Utkast til e-post som sendes fra niv? 2-leder p? enheten til andre ledere minimum to uker f?r de ansatte p? enheten f?r sin e-postkonto flyttet til ny l?sning
Emne: N? n?rmer det seg flytting av e-post
Tekst: Slik det tidligere har blitt informert om, skal UiOs e-post og kalender flyttes fra en lokal instans av Exchange til Exchange Online i UiOs Microsoft 365. Arbeidet med dette er i gang, og allerede [dato x dager fram i tid] f?r de ansatte p? [enhet] e-post fra postmaster med melding om at e-posten deres skal flyttes om to uker. E-posten de f?r, vil inneholde en oppfordring om ? rydde i e-postkontoen, invitasjon til ? delta p? kurs om rydding og god e-postbruk, samt lenke til nye webmail og veiledninger for hva de m? gj?re for ? komme i gang igjen etter flyttingen.
Flyttingen vil skje over natten, og s? sant man har lukket e-postprogrammet ved arbeidsdagens slutt dagen f?r, vil flyttingen for de fleste ikke merkes n?r man logger inn. Det sendes likevel en SMS til alle som har mobilnummer registrert i SAP n?r flyttingen er utf?rt, med lenke til nye webmail og veiledninger for hva de m? gj?re for ? komme i gang igjen etter flyttingen.
Hvis ansatte tar kontakt og er bekymret s? kan de vises til nettsiden med kursoversikt. IT-hjelp, UiOs sentrale IT-brukerst?tte, er ogs? forsterket i forbindelse med overgangen, s? hvis noen skulle ha behov for hjelp, skal det g? greit. Om enkelte har sterke motforestillinger til ? bli flyttet, og ikke har arbeidsoppgaver som krever bruk av kalender eller bruk av systemer som krever e-post i MS365, kan de s?ke om unntak fra flyttingen. S?knad sendes fra leder etter samtale med den ansatte i form av e-post til meg, som inneholder den ansattes navn og ?rsaken til at unntak ?nskes. S?knadene blir videresendt herfra til IT-direkt?ren som endelig innvilger eller avviser s?knaden. V?r oppmerksom p? at l?sningen som kan tilbys de som ikke flyttes, vil a vesentlig d?rligere funksjonalitet enn dagens l?sning.
Jeg h?per at dere kan ta opp at flyttingen n?rmer seg i lokale m?ter og fora. Se gjerne p? kursoversikten og tidsplan for utrulling:
https://www-int.uio.no/tjenester/it/e-post-kalender/mer-om-epost-og-kalender/utrullingsplan/index.html
Vennlig hilsen,
-------------------------------------------------
Utkast til lokal nyhetssak p? enheten, som ogs? kan lenkes opp i lokale nyhetsbrev ca to uker f?r flyttingen
Tittel: N? blir e-posten din snart flyttet
Ingress: UiO flytter all e-post til tryggere og mer funksjonelle omgivelser i Microsoft 365. For deg betyr det at e-posten blir beskyttet med tofaktorautetisering og at planlegging- og samhandlingsfunksjoner funge