarsomr?der
- gj?re det mulig ? h?ndtere dataene i tr?d med FAIR-prinsippene
Les mer om:
Gjennomf?ringsfasen
Sikre at prosjektet oppn?r ?nsket resultat innenfor avtalt budsjett og gitte tidsfrister
Prosjektleder skal i 澳门葡京手机版app下载 med prosjektgruppen gjennomf?re prosjektet i henhold til avtale med finansi?r. Det er viktig at prosjektleder holder prosjekteier og prosjekt?konom informert om fremdriften i prosjektet, og eventuelle problemer som oppst?r.
Innkj?p
Prosjektleder vil motta delprosjekt n?r prosjektet er opprettet i UiOs ?konomisystem. Denne informasjonen brukes n?r man bl.a. bestiller varer eller tjenester. Den enkelte ansatte kan bare bestille egne reiser selv, alle andre bestillinger m? g? via UBs innkj?pere. Dette for ? sikre at UiOs regler for anskaffelser f?lges.
Informasjonen gis i oppstartsm?te (pdf) n?r det er et st?rre prosjekt, eller p? annen m?te for mindre prosjekter. Kostnader ifm. prosjektet kan som hovedregel ikke belastes f?r prosjektperioden formelt har startet og prosjektet er opprettet i UiOs ?konomisystem.
Arrangere konferanser og m?ter/motta gjester
Skal du arrangere en konferanse eller workshop, husk ? planlegge i god tid og involvere innkj?perne. Sjekk UiOs nettsider om arrangementsst?tte for nyttig informasjon. Konferansens nettside skal ligge p? UiOs nettsted. Ta gjerne kontakt med administrasjonen og be om hjelp til ? finne ut av regler og muligheter.
Informere prosjekteier og prosjekt?konom om fremdriften i prosjektet
Prosjekteier og prosjekt?konom skal informeres dersom det skjer st?rre endringer i prosjektet, inkludert:
- st?rre forsinkelser i prosjektet
- st?rre endringer i prosjektplanen
- budsjettendringer
Omdisponering og andre endringer skal som hovedregel godkjennes av b?de prosjekteier og finansi?r i forkant.
Prosjektleder skal ogs? delta p? statusm?ter (pdf) med prosjekteier og prosjekt?konom ved behov.
Informere finansi?r og/eller koordinator om fremdriften i prosjektet
Prosjektleder skal sikre at finansi?r/koordinator er informert om fremdriften i prosjektet, spesielt ved endringer. Ved st?rre endringer i prosjektet, bist?r prosjekt?konom med ? vurdere behov for ? sende endringsmelding til finansi?r eller gjennomf?re kontraktsendringer med finansi?r/koordinator.
Les mer om:
Levere faglige og ?konomiske rapporter til finansi?r og/eller koordinator
Prosjektleder skal bist? prosjekt?konom med informasjon om framdriften i prosjektet og levere b?de faglig og ?konomisk rapport til finansi?r og/eller koordinator innen avtalte frister.
Les mer om:
- 澳门葡京手机版app下载sr?dets krav til rapportering
- UiOs rutiner for rapportering p? EU-prosjekter
Sikre at informasjon i kontrakt med finansi?r og 澳门葡京手机版app下载spartnere er oppdatert
Dersom det er st?rre endringer i prosjektet, inng?s en revidert avtale med finansi?r/koordinator. Denne skal godkjennes av prosjekteier. Les mer om signering av kontrakter.
Det er prosjektleders ansvar ? informere alle partnere i prosjektet ved revidert avtale, ev. med bistand fra prosjekt?konom etter avtale.
Formidle resultater
Det skal opprettes en egen nettside for prosjektet, nettredaksjonen ved UB bist?r med dette. Nettsiden skal minimum inneholde f?lgende:
- Prosjektbeskrivelse p? norsk og engelsk
- Bakgrunnen for prosjektet
- Oversikt over deltakere
Det er ogs? mulighet for ? f? egne sider for nyheter, publikasjoner, arrangementer eller lignende.
Prosjektleder skal fortl?pende formidle prosjektets resultater i henhold til prosjektets formidlingsplan.
Flere finansi?rer krever at artikler skal publiseres ?pent, uten sperrefrist. Avtaler om ?pen publisering kan endre seg raskt, det er derfor viktig ? sjekke hva som gjelder hver gang du skal publisere. Les mer om ?pen publisering.
Husk ? bruke UiO-adresse p? alle publikasjoner. I tillegg har mange finansi?rer krav om at man "takker" finansi?ren i artikkelen. Husk ? sjekke om finansi?r har angitt en standardtekst i kontrakten. Alle publikasjoner i prosjektet registreres i Cristin, eller Nasjonalt vitenarkiv (NVA) n?r tjenesten overtar for Cristin. Mange finansi?rer krever at det lastes opp en fulltekstversjon av publikasjonen.
Prosjektleder informerer fortl?pende UBs nettredaksjon om nye publikasjoner og andre resultater fra prosjektet.
Les mer om:
Avslutningsfasen
Delta p? avslutningsm?te
Deltakere: prosjektleder, prosjekteier og prosjekt?konom. Andre etter behov.
Levere sluttrapport
Prosjektets sluttrapportering skjer i henhold til finansi?rens rapporteringskrav. Kravene avhenger av finansieringskilde, men det er vanlig at det stilles krav til rapportering p? faglige resultater og prosjektets sluttregnskap.
Rapporten utarbeides av prosjektleder med bistand fra prosjekt?konom. Ta kontakt i god tid f?r sluttrapportering. Prosjektleder leverer sluttrapporten i henhold til finansi?rens frister.
Dersom UB er partner, bidrar prosjektleder og prosjekt?konom til sluttrapport til koordinator.
Les mer om:
- UiOs rutiner for prosjektavslutning
- 澳门葡京手机版app下载sr?dets krav til rapportering
- UiOs rutiner for rapportering p? EU-prosjekter
Hva n??
I god tid f?r prosjektavslutning b?r du tenke igjennom: er det noe vi kan ta med oss videre fra dette prosjektet? Kan det legge grunnlag for nye nettverk, nye s?knader og ny aktivitet?