Utkast til e-post som sendes fra niv? 2-leder p? enheten til andre ledere minimum to uker f?r de ansatte p? enheten f?r sin e-postkonto flyttet til ny l?sning
Emne: N? n?rmer det seg flytting av e-post
Tekst: Slik det tidligere har blitt informert om, skal UiOs e-post og kalender flyttes fra en lokal instans av Exchange til Exchange Online i UiOs Microsoft 365. Arbeidet med dette er i gang, og allerede [dato x dager fram i tid] f?r de ansatte p? [enhet] e-post fra postmaster med melding om at e-posten deres skal flyttes om to uker. E-posten de f?r, vil inneholde en oppfordring om ? rydde i e-postkontoen, invitasjon til ? delta p? kurs om rydding og god e-postbruk, samt lenke til nye webmail og veiledninger for hva de m? gj?re for ? komme i gang igjen etter flyttingen.
Flyttingen vil skje over natten, og s? sant man har lukket e-postprogrammet ved arbeidsdagens slutt dagen f?r, vil flyttingen for de fleste ikke merkes n?r man logger inn. Det sendes likevel en SMS til alle som har mobilnummer registrert i SAP n?r flyttingen er utf?rt, med lenke til nye webmail og veiledninger for hva de m? gj?re for ? komme i gang igjen etter flyttingen.
Hvis ansatte tar kontakt og er bekymret s? kan de vises til nettsiden med kursoversikt. IT-hjelp, UiOs sentrale IT-brukerst?tte, er ogs? forsterket i forbindelse med overgangen, s? hvis noen skulle ha behov for hjelp, skal det g? greit. Om enkelte har sterke motforestillinger til ? bli flyttet, og ikke har arbeidsoppgaver som krever bruk av kalender eller bruk av systemer som krever e-post i MS365, kan de s?ke om unntak fra flyttingen. S?knad sendes fra leder etter samtale med den ansatte i form av e-post til meg, som inneholder den ansattes navn og ?rsaken til at unntak ?nskes. S?knadene blir videresendt herfra til IT-direkt?ren som endelig innvilger eller avviser s?knaden. V?r oppmerksom p? at l?sningen som kan tilbys de som ikke flyttes, vil a vesentlig d?rligere funksjonalitet enn dagens l?sning.
Jeg h?per at dere kan ta opp at flyttingen n?rmer seg i lokale m?ter og fora. Se gjerne p? kursoversikten og tidsplan for utrulling:
https://www-int.uio.no/tjenester/it/e-post-kalender/mer-om-epost-og-kalender/utrullingsplan/index.html
Vennlig hilsen,
-------------------------------------------------
Utkast til lokal nyhetssak p? enheten, som ogs? kan lenkes opp i lokale nyhetsbrev ca to uker f?r flyttingen
Tittel: N? blir e-posten din snart flyttet
Ingress: UiO flytter all e-post til tryggere og mer funksjonelle omgivelser i Microsoft 365. For deg betyr det at e-posten blir beskyttet med tofaktorautetisering og at planlegging- og samhandlingsfunksjoner fungerer bedre.
Rydd i e-posten
Du b?r rydde i e-posten din f?r flyttingen. Dette er fordi du sannsynligvis har mye informasjon der som ikke lenger er nyttig, noe som b?de koster mye penger og gir ?kt klimaavtrykk for UiO. I tillegg er det lurt med en gjennomgang for ? sjekke at du ikke har "r?de data" (sensitiv informasjon) der og at arkivverdig informasjon blir arkivert riktig. IT-avdelingen tilbyr kurs om rydding. →Se ryddetips. →Se kursoversikt.
Kom i gang med ny e-post
Alle f?r en e-post med beskjed om at e-postkontoen deres skal flyttes. Flyttingen vil skje to uker etter at du mottar e-posten. Flyttingen vil skje over natten, og s? sant du har lukket e-postprogrammet ved arbeidsdagens slutt dagen f?r, vil flyttingen for de fleste ikke merkes n?r du logger inn. Noen m? legge inn noen nye innstillinger, men for alle som bruker Windows og Outlook, er det kun en ny p?logging som skal til. Det sendes likevel en SMS til alle som har mobilnummer registrert i SAP n?r flyttingen er utf?rt, med lenke til →nye webmail (tilgjengelig kun etter at du er flyttet) og →veiledninger for hva du m? gj?re for ? komme i gang igjen etter flyttingen.
Samme gamle e-post
N?r du logger inn etter at du har blitt flyttet, fortsetter du ? bruke samme e-postprogram som f?r, og e-posten din f?lger med. Avhengig av hvor mye e-post du har, kan det ta litt tid f?r alt vises, men det vil komme p? plass.
Noe nytt?
N?r du har e-posten din over p? ny l?sning, skal du ikke lenger sende r?de data (sensitiv informasjon) ukryptert med e-post. Det vil dukke opp en mulighet for ? sende e-post med kyptering, men slike data kan ogs? hentes inn for eksempel via Nettskjema og samles p? adgangsbegrensede fellesomr?der eller lignende i henhold til →Lagringsguiden. Hvis du jobber med r?de data, avtaler du hvordan det skal gj?res, med lederen din.
Lurer du p? noe, eller trenger du hjelp?
Hvis du lurer p? noe i forbindelse med rydding eller flytting av e-postkontoen din, kontakter du IT-hjelp, UiOs sentrale IT-brukers?tte.
Nyttige lenker